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Ausgabe vom 28. Juni
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Die komfortable MsgBox-Funktion für
Word
- Update: Hotfixes für Office XP und
2003
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Die komfortable MsgBox-Funktion für Word
Die Standard-MsgBox-Funktion von Word ist schnell und einfach einzusetzen, aber sie hat auch einige Einschränkungen. So lassen sich nur ganz bestimmte Schaltflächen mit vorgegebenen Beschriftungen anzeigen, was dem Praxiseinsatz enge Grenzen setzt.
Mit der kostenlosen SmartTools MsgBox für Word bieten wir Ihnen eine interessante Alternative: Sie können ebenfalls durch einen einzigen Funktionsaufruf ein Mitteilungsfenster anzeigen. Diesmal sind die Schaltflächen aber frei konfigurierbar, so dass mit wenig Aufwand eine komfortable Auswahl zwischen mehreren Optionen möglich ist. Ein weiterer Vorteil unserer Lösung: Auf Wunsch können Sie eine Hilfe-Schaltfläche anzeigen und einen kurzen Infotext hinterlegen, ohne dazu extra eine Online-Hilfe erstellen zu müssen. Den Gratis-Download finden Sie unter:
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SmartTools
MsgBox für Word |
Update: Hotfixes für Office XP und 2003
Die folgenden Hotfixes für Office XP und 2003 betreffen auch Fehler in Word (Bitte beachten Sie, dass Hotfixes leider nicht zum direkten Download bereitstehen, sondern bei Microsoft angefordert werden müssen):
Office XP
Wichtig: Die folgenden Hotfixes lassen sich nur einsetzen, wenn Sie das Service Pack 3 für Office XP installiert haben!
Office XP post-Service Pack 3 hotfix package: June 4, 2004
Office XP post-Service Pack 3 hotfix package
Behobene Probleme:
- Wenn Sie in einer Office XP-Datei auf einen Hyperlink klicken, der
auf eine Lotus Notes-Datenbank verweist, wird eine Fehlermeldung
angezeigt.
Office XP post-Service Pack 3 hotfix package
Behobene Probleme:
- Fehlermeldung über fehlende Assistenten beim Starten einer
Office-Applikation.
Office 2003 hotfix package: May 14, 2004
Office 2003 hotfix package
Behobene Probleme:
- Fehler beim Öffnen eines Word 2003-Dokumentes "Ungültiger
Dokumentname oder Pfad", obwohl die Datei an der angegebenen Stelle
vorhanden ist.
| Word-Tipp der
Woche |
So automatisieren Sie die Speicherung Ihrer Dokumente
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Beim Verlassen von Word erhalten Sie standardmäßíg die Möglichkeit, vorher die Änderungen in jedem noch nicht gesicherten Dokument zu speichern. Die Standardantwort lautet natürlich Ja, so dass es sich vor allem bei einer großen Anzahl geöffneter Dokumente um eine Reihe überflüssiger Abfragen handelt. Im Folgenden möchten wir Ihnen eine Lösung vorstellen, mit deren Hilfe alle Dokumente grundsätzlich beim Verlassen von Word automatisch gespeichert werden. Damit werden Sie in Zukunft viele unnötige Mausklicks sparen.
Ausgangspunkt dieser Lösung sind zwei "Auto"-Makros, die Word jeweils beim Eintreten bestimmter Ereignisse automatisch ausführt: "AutoNew" kommt beim Anlegen eines neuen Dokumentes zum Einsatz. Sie benötigen es, um den Dateinamen für neu angelegte Dokumente abzufragen, denn natürlich können Sie neue Dateien nur dann automatisch speichern, wenn sie vorher einen Namen festgelegt haben. Beim Beenden von Word kommt das Makro "AutoClose" zum Einsatz. Da alle Dokumente in jedem Fall über einen Namen verfügen, ist auf diesem Weg die automatische Speicherung ohne weitere Rückfragen möglich.
Wir haben ein fertiges Modul für Sie vorbereitet, das ein "AutoNew"- und ein "AutoClose"-Makro für den sofortigen Einsatz auf Ihrem System beinhaltet. Geben Sie die folgenden Prozeduren in ein neues Modul der globalen Dokumentvorlage NORMAL.DOT ein:
Sub AutoNew()
Dim strDocName As String
On Error Resume Next
strDocName = InputBox("Bitte geben Sie den Namen " & _
"für das neue Dokument ein:", "Neues Dokument anlegen")
If Trim$(strDocName) = "" Then
ActiveDocument.Close
Exit Sub
End If
With Dialogs(wdDialogFileSummaryInfo)
.Title = strDocName
.Execute
End With
'Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show
ActiveDocument.SaveAs strDocName
End Sub
Sub AutoClose()
ActiveDocument.Save
End Sub
Wenn Sie in Zukunft ein neues Dokument anlegen, erscheint zunächst ein Dialog, der die Eingabe eines Namens für das neue Dokument anfordert. Erfolgt keine Eingabe oder klicken Sie auf Abbrechen, so schließt sich das neue Dokument automatisch wieder. So ist sichergestellt, dass kein Dokument ohne Namen angelegt werden kann. Als kleinen Zusatzservice trägt das Makro den Namen noch automatisch in die Datei-Eigenschaften im Feld "Titel" ein, so dass zum Beispiel eine Suche oder Sortierung möglich ist. Bei der Bearbeitung vorhandener Dokumente erfolgt über "AutoClose" eine automatische Speicherung der Änderungen. Word fragt nicht mehr nach und zeigt auch keinen Dialog für die Speicherung mehr an.
Sehen wir uns die Funktionsweise der Makros etwas genauer an: Wie bereits erwähnt, enthält das Modul "modAutoSave" zwei Makros "AutoNew" und "AutoClose". "AutoNew" wird jedes Mal ausgeführt, wenn Sie in Word ein neues Dokument angelegt haben. Es führt dann die folgenden Aktionen aus:
Sub AutoNew()
Dim strDocName As String
On Error Resume Next
strDocName = InputBox("Bitte geben Sie den Namen " & _
"für das neue Dokument ein:", "Neues Dokument anlegen")
Hier zeigen wir einen Dialog zur Eingabe des Namens für das Dokument an.
If Trim$(strDocName) = "" Then
ActiveDocument.Close
Exit Sub
End If
Wenn kein Name eingegeben oder auf Abbrechen geklickt wurde, schließen wir das neue Dokument wieder und verlassen die Routine.
With Dialogs(wdDialogFileSummaryInfo)
.Title = strDocName
.Execute
End With
ActiveDocument.SaveAs strDocName
End Sub
Verzeichnis für neue Dokumente festlegen
Andernfalls tragen wir den eingegebenen Namen zunächst in das Feld "Titel" der Datei-Eigenschaften ein und rufen dann "SaveAs" zum Speichern des aktuellen Dokumentes auf. Wenn Sie nicht möchten, dass neue Dokumente generell im Standard-Dokumentenverzeichnis von Word gespeichert werden, so ersetzen Sie die Zeile
ActiveDocument.SaveAs strDocName
durch die folgende Anweisung:
Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show
Diese Anweisung zeigt den bekannten "Speichern unter"-Dialog mit dem eingegebenen Namen als Vorgabe an und erlaubt die Auswahl eines individuellen Verzeichnisses für die Speicherung.
Für die automatische Speicherung beim Verlassen von Word ist "AutoClose" zuständig. Es beinhaltet nur eine einzige Anweisung:
Sub AutoClose()
ActiveDocument.Save
End Sub
Diese Anweisung sorgt dafür, dass beim Beenden jedes geänderte Dokument gesichert wird. Word zeigt dann keinerlei Anfragen mehr an, sondern wird umgehend verlassen.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Spaltenköpfe in langen Tabellen wiederholen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich arbeite häufig mit sehr langen Tabellen, die sich über mehrere Seiten erstrecken. Dabei stört mich, dass die Spaltenüberschriften nur auf der ersten Seite erscheinen. So verliert man auf den Folgeseiten leicht den Überblick. Gibt es irgendeine Möglichkeit, die Überschriften auf jeder Seite zu wiederholen? Oder muss ich die Zeilen nachträglich per Hand einfügen?
T. Rohmann
ANTWORT: Die Wiederholung der Spaltenüberschriften lässt sich in Word ganz leicht per Befehl einschalten. Dazu markieren Sie die erste Zeile der Tabelle oder - wenn es sich um eine mehrzeilige Überschrift handelt - die ersten Zeilen. Anschließend wählen Sie im Menü Tabelle den Befehl Überschrift (bei Einsatz von Word 97) bzw. Überschriftenzeilen wiederholen (bei Einsatz von Word 2000/2002/2003) an.
Den Effekt sehen Sie nur in der Layoutansicht oder in der Seitenvorschau. Schalten Sie gegebenenfalls in einen der beiden Modi um. Word wiederholt die anfangs markierte(n) Tabellenzeile(n) nun automatisch auf jeder neuen Seite, bis das Ende der Tabelle erreicht ist.
Beachten Sie, dass die Wiederholung der Spaltenüberschriften aufgehoben wird, sobald Sie einen manuellen Seitenumbruch in die Tabelle einfügen.
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Mehrere Indizes in einem Dokument
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ist es möglich, am Ende eines Dokuments nicht nur einen, sondern mehrere separate Indizes einzufügen? Es sollen zum Beispiel ein Index für Personen, ein Index für Orte und ein Index für Abbildungen erstellt werden.
R. Oswald
ANTWORT: Um mehrere Indizes zu verwalten, müssen Sie mit dem Feldschalter "\f" arbeiten. Dabei fügen Sie separate Indexeinträge (XE-Felder) für die gewünschten Indexgruppen ein und am Ende des Dokuments erstellen Sie einzelne Indizes (INDEX-Felder) mit dem "\f-Schalter" unter Angabe der gewünschten Indexgruppe. Dazu ein Beispiel:
- Angenommen, Sie wollten separate Indizes für Personen und
Ortsangaben führen. Aus dem Satz "Hans Müller wohnte von 1995 bis 2002
in Hamburg" sollen der Name im Personenindex und die Stadt im Ortsindex
erscheinen.
- Um den Namen in den Personenindex aufzunehmen, erstellen Sie
zunächst einen normalen Indexeintrag. Dazu markieren Sie "Hans Müller"
und wählen Einfügen-Index und
Verzeichnisse (Word 97/2000) bzw. Einfügen-Referenz-Index und Verzeichnisse
(Word 2002/2003) an. Klicken Sie auf der Registerkarte Index auf die Schaltfläche Eintrag festlegen und richten Sie die
gewünschten Optionen ein. Für einen Standardeintrag genügt ein Mausklick
auf Festlegen. Danach Schließen Sie das Dialogfeld mit den
Einstellungen des Indexeintrags.
- Im Dokument erscheint daraufhin das Feld für den Indexeintrag (ein
von geschweiften Klammern umgebenes XE-Feld). Um diesen Eintrag explizit
in einen Personenindex aufzunehmen, fügen Sie vor der schließenden
Klammer den Feldschalter "\f" sowie den Namen der Indexgruppe hinzu.
Wenn die Gruppe "Personen" heißen soll, ergänzen Sie das XE-Feld
folgendermaßen:
- Verfahren Sie wie in den Schritten 2 und 3, um "Hamburg" in einen
Ortsindex mit der Bezeichnung "Orte" aufzunehmen. Das entsprechende
XE-Feld sollte wie folgt aussehen:
- Gehen Sie ans Ende des Dokuments und fügen Sie per Einfügen-Index und Verzeichnisse (Word
97/2000) bzw. Einfügen-Referenz-Index und
Verzeichnisse (Word 2002/2003) einen normalen Index ein.
Dabei können Sie beliebige Formatierungsmerkmale zuweisen. Sofern Sie
ausschließlich XE-Felder mit "\f-Schaltern" eingerichtet haben, liefert
der Befehl einen Fehler mit dem Hinweis, dass keine Indexeinträge
gefunden wurden.
- Damit in diesem Index beispielsweise die Personeneinträge
erscheinen, ergänzen Sie das INDEX-Feld mit einem "\f-Schalter". Dazu
drücken Sie zuerst Alt+F9, um die Feldfunktionen sichtbar zu
machen. In der einfachsten Form - ohne Formatierungen oder
Sprachenauswahl - besteht das Feld nur aus dem
Feldnamen:
- Fügen Sie vor der schließenden geschweiften Klammer den
"\f-Schalter" mit dem Namen der gewünschten Indexgruppe ein. Für den
Personenindex ergänzen Sie den Feldcode wie
folgt:
- Drücken Sie anschließend wieder Alt+F9, um zur normalen
Dokumentansicht zurückzukehren. Damit das Indexfeld aktualisiert wird,
drücken Sie F9. Danach sollte der Index den Namen "Hans Müller"
sowie die entsprechende Seitennummer enthalten.
- Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8 für jeden weiteren
Einzelindex.
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