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Ausgabe vom 25. Oktober
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: Endlich eine komfortable Datensicherung für
Outlook
- Download-Tipp: SmartTools DateiLister für
Word
- News: Neues Google-Tool durchsucht auch
Word-Dokumente
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
News: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup kann zur Zeit noch mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
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Download-Tipp: SmartTools DateiLister für Word
Wenn Sie mit Word zum Beispiel Etiketten für Disketten oder Einleger für CDs erstellen, fehlt immer wieder eine einfache Möglichkeit, die Dateiliste der jeweiligen Datenträger in Ihr Dokument einzufügen. Aber auch die Erstellung anderer Übersichten beispielsweise zu Dokumentations- oder Nachschlagezwecken scheitert häufig an diesem Manko.
Diese Lücke schließt nun der SmartTools DateiLister: Nach der Auswahl eines Laufwerkes oder eines Verzeichnisses liest dieser nützliche Assistent die vorhandenen Verzeichnisse und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien in Ihr Dokument ein:
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SmartTools
DateiLister für Word |
News: Neues Google-Tool durchsucht auch Word-Dokumente
Mit Google Desktop Search steht ab sofort ein kostenloses Tool zum Download bereit, das Ihnen die blitzschnelle Suche in Word-Dokumenten und anderen Dateien auf Ihrem Rechner erlaubt:
http://desktop.google.com/
Das Programm befindet sich zur Zeit noch im Betastadium, macht aber nach einem ersten Kurztest einen stabilen Eindruck. Nach der Installation erstellt Google Desktop Search automatisch im Hintergrund einen Index der folgenden Daten:
- Mails in Outlook oder Outlook Express
- Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
- AOL Instant Messenger Chats
- Webseiten, die Sie im Internet Explorer ansehen
- HTML-Dateien auf Ihrem Rechner
- reine Textdateien
| Word-Tipp der
Woche |
Römische Seitenzahlen für einzelne Textabschnitte
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Für verschiedene Dokumentarten bestimmte Textabschnitte wie Inhalts-, Abbildungs- oder Stichwort-Verzeichnisse mit römischen Seitenzahlen nummeriert werden. Leider lässt sich das Format für die Seitenzahlen auf den ersten Blick nicht ohne weiteres für einzelne Seiten individuell festlegen.
Wenig bekannt ist allerdings die Tatsache, dass Word die Formate für Seitenzahlen auf Basis von Abschnitten verwaltet. Sie können also für jeden Abschnitt im Dokument ein beliebiges Nummerierungsformat wählen. Die Lösung des geschilderten Problems besteht also darin, für die betreffenden Seiten einen eigenen Abschnitt zu erstellen, für den dann die römischen Seitenzahlen eingestellt werden.
Ausgangspunkt für die Zuordnung ist das Menü Einfügen-Manueller Wechsel und dort die Option Abschnittswechsel-Nächste Seite. Word fügt nach Anwahl des Menüs und einem Doppelklick auf die Option eine Trennlinie ähnlich dem Seitenumbruch mit der Bezeichnung "Abschnittswechsel (Nächste Seite)" an der aktuellen Cursor-Position ein.
Zu beachten ist dabei, dass der Abschnittswechsel die abschnittsübergreifenden Einstellungen und Formatierungen immer für die vorhergehenden Seiten speichert! Zum Beispiel: Die ersten fünf Seiten des Dokumentes beinhalten ein Inhalts-Verzeichnis, dass mit römischen Seitenzahlen versehen werden soll. Der Abschnittswechsel ist also auf der 5. Seite am Ende des Verzeichnisses einzufügen. Um Einstellungen und Formatierungen für den gewünschten Bereich, also das Inhalts-Verzeichnis, vorzunehmen, muss der Cursor nun irgendwo oberhalb des Abschnittswechsels in eine der ersten fünf Seiten gesetzt werden. Gehen Sie dann wie folgt vor:
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und
Fußzeile an. Word setzt den Cursor daraufhin in die Kopfzeile
und zeigt die Symbolleiste "Kopf- und Fußleiste" an.
- Klicken Sie auf das Symbol Zwischen Kopf- und
Fußzeile wechseln, um in die Fußzeile mit der
Seitennummerierung zu gelangen und dann auf das Symbol Seitenzahlen formatieren.
- Im nachfolgenden Dialog wählen Sie in der Liste "Zahlenformat" den
gewünschten Eintrag mit den kleinen oder großen römischen
Seitenzahlen.
- Klicken Sie auf Ok, um die
Änderungen zu übernehmen und in der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile"
auf Schließen, um die Bearbeitung an
dieser Stelle zu beenden.
- Setzen Sie den Cursor nun in eine der Seiten hinter dem eben
eingefügten Abschnittswechsel.
- Gehen Sie wie in Schritt 1. und 2. erläutert vor, um den Dialog für
die Formatierung der Seitenzahlen anzeigen zu lassen. Aktivieren Sie
hier nun die Option Beginnen mit und
geben Sie "1" als erste Seitenzahl für die Nummerierung des restlichen
Dokumentes ein. Ohne diese Einstellung würde die Nummerierung mit "7"
weitergehen.
- Bestätigen Sie wieder mit Ok und
Schließen.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Zoommodus für neue Dokumente festlegen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn ich ein leeres Dokument (normal.dot) öffne, ist der Zoommodus immer auf 90% eingestellt. Ich möchte das dauerhaft auf 120% ändern, finde aber keine Einstellung für die Standardvorgabe. Gibt es dennoch eine Möglichkeit?
E. Kuke
ANTWORT: Hier hilft eine kleine Anpassung der globalen Vorlage NORMAL.DOT weiter. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Beenden Sie Word.
- Klicken Sie auf dem Windows-Desktop mit der rechten Maustaste auf
das Symbol Arbeitsplatz und wählen Sie
das Kontextmenü Suchen an.
- Lassen Sie Windows nach der Datei "normal.dot" suchen.
- Klicken Sie in der Ergebnisliste mit der rechten Maustaste auf die
Datei NORMAL.DOT und wählen Sie das Kontextmenü Öffnen an. Öffnen Sie die Datei nicht per
Doppelklick! Word würde dann lediglich ein neues Dokument basierend auf
NORMAL anlegen und Anpassungen wären nicht möglich!
- Stellen Sie nun zunächst den Zoomfaktor über die Symbolleiste wie
gewünscht auf zum Beispiel 150% ein.
- Geben Sie einen beliebigen Text wie beispielsweise "Testtext" im
Dokument ein.
- Klicken Sie auf das Speichern-Symbol in der Symbolleiste oder
wählen Sie das Menü Datei-Speichern
an.
- Löschen Sie den eben eingegebenen Text wieder, so dass das Dokument
bis auf eine Absatzmarke leer ist.
- Klicken Sie auf nochmals das Speichern-Symbol in der Symbolleiste oder
wählen Sie das Menü Datei-Speichern
an. Übrigens: Der auf den ersten Blick unsinnige Vorgang, Testtext
einzugeben und anschließend gleich wieder zu löschen, ist notwendig,
weil Word die alleinigen Änderungen von Einstellungen ohne Änderungen am
Dokument andernfalls nicht speichern würde.
- Beenden Sie Word und starten Sie das Programm neu.
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Schneller Überblick über die aktuelle Tastaturbelegung
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich nutze sehr intensiv die Möglichkeit von Word, die Tastaturbelegung anzupassen. So kann ich über Shortcuts wirklich alle Funktionen und Makros blitzschnell abrufen, die ich immer wieder benötige. Häufig geht allerdings die Überblick verloren und ich muss unter Extras-Anpassen die tatsächliche Belegung nachsehen. Gibt es eine einfachere Möglichkeit?
H. Gärtner
ANTWORT: Word bietet eine sehr komfortable Möglichkeit, die aktuelle Tastaturbelegung auszudrucken: Wählen Sie dazu einfach das Menü Datei-Drucken an, und markieren Sie in der Liste Drucken den Eintrag "Tastenbelegung". Nach Ok erhalten Sie die gewünschte Übersicht Schwarz auf Weiß.
Interessant ist in diesem Zusammenhang auch noch die folgende Technik: Wenn Sie die Tasten Strg+Alt+Num+ betätigen schalten Sie Word in einen speziellen Modus, in dem Sie nun folgende Möglichkeiten haben:
- Drücken Sie eine beliebige Tastenkombination, um herauszufinden,
welche Funktion ihr augenblicklich zugewiesen ist.
- Umgekehrt können Sie aber auch ein beliebiges Menü anwählen oder ein
Symbol anklicken, um herauszufinden, mit welchem Tastatur-Shortcut Sie
die entsprechende Funktion erreichen.
| Newsletter-Tipp |
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- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
- Wichtige Download-Links
- Helpline für Ihre Fragen zu Excel
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