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Ausgabe vom 28. November
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mit dem PDFgrabber öffnen Sie PDF-Dateien
direkt in Word und Excel
- Download-Tipp: Kopf- und Fußzeilen-Assistent für
Word
- News: Tipps zum Umgang mit dem
Sober-Virus
- Seitenumbrüche in Tabellen verhindern
- QuickTipp: Formatvorlagen für Überschriften
komfortabel zuweisen
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mit dem PDFgrabber öffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel
Der PDFgrabber wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuesten Version des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Excel und Word integriert.
Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber brauchen Sie nur 3 Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber - Standard für Privatanwender
PDFgrabber - Professional für professionelle Anwender
Download-Tipp: Kopf- und Fußzeilen-Assistent für Word
Für die meisten Dokumente definieren Sie Kopf- und/oder Fußzeilen mit wichtigen Informationen von der aktuellen Seitenzahl, über den Pfad des Dokumentes bis hin zum aktuellen Druckdatum. Während Sie bisher jeweils separat in die Kopf- oder Fußzeilen wechseln und die gewünschten Informationen mit Hilfe von Feldfunktionen definieren mussten, erledigen Sie das ganze in Zukunft mit wenigen Mausklicks.
Der SmartTools Kopf- und Fußzeilen-Assistent bietet alle immer wieder benötigten Informationen für Kopf- und Fußzeilen in übersichtlichen Auswahllisten an. Sie markieren einfach die gewünschten Einträge und klicken auf Einfügen, um die Kopf- und/oder Fußzeile voll automatisch zu definieren. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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Kopf-
und Fußzeilen-Assistent kostenlos
herunterladen |
News: Tipps zum Umgang mit dem Sober-Virus
Die meisten E-Mail-Nutzer haben in den letzten Tagen mit einer Flut von versuchten Mails zu kämpfen, über die sich der so genannte "Sober-Wurm" verbreitet. Die neuesten Versionen erwecken den Anschein, entweder vom Bundeskriminalamt (BKA) oder der Fernsehshow "Wer wird Millionär" zu stammen. Im Endeffekt ist es aber unwichtig, auf welche Weise versucht wird, Sie auszutricksen; der Sober-Wurm lebt alleine davon, dass es immer noch Anwender gibt, die Mail-Anhänge entpacken und ohne weitere Prüfung bedenkenlos starten. Auf dem Bildschirm erscheint dann lediglich eine lapidare Fehlermeldung, aber tatsächlich installiert sich der Wurm und verschickt anschließend im Hintergrund fleißig E-Mails mit Kopien des Sober-Wurms an jede Adresse, die sich auf dem Rechner finden lässt.
Dabei könnte man die Verbreitung des Wurms mit einfachsten Mitteln verhindern. Abgesehen davon, dass der Inhalt der infizierten Mails bereits äußerst verdächtig ist, sollten Sie es sich zum Grundsatz machen, keine empfangene Datei ohne Prüfung durch einen Virenscanner zu starten. Dazu müssen Sie noch nicht einmal umfangreiche Schutzpakete mit teuren Abogebühren erwerben: ClamWin Free Antivirus ist ein kostenloser Virenscanner für Windows, der sich voll automatisch installiert und täglich ebenfalls gratis die neuesten Virendefinitionen abruft. ClamWin kann sich dabei auf Wunsch in Outlook integrieren und jede ein- und ausgehende Mail automatisch prüfen. Wird ein Virus oder ein Wurm entdeckt, entfernt ClamWin ihn aus der Mail und ersetzt ihn durch einen entsprechenden Hinweistext. So kommen Sie erst gar nicht in Versuchung, den gefährlichen Anhang zu starten. Sie finden den Download von ClamWin Free Antivirus unter:
http://www.clamwin.net
Leider steht ClamWin zurzeit nur in Englisch zur Verfügung, aber es installiert sich wie gesagt voll automatisch und arbeitet absolut einwandfrei mit deutschen Windows- und Outlook-Versionen zusammen.
Sollten Sie bereits aus Versehen den Anhang einer verdächtigen E-Mail geöffnet haben, können Sie Ihren Rechner mit kostenlosen Tools von Symantec oder McAfee analysieren und säubern lassen:
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Kostenloses
W32.Sober Removal Tool von
Symantec |
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Kostenloses Säuberungstool
von McAfee |
| Word-Tipp der
Woche |
Seitenumbrüche in Tabellen verhindern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Es kommt häufig vor, dass Tabellen, die Sie kurz vor dem Ende einer Seite angelegt haben, durch einen Umbruch "zerrissen" und so zum Teil auf der einen und zum Teil auf der folgenden Seite erscheinen. Um das zu verhindern, wird in der Regel vor der Tabelle ein manueller Seitenumbruch eingefügt. Das kann wiederum dazu führen, dass bei einer späteren Änderung des Layouts der Seitenumbruch plötzlich mitten in der Seite erfolgt, obwohl die Tabelle auf der betreffenden Seite noch komplett Platz gehabt hätte.
Sie können Word aber dazu bringen, eine Tabelle auch ohne manuellen Seitenumbruch zusammenzuhalten und sie entweder komplett am Ende der einen oder am Anfang der nächsten Seite auszugeben. Und so geht’s:
- Setzen Sie den Cursor in die betreffende Tabelle.
- Wählen Sie das Menü Tabelle-Tabelle
markieren (Word 97) bzw. Tabelle-Markieren-Tabelle (Word 2003,
2002/XP und 2000) an.
- Im Dialogfeld Tabelle-Zellenhöhe- und
–breite (Word 97) bzw. Tabelle-Eigenschaften (Word 2003, 2002/XP
und 2000) deaktivieren Sie auf der Registerkarte "Zeile" die Option
Seitenwechsel in der Zeile zulassen
und übernehmen die Änderung mit einem Klick auf Ok.
- Markieren Sie alle Zeilen der Tabelle mit Ausnahme der letzten
Zeile. Dieser Ausschluss ist notwendig, weil Word andernfalls auch
keinen Umbruch direkt nach der Tabelle, sondern erst hinter dem
übernächsten Absatz durchführen würde.
- Wählen Sie das Menü Format-Absatz
an und wechseln Sie auf die Registerkarte "Textfluss" (Word 97) bzw.
"Zeilen und Seitenwechsel" (Word 2003, 2002/XP und 2000).
- Aktivieren Sie hier die Optionen Zeilen nicht
trennen sowie Absätze nicht
trennen und übernehmen Sie die Änderungen mit Ok.
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beliebigen Outlook- oder Exchange-Ordner
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QuickTipp: Formatvorlagen für Überschriften komfortabel zuweisen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Word bietet bereits standardmäßig die Formatvorlagen "Überschrift 1" bis "Überschrift 9" an, damit Sie Ihr Dokument in Abschnitte und Kapitel unterteilen können. Die Vorlagen können außerdem als Grundlage für das Erstellen des Inhaltsverzeichnisses und für die Gliederungsfunktion verwendet werden. Für die Zuweisung der Überschriftenebenen gibt es zwei nützliche Tastenkombinationen, die sich wesentlich schneller einfacher einsetzen lassen, als die Formatvorlagenliste oder die Symbolleiste des Gliederungsmodus:
- Drücken Sie Umschalt+Alt+Cursor links, um dem aktuellen
Absatz die zuletzt im Dokument verwendete Überschriftenebene zuzuweisen.
Haben Sie noch keine Überschrift zugewiesen, verwendet Word die Vorlage
"Überschrift 1". Verwenden Sie die Tastenkombination in einem Absatz,
der bereits als Überschrift formatiert ist, wird er um eine Ebene nach
oben gestuft.
- Drücken Sie Umschalt+Alt+Cursor rechts, um dem aktuellen
Absatz eine Ebene unter der zuletzt im Dokument verwendete
Überschriftenebene einzuordnen. Haben Sie noch keine Überschrift
zugewiesen, verwendet Word die Vorlage "Überschrift 2". Verwenden Sie
die Tastenkombination in einem Absatz, der bereits als Überschrift
formatiert ist, wird er um eine Ebene nach unten gestuft.
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Adressetiketten werden nicht korrekt gedruckt
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
FRAGE: Wir arbeiten mit Word 2002/XP und wollen Adressetiketten mit einer Excel-Tabelle als Datenquelle erstellen. Dabei kommt es zu dem Problem, dass Word immer nur ein Etikett auf der Seite und dazwischen irgendwelche unsichtbaren Seitenvorschübe einfügt. Wir können den Fehler einfach nicht beseitigen und hoffen, dass Sie uns eine Hilfestellung geben können.
P. Klemenz
ANTWORT: Wenn Sie die Schritte im Seriendruck-Assistenten befolgen, sollte dieses Problem eigentlich nicht auftreten. Aber vielleicht haben Sie etwas übersehen. Hier deshalb noch einmal kurz zusammengefasst, wie Sie Adressetiketten mit Word 2002/XP oder Word 2003 erstellen:
- Beginnen Sie mit einem neuen, leeren Dokument.
- Wählen Sie Extras-Briefe und
Sendungen und dann Serienbrieferstellung (Word 2003) oder Seriendruck-Assistent (Word 2002) an. Alle
weiteren Schritte führen Sie im Aufgabenbereich auf der rechten Seite
des Word-Fensters aus, wobei Sie nach jedem Punkt der folgenden
Anleitung mit dem Weiter-Link (unten
im Aufgabenbereich) fortfahren.
- Wählen Sie Etiketten als
Dokumenttyp.
- Klicken Sie auf Etikettenoptionen,
um den eingesetzten Etikettentyp auszuwählen.
- Bestimmen Sie nach einem Klick auf Durchsuchen die Excel-Datei, die Ihre
Adressdaten enthält. Word zeigt alle Adressen in einem separaten
Dialogfenster, sodass Sie bei Bedarf einzelne Adressen ausschließen
können. Dieses Dialogfenster bestätigen Sie dann mit Ok.
- Im nächsten Schritt des Seriendruck-Assistenten fügen Sie die
Seriendruckfelder ein, und zwar ausschließlich in der oberen linken
Tabellenzelle. Außerhalb der Tabelle dürfen Sie weder Seriendruckfelder
noch andere Textelemente einfügen. Erst wenn Sie alle Felder angeordnet
haben, klicken Sie im Aufgabenbereich auf Alle
Etiketten aktualisieren. Alle Tabellenzellen mit Ausnahme der
oberen linken Zelle sollten danach das Seriendruckfeld "Nächster
Datensatz" sowie die von Ihnen eingefügten Seriendruck-Adressfelder
enthalten.
- Im vorletzten Schritt kontrollieren Sie die Etikettenvorschau. Jede
Tabellenzelle sollte einem Adressetikett entsprechen.
- Zum Schluss starten Sie direkt den Druckvorgang oder Sie lassen das
Ergebnis des Seriendrucks in ein neues Dokument
ausgeben.
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DienstpläneDie CD-ROM "Personalplanung und Dienstpläne" ist das ideale Hilfsmittel für kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmäßig Personal einteilen müssen. Die übersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch für Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel:
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Kategorien für AutoTexte
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97
FRAGE: Wenn ich in Word das Menü Einfügen-AutoText anwähle, wird eine Reihe von vorgegebenen Kategorien angezeigt, unter denen ich dann verschiedene AutoText-Einträge abrufen kann. Nun würde ich meine AutoTexte auch gerne in Kategorien sortieren, aber ich bin mir nicht sicher, was ich dazu tun muss. Eine entsprechende Funktion im AutoText-Dialog finde ich nicht. Habe ich etwas übersehen?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Sie haben nichts übersehen. Die AutoText-Kategorien sind tatsächlich auf den ersten Blick etwas mysteriös, weil sie schlecht dokumentiert sind und sich nicht per Dialogfeld verwalten lassen. Der Hintergrund ist folgender: Die Kategorien sollen Word helfen, vorauszuahnen, welche AutoText-Einträge Sie gerade benötigen. Da das Programm den Inhalt Ihrer Texte natürlich nicht verstehen kann, wird stattdessen der Name der Formatvorlage des aktuellen Absatzes als Indiz für Inhalt verwendet. Wenn Sie also einem Absatz die Formatvorlage "Anrede" zuweisen, wird Ihnen Word automatisch im Menü Einfügen-AutoText die AutoText-Einträge der gleichnamigen Kategorie anbieten.
Besonders nützlich ist das, wenn Sie die Symbolleiste "AutoText" eingeblendet haben; dann genügt ein einiger Mausklick, um die die Liste der zur Verfügung stehenden AutoTexte in der passenden Kategorie anzuzeigen. Die Kategorie wird dabei automatisch der Formatvorlage des aktuellen Absatzes angepasst. Solange Sie sich in einem Absatz mit der Formatvorlage "Standard" befinden, zeigt Word in der AutoText-Symbolleiste "Alle Einträge" an. Sie können das Symbol anklicken und müssen dann zunächst eine Kategorie und denn den AutoText auswählen. Befinden Sie sich aber beispielsweise in einem Absatz, dem Sie die Formatvorlage "Anlage" zugewiesen haben, wird das Symbol in "Anlage" umbenannt und Sie können direkt die zugehörigen Einträge abrufen.
Aus diesem Verhalten von Word ergibt sich auch die Vorgehensweise beim Anlegen von neuen Kategorien: Wenn Sie einen neuen AutoText-Eintrag erstellen, prüft Word automatisch, welche Formatvorlage dem entsprechenden Absatz gerade zugewiesen ist. Existiert bereits eine gleichnamige Kategorie, wird der Eintrag hinzugefügt, andernfalls legt Word eine neue Kategorie an.
Um also zu erreichen, dass bestimmte AutoText-Einträge in einer bestimmten Kategorie erscheinen, müssen Sie zunächst eine Formatvorlage mit dem entsprechenden Namen anlegen, den gewünschten Text eingeben und den AutoText dann wie gewohnt definieren. Die Formatvorlage selber kann anschließend wieder gelöscht werden, denn natürlich lässt sich der AutoText anschließend in jeden beliebigen Absatz einfügen.
| Newsletter-Tipp |
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