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Ausgabe vom 29. November
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Endlich eine komfortable Datensicherung
für Outlook
- Download-Tipp: Booklets und Broschüren komfortabel
drucken
Word-Helpline
- Kommentarkürzel mit anderer Schrift oder Farbe
hervorheben
- Berechnungen in Word-Tabellen automatisch
aktualisieren
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup kann zur Zeit noch mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: Booklets und Broschüren komfortabel drucken
Präsentieren Sie Ihr Word-Dokument doch einmal nicht als Stapel von einseitig bedruckten DIN A4-Seiten, sondern als Broschüre, die man wie ein kleines Büchlein nutzen kann. Mit unserem kostenlosen Assistenten ist der Weg vom Text zur Broschüre auch mit einem ganz normalen Drucker ganz einfach:
- Nach der voll automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü
Datei-Drucken als Booklet zur
Verfügung.
- Erstellen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Booklet
ausdrucken möchten. Anschließend starten Sie den Assistenten.
- Der Assistent stellt automatisch fest, ob die Seitenzahl wie
erforderlich durch 4 teilbar ist, und hängt auf Wunsch per Mausklick die
erforderliche Anzahl von leeren Seiten an. Dann wählen Sie nur noch den
gewünschten Drucker aus (ein Booklet können Sie mit jedem Laser- oder
Tintenstrahldrucker erstellen) und starten den Ausdruck.
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Booklet-Assistent
für Word |
| Word-Tipp der
Woche |
Blitzschnelle Suche in Ihren Dokumenten mit dem kostenlosen Copernic Desktop Search, Teil 2
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche hatten wir Ihnen letzte Woche das kostenlose Tool Copernic Desktop Search vorgestellt und sind auf die Installation sowie die Erstellung des ersten Index eingegangen. Der Lohn für dieses Mühe ist in Zukunft eine blitzschnelle Suche in Google-Geschwindigkeit in Ihrem kompletten Datenbestand. Copernic Desktop Search kann dabei nicht nur allen gängigen Dateiformate von Word und Excel über Textdateien und HTML bis hin zu PDF-Dateien durchsuchen, sondern auch Musik-, Grafik- und Videodateien sowie Ihre Outlook-Mails und -Kontakte werden einbezogen.
Haben Sie alle Schritte aus der letzten Ausgabe nachvollzogen, ist Copernic Desktop Search einsatzbereit. Um die weitere Aktualisierung des Index, der die Grundlage für die schnelle Suche bildet, müssen Sie sich nicht mehr kümmern, denn das Programm sucht entweder voll automatisch in gewissen Abständen nach neuen und geänderten Dateien (Windows 98/ME) oder nimmt jede Änderung voll automatisch sofort nach der Speicherung auf Ihrer Festplatte auf (Windows NT, 2000 und XP). Möchten Sie eine Suche starten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um das Programmfenster aufzurufen:
- Klicken Sie zweimal auf des Programmsymbol auf dem Desktop
- Wählen Sie das Menü Start-Alle
Programme an.
- Klicken Sie zweimal auf das Copernic-Symbol in der
Taskleiste
- E-Mails
- Dateien
- Musik
- Bilder
- Videos
- Kontakte
- Favoriten
- Verlauf
Nachdem Sie eine Kategorie ausgewählt haben, geben Sie einfach in das Feld Suchen nach die gesuchte Zeichenkette ein und drücken Return oder bestätigen mit einem Mausklick auf den grünen Pfeil. Praktisch sofort, nachdem Sie Ihre Suche auf diese Weise "abgeschickt" haben, erscheinen rechts neben dem Suchfeld die Ergebnisse, die Ihren Kriterien entsprechen. Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten:
- Verwenden Sie das Symbol Geordnet
nach in der rechten oberen Fensterecke, um das
Sortierkriterium zu ändern. Besonders interessant ist in diesem
Zusammenhang die Zusatzoption In Gruppen
anzeigen, die Sie vor allem bei umfangreichen Listen
aktivieren sollten, um zusammengehörige Einträge zusammenzufassen und
bei Bedarf Details ein- und ausblenden zu können.
- Links neben dem Sortierkriterium wechseln Sie zwischen einer Standard- und einer Detailansicht der Listeneinträge.
- Markieren Sie einen der gefundenen Einträge und Copernic Desktop
Search zeigt eine Vorschau auf den Inhalt an, ohne dass Sie dazu das
entsprechende Programm starten müssen. Das bringt Ihnen nicht nur
Zeitvorteile, weil Sie ohne langwierige Ladevorgänge die gesuchte
Information finden können. Copernic Desktop Search hebt auch die
gefundenen Suchbegriffe in den Dateiinhalten hervor und springt in der
Vorschau automatisch an die erste Fundstelle.
- Genügt Ihnen die Vorschau nicht, öffnen Sie die Datei oder Mail per
Doppelklick direkt in dem zugehörigen Programm. Es wird also
beispielsweise automatisch Word gestartet, wenn Sie ein Dokument
auswählen.
- Ist das Suchergebnis zu umfangreich oder die gewünschte Datei noch
nicht enthalten? Ändern Sie dann einfach das Kriterium im Feld Suchen nach und Copernic Desktop Search
passt die angezeigten Ergebnisse voll automatisch an, während Sie
tippen.
- Unter dem Feld Suchen nach können
Sie außerdem erweiterte Suchoptionen festlegen (eventuell müssen Sie
vorher auf Optionen anzeigen klicken).
Die Kriterien hängen hier wieder von der gewählten Kategorie ab. Bei
E-Mails können Sie beispielsweise gezielt im Betreff oder im
Empfängerfeld suchen, bei der Dateisuche beschränken Sie sich eventuell
gezielt auf Word-Dokumente und bei Musikdateien schränken Sie die Suche
auf ein bestimmtes Genre ein.
- Wechseln Sie über die Symbolleiste am oberen Fensterrand die
Kategorie (zum Beispiel von "Emails" auf "Dateien") und die aktuellen
Kriterien werden automatisch auf die neue Kategorie
übertragen.
Kriterien mit AND kombinieren
Kriterien, die Sie mit AND, dem Pluszeichen (+) oder einem einfachen Leerzeichen kombinieren, müssen alle für jede Fundstelle zutreffen. Mit
Schulze Hamburg
finden Sie beispielsweise alle Dateien, E-Mails etc. mit den Stichworten "Schulze" und "Hamburg".
Kriterien mit OR kombinieren
Verwenden Sie OR, wenn nur eines der angegebenen Kriterien zutreffen muss:
Schulze OR Hamburg
findet also alle Informationen, die entweder "Schulze" ODER "Hamburg" enthalten.
Kriterium mit NOT ausschließen
Auf Wunsch können Sie bestimmte Elemente gezielt von den Ergebnissen ausschließen:
Schulze NOT Hamburg
findet alle Informationen, die "Schulze", aber in keinem Fall "Hamburg" enthalten dürfen.
Genaue Suche mit Anführungszeichen
Wenn Sie ein Kriterium wie
Bau
eingeben, wertet Copernic Desktop Search auch Begriffe als Fundstellen, die diese Zeichenkette enthalten. Also:
Bau
Bauch
Rohbau
Mit Anführungszeichen können Sie das gewünschte Ergebnis genauer spezifizieren, denn ein Begriff in Anführungszeichen wird nur in dieser Form als einzelnes Wort oder Begriff genau wie angegeben gefunden:
"Bau"
Kriterien verschachteln mit Klammern
Schließlich können Sie Kriterien unter Verwendung der oben angegeben Operatoren auch verschachteln. Mit
(Schulze AND Hamburg) OR (Meyer AND Berlin)
finden Sie alle Elemente, die entweder die Begriffe "Schulze" und "Hamburg" ODER "Meyer" und "Berlin" enthalten.
Damit sind Sie bereits in der Lage, die Vorteile von Copernic Desktop Search für Ihre tägliche Arbeit einzusetzen. Im dritten und letzten Teil dieses Tipps geht es dann noch um viele kleine Kniffe und Zusatzinformationen, mit denen Sie das Programm noch effektiver nutzen können.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Kommentarkürzel mit anderer Schrift oder Farbe hervorheben
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Bei der Überarbeitung von Dokumenten setzen wir die Kommentarfunktion von Word ein. Die Handhabung der Kommentare ist am Bildschirm zwar praktikabel. Aber wenn die Anmerkungen auf dem Papier ausgewertet werden sollen, wird die Zuordnung der Kommentare recht unübersichtlich. Grund dafür ist, dass die Kommentarkürzel im Text, in denen die Verfasser-Initialen sowie eine laufende Nummer genannt werden, in derselben Schrift formatiert sind wie der restliche Absatz. So sind die Stellen, die kommentiert worden sind, nur sehr schwer zu finden. Gibt es da nicht eine Möglichkeit, die Kommentarkürzel so hervorzuheben, dass sie sofort auffallen?
M. Zotter
ANTWORT: Dafür gibt es zwar keine speziellen Kommentaroptionen, die sich in irgendwelchen Dialogfenstern oder Untermenüs verbergen. Aber Sie können die Formatvorlage, auf der die Formatierung der Kommentarkürzel beruht, individuell anpassen. Word verwendet für die Kommentarkürzel im Text die Formatvorlage "Kommentarzeichen". Die genaue Vorgehensweise richtet sich nach der von Ihnen eingesetzten Word-Version.
In Word 97 und 2000 wählen Sie Format-Formatvorlage an. Damit im daraufhin angezeigten Dialogfenster die Formatvorlage "Kommentarzeichen" aufgelistet wird, aktivieren Sie im Dropdown-Feld Anzeigen (Word 97) bzw. Auflisten (Word 2000) den Eintrag "Alle Formatvorlagen". Nun markieren Sie in der Formatvorlagen-Liste den Namen "Kommentarzeichen".
Um die Formatierung anzupassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten und im nächsten Dialogfenster zuerst auf die Schaltfläche Format und dann entweder auf den Befehl Zeichen (für Schriftartänderungen oder die Zuweisung von Fett-, Kursivschrift usw.) oder auf Rahmen (für eine Hintergrundschattierung). Die jeweils verfügbaren Formatierungsoptionen sind Ihnen sicherlich aus der normalen Arbeit mit Word bekannt.
Nachdem Sie die Formatierungen, die die Kommentarkürzel hervorheben sollen, eingestellt haben, klicken Sie im Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten auf Ok. Das Dialogfenster Formatvorlage verlassen Sie über die Schaltfläche Schließen.
In Word 2002 und 2003 sind die Kommentarkürzel aufgrund der neuartigen Kommentar-Sprechblasen zwar weitgehend überflüssig. Aber wenn Sie Kommentare doch einmal als Endnoten ausdrucken wollen, können Sie die Formatvorlage "Kommentarzeichen" mit folgenden Aktionen anpassen:
Wählen Sie Format-Formatvorlagen und Formatierung an. Daraufhin blendet Word den Aufgabenbereich mit den derzeit verfügbaren Vorlagen ein. Normalerweise gehört "Kommentarzeichen" nicht dazu, weshalb Sie im Dropdown-Feld Anzeigen (ganz unten im Aufgabenbereich) den Eintrag "Benutzerdefiniert" anwählen müssen. Im danach angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Formatvorlagen. Im nächsten Dialogfenster aktivieren Sie zuerst die Kategorie "Alle Formatvorlagen". Jetzt können Sie in der Formatvorlagen-Liste den Eintrag "Kommentarzeichen" markieren.
Zur Anpassung der Formatierung klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern und im darauf folgenden Dialogfenster erst auf Format und dann auf Schriftart. Nun können Sie die Schriftformatierung nach Belieben einstellen. Anschließend bestätigen Sie sowohl die Schriftänderung als auch das Dialogfenster Formatvorlage ändern mit Ok. Das Dialogfenster Formatvorlage verlassen Sie mit der Schaltfläche Schließen.
Die Kommentarkürzel im Text sollten ab sofort auch auf dem Papier gut erkennbar sein.
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Berechnungen in Word-Tabellen automatisch aktualisieren
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Für verschiedene Aufgaben nutze ich die Berechnungsmöglichkeiten in Tabellen. Etwa ärgerlich finde ich die passive Ergebnisaktualisierung. Ändere ich in einem Tabellenelement einen Wert, dann wird das Ergebnis nicht automatisch aktualisiert, wie es z.B. bei Excel üblich ist, sondern erst nach Aufruf eines entsprechenden Befehles. Ist es möglich die Ergebnisberechnung unmittelbar nach einer Änderung der Eingabedaten ohne zusätzlichen Befehl auszuführen?
S. Walter
ANTWORT: Word ist nun einmal keine Tabellenkalkulation und eine automatische Aktualisierung wie in Excel lässt sich hier leider nicht einstellen. Sie können allerdings erreichen, dass die Felder immer vor jedem Ausdruck aktualisiert werden: Rufen Sie dazu das Dialogfeld Extras-Optionen auf, wechseln Sie auf die Registerkarte "Drucken" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder aktualisieren.
Eine echte Alternative zu Word-Tabellen ist der Einsatz von so genannten "eingebetteten" Excel-Tabellen. Sie verwenden das Symbol "Microsoft Excel-Tabelle" einfügen, um zunächst wie gewohnt die gewünschte Größe festzulegen. Innerhalb des Word-Dokumentes erscheint dann ebenfalls eine Tabelle, in der Sie dann allerdings wie in Excel mit Formeln und Bezügen arbeiten können.
Sie verlassen die Tabelle einfach per Mausklick in das Dokument. Möchten Sie wieder etwas bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick auf die Tabelle aus. Damit wird Excel dann im Hintergrund gestartet und Sie können wieder Zahlen und Formeln direkt in Ihrem Dokument bearbeiten.
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