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Ausgabe vom 27. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte
komfortabel mit Word verschicken
- Download-Tipp: Der kostenlose Format- und
Konvertierungs-Assistent für Word
- News: Neue Version von Google
Desktop
Word-Helpline
- Dateiname mit Pfad nur auf der letzten Seite
ausgeben
- Nach Doppelklick im Windows-Explorer will Word die
Datei wiederherstellen
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte komfortabel mit Word verschicken
Weihnachtsgrüße in letzter Minute? Angebote, Rundschreiben, Preislisten und andere wichtige Ankündigungen sofort und ohne Porto verschicken? Der SmartTools Serienmailer für Word macht es möglich:
- Das Anschreiben für Ihre E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz
normalen Serienbrief in Word. Die Namen und Adressen übernehmen Sie aus
Outlook, Excel, Access oder ganz einfach aus einer Word-Tabelle.
- Sie starten den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
mit individueller Anrede an jeden Empfänger aus der von Ihnen
vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhängig von Outlook
durchgeführt, so dass es keine Probleme mit lästigen
Sicherheitsmeldungen gibt!
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
Download-Tipp: Der kostenlose Format- und Konvertierungs-Assistent für Word
Wenn Sie Texte aus E-Mails, von HTML-Seiten oder aus einer DOS-Datei direkt oder über die Zwischenablage in ein Word-Dokument einfügen, müssen regelmäßig Umlaute und Sonderzeichen umgesetzt, oder überflüssige Leerzeichen, Absatzendemarken und leere Zeilen gelöscht werden. Ähnlich sieht es bei HTML-Fragmenten aus: HTML-Tags sind zu entfernen und besondere Steuerzeichen durch Umlaute und Sonderzeichen zu ersetzen.
In vielen Fällen müssen Sie dazu viele Male nacheinander die Suchen-/Ersetzen-Funktion von Word bemühen. Reduzieren Sie diesen Aufwand ab sofort auf wenige Mausklicks. Der kostenlose SmartTools Format- und Konvertierungs-Assistent kann Ihre Texte in Zukunft nahezu voll automatisch bereinigen:
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Format-
und Konvertierungs-Assistent kostenlos
herunterladen! |
News: Neue Version von Google Desktop
Google hat sein kostenloses Desktop-Suchprogramm um zahlreiche neue Funktionen erweitert und bietet ab sofort die neue Version 3 zum Download an (die deutsche Fassung befindet sich allerdings noch im Betastadium):
Google Desktop
Einige Highlight der neuen Version:
- Zusätzliche Suchfunktionen und komfortables erweitertes
Suchformular.
- Sperre der lokalen Suche, so dass fremde Anwender nicht ohne
weiteres Ihre Daten durchsuchen können.
- Erweiterung der Suche auf andere Rechner. Schließen Sie also
beispielsweise Office-Dokumente und PDF-Dateien auf Ihrem Laptop oder
dem Rechner des Kollegen in die Suche mit ein.
- Drücken Sie zweimal auf Strg und Ihnen steht jederzeit eine
"QuickSearch Box" zum Starten einer neuen Suche zur
Verfügung.
| Word-Tipp der
Woche |
So können Sie per VBA auf das Adressbuch von Outlook zugreifen
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
Wenn Sie aus Ihren VBA-Makros auf das Outlook-Adressbuch zugreifen möchten, stoßen Sie schnell auf ein Problem: Für den Zugriff auf das Adressbuch stellt das Outlook-Objektmodell keine Möglichkeiten bereit. Um eine Adressauswahl zu realisieren ist deshalb ein Umweg über CDO (Collaboration Data Objects) notwendig. Dort steht eine Funktion "AddressBook" zur Verfügung, die als Ergebnis eine "Recipients"-Auflistung mit den gewählten Empfängern liefert. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist zunächst, dass CDO auf dem System installiert ist. Prüfen können Sie das, indem Sie die VBA-Entwicklungsumgebung öffnen, dort das Menü Extras-Verweise anwählen und nach einem Eintrag "Microsoft CDO 1.2x Object Library" suchen. Ist der Eintrag nicht vorhanden, gehen Sie wie folgt vor, um CDO nachträglich zu installieren:
- Beenden Sie Outlook und alle anderen, eventuell laufenden
Office-Anwendungen.
- Legen Sie die Office-CD ein und starten Sie dort "Setup".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Features
Hinzufügen/entfernen.
- Wenn Sie Office 2003 einsetzen, aktivieren Sie die Option Erweiterte Anpassung Von Anwendungen und
klicken Sie dann auf Weiter.
- Aktivieren Sie im Bereich "Microsoft Outlook für Windows" für den
Eintrag "Collaboration Data Objects" die Option Vom Arbeitsplatz Starten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt
Aktualisieren und verlassen Sie das Setup anschließend
wieder.
Um das Adressbuch für die Auswahl einer oder mehrere Adressen anzeigen zu lassen, geben Sie folgende Deklarationen und die Funktion "AddrBookTest()" in ein vorhandenes oder in ein neues Modul ein:
Option Explicit
Const txtTitel = "Word Weekly - AddrBookTest"
Function AddrBookTest(OneAddress As Boolean)
Dim objCDO As MAPI.Session
Dim objRecs As MAPI.Recipients
Dim strResult As String, strErr As String, I&
On Error Resume Next
AddrBookTest = "" 'Default: Nichts ausgewählt
Set objCDO = CreateObject("MAPI.Session")
objCDO.Logon "", "", False, False
If Err <> 0 Or objCDO Is Nothing Then
Beep
MsgBox "Fehler bei Initialisierung " & _
"der CDO-Schnittstelle: " _
& Err.Description, _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
GoTo Exit_Func
End If
With objCDO.Session
Err = 0
Set objRecs = .AddressBook(Title:="Empfänger wählen:")
DoEvents
If Err <> 0 Then
strErr = Err.Description
If InStr(LCase$(strErr), "user_cancel") = 0 Then
Beep
MsgBox "Problem beim Aufruf des " & _
"Adressbuches (" & strErr & ")...", _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
GoTo Exit_Func
End If 'User_Cancel?
End If 'Err<> 0...
End With
If objRecs Is Nothing Then Exit Function
Err = 0
strResult = ""
For I = 1 To objRecs.Count
With objRecs.Item(I)
strResult = strResult & _
Trim$(.AddressEntry.Name) & _
"|" & Trim$(.AddressEntry.Address) & vbCrLf
End With
If OneAddress And I = 1 Then Exit For
Next I
If Err <> 0 Then
strErr = Err.Description
Beep
MsgBox "Problem bei der Übernahme der Adresse (" & _
strErr & ")...", _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
Else 'letztes vbCrLf wieder raus
strResult = Left$(strResult, Len(strResult) - 2)
AddrBookTest = strResult
End If
Exit_Func:
objCDO.Logoff
Set objRecs = Nothing
Set objCDO = Nothing
End Function
Diese Funktion initialisiert zunächst eine CDO-Session mit dem Standard-Profil, fängt dabei einen eventuell auftretenden Fehler ab und gibt diesen gegebenenfalls zur Kenntnis. Über diese Session kann dann die Funktion "AddressBook" aufgerufen werden, die als Ergebnis eine "Recipients"-Auflistung liefert. Eventuell auftretende Fehler untersuchen wir auf die Zeichenfolge "user_cancel", die einen Klick auf Abbrechen signalisiert. Alle anderen Fehler werden entsprechend per Meldung zur Kenntnis gegeben, bevor die Routine verlassen wird.
Die Eigenschaft "Count" der "Recipients"-Auflistung gibt Auskunft, wie viele Einträge ausgewählt wurden. Dementsprechend gehen wir in einer Schleife alle Einträge durch und setzen diese zu einem Funktionsergebnis zusammen, das zeilenweise Namen und Adressen durch das Pipe-Zeichen "|" getrennt enthält. Wenn der Parameter "OneAddress" mit "True" angegeben war, verlassen wir die Schleife nach Bearbeitung des ersten Eintrages. Einen eventuell auftretenden Fehler, beispielsweise ausgelöst durch einen Klick auf Nein in der bei Zugriffen auf E-Mail-Adressen angezeigten Sicherheitsabfrage von Outlook, fangen wir entsprechend ab und zeigen diesen per Meldung an.
Das Funktionsergebnis ist entweder eine Zeichenfolge wie zum Beispiel "Vorname Nachname|nachname@provider.de" (OneAddress= True), also eine Kombination aus dem Namen und der E-Mail-Adresse oder eine per "vbCrLf" getrennte Liste oben genannten Aufbaus (OneAddress= False). Um auf die einzelnen Einträge der Liste zuzugreifen, wandeln Sie sie zunächst per "Split" in ein Array um und zerlegen Sie dann anhand des Trenners "|" in Name und E-Mail-Adresse:
Sub Test_1a()
Dim strListe As String, X As Variant, I&
Dim strName As String, strEMail As String
strListe = AddrBookTest(False)
X = Split(strListe, vbCrLf)
For I = 0 To UBound(X)
strName = Left$(X(I), InStr(X(I), "|") - 1)
strEMail = Mid$(X(I), InStr(X(I), "|") + 1)
Debug.Print strName, strEMail
Next I
End Sub
Eine einzelne Adresse zerlegen Sie wie oben gezeigt per "Left$()" und "Mid$()" in Ihre Bestandteile:
Sub Test_1b()
Dim strAusw As String, strName As String, _
strEMail As String
strAusw = AddrBookTest(True)
strName = Left$(strAusw, InStr(strAusw, "|") - 1)
strEMail = Mid$(strAusw, InStr(strAusw, "|") + 1)
Debug.Print strName, strEMail
End Sub
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Dateiname mit Pfad nur auf der letzten Seite ausgeben
Versionen: 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Es ist kein Problem, den aktuellen Dateinamen eines Dokumentes mit dem kompletten Pfad in der Fußzeile auszugeben kann. Ich möchte den Dateinamen samt Pfad aber nur auf der letzten Seite anzeigen. Gibt es dafür eine schnelle Lösung?
R. Kern
ANTWORT: Theoretisch könnten Sie dieses Problem über eine separate Fußzeilen-Definition nur für die letzte Seite lösen. Dazu müssten Sie aber einen entsprechenden Abschnittswechsel einfügen und die Fußzeile dann manuell konfigurieren. Schneller und komfortabler ist die Verwendung einer Feldfunktion, die die aktuelle Seitennummer prüft und dann den Dateinamen samt Pfad nur auf der letzten Seite ausgibt.
In Word 2003, 2002/XP und 2000 sieht das dann folgendermaßen aus:
{if { page }={ numpages } "{ filename \p }" }
Für Word 97 verwenden Sie:
{wenn { seite }={ anzseiten } "{ dateiname \p }" }
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Nach Doppelklick im Windows-Explorer will Word die Datei wiederherstellen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wenn ich im Windows-Explorer ein Word-Dokument (DOC-Datei) per Doppelklick öffnen will, fragt mich Word seit kurzer Zeit immer erst, ob ich die Datei wiederherstellen möchte. Ich kann dann auf Ja oder Nein klicken, woraufhin die Datei ganz normal geladen wird. Versuche ich dagegen, die Datei aus Word heraus zu öffnen, erfolgt keine Abfrage zum Wiederherstellen. Können Sie mir sagen, wie ich diese unsinnige Fehlermeldung im Windows-Explorer abstellen kann?
P. Wagner
ANTWORT: Womöglich sind die Dateitypinformationen für Word-Dokumente beschädigt worden. In Ihrem Fall ist zum Beispiel die Aktion "Öffnen" ausschlaggebend. Im Windows-Explorer ist hinterlegt, welcher Befehl dafür benötigt wird. Ausgeführt wird der Befehl nach einem Doppelklick auf eine Datei mit der Endung .DOC.
Sie können die Dateitypinformationen reparieren, indem Sie Word neu im System registrieren. Das erreichen Sie folgendermaßen:
- Beenden Sie Word und gegebenenfalls auch Outlook, sofern Sie Word
als E-Mail-Editor einsetzen.
- Wählen Sie im Windows-Menü Start
den Befehl Ausführen an.
- Geben Sie
in die Befehlszeile ein. Eine genaue Pfadangabe zur Word-Programmdatei WINWORD.EXE ist normalerweise nicht erforderlich, da sie im Systempfad steht.
- Klicken Sie auf Ok, um Word neu
registrieren zu lassen. Dabei wird das Setup-Programm von Word
gestartet. Die Installations-CD benötigen Sie üblicherweise aber
nicht.
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- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
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