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Spotlight: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
SmartTools Outlook Backup kann zur Zeit noch mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ Download-Tipp: SmartTools Wasserzeichen-Assistent 2003 Sie möchten Ihre Dokumente mit wenigen Mausklicks mit einem Wasserzeichen versehen? Unser kostenloser Assistent bietet Ihnen dazu eine komfortable Möglichkeit. Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü Einfügen-Wasserzeichen in Word zur Verfügung. Möchten Sie ein Wasserzeichen im aktuellen Dokument verwenden, rufen Sie das Menü auf und legen dann in einem Dialogfeld den gewünschten Schriftzug fest. Sie bestätigen dann nur noch mit Einfügen und den Rest erledigt der Assistent voll automatisch für Sie. Ganz besonders hervorzuheben ist bei diesem Assistenten die Möglichkeit zur Personalisierung von Dokumenten mit Hilfe von Wasserzeichen. Sie können für besonders vertrauliche Dokumente bis zu 10 verschiedene Namen vorgeben und der Assistent druckt für jeden Namen eine Kopie mit entsprechendem Wasserzeichen. Unerwünschte Kopien des Textes werden so wirkungsvoll verhindert:
News: Schwachstelle bei der Verschlüsselung von Word- und Excel-Dateien entdeckt Ein Kryptologe des Institutes Infocomm Research aus Singapur hat vor einigen Tagen ein Dokument veröffentlicht, in dem er auf eine Schwachstelle bei der Verschlüsselung von Word- und Excel-Dateien hinweist. Seine Ergebnisse werden unter Sicherheitsexperten heftig diskutiert, aber bisher gibt es noch keine offizielle Stellungnahme von Microsoft. Wichtig zu wissen ist folgendes: Word und Excel in den Versionen 97 bis 2003 verschlüsseln den Inhalt eines Dokumentes bzw. einer Arbeitsmappe sobald Sie beim Speichern ein Kennwort zum Öffnen der Datei vergeben. Auf diese Weise wird verhindert, dass Unbefugte ohne Kennwort die Inhalte mit Hilfe von externen Programmen wie einem Hex-Editor einsehen können. Die festgestellte Schwachstelle sorgt nun dafür, dass versierte Hacker ohne Kenntnis des Passwortes auf die Inhalte zugreifen können, wenn ihnen mehrere Versionen derselben Datei vorliegen, die alle mit demselben Passwort gespeichert wurden. In der Praxis könnte das beispielsweise in einem Firmen-Netzwerk der Fall sein, in dem ein Dokument über mehrere Tage hinweg bearbeitet und immer wieder mit dem aktuellen Stand auf dem Server abgelegt wird. Nach dem derzeitigen Kenntnisstand ist das Knacken der Verschlüsselung auch unter diesen Voraussetzungen immer noch kompliziert und zeitaufwändig, aber in sicherheitsrelevanten Bereichen spielt das durchaus eine Rolle. Wir werden Sie auf dem Laufenden halten, wie Microsoft sich zu dem Problem äußert und ob es eventuell einen Patch geben wird. Wenn Sie sich selber ein Bild von der Schwachstelle machen möchten finden Sie eine englische PDF-Datei mit einer ausführlichen Beschreibung unter der folgenden Adresse:
Automatische Wiedervorlage für Ihre Word-Dokumente Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 Haben auch Sie sich schon einmal eine zuverlässige Wiedervorlage-Funktion für Ihre Dokumente gewünscht? Wie wäre es beispielsweise, wenn einen Brief mit einer Liefertermin-Anmahnung verfassen und dabei gleichzeitig eine automatische Erinnerung einrichten könnten? An dem entsprechenden Tag erscheint dann eine Mitteilung und per Mausklick können Sie das zugehörige Word-Dokument aufrufen. Das hört sich zunächst kompliziert an, aber tatsächlich lässt sich diese wichtige Funktion durch eine geschickte Kombination von Word mit Outlook realisieren. Dazu übernehmen Sie zunächst das Symbol "Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen" in eine der Standard-Symbolleisten von Word. In Word 97 und 2000 gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Haben Sie die Einstellungen mit Speichern und schließen abgeschlossen, können Sie das Dokument in Word beruhigt schließen, denn Outlook wird Sie rechtzeitig an die Kontrolle oder weitere Bearbeitung des Vorgangs erinnern. Vorausgesetzt, dass Outlook gestartet ist, wird zu der gewünschten Uhrzeit ein Fenster mit dem entsprechenden Aufgabentext eingeblendet. Sie müssen dann nur noch auf Element öffnen klicken und das komplette Aufgabenfenster erscheint. Hier genügt ein Doppelklick auf die Verknüpfung mit dem Word-Dokument, um den Text sofort in Word zu öffnen.
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Rätselhafte Textbegrenzungslinien in der Layoutansicht Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Seit kurzem erscheinen in der Seitenlayout-Ansicht merkwürdige Textbegrenzungslinien in den Ecken der Seite. Sie sehen aus wie Beschnittzeichen in einem DTP-Programm. Ich habe schon überall nach einer Option gesucht, die Linien wieder auszuschalten, bin dabei aber nicht fündig geworden. Haben Sie eine Lösung für das Problem? R. Thöle ANTWORT: Unter Umständen haben Sie einfach die Textbegrenzungen eingeschaltet. Überprüfen Sie dies, indem Sie Extras-Optionen aufrufen und auf die Registerkarte Ansicht wechseln. Schalten Sie dort das Kontrollkästchen Textbegrenzungen im Bereich "Seiten- und Weblayoutoptionen" aus. Wenn die "Beschnittzeichen" verschwinden, nachdem Sie auf Ok geklickt haben, ist Ihr Problem gelöst. Wahrscheinlich ist die Anzeige der unerwünschten Linien aber auf die Spracheinstellungen von Word zurückzuführen. Sobald eine ostasiatische Sprache wie Chinesisch oder Japanisch aktiviert ist, erscheinen die Textbegrenzungen in den vier Ecken der Seite. Erstaunlicherweise reicht es mitunter schon, einmal versehentlich per Extras-Sprache-Sprache festlegen (bzw. Sprache bestimmen in Word 2000) "Chinesisch" oder "Japanisch" einzustellen, um die asiatischen Sprach-Features zu aktivieren. Rückgängig machen lässt sich dies nur mit Hilfe des Office-Tools "Spracheinstellungen":
Schnelles Navigieren per Inhaltsverzeichnis Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Haben Sie eine Lösung, wie ich in einem langen Dokument möglichst schnell zu den einzelnen Kapiteln springen kann? Ich habe es schon mit der Gliederungsansicht versucht, aber da gefällt mir nicht, dass die Formatierungen nicht genau zu erkennen sind. F. Norbert ANTWORT: Zum schnellen Navigieren in einem umfangreichen Dokument eignet sich das Inhaltsverzeichnis, das Word automatisch per Befehl anlegt. Vielleicht verfügt Ihr Text sogar schon über ein solches Verzeichnis. Ansonsten können Sie auch nur vorübergehend ein Inhaltsverzeichnis einfügen und es nach getaner Arbeit wieder löschen. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, gehen Sie folgendermaßen vor, um sich mit einem Inhaltsverzeichnis schnell im Dokument zu bewegen:
Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis später nicht mehr benötigen, markieren Sie es und drücken danach die Taste Entf.
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