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Word-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ Download-Tipp: Der kostenlose Wasserzeichen-Assistent Sie möchten Ihre Dokumente mit wenigen Mausklicks mit einem Wasserzeichen versehen? Unser kostenloser Assistent bietet Ihnen dazu eine komfortable Möglichkeit. Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü Einfügen-Wasserzeichen in Word zur Verfügung. Möchten Sie ein Wasserzeichen im aktuellen Dokument verwenden, rufen Sie das Menü auf und legen dann in einem Dialogfeld den gewünschten Schriftzug fest. Sie bestätigen dann nur noch mit Einfügen und den Rest erledigt der Assistent voll automatisch für Sie. Ganz besonders hervorzuheben ist bei diesem Assistenten die Möglichkeit zur Personalisierung von Dokumenten mit Hilfe von Wasserzeichen. Sie können für besonders vertrauliche Dokumente bis zu 10 verschiedene Namen vorgeben und der Assistent druckt für jeden Namen eine Kopie mit entsprechendem Wasserzeichen. Unerwünschte Kopien des Textes werden so wirkungsvoll verhindert:
News: Deutsche Version der Google Desktop 2 Beta verfügbar Vor einigen Wochen haben wir über die aktuellste Version von Google Desktop Search berichtet, die als "Google Desktop 2" eine Reihe von interessanten neuen Funktionen anbietet. So steht Ihnen nun eine "Seitenleiste" zur Verfügung, die sich fest auf dem Bildschirm positionieren lässt und die unter anderem die letzten eingegangenen Mails aus Outlook oder Fotos als Slideshow anzeigen, aber auch aktuelle Informationen aus dem Internet (RSS-Feeds, Börsenkurse, Wetterdaten usw.) abrufen kann. Unverändert bleibt die Unterstützung von Word-Dokumenten, PDF-Dateien und allen gängigen Office-Dateiformaten bei der automatischen Erstellung eines Index. Mit seiner Hilfe können Sie die Daten auf Ihrer Festplatte in Zukunft blitzschnell durchsuchen. Interessant für Outlook-Anwender ist eine Symbolleiste direkt in Outlook, über die Sie ohne Umwege direkt im Programm nach Mails suchen können. Die Ergebnisse werden dabei auch nicht Browser, sondern in tabellarischer Form in einem separaten Fenster dargestellt. Google Desktop 2 kann außerdem jetzt nicht nur Outlook-Mails, sondern auch Termine, Aufgaben, Notizen und Kontakte durchsuchen. Google Desktop 2 steht ab sofort in einer deutschen Betaversion zum kostenlosen Download zur Verfügung: http://desktop.google.de
So können Sie Ihre Word-Dokumente ganz einfach mit Ihren Outlook-Kontakten verknüpfen Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000 Bei größeren Projekten oder umfangreichen Dokumentationen sammeln sich schnell viele Word-Dokumente und Excel-Arbeitsmappen an, die organisiert abgelegt werden müssen. Für welche Form der Ablage Sie sich auch entscheiden, so ganz ohne Sucherei geht es nie. Wurde ein Angebot an die Firma Schmidt & Co beispielsweise im zentralen Ordner "Angebote" oder im extra für diesen Kunden angelegten Ordner "Schmidt & Co" gespeichert? Um dieser Sucherei ein Ende zu bereiten, können Sie als Organisationshilfe eine spezielle Funktion in Outlook 2003, 2002/XP und 2000 nutzen. Alle zu einem Projekt, einem Vorhaben oder einem Kunden gehörenden Dokumente und Dateien lassen sich hier zentral zusammenfassen und dann ganz einfach per Doppelklick öffnen. Nehmen wir an, Sie möchten alle Dokumente, die Sie für einen bestimmten Kunden "Schmidt & Co" erstellen, mit den entsprechenden Kontaktinfos in Outlook verknüpfen:
Sollten auf der Registerkarte "Aktivitäten" Ihrer Kontakte keine Einträge angezeigt werden, haben Sie wahrscheinlich die betreffenden Kontakte nicht direkt im Ordner "Kontakte", sondern in einem Unterordner von "Kontakte" abgelegt. Unterordner werden für die Anzeige von Aktivitäten nicht standardmäßig durchsucht, sie müssen explizit aufgenommen werden:
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Dokumente einscannen und in Word bearbeiten Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich suche ein Programm, mit dem ich den Text auf einem Blatt Papier direkt in Word bearbeiten kann, nachdem ich ihn eingescannt habe. Es ist mir nicht damit geholfen, das Ergebnis des Scan-Vorgangs als unveränderbares Bild einzufügen. Gibt es eine Word-Erweiterung, mit der ich Papiervorlagen einscannen und als Text bearbeiten kann? H. Werner ANTWORT: Was Sie brauchen, ist ein OCR-Programm (OCR = Optical Character Recognition = optische Texterkennung) mit einer Anbindung an Word. Wenn Sie mit Office XP oder Office 2003 arbeiten, brauchen Sie nicht lange danach zu suchen, denn zu den "Office Tools" gehört ein entsprechendes Programm namens "Microsoft Office Document Imaging". Falls das Programm nicht in der Programmgruppe Microsoft Office Tools im Windows-Startmenü aufgeführt wird, müssen Sie es mit Hilfe des Office-Setup-Programms nachinstallieren. Zu finden ist die Document-Imaging-Komponente dabei unter "Office Tools". Mit "Microsoft Office Document Imaging" können Sie ein Papierdokument einscannen und dabei gleich für die Texterkennung aufbereiten. Bereits eingescannte Abbilder eines Dokuments können Sie auch nachträglich mit dem OCR-Modul bearbeiten. Dazu gibt es den Befehl Extras-Texterkennung mit OCR (Version 2003) bzw. Datei-Texterkennung mittels OCR (Version XP). Nach der Texterkennung lassen sich die Textelemente mit der Maus markieren und über die Zwischenablage als unformatierter Text in ein Word-Dokument kopieren. Oder Sie nutzen den Befehl Text an Word senden (ebenfalls im Menü Extras bzw. Datei), um gleich ein neues Word-Dokument auf Basis der Markierung anzulegen. In den älteren Word/Office-Versionen kommen Sie nicht umhin, sich eine OCR-Software eines Drittanbieters anzuschaffen. Aber schauen Sie erst, ob Ihr Scanner nicht bereits mit einer solchen Software-Komponente geliefert wurde.
Standardschriftart für neue Dokumente ändern Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Briefe unserer Firma werden einheitlich in der Schriftart "Futura" verfasst. Darum haben wir einige Word-Vorlagen angelegt, in denen diese Schrift als Standard definiert ist. Wenn ich aber ein formloses Schreiben anlegen will und dazu ein neues Dokument in Word öffne, erhalte ich als Standardschrift immer "Times New Roman". Kann ich es irgendwie erreichen, dass Word auch in einem neuen Standard-Dokument die Schriftart "Futura" verwendet? Diverse Anfragen ANTWORT: Ein neues Dokument, das nicht explizit auf einer benutzerdefinierten Dokumentvorlage basiert, verwendet immer die Einstellungen aus der Standardvorlage von Word, der Datei mit dem Namen NORMAL.DOT. Wenn Sie also dauerhaft die Schrift in neuen, leeren Dokumenten umstellen wollen, müssen Sie die Datei NORMAL.DOT bearbeiten. Dazu müssen Sie die Datei nicht einmal direkt öffnen. Nutzen Sie folgende Schritte zum Anpassen der Standardschriftart:
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