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Ausgabe vom 28. Februar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Aufgaben und Termine zu Ihren
Dokumenten komfortabel verwalten
- News: Kostenloses Add-In von Microsoft zum Erstellen
von eBooks in Word
Word-Helpline
- Seriendruck-Hauptdokument automatisch per VBA-Makro
schließen
- Altdeutsche Frakturschrift für
Word-Dokumente
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange Server zugreifen:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Aufgaben und Termine zu Ihren Dokumenten komfortabel verwalten
Wenn Sie umfangreiche Dokumente erstellen, gibt es immer viele kleine Aufgaben zu erledigen: Konzepte müssen entworfen, Informationen angefordert, Grafiken in Auftrag gegeben und Ergebnisse abgestimmt werden. Dazu machen Sie sich meistens Notizen auf kleinen Zetteln oder legen Termine und Aufgaben in Outlook an.
Diese Umstände erspart Ihnen in Zukunft unser kostenloses SmartTools DocTodo für Word. Ihre Todo-Listen verwalten Sie dort, wo die eigentliche Arbeit stattfindet: Direkt in Word und zusammen mit jedem Dokument. In einem übersichtlichen Dialog verwalten Sie Aufgaben und vergeben Termine. In einer eigenen Symbolleiste in Word werden dann automatisch immer genau die Aufgaben und Termine zum aktuellen Dokument angezeigt. Sie wissen also jederzeit was als nächstes zu tun ist und können mit wenigen Mausklicks neue Aufgaben anlegen, die sofort wieder zu sehen sind, wenn Sie den Text das nächste Mal in Word öffnen.
SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In zum kostenlosen Download an:
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DocTodo kostenlos
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News: Kostenloses Add-In von Microsoft zum Erstellen von eBooks in Word
Seit einiger Zeit bietet Microsoft mit dem "Microsoft Reader" ein kostenloses Programm zum Lesen von eBooks auf dem Deskop, Laptop, Tablet PC, Pocket PC oder Windows Mobile-Telefon. Im Internet lässt sich bereits eine ansehnliche Anzahl von Titeln in diesem Format kaufen und downloaden, aber derzeit handelt es sich noch nahezu ausschließlich um englische Bücher. Besonders interessant ist daher ein kostenloses Add-In, mit dessen Hilfe Sie Ihre eigenen eBooks aus jedem beliebigen Word-Dokument erstellen können. Die aktuellste Version finden Sie unter:
Kostenloses Tool zum Erstellen von eBooks in Word
Auf diese Weise können Sie nicht nur Dokumente in einem sehr komfortablen Format an Kunden, Interessenten, Kollegen usw. weitergeben, sondern auch selber von den Vorteilen des Microsoft Reader profitieren, wenn Sie Informationen auf dem Bildschirm (oder dem Pocket PC/Mobiltelefon) nachlesen müssen. Bevor Sie das Setup des Add-Ins starten, sollten zunächst den Microsoft Reader installieren (deutsche Version):
Kostenloser Microsoft Reader
Anschließend installieren Sie das Add-In und öffnen dann ganz einfach das Dokument, das Sie in ein eBook umwandeln möchten. Starten Sie den Vorgang durch den Aufruf des neuen Menüpunktes Datei-Read. Nach der Eingabe von Titel, Autor und Dateiname sowie einiger anderer Informationen können Sie die Umwandlung dann mit Ok voll automatisch durchführen (weitere Informationen erhalten Sie in der mitgelieferten Hilfedatei).
Wenn Sie sich etwas näher mit dem Microsoft Reader beschäftigen möchten, hier noch zwei interessante Tipps:
- Neben einer Fülle von kostenpflichtigen eBooks gibt es auch bereits
ein umfangreichen Angebot von Gratis-eBooks:
- Wenn Sie mit dem Microsoft Reader fremdsprachige Bücher lesen,
können Sie von der interessanten Nachschlagefunktion profitieren, um
einzelne Begriffe und Vokabeln zu übersetzen. Entsprechende kostenlose
Wörterbücher finden Sie hier:
Waren die News & Downloads für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
| Word-Tipp der
Woche |
Schriftzüge und Grafiken automatisch auf jeder Seite einfügen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Professionelle Layoutprogramme verfügen über die Möglichkeit, feste Gestaltungselemente wie einen bestimmten Schriftzug oder ein Firmenlogo auf einer so genannten Masterseite zu platzieren. Auf diese Weise erreichen Sie, dass dieses Elements auf jeder Seite des Dokuments angezeigt wird, ohne dass Sie es extra einfügen müssen. Standardmäßig verfügt Word über keine solche Masterseite, aber es gibt einen kleinen Trick, mit der Sie feste Layoutelemente ganz einfach realisieren können. Grundlage ist der Einsatz der Kopfzeile von Word, die ja bekanntlich auf jeder Seite ausgegeben wird. Sie müssen also nur auf der ersten Seite Ihres Dokumentes ein Textfeld mit dem gewünschten Layoutelement erstellen und darauf achten, dass dieser Rahmen mit einem Absatz in der Kopfzeile verbunden ist. Auf jeder Seite, auf der die Kopfzeile erscheint, wird dann auch das Layoutelement ausgegeben.
An einem konkreten Beispiel wollen wir zeigen, wie diese Technik in der Praxis eingesetzt wird. Mit den folgenden Schritten erreichen Sie, dass die Zeichenkette "Pressemitteilung" auf jeder Seite des Dokuments angezeigt wird, ohne dass Sie ihn jedes Mal neu definieren müssen:
- Rufen Sie das Dialogfeld Datei-Seite
einrichten auf und legen Sie die Seitenränder so fest, dass
das Layoutelement platziert werden kann. In unserem Beispiel müssen Sie
durch einen linken Rand von etwa 7 cm dafür sorgen, dass der Schriftzug
"Pressemitteilung" am linken Blattrand Platz findet.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und
Fußzeile an, stellen Sie sicher, dass sich der Cursor in
einem Absatz der Kopfzeile befindet und wählen Sie das Menü Einfügen-Textfeld an. In Word 97 verwenden
Sie das Menü Einfügen-Positionsrahmen.
- Ziehen Sie das Textfeld bzw. den Positionsrahmen an der gewünschten
Stelle auf der aktuellen Seite auf. Interessante Effekte erzielen Sie
zum Beispiel, wenn Sie das Layoutelement am linken oder rechten
Seitenrand neben dem Text platzieren.
- Fügen Sie das gewünschte Layoutelement ein. Dabei kann es sich um
ein Firmenlogo bzw. eine beliebige andere Grafik handeln oder auch einen
beliebigen Schriftzug, den Sie beispielsweise mit Hilfe von WordArt
erzeugen (Menü Einfügen-Grafik-WordArt).
- Wenn Sie nun den Kopf- und Fdanach durch Ihr Dokument blättern
werden Sie feststellen, das das Textfeld samt Inhalt auf jeder Seite
angezeigt wird. Um zu erreichen, dass das Layoutelement nur auf ganz
bestimmten Seiten erscheint, fügen Sie entsprechende Abschnittswechsel
ein und legen neue Kopfzeilen fest.
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DienstpläneDie CD-ROM "Personalplanung und Dienstpläne" ist das ideale Hilfsmittel für kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmäßig Personal einteilen müssen. Die übersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch für Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Seriendruck-Hauptdokument automatisch per VBA-Makro schließen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich setze Makros ein, um Serienbriefe, Etiketten und andere Seriendokumente mit den Adressen einer Datenbank zu verbinden. Nach Abschluss der Makroausführung erscheint das Ergebnis des Seriendrucks als neues Dokument auf dem Bildschirm. Gleichzeitig bleibt aber auch das Hauptdokument im Hintergrund geöffnet, was nicht nur verwirrend ist sondern auch zu einer Unmenge geöffneter Word-Fenster führt (das Seriendruck-Makro wird häufig mehrmals hintereinander ausgeführt). Da das Hauptdokument aber auf einer Vorlage basiert, weist ihm Word beim Öffnen jeweils einen wenig aussagekräftigen Namen wie "Dokument1", "Dokument2" usw. zu. Aus diesem Grund habe ich bislang keinen Weg gefunden, per VBA-Code gezielt das (Haupt-)Dokument auszuwählen, das geschlossen werden kann. Können Sie mir weiterhelfen?
U. Melzer
ANTWORT: Um in VBA gezielt Bezug auf bestimmte Objekte - wie etwa ein Dokument - zu nehmen, setzen Sie am besten Objektvariablen ein. Eine Objektvariable bezieht sich während der gesamten Makroausführung auf genau das Objekt, das Sie ihr einmal zugewiesen haben. Anders als normale Variablen definieren Sie Objektvariablen mit Hilfe der "Set"-Anweisung. Deutlicher wird das Prinzip an einem Beispiel.
Angenommen, Sie wollten den benannten Bereich "Adressenliste" aus einer Excel-Datei namens ADRESSEN.XLS als Datenquelle mit einem Seriendruck-Dokument verbinden. Das Dokument haben Sie inklusive aller Seriendruckfelder in einer Dokumentvorlage namens SERIENBRIEF.DOT vorbereitet.
Dafür könnten Sie in Word folgendes VBA-Makro anlegen:
Sub Seriendruck_Start()
Dim wdMainDoc As Word.Document
Dim wdMergeDoc As Word.Document
Dim strDOTName As String
Dim strXLSName As String
Dim strXLSRange As String
strDOTName = "C:\Word\Serienbrief.dot"
strXLSName = "C:\Excel\Adressen.xls"
strXLSRange = "Adressenliste"
Set wdMainDoc = Application.Documents.Add _
(Template:=strDOTName)
With wdMainDoc.MailMerge
.MainDocumentType = wdFormLetters
.OpenDataSource Name:=strXLSName, _
ReadOnly:=True, _
Connection:=strXLSRange
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = True
With .DataSource
.FirstRecord = wdDefaultFirstRecord
.LastRecord = wdDefaultLastRecord
End With
.Execute Pause:=False
End With
Set wdMergeDoc = ActiveDocument
With wdMainDoc
.AttachedTemplate.Saved = True
.Close wdDoNotSaveChanges
End With
wdMergeDoc.Activate
Set wdMergeDoc = Nothing
Set wdMainDoc = Nothing
End Sub
Für die Bezugnahme auf das Seriendruck-Hauptdokument, das nach Abschluss der Makroausführung wieder geschlossen werden soll, ist folgende Zeile relevant:
Set wdMainDoc = Application.Documents.Add _
(Template:=strDOTName)
Mit der Objektvariablen "wdMainDoc" verweisen Sie immer auf das Dokument, das auf Basis der mit "strDOTName" angegebenen Vorlage geöffnet worden ist. So können Sie zum Beispiel im With-Block mit "wdMainDoc.MailMerge" die Details des Seriendrucks festlegen (hier: Typ "Serienbrief", DDE-Verbindung zur Datenquelle, Ausgabe in einem neuen Dokument, Unterdrücken von Leerzeilen, Übernahme aller Datensätze - vom ersten bis zum letzten).
Da es für die Objektvariable keine Rolle spielt, ob das Hauptdokument nun "Dokument1" oder "Dokument20" heißt, ist das Schließen kein Problem. Dazu rufen Sie im zweiten With-Block die "Close"-Methode auf, wobei Sie auf ein Speichern der Änderungen verzichten. - Die erste Zeile des With-Blocks sorgt dafür, dass Änderungen, die sich auf die zugrunde liegende Dokumentvorlage beziehen, ignoriert werden. Word würde Sie ansonsten beim Schließen des fertigen Serienbriefes fragen, ob Änderungen an der Vorlage gespeichert werden sollen.
Die andere Objektvariable, "wdMergeDoc", bezieht sich übrigens auf den resultierenden Serienbrief. Definiert wird die Variable als das Dokument, das nach dem Zusammenführen von Hauptdokument und Datenquelle aktiv ist:
Set wdMergeDoc = ActiveDocument
So können Sie am Ende immer das Fenster mit dem letzten Serienbrief in den Vordergrund holen: "wdMergeDoc.Activate".
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Altdeutsche Frakturschrift für Word-Dokumente
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich würde gerne in einem Word-Dokument bestimmte Wörter durch die Formatierung in altdeutscher Fraktur-Schrift hervorheben. Gibt es dazu eine Funktion in Word oder wie kann man so etwas machen?
K. Diener
ANTWORT: Eine spezielle Funktion von Word benötigen Sie dazu nicht. Sie müssen lediglich Windows um entsprechende Schriften erweitern und können in Word dann ganz normal über die Schriftauswahlliste darauf zugreifen. Auf der folgenden Seite finden Sie beispielsweise fünf Frakturschriften zum kostenlosen Download:
http://www.jan-siefken.de/fonts.html
Laden Sie die gewünschte Schrift zunächst herunter und entpacken Sie das ZIP-Archiv in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrer Festplatte. Anschließend gehen Sie folgendermaßen vor:
- Rufen Sie die Systemsteuerung auf und klicken Sie zweimal auf das
Symbol "Schriftarten".
- Wählen Sie das Menü Datei-Neue Schriftart
installieren an und wechseln Sie in das Verzeichnis, in das
Sie die heruntergeladene ZIP-Datei entpackt haben.
- Markieren Sie den Namen der gewünschten Schriften und bestätigen Sie
mit Ok.
- Ab dem nächsten Neustart von Word stehen Ihnen die neuen Schriften
wie gewohnt über die Format-Symbolleiste oder das Dialogfeld Format-Zeichen zur
Verfügung.
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2000 und 97
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