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Ausgabe vom 24. Oktober
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre
Word-Dokumente und Outlook-Mails
- Download-Tipp: Der kostenlose
Wasserzeichen-Assistent
- News: Deutsche Version der Google Desktop 2 Beta
verfügbar
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails
Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen
und bearbeiten müssen.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Der kostenlose Wasserzeichen-Assistent
Sie möchten Ihre Dokumente mit wenigen Mausklicks mit einem Wasserzeichen versehen? Unser kostenloser Assistent bietet Ihnen dazu eine komfortable Möglichkeit. Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü Einfügen-Wasserzeichen in Word zur Verfügung. Möchten Sie ein Wasserzeichen im aktuellen Dokument verwenden, rufen Sie das Menü auf und legen dann in einem Dialogfeld den gewünschten Schriftzug fest. Sie bestätigen dann nur noch mit Einfügen und den Rest erledigt der Assistent voll automatisch für Sie.
Ganz besonders hervorzuheben ist bei diesem Assistenten die Möglichkeit zur Personalisierung von Dokumenten mit Hilfe von Wasserzeichen. Sie können für besonders vertrauliche Dokumente bis zu 10 verschiedene Namen vorgeben und der Assistent druckt für jeden Namen eine Kopie mit entsprechendem Wasserzeichen. Unerwünschte Kopien des Textes werden so wirkungsvoll verhindert:
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Wasserzeichen-Assistent
kostenlos
herunterladen |
News: Deutsche Version der Google Desktop 2 Beta verfügbar
Vor einigen Wochen haben wir über die aktuellste Version von Google Desktop Search berichtet, die als "Google Desktop 2" eine Reihe von interessanten neuen Funktionen anbietet. So steht Ihnen nun eine "Seitenleiste" zur Verfügung, die sich fest auf dem Bildschirm positionieren lässt und die unter anderem die letzten eingegangenen Mails aus Outlook oder Fotos als Slideshow anzeigen, aber auch aktuelle Informationen aus dem Internet (RSS-Feeds, Börsenkurse, Wetterdaten usw.) abrufen kann.
Unverändert bleibt die Unterstützung von Word-Dokumenten, PDF-Dateien und allen gängigen Office-Dateiformaten bei der automatischen Erstellung eines Index. Mit seiner Hilfe können Sie die Daten auf Ihrer Festplatte in Zukunft blitzschnell durchsuchen. Interessant für Outlook-Anwender ist eine Symbolleiste direkt in Outlook, über die Sie ohne Umwege direkt im Programm nach Mails suchen können. Die Ergebnisse werden dabei auch nicht Browser, sondern in tabellarischer Form in einem separaten Fenster dargestellt. Google Desktop 2 kann außerdem jetzt nicht nur Outlook-Mails, sondern auch Termine, Aufgaben, Notizen und Kontakte durchsuchen. Google Desktop 2 steht ab sofort in einer deutschen Betaversion zum kostenlosen Download zur Verfügung:
http://desktop.google.de
| Word-Tipp der
Woche |
So können Sie Ihre Word-Dokumente ganz einfach mit Ihren Outlook-Kontakten verknüpfen
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
Bei größeren Projekten oder umfangreichen Dokumentationen sammeln sich schnell viele Word-Dokumente und Excel-Arbeitsmappen an, die organisiert abgelegt werden müssen. Für welche Form der Ablage Sie sich auch entscheiden, so ganz ohne Sucherei geht es nie. Wurde ein Angebot an die Firma Schmidt & Co beispielsweise im zentralen Ordner "Angebote" oder im extra für diesen Kunden angelegten Ordner "Schmidt & Co" gespeichert?
Um dieser Sucherei ein Ende zu bereiten, können Sie als Organisationshilfe eine spezielle Funktion in Outlook 2003, 2002/XP und 2000 nutzen. Alle zu einem Projekt, einem Vorhaben oder einem Kunden gehörenden Dokumente und Dateien lassen sich hier zentral zusammenfassen und dann ganz einfach per Doppelklick öffnen. Nehmen wir an, Sie möchten alle Dokumente, die Sie für einen bestimmten Kunden "Schmidt & Co" erstellen, mit den entsprechenden Kontaktinfos in Outlook verknüpfen:
- Öffnen Sie Outlook und dort den Ordner "Kontakte".
- Lokalisieren Sie den Kontakt des gewünschten Kunden, klicken Sie ihn
mit der rechten Maustaste an und wählen Sie das Kontextmenü Verknüpfung-Datei an.
- Outlook zeigt daraufhin einen Auswahl-Dialog an, über den Sie das
gewünschte Dokument bzw. die Excel-Datei suchen, markieren und mit einem
Klick auf die Schaltfläche Einfügen
dem jeweiligen Kontakt als Journal-Eintrag zuordnen.
- Im dann folgenden Dialog für neue Journal-Einträge geben Sie einen
entsprechenden Betreff wie zum Beispiel "Angebot vom 25.10.2005" ein und
klicken auf Speichern und
Schließen.
- Wenn eine Datei mehr als einem Kunden/Kontakt zuzuordnen ist,
klicken Sie im Journal-Dialog auf die Schaltfläche Kontakte. Outlook zeigt daraufhin einen
Auswahl-Dialog für Kontakte an, in dem Sie weitere Kontakte markieren
und mit Ok übernehmen können.
- Nehmen Sie wie in Schritt 2 bis 5 gezeigt, weitere, zum Kunden
gehörende Dokumente auf.
- Öffnen Sie den Kontakt des Kunden per Doppelklick und wechseln Sie
auf die Registerkarte "Aktivitäten". Hier finden Sie nun alle Einträge
der Dokumente, die Sie dem Kunden zugeordnet haben.
- Mit einem Doppelklick können Sie den Eintrag und dann mit einem
weiteren Doppelklick die Datei direkt öffnen.
- Alternativ dazu können Sie auch mit der rechten Maustaste auf einen
Eintrag klicken, Element öffnen, auf das
verwiesen wird anwählen und so das betreffende Dokument
direkt erreichen.
Sollten auf der Registerkarte "Aktivitäten" Ihrer Kontakte keine Einträge angezeigt werden, haben Sie wahrscheinlich die betreffenden Kontakte nicht direkt im Ordner "Kontakte", sondern in einem Unterordner von "Kontakte" abgelegt. Unterordner werden für die Anzeige von Aktivitäten nicht standardmäßig durchsucht, sie müssen explizit aufgenommen werden:
- Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den betreffenden
Unterordner und wählen Sie das Kontextmenü Eigenschaften an. Wechseln Sie auf die
Registerkarte "Aktivitäten". Hier werden nun alle Ordner angezeigt, die
Outlook durchsucht.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Im nachfolgenden Auswahl-Dialog geben
Sie eine Bezeichnung wie zum Beispiel "Kunden-Kontakte" ein, aktivieren
das Kontrollkästchen vor dem betreffenden Unterordner und klicken auf
Ok.
- Wählen Sie in Outlook das Menü Extras-Optionen an, wechseln Sie auf die
Registerkarte "Einstellungen" und klicken Sie hier im Bereich "Kontakte"
auf die Schaltfläche Journaloptionen.
- Aktivieren Sie im Bereich "Doppelklicken auf Journaleinträge" die
Option Öffnet das Element, auf das der
Journaleintrag verweist und bestätigen Sie zweimal mit Ok, um die Änderungen zu
übernehmen.
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zusammenführenDer Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen. Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Dokumente einscannen und in Word bearbeiten
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich suche ein Programm, mit dem ich den Text auf einem Blatt Papier direkt in Word bearbeiten kann, nachdem ich ihn eingescannt habe. Es ist mir nicht damit geholfen, das Ergebnis des Scan-Vorgangs als unveränderbares Bild einzufügen. Gibt es eine Word-Erweiterung, mit der ich Papiervorlagen einscannen und als Text bearbeiten kann?
H. Werner
ANTWORT: Was Sie brauchen, ist ein OCR-Programm (OCR = Optical Character Recognition = optische Texterkennung) mit einer Anbindung an Word. Wenn Sie mit Office XP oder Office 2003 arbeiten, brauchen Sie nicht lange danach zu suchen, denn zu den "Office Tools" gehört ein entsprechendes Programm namens "Microsoft Office Document Imaging".
Falls das Programm nicht in der Programmgruppe Microsoft Office Tools im Windows-Startmenü aufgeführt wird, müssen Sie es mit Hilfe des Office-Setup-Programms nachinstallieren. Zu finden ist die Document-Imaging-Komponente dabei unter "Office Tools".
Mit "Microsoft Office Document Imaging" können Sie ein Papierdokument einscannen und dabei gleich für die Texterkennung aufbereiten. Bereits eingescannte Abbilder eines Dokuments können Sie auch nachträglich mit dem OCR-Modul bearbeiten. Dazu gibt es den Befehl Extras-Texterkennung mit OCR (Version 2003) bzw. Datei-Texterkennung mittels OCR (Version XP). Nach der Texterkennung lassen sich die Textelemente mit der Maus markieren und über die Zwischenablage als unformatierter Text in ein Word-Dokument kopieren. Oder Sie nutzen den Befehl Text an Word senden (ebenfalls im Menü Extras bzw. Datei), um gleich ein neues Word-Dokument auf Basis der Markierung anzulegen.
In den älteren Word/Office-Versionen kommen Sie nicht umhin, sich eine OCR-Software eines Drittanbieters anzuschaffen. Aber schauen Sie erst, ob Ihr Scanner nicht bereits mit einer solchen Software-Komponente geliefert wurde.
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Standardschriftart für neue Dokumente ändern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Briefe unserer Firma werden einheitlich in der Schriftart "Futura" verfasst. Darum haben wir einige Word-Vorlagen angelegt, in denen diese Schrift als Standard definiert ist. Wenn ich aber ein formloses Schreiben anlegen will und dazu ein neues Dokument in Word öffne, erhalte ich als Standardschrift immer "Times New Roman". Kann ich es irgendwie erreichen, dass Word auch in einem neuen Standard-Dokument die Schriftart "Futura" verwendet?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Ein neues Dokument, das nicht explizit auf einer benutzerdefinierten Dokumentvorlage basiert, verwendet immer die Einstellungen aus der Standardvorlage von Word, der Datei mit dem Namen NORMAL.DOT. Wenn Sie also dauerhaft die Schrift in neuen, leeren Dokumenten umstellen wollen, müssen Sie die Datei NORMAL.DOT bearbeiten. Dazu müssen Sie die Datei nicht einmal direkt öffnen. Nutzen Sie folgende Schritte zum Anpassen der Standardschriftart:
- Starten Sie Word. Im Normalfall ist daraufhin bereits ein neues,
leeres Dokument geöffnet, das auf der Standardvorlage basiert. Sollte
das nicht der Fall sein, zum Beispiel weil beim Starten von Word
automatisch irgendein Add-In ausgeführt wird, klicken Sie in der
Symbolleiste auf das Symbol Neu (Word
97) bzw. Neues leeres Dokument (Word
2000/2002/2003).
- Rufen Sie Format-Zeichen auf.
- Wählen Sie Schriftart, Schriftgrad usw. in der Form aus, wie in
Zukunft die Standard-Schrifttype Ihrer Dokumente aussehen soll. –
Stellen Sie beispielsweise "Futura" in "10 Punkt" ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Standard.
- Lesen Sie die anschließende Abfrage sorgfältig durch. Im zweiten
Absatz muss der Hinweis stehen, dass sich die Änderungen auf alle
Dokumente auswirken, die auf der Vorlage NORMAL basieren. Wenn das der
Fall ist, bestätigen Sie die Umstellung der Standardschriftart mit Ja.
- Beenden Sie Word. Falls Sie dabei gefragt werden, ob Sie die
Änderungen an der Dokumentvorlage NORMAL.DOT speichern wollen, antworten
Sie mit Ja.
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- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen
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Releases
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