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Gesendet: Sonntag, 26. September 2004 22:01
An: Word Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Word Weekly vom 27.9.2004

 Ausgabe vom 27. September 2004

 In dieser Ausgabe

Word-News & Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
 Word-News & Downloads

Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen

Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jedes Dokument äußerst praktisch.

Außerdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:

  • Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig.
  • Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem Word-Dokument ein.
  • Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme möglich.
  • Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
  • Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist übrigens eine laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate usw. an
  • Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern.
Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent ist ab sofort verfügbar und kann zur Zeit noch mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden:

http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/

Download-Tipp: Kopf- und Fußzeilen-Assistent für Word

Für die meisten Dokumente definieren Sie Kopf- und/oder Fußzeilen mit wichtigen Informationen von der aktuellen Seitenzahl, über den Pfad des Dokumentes bis hin zum aktuellen Druckdatum. Während Sie bisher jeweils separat in die Kopf- oder Fußzeilen wechseln und die gewünschten Informationen mit Hilfe von Feldfunktionen definieren mussten, erledigen Sie das ganze in Zukunft mit wenigen Mausklicks.

Der SmartTools Kopf- und Fußzeilen-Assistent bietet alle immer wieder benötigten Informationen für Kopf- und Fußzeilen in übersichtlichen Auswahllisten an. Sie markieren einfach die gewünschten Einträge und klicken auf Einfügen, um die Kopf- und/oder Fußzeile voll automatisch zu definieren. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:

 SmartTools Kopf- und Fußzeilen-Assistent 1.5

Webcast: Deutsche WebCast-Serie rund um Office 2003

Microsoft widmet sich in einem vierteiligen TechNet-WebCast verschiedenen Aspekten rund um die Neuerungen der Office 2003 Produktfamilie:

Teil 1: Zusammenarbeit auf der Basis von Sharepoint
Im ersten Teil der TechNet-Serie am 4. Oktober 2004 erfahren Sie ab 15:30 mehr über optimierte Teamarbeit und Informationsaustausch auf Basis der Sharepoint Server 2003 Technologie.

Teil 2: Die XML-Fähigkeiten von Office 2003
Der zweite Teil am 5. Oktober 2004 um 15:30 Uhr beschäftigt sich mit der XML-Fähigkeit des aktuellen Office-Pakets. Die Verwendung von InfoPath 2003 garantiert Systemunabhängikeit beim Dokumentenaustausch.

Teil 3: Installation und Migration auf Office 2003
Wenn Sie beabsichtigen Office 2003 neu zu installieren sollten Sie den dritten Teil der TechNet-Serie nicht verpassen. Ein Microsoft-Spezialist zeigt am 6. Oktober 2004 ab 15:30 Uhr wie Sie mithilfe des Microsoft Office Ressource Kit den problemlosen Umstieg auf Office 2003 bewältigen.

Teil 4: Microsoft Office 2003 und Exchange 2003
Der Microsoft Exchange Server 2003 und die Zusammenarbeit mit Outlook 2003 sind das Thema der Abschlussveranstaltung am 8.Oktober 2004 ab 15:30 Uhr. Eine zentrale Rolle spielen dabei Sicherheitsaspekte beim Informationsmanagement in Outlook 2003 und das Eindämmen von Spam-Nachrichten.

 Word-Tipp der Woche

Unerwünschte Großschreibung bei Begriffen mit Satzzeichen umgehen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Viele Firmen- und Produktnamen enthalten Satzzeichen wie das Ausrufezeichen in "Yahoo!". Wenn Sie nun einen Satz wie den folgenden eingeben:

"Wenn Sie nach diesem Namen in der Suchmaschine Yahoo! suchen..."

wird das Wort "suchen" automatisch groß geschrieben. Auslöser dafür ist die Option Jeden Satz mit einem Grossbuchstaben beginnen, die Sie im Dialogfeld Extras-AutoKorrekturoptionen (Word 2002/XP und 2003) bzw. Extras-AutoKorrektur (Word 97/2000) einstellen können. Jedes Mal, wenn Sie ein solches Wort verwenden, müssen Sie das folgende Wort auf Kleinschreibung prüfen und gegebenenfalls korrigieren. Eine Ausnahme macht Word nur dann, wenn Sie das Wort samt Satzzeichen im Dialogfeld Extras-AutoKorrekturoptionen bzw. Extras-AutoKorrektur über Ausnahmen explizit auf der Registerkarte "Erster Buchstabe" eingetragen oder die Option Wörter automatisch hinzufügen aktiviert haben.

Außerdem ignoriert Word Satzzeichen bei der Rechtschreibprüfung, so dass Wörter wie "Yahoo!" immer als falsch geschrieben gekennzeichnet bzw. bei der Durchführung der Rechtschreibprüfung bemängelt werden - und zwar auch dann, wenn Sie solche Wörter samt Satzzeichen in das Wörterbuch aufgenommen haben. Bei der Prüfung der Grammatik wird das Satzzeichen hingegen wieder als Satzende interpretiert und führt so zur Bemängelung der Grammatik. Ein möglicher Ausweg aus dem Dilemma ist der folgende:

  1. Markieren Sie das betreffende Wort inklusive Satzzeichen.
  2. Wählen Sie das Menü Extras-Sprache-Sprache festlegen (Word 2002/XP und 2003) bzw. Extras-Sprache-Sprache bestimmen (Word 97/2000) an.
  3. Aktivieren Sie die Option Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen.
  4. Übernehmen Sie die Einstellung mit Ok.
Damit erreichen Sie zumindest, das Word das betreffende Wort bei der Prüfung der Rechtschreibung und der Grammatik ignoriert. Bei der Eingabe wird jedoch nach wie vor der erste Buchstabe des folgenden Wortes in einen Grossbuchstaben umgewandelt, sofern Sie das Wort nicht in die Ausnahmenliste eingetragen haben. Das könnten Sie für solche Wörter einmalig erledigen und hätten dann auch vor der automatischen Umwandlung Ruhe, allerdings führt eine wachsende Ausnahmeliste früher oder später zu erheblichen Geschwindigkeitsproblemen in Word. Die AutoKorrektur bietet einen Ausweg:

  1. Geben Sie zunächst das betreffende Wort ohne Satzzeichen ein. Also beispielsweise: "Yahoo".
  2. Achten Sie darauf, dass der Cursor direkt hinter dem letzten Buchstaben steht und wählen Sie das Menü Einfügen-Sonderzeichen bzw. Einfügen-Symbol an.
  3. Wählen Sie den Zeichensatz "Symbol" und dort per Doppelklick das gewünschte Satzzeichen, also zum Beispiel das Ausrufezeichen aus.
  4. Klicken Sie auf Schließen.
  5. Markieren Sie nun das Wort inklusive dem als Sonderzeichen/Symbol eingefügten Satzzeichen.
  6. Wählen Sie das Menü Extras-AutoKorrektur an.
  7. Im Feld Durch ist die Markierung vorgegeben. Im Feld Ersetzen geben Sie nun das Wort inklusive Satzzeichen so ein, wie Sie es eintippen, also zum Beispiel: "Yahoo!".
  8. Klicken Sie nacheinander auf Hinzufügen und Schließen.
Wenn Sie nun in Zukunft zum Beispiel "Yahoo!" eintippen, so ersetzt die AutoKorrektur Ihre Eingabe durch die Version "Yahoo" plus "Sonderzeichen/Symbol". Das eingefügte Sonderzeichen/Symbol wird sowohl bei der Rechtschreib- als auch bei der Grammatikprüfung ignoriert, Sie können somit das verbleibende Wort ohne Satzzeichen problemlos in das Wörterbuch aufnehmen und werden in Zukunft nicht mehr auf ein vermeintlich falsch geschriebenes Wort hingewiesen. Auch bei aktivierter Option Jeden Satz mit einem Grossbuchstaben beginnen wird das Satzzeichen nun ignoriert, da es sich um ein Sonderzeichen handelt.

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 Word-Helpline

Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:

Word-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Nummerierungen mit Spezialeffekten
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Ich möchte in Nummerierungen anstelle der "langweiligen" Ziffern gerne speziell formatierte Zahlen verwenden - beispielsweise eine 1, die von einem Kreis umgeben ist. Können Sie mir sagen, wie ich das realisieren kann?
S. Albrecht

 ANTWORT:  Mit den Schriften, die mit Windows und Word bzw. Office ausgeliefert werden, sind derartige Spezialeffekte nicht möglich. Damit können Sie die fortlaufenden Nummerierungen allenfalls mit einer öffnenden und einer schließenden Klammer umgeben, sodass der erste Punkt zum Beispiel mit folgender Zeichenfolge beginnt:

(1)

Wenn Sie individuelle Nummerierungszeichen wie etwa eine weiße "1" auf einem schwarzen Kreis benötigen, müssen Sie nach einer entsprechenden Schriftart Ausschau halten und diese im System installieren.

Beachten Sie dabei aber, dass Word für Nummerierungen nur die Zeichen verwendet, die den Zeichencodes für "1", "2", "3" usw. entsprechen. So verfügt die Standard-Schriftart "Wingdings" zwar über spezielle Ziffernzeichen. Diese korrespondieren aber nicht mit den Zeichencodes für Ziffern, sodass Wingdings nicht für Nummerierungen geeignet ist. Das erkennen Sie leicht daran, dass ein Druck auf die Taste "1" keine Ziffer einfügt, wenn der Text in Wingdings formatiert ist.

Falls Sie im Internet oder in einer CD-Sammlung eine geeignete Schrift für Nummerierungen gefunden haben, setzen Sie sie folgendermaßen ein:

  1. Wählen Sie im Menü Format den Befehl Numerierung und Aufzählungen bzw. Nummerierung und Aufzählungszeichen an.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Num(m)erierung und markieren Sie die Nummerierungsart, die Sie ändern wollen.
  3. Klicken Sie auf Anpassen und stellen Sie dann die Schriftart des Nummerierungs-/Zahlenformats ein. Dabei wählen Sie die Schriftart mit den speziellen Nummerierungssymbolen aus.
  4. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Ok.
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Tooltipp: SmartTools QuickText Pro

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Umschalt-Feststelltaste (CapsLock) per VBA prüfen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Ich habe mit Word eine VBA-Lösung entwickelt, in der ich eine UserForm zur Abfrage eines Passworts einsetze. Im Praxiseinsatz stellte sich heraus, dass fehlerhafte Kennworteingaben häufig darauf zurückzuführen waren, dass die CapsLock-Taste gedrückt war. Können Sie mir sagen, ob man den Status der CapsLock-Taste irgendwie abfragen kann, um gegebenenfalls eine Warnmeldung auszugeben?
K. Grell

 ANTWORT:  Mit der "Information"-Eigenschaft des "Selection"-Objekts können Sie den aktuellen Zustand der CapsLock-Taste (zu Deutsch: Umschalt-Feststelltaste) abfragen. Das funktioniert auch in UserForms, den Formularen, die Sie im Visual Basic-Editor anlegen. Am besten wird die Vorgehensweise an einem Beispiel deutlich:

  1. Legen Sie ein neues Word-Dokument an und wechseln Sie mit Alt + F11 in den VB-Editor.
  2. Legen Sie mit Einfügen-UserForm ein neues VBA-Formular an.
  3. Fügen Sie mit Hilfe des Fensters Werkzeugsammlung ein Textfeld in den Formularentwurf ein.
  4. Wiederholen Sie Schritt 3, um ein zweites Textfeld einzufügen.
  5. Im Eigenschaftenfenster dieses Textfeldes (falls das Fenster nicht zu sehen ist, blenden Sie es per Ansicht-Eigenschaftenfenster ein) suchen Sie in der linken Spalte den Eintrag "PasswordChar". Geben Sie in das zugehörige Feld in der rechten Spalte das Zeichen "*" ein. Auf diese Weise werden alle Eingaben in dem Textfeld durch Sternchen ersetzt, sodass es sich als Feld für Kennwörter eignet.
  6. Nun klicken Sie das Textfeld mit der speziellen PasswordChar-Eigenschaft mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Code anzeigen an.
  7. Im daraufhin angezeigten Codefenster sehen Sie am oberen Rand zwei Dropdown-Felder. Öffnen Sie das rechte der beiden Felder und wählen Sie aus der Liste den Eintrag "Enter" aus.
  8. Das Prozedurgerüst für das "Enter"-Ereignis ergänzen Sie wie folgt:
Private Sub TextBox2_Enter()
  If Selection.Information(wdCapsLock) Then
    MsgBox "Umschalt-Feststelltaste ist gedrückt!"
  Else
    MsgBox "Alles Ok: Keine Feststelltaste aktiviert"
  End If
End Sub

  • Kehren Sie per Mausklick zum Fenster mit dem Formularentwurf zurück und drücken Sie F5, um den Praxiseinsatz der UserForm zu testen.
Im ersten Textfeld können Sie beliebigen Text eingeben. An der Groß- und Kleinschreibung erkennen Sie, ob die CapsLock-Taste gedrückt ist oder nicht. Sobald Sie mit der Tab-Taste in das zweite Textfeld wechseln, erscheint eine der Statusmeldungen, die Sie in der obigen VBA-Prozedur eingegeben haben.

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