Ausgabe vom 24. Januar 2005  In dieser Ausgabe Word-News & Downloads Spotlight: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook Download-Tipp: SmartTools Wasserzeichen-Assistent 2003 News: Schwachstelle bei der Verschlüsselung von Word- und Excel-Dateien entdeckt Word-Tipp der Woche Automatische Wiedervorlage für Ihre Word-Dokumente Word-Helpline Rätselhafte Textbegrenzungslinien in der Layoutansicht Schnelles Navigieren per Inhaltsverzeichnis Newsletter-Tipp Office XP-Tipps kostenlos per E-Mail  Word-News & Downloads Spotlight: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff: Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren. SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. SmartTools Outlook Backup bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup kann zur Zeit noch mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ Download-Tipp: SmartTools Wasserzeichen-Assistent 2003 Sie möchten Ihre Dokumente mit wenigen Mausklicks mit einem Wasserzeichen versehen? Unser kostenloser Assistent bietet Ihnen dazu eine komfortable Möglichkeit. Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü Einfügen-Wasserzeichen in Word zur Verfügung. Möchten Sie ein Wasserzeichen im aktuellen Dokument verwenden, rufen Sie das Menü auf und legen dann in einem Dialogfeld den gewünschten Schriftzug fest. Sie bestätigen dann nur noch mit Einfügen und den Rest erledigt der Assistent voll automatisch für Sie. Ganz besonders hervorzuheben ist bei diesem Assistenten die Möglichkeit zur Personalisierung von Dokumenten mit Hilfe von Wasserzeichen. Sie können für besonders vertrauliche Dokumente bis zu 10 verschiedene Namen vorgeben und der Assistent druckt für jeden Namen eine Kopie mit entsprechendem Wasserzeichen. Unerwünschte Kopien des Textes werden so wirkungsvoll verhindert:  SmartTools Wasserzeichen-Assistent 2003 News: Schwachstelle bei der Verschlüsselung von Word- und Excel-Dateien entdeckt Ein Kryptologe des Institutes Infocomm Research aus Singapur hat vor einigen Tagen ein Dokument veröffentlicht, in dem er auf eine Schwachstelle bei der Verschlüsselung von Word- und Excel-Dateien hinweist. Seine Ergebnisse werden unter Sicherheitsexperten heftig diskutiert, aber bisher gibt es noch keine offizielle Stellungnahme von Microsoft. Wichtig zu wissen ist folgendes: Word und Excel in den Versionen 97 bis 2003 verschlüsseln den Inhalt eines Dokumentes bzw. einer Arbeitsmappe sobald Sie beim Speichern ein Kennwort zum Öffnen der Datei vergeben. Auf diese Weise wird verhindert, dass Unbefugte ohne Kennwort die Inhalte mit Hilfe von externen Programmen wie einem Hex-Editor einsehen können. Die festgestellte Schwachstelle sorgt nun dafür, dass versierte Hacker ohne Kenntnis des Passwortes auf die Inhalte zugreifen können, wenn ihnen mehrere Versionen derselben Datei vorliegen, die alle mit demselben Passwort gespeichert wurden. In der Praxis könnte das beispielsweise in einem Firmen-Netzwerk der Fall sein, in dem ein Dokument über mehrere Tage hinweg bearbeitet und immer wieder mit dem aktuellen Stand auf dem Server abgelegt wird. Nach dem derzeitigen Kenntnisstand ist das Knacken der Verschlüsselung auch unter diesen Voraussetzungen immer noch kompliziert und zeitaufwändig, aber in sicherheitsrelevanten Bereichen spielt das durchaus eine Rolle. Wir werden Sie auf dem Laufenden halten, wie Microsoft sich zu dem Problem äußert und ob es eventuell einen Patch geben wird. Wenn Sie sich selber ein Bild von der Schwachstelle machen möchten finden Sie eine englische PDF-Datei mit einer ausführlichen Beschreibung unter der folgenden Adresse:  Techinfo: The Misuse of RC4 in Microsoft Word and Excel  Word-Tipp der Woche Automatische Wiedervorlage für Ihre Word-Dokumente Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 Haben auch Sie sich schon einmal eine zuverlässige Wiedervorlage-Funktion für Ihre Dokumente gewünscht? Wie wäre es beispielsweise, wenn einen Brief mit einer Liefertermin-Anmahnung verfassen und dabei gleichzeitig eine automatische Erinnerung einrichten könnten? An dem entsprechenden Tag erscheint dann eine Mitteilung und per Mausklick können Sie das zugehörige Word-Dokument aufrufen. Das hört sich zunächst kompliziert an, aber tatsächlich lässt sich diese wichtige Funktion durch eine geschickte Kombination von Word mit Outlook realisieren. Dazu übernehmen Sie zunächst das Symbol "Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen" in eine der Standard-Symbolleisten von Word. In Word 97 und 2000 gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Klicken Sie eine beliebige Symbolleiste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie das Kontextmenü Überarbeiten an. Word blendet daraufhin die entsprechende Symbolleiste ein, in der Sie an der dritten Stelle von rechts die Funktion Symbol "Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen" finden. Drücken Sie gleichzeitig die Tasten Strg+Alt und ziehen Sie dieses Symbol bei gedrückter linker Maustaste an eine beliebige Stelle in den Standard-Symbolleisten. Sobald Sie die Tasten loslassen, wird das Symbol kopiert und eingefügt. Die Symbolleiste "Überarbeiten" können Sie dann wieder ausblenden. In Word 2002/XP und 2003 sind folgende Schritte notwendig: Wählen Sie das Menü Extras-Anpassen an. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle" und markieren Sie unter Kategorien den Eintrag "Alle Befehle". In der zweiten Liste finden Sie daraufhin einen Eintrag "AufgabeErstellen", den Sie an die gewünschte Stelle in den Standard-Symbolleisten ziehen. Wenn Sie in Zukunft an einem Dokument arbeiten, das zu einem bestimmten Termin noch einmal aufgerufen werden soll, klicken Sie einfach auf das neue Symbol und es geschieht folgendes: Bei Bedarf wird Outlook im Hintergrund gestartet. Word legt in Outlook eine neue Aufgabe an, deren Bezeichnung automatisch auf den Namen der aktuellen Datei gesetzt wird. Eine Verknüpfung zum aktuellen Word-Dokument erscheint ebenso in der Aufgabe wie der Text des aktuellen Absatzes. Auf dem Bildschirm erscheint ein Dialogfeld von Outlook, in dem Sie noch verschiedene Einstellungen vornehmen können. Wichtig ist das Einschalten des Kontrollkästchens Erinnerung sowie die anschließende Definition eines Datums und einer Uhrzeit für die Wiedervorlage. Außerdem können Sie auch ein Fälligkeitsdatum festlegen, das Ihnen dann beim Verfolgen der Aufgabe in Outlook behilflich sein kann. Haben Sie die Einstellungen mit Speichern und schließen abgeschlossen, können Sie das Dokument in Word beruhigt schließen, denn Outlook wird Sie rechtzeitig an die Kontrolle oder weitere Bearbeitung des Vorgangs erinnern. Vorausgesetzt, dass Outlook gestartet ist, wird zu der gewünschten Uhrzeit ein Fenster mit dem entsprechenden Aufgabentext eingeblendet. Sie müssen dann nur noch auf Element öffnen klicken und das komplette Aufgabenfenster erscheint. Hier genügt ein Doppelklick auf die Verknüpfung mit dem Word-Dokument, um den Text sofort in Word zu öffnen. ANZEIGE  Musterbriefe und Textbausteine jetzt endlich komfortabel verwalten SmartTools QuickText Pro bietet eine innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können: Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benötigen, in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem im Team genutzten Netzwerk-Server. Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten Maustaste an und rufen das neue Kontextmenü von SmartTools QuickText Pro auf. An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie markieren nur noch einen der Einträge und schon erscheint der entsprechende Text an der aktuellen Cursorposition. Nutzen Sie noch den günstigen Aktionspreis: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/  Word-Helpline Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Rätselhafte Textbegrenzungslinien in der Layoutansicht Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Seit kurzem erscheinen in der Seitenlayout-Ansicht merkwürdige Textbegrenzungslinien in den Ecken der Seite. Sie sehen aus wie Beschnittzeichen in einem DTP-Programm. Ich habe schon überall nach einer Option gesucht, die Linien wieder auszuschalten, bin dabei aber nicht fündig geworden. Haben Sie eine Lösung für das Problem? R. Thöle  ANTWORT:  Unter Umständen haben Sie einfach die Textbegrenzungen eingeschaltet. Überprüfen Sie dies, indem Sie Extras-Optionen aufrufen und auf die Registerkarte Ansicht wechseln. Schalten Sie dort das Kontrollkästchen Textbegrenzungen im Bereich "Seiten- und Weblayoutoptionen" aus. Wenn die "Beschnittzeichen" verschwinden, nachdem Sie auf Ok geklickt haben, ist Ihr Problem gelöst. Wahrscheinlich ist die Anzeige der unerwünschten Linien aber auf die Spracheinstellungen von Word zurückzuführen. Sobald eine ostasiatische Sprache wie Chinesisch oder Japanisch aktiviert ist, erscheinen die Textbegrenzungen in den vier Ecken der Seite. Erstaunlicherweise reicht es mitunter schon, einmal versehentlich per Extras-Sprache-Sprache festlegen (bzw. Sprache bestimmen in Word 2000) "Chinesisch" oder "Japanisch" einzustellen, um die asiatischen Sprach-Features zu aktivieren. Rückgängig machen lässt sich dies nur mit Hilfe des Office-Tools "Spracheinstellungen": Beenden Sie alle Office-Anwendungen inklusive Word. Starten Sie das Programm "Microsoft Office Spracheinstellungen". Standardmäßig können Sie es über das Windows-Startmenü, den Befehl Programme bzw. Alle Programme (in Windows XP) und die Programmgruppe Microsoft Office Tools aufrufen. Wenn Sie mit Office 2003 arbeiten, müssen Sie vorher normalerweise noch die Programmgruppe Microsoft Office öffnen. In den Spracheinstellungen von Office 2000 entfernen Sie jetzt im linken Listenfeld die Häkchen vor asiatischen Sprachen wie "Chinesisch (Traditionell)" oder "Japanisch". Daraufhin verschwindet der entsprechende Eintrag im rechten Listenfeld. Wenn Sie mit Office XP (2002) oder Office 2003 arbeiten, markieren Sie die asiatische Sprache, die Sie deaktivieren wollen, im rechten Listenfeld und klicken dann auf die Schaltfläche Entfernen. Nachdem Sie alle asiatischen Sprachen deaktiviert haben, schließen Sie die Spracheinstellungen mit einem Klick auf Ok. Beim nächsten Start von Word sollten die Textbegrenzungslinien verschwunden sein. 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Weitere Highlights der aktuellen Version 3.01: Unterstützung von Zeitversetzten Faxen zu günstigen Gebühren Komplette Integration in Microsoft Word Schneller Aufruf des Fax-Journals direkt aus Word Komfortables Setzen der Textmarke zum Auslesen der Faxnummer Wesentlich erweiterte Diagnose- und Korrektur-Funktionen zum Verschicken von Serienfaxen auch in problematischen Systemumgebungen Anpassung an die neueste FritzFax-Version Weitere Infos und eine kostenlose Testversion finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/ Schnelles Navigieren per Inhaltsverzeichnis Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Haben Sie eine Lösung, wie ich in einem langen Dokument möglichst schnell zu den einzelnen Kapiteln springen kann? Ich habe es schon mit der Gliederungsansicht versucht, aber da gefällt mir nicht, dass die Formatierungen nicht genau zu erkennen sind. F. Norbert  ANTWORT:  Zum schnellen Navigieren in einem umfangreichen Dokument eignet sich das Inhaltsverzeichnis, das Word automatisch per Befehl anlegt. Vielleicht verfügt Ihr Text sogar schon über ein solches Verzeichnis. Ansonsten können Sie auch nur vorübergehend ein Inhaltsverzeichnis einfügen und es nach getaner Arbeit wieder löschen. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, gehen Sie folgendermaßen vor, um sich mit einem Inhaltsverzeichnis schnell im Dokument zu bewegen: Setzen Sie den Cursor an die Position, an der Sie das Verzeichnis einfügen wollen – zum Beispiel ganz an den Anfang des Texts. In Word 97 und Word 2000 wählen Sie im Menü Einfügen direkt den Befehl Index und Verzeichnisse an. In Word 2002/XP und 2003 müssen Sie im Menü Einfügen erst Referenz und dann Index und Verzeichnisse aufrufen. Wechseln Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte Inhaltsverzeichnis. Legen Sie fest, wie viele Überschriftenebenen im Verzeichnis berücksichtigt werden sollen, indem Sie den Wert im Feld Ebenen (anzeigen) anpassen. Achten Sie in Word 97 darauf, dass das Kontrollkästchen Seitenzahlen anzeigen aktiviert ist. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen am Layout des Inhaltsverzeichnisses vor. Für die schnelle Navigation genügt aber die einfachste Formatierung. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen anschließend mit Ok. Wie Sie das Inhaltsverzeichnis zum schnellen Kapitelwechsel nutzen, hängt jetzt von Ihrer Word-Version ab: Word 97: Klicken Sie die Seitenzahl neben dem gewünschten Kapitel an. Word 2000: Klicken Sie einfach auf den Kapiteleintrag im Inhaltsverzeichnis (egal ob auf Überschrift oder Seitenzahl). Word 2002/XP und 2003: Drücken Sie die Strg-Taste und klicken Sie gleichzeitig auf den gewünschten Kapiteleintrag (auch hier ist es egal, ob Sie Überschrift oder Seitenzahl anklicken). Da Word in den Versionen 97 und 2000 automatisch die Web-Symbolleiste anzeigt, können Sie später mit dem Zurück-Button zum Inhaltsverzeichnis zurückkehren. In Word 2002/XP und 2003 erscheint automatisch die Gliederungssymbolleiste. Darin dient die Schaltfläche Gehe zu Inhaltsverzeichnis zum schnellen Rücksprung. Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis später nicht mehr benötigen, markieren Sie es und drücken danach die Taste Entf.  Newsletter-Tipp Office XP-Tipps kostenlos per E-Mail Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit der neuesten Office-Version beschäftigt: Praktische Tipps zur Installation Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von Office 97 und 2000 auf Office XP Download-Links zu aktuellen Office XP-Erweiterungen und Service Releases Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!  Abonnementverwaltung Um SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse word-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. 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