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Ausgabe vom 25. Juli
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: Aktuelle Kalendervorlagen für Excel auf 2
CD-ROM's - Digitaler Zeitplaner 2006 jetzt als kostenlose Zugabe
- Download-Tipp: Booklets und Broschüren komfortabel
mit Word drucken
- News: Webcast zur XML-Unterstützung in Office
2003
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
News: Aktuelle Kalendervorlagen für Excel auf 2 CD-ROM's - Digitaler Zeitplaner 2006 jetzt als kostenlose Zugabe
Mit dem Digitalen Zeitplaner können Sie Excel schnell und komfortabel für Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Sie erhalten fertige Lösungen, die Sie direkt von der CD-ROM nutzen können. Die Vorlagen sind komplett ungeschützt: Kopieren Sie die Vorlagen also beliebig oft, um Ihre individuellen Planungskalender für Projekte, Veranstaltungen usw. zu erstellen.
In einer Sonderaktion erhalten Sie zurzeit 2 CD-ROM's zum Preis von einer: Wir schicken Ihnen sofort den aktuellen Zeitplaner 2005 und dann bei Verfügbarkeit Ende August kostenlos den brandneuen Zeitplaner 2006!
Weitere Informationen finden Sie unter:
Digitaler Zeitplaner 2005/2006 Kombipaket
Download-Tipp: Booklets und Broschüren komfortabel mit Word drucken
Präsentieren Sie Ihr Word-Dokument doch einmal nicht als Stapel von einseitig bedruckten DIN A4-Seiten, sondern als Broschüre, die man wie ein kleines Büchlein nutzen kann. Mit unserem kostenlosen Assistenten ist der Weg vom Text zur Broschüre auch mit einem ganz normalen Drucker ganz einfach:
- Nach der voll automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü
Datei-Drucken als Booklet zur
Verfügung.
- Erstellen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Booklet
ausdrucken möchten. Anschließend starten Sie den Assistenten.
- Der Assistent stellt automatisch fest, ob die Seitenzahl wie
erforderlich durch 4 teilbar ist, und hängt auf Wunsch per Mausklick die
erforderliche Anzahl von leeren Seiten an. Dann wählen Sie nur noch den
gewünschten Drucker aus (ein Booklet können Sie mit jedem Laser- oder
Tintenstrahldrucker erstellen) und starten den Ausdruck.
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SmartTools
Booklet-Assistent für
Word |
News: Webcast zur XML-Unterstützung in Office 2003
Microsoft hat bereits angekündigt, dass die nächste Office-Version über ein neues, auf XML basierendes Dateiformat verfügen wird. Aber auch Office 2003 bietet bereits eine sehr weitgehende XML-Unterstützung, die weit über den normalen Im- und Export von Daten hinausgeht. In einem Webcast am 1. August 2005 zeigt ein Microsoft-Mitarbeiter, wie XML bereits heute in Office integriert ist und sich als Basis für intelligente Lösungen einsetzen lässt. Weitere Informationen sowie den Link zur Registrierung finden Sie unter:
Webcast zur XML-Unterstützung in Office 2003
| Word-Tipp der
Woche |
Blitzschnelle Suche in Ihren Word-Dokumenten mit Google Desktop Search, Teil 2
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
Google Desktop Search ist ein kostenloses Tool zur blitzschnellen Suche in Ihren Word-Dokumenten, E-Mails und sonstigen Dateien (Excel, PowerPoint, PDF usw.) auf Ihrer Festplatte. Den Download finden Sie unter:
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Google Desktop
Search |
Nachdem wir Ihnen in der letzten Woche Tipps und Hinweise zur optimalem Installation gegeben haben, möchten wir im Folgenden auf die eigentliche Suche mit Google Desktop Search (GDS) eingehen.
Wenn Sie die Schritte aus der letzten Woche nachvollzogen haben, ist GDS nicht nur installiert, sondern es wurde auch bereits ein kompletter Index Ihres aktuellen Datenbestandes erstellt. Möchten Sie nun nach einer Information auf Ihrem Rechner suchen, müssen Sie sich zunächst einmal keine Gedanken darüber machen, ob Sie in Mails, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder anderen Dateien suchen möchten. Wie bei der Internet-Suche in Google gilt: Stichwort eingeben, Suche starten und in weniger als 1 Sekunde erscheinen die Ergebnisse. Zum Aufruf von GDS haben Sie drei Möglichkeiten:
- Doppelklick auf das GDS-Symbol auf dem Desktop
- Doppelklick auf das GDS-Symbol in der Taskleiste
- Direkte Eingabe der Suchkriterien in das Suchfeld, das in der
Taskleiste angezeigt wird, von Ihnen aber beliebig auf dem Desktop
verschoben werden kann. Wichtig dabei: um gezielt nur die Daten auf
Ihrem Rechner zu durchsuchen, müssen Sie auf den nach unten gerichteten
Pfeil neben dem Eingabefeld klicken und die Option Desktop-Suche
aktivieren!
In der Titelzeile erscheint die Anzahl der Fundstellen aufgeteilt nach E-Mails, Dateien, Chats oder Webseiten. Standardmäßig werden alle Ergebnisse angezeigt, aber Sie können auch jede dieser Informationsgruppen anklicken, um beispielsweise nur die Fundstellen in E-Mails oder nur auf Internetseiten anzuzeigen.
Diese und noch genauere Einschränkungen können Sie übrigens bereits bei der Formulierung der Suchkriterien vornehmen. Geben Sie neben den gesuchten Stichworten die Zeichenkette "filetype:" gefolgt von dem gewünschten Dateityp ein und Google liefert Ihnen auch nur passende Fundstellen. Zum Beispiel:
Projektberichte filetype:word
Budget filetype:excel
Terminlisten filetype:email
Mit diesen Kriterien liefert GDS entsprechend nur Fundstellen in Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder E-Mails. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Suche in Webseiten richten. Dazu müssen Sie folgendes wissen: GDS speichert in seinem Index standardmäßig jede Seite, die Sie sich nach der Installation im Internet Explorer, in Firefox oder im Netscape-Browser ansehen. GDS geht sogar noch einen Schritt weiter, denn wenn Sie dieselben Adressen mehrfach besuchen, wandern auch die neuen Versionen dieser Seiten in den Index, so dass Sie selbst dann fündig werden, wenn beispielsweise eine aktuelle Meldung gar nicht mehr im Internet verfügbar ist.
Um in den allgemeinen Suchergebnissen nur die Fundstellen in Internetseiten anzuzeigen, klicken Sie auf "Webprotokolle". Sie können aber auf Wunsch auch die Suche von Anfang an auf diese Informationen beschränken, indem Sie das folgende Kriterium verwenden:
filetype:web
Es geht aber auch noch genauer. Mit dem Parameter "site:" beschränken Sie die Suche auf die Seiten, die Sie sich von einer ganz bestimmten Webseite angesehen haben. Also zum Beispiel:
Word-Download site:www.smarttools.de
Um nun aber endgültig beurteilen zu können, ob Ihre Suche zu den gewünschten Ergebnissen geführt hat, müssen Sie sich die Fundstellen näher ansehen und hier gibt es eine Reihe von interessanten Möglichkeiten. Wurde GDS in einer Datei fündig (zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint oder einer TXT-Datei), führt der Klick auf den Dateinamen direkt zum Öffnen der Datei in dem zugehörigen Programm (zum Beispiel Word, Excel usw.). Eine interessante Alternative ist die Verwendung des Links "1 im Cache gespeichert", der rechts unter allen Datei-Einträgen erscheint. GDS zeigt dann eine unformatierte Version des gefundenen Textes, wobei die genauen Fundstellen Ihrer Suchbegriffe gelb hervorgehoben sind. So lässt sich die Relevanz einer gefundenen Datei sehr schnell beurteilen. Außerdem ist der Cache nützliches "Backup" in den Fällen, in denen die Originaldatei bereits gelöscht wurde. Nach einiger Zeit werden Sie übrigens feststellen, dass GSD auch Links wie "2 im Cache gespeichert" oder "3 im Cache gespeichert" usw. anzeigt. Wie bei den Internetseiten merkt sich das Programm nämlich auch die unterschiedlichen Versionsstände Ihrer Dateien!
Fundstellen in E-Mails (Outlook oder Outlook Express) macht GDS durch ein kleines Umschlagsymbol deutlich. Hier führt der Mausklick auf den Betreff aber nicht direkt in die Original-Mail, sondern in eine übersichtliche Darstellung des Inhalts direkt im Browser. Der Vorteil: die Fundstellen Ihrer Suchbegriffe sind sofort farbig hervorgehoben.
Sie können direkt aus dieser Ansicht heraus, eine Mail auf Wunsch beantworten oder weiterleiten, indem Sie die Links "Antworten" bzw. "Allen antworten" oder "Weiterleiten" verwenden. Über "Erstellen" legen Sie eine komplett leere neue Mail in Outlook an und "Anzeigen in Outlook" öffnet die Mail dann tatsächlich direkt als Outlook-Element. Wichtig dabei zu beachten: Unsere Tests haben gezeigt, dass GDS auch die Mails indiziert und findet, die sich im Anhang von Mails befinden.
Ein besonders interessantes Feature bei der Suche nach Mails ist noch die so genannte "Thread"-Funktion. GDS versucht, alle zusammengehörigen Mails automatisch zu erkennen und Ihnen auch als "Thread" anzubieten. In diesen Fällen erscheint unter den Fundstellen ein Link "x Nachrichten", wobei "x" natürlich durch die Anzahl der gefundenen Nachrichten ersetzt wird. Klicken Sie diesen Link an, erscheint eine Liste aller zusammengehörenden Mails, die Sie dann wiederum im Detail anzeigen können. Haben Sie bereits eine Nachricht geöffnet, wird durch einen entsprechenden Link angezeigt, dass GDS weitere Mails gefunden hat, die Sie per Mausklick anzeigen können.
Wenn Sie Google Desktop Search zumindest testweise installieren (eine Deinstallation ist jederzeit möglich und Daten werden nicht verändert!) und einige Zeit damit arbeiten, werden Sie schnell feststellen, dass Ihnen das Programm vor allem bei der Suche in umfangreichen Datenbeständen wertvolle Hilfe leistet.
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WordVergessen Sie die AutoTexte von Word! Noch nie war es so einfach, Briefe, E-Mails, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen in einem Dokument
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich kann problemlos eine Kopf- oder Fußzeile in Word definieren, aber nun arbeite ich mit einem umfangreichen Dokument, in dem ich unterschiedliche Kopfzeilen benötige. Ist das mit Word überhaupt möglich?
A. Münch
ANTWORT: Ja, Word erlaubt theoretisch beliebig viele Kopf- und Fußzeilen in einem Dokument. Viele Anwender sind der Meinung, dass die Einstellungen, die über das Dialogfeld Datei-Seite einrichten vorgenommen werden, für das gesamte Dokument gültig sind. Tatsächlich bietet Ihnen Word die Möglichkeit, einen Text in mehrere "Abschnitte" aufzuteilen, wobei jeder Abschnitt andere Einstellungen für die Kopf- und Fußzeilen, die Spaltenzahl, die Seitennumerierung, die Papierausrichtung usw. enthalten kann.
Um also innerhalb eines Dokumentes eine neue Kopf- oder Fußzeile zu definieren, fügen Sie an der gewünschten Stelle einfach einen so genannten Abschnittswechsel ein: Wählen Sie dazu das Menü Einfügen-Manueller Wechsel an. Aktivieren Sie dann Option Nächste Seite und bestätigen mit Ok. Bitte beachten Sie: Sie können auch die Option Fortlaufend verwenden, um den Abschnitt mitten auf der Seite zu wechseln. Die neue Kopf- oder Fußzeile wirkt sich allerdings erst auf der nächsten Seite aus.
Der Abschnittswechsel wird als doppelt gepunktete Linie in den Text eingefügt. Im neuen Abschnitt ist standardmäßig dieselbe Kopf- oder Fußzeile definiert, wie im voran gegangenen Abschnitt. Sie können nun aber das Menü Ansicht- Kopf- und Fußzeile aufrufen und per Mausklick auf das Symbol "Wie vorherige" diese Verknüpfung lösen (wenn Sie nicht wissen, um welches Symbol es sich handelt, bewegen Sie einfach den Mauszeiger nacheinander über die einzelnen Symbole der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile" und prüfen die kleinen eingeblendeten Hilfstexte). Anschließend ändern Sie dann die Kopf- oder Fußzeile wie gewünscht ab und kehren mit Schließen in das Dokument zurück.
Sie arbeiten daraufhin wie gewohnt weiter. Möchten Sie die Kopf- oder Fußzeile erneut ändern, fügen Sie an der entsprechenden Textstelle einfach einen neuen Abschnittswechsel ein.
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ausgebenBarcode für Windows ist ein Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Word, Excel und Access. Sie erhalten TrueType-Schriften sowie ein leistungsfähiges Programm zur Berechnung der Prüfziffern, das Sie komfortabel bedienen oder aus den Office-Applikationen heraus steuern können. Alle gängigen Barcodes sind enthalten. Unter anderem:
Barcode für Windows |
Zeilenlineal mit merkwürdiger Skalierung
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Nach der Umstellung auf eine neue Word-Version zeigt das Zeilenlineal eine völlig neue Skalierung. Statt der üblichen Zentimeterangaben 1, 2, 3 usw. sehe ich jetzt die Werte 2, 4, 6 usw. bis 36. Was läuft da falsch und wie kann ich das ändern?
R. Liebenau
ANTWORT: Es sieht ganz so aus, als wenn Sie die Maßeinheit des Lineals versehentlich auf "Pica" geändert haben. Sie können das aber schnell wieder zurück auf die gewohnten Zentimeterangaben zurückstellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie im Menü Extras den
Befehl Optionen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein.
- Stellen Sie im Dropdown-Feld Maßeinheit die Angabe "Zentimeter" ein.
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
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SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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