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Ausgabe vom 29. Mai
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Der deutsche Reminder Manager 2.0 -
Perfektes Zeitmanagement mit Outlook
- Download-Tipp: Dokumentvorlagen in Word ganz einfach
per Mausklick erstellen und abrufen
- News: Kritische Sicherheitslücke in Word 2003 und
2002/XP
- News: Beta-Version von Word 2007 kostenlos
herunterladen
Word-Helpline
- Frei drehbare Textelemente in Ihre Dokumente
einfügen
- Automatische Listenansicht im Dialogfenster
'Datei-Neu'
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes Zeitmanagement mit Outlook
Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechende Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung. Auch Erinnerungen aus einem öffentlichen Ordner vom Exchange Server kann Outlook standardmäßig nicht anzeigen! Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
- Der Reminder Manager 2.0 erinnert Sie an Termine und
Nachverfolgungen für Termine, Aufgaben, Mails und Kontakte aus jedem
beliebigen Ordner in einer Outlook-PST-Datei oder auf dem
Exchange-Server.
- Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement, denn mit dem Reminder
Manager können Sie endlich alle Termine und Erinnerungen perfekt
organisieren. Die Liste kann nicht nur beliebig formatiert und gruppiert
werden, sondern es lassen sich auch zukünftige Erinnerungen und Termine
anzeigen, so dass eine echte Zeitplanung möglich ist.
- Auch unterwegs nichts verpassen! Der Reminder Manager
2.0 schickt Ihnen auf Wunsch automatisch eine E-Mail, sobald eine
Erinnerung oder Nachverfolgung ansteht. Lassen Sie sich auf diesem Weg
beispielsweise auf dem Mobiltelefon per SMS an wichtige Termine
erinnern.
- Der Reminder Manager ist weltweit bereits bei vielen tausend
Anwendern und Unternehmen im Einsatz. Die Version 2.0 wird jetzt von
SmartTools komplett in Deutsch mit vielen neuen leistungsfähigen
Funktionen angeboten.
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Download-Tipp: Dokumentvorlagen in Word ganz einfach per Mausklick erstellen und abrufen
Mit Dokumentvorlagen können Sie bekanntlich immer wieder benötigte Dokumente schnell und komfortabel erstellen. Das klassische Beispiel: Sie legen das Layout Ihres Briefbogens nur ein einziges Mal fest, speichern ihn als Vorlage und können in Zukunft jederzeit neue Dokumente erstellen, in denen Ihr Briefbogen bereits vorgegeben ist.
Erfahrungsgemäß wissen die meisten Anwender zwar, dass es Dokumentvorlagen gibt, aber sie werden kaum genutzt. Stattdessen öffnet man einfach den Brief vom Vortag, speichert ihn unter einem neuen Namen und muss dann aufpassen, dass auch wirklich keine Teile des alten Textes zurückbleiben.
Die kostenlose Word-Erweiterung SmartTools QuickDocs macht den Einsatz von Dokumentvorlagen genial einfach:
- Sie öffnen oder erstellen ein Dokument, das Sie künftig als Vorlage
nutzen möchten.
- Sie klicken auf eine der freien Schaltflächen in der SmartTools
QuickDocs-Symbolleiste, die voll automatisch installiert wird.
- Legen Sie den Namen für die Vorlage fest und bestätigen Sie mit
OK.
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SmartTools
QuickDocs kostenlos
herunterladen |
News: Kritische Sicherheitslücke in Word 2003 und 2002/XP
In einem aktuellen "Security Advisor" weist Microsoft auf eine neu entdeckte Sicherheitslücke in Word 2003 und 2002/XP hin:
Security Advisor zur neuen Sicherheitslücke in Word
Das Öffnen eines entsprechend manipulierten Word-Dokumentes kann dazu führen, dass unbemerkt im Hintergrund Programme ausgeführt werden, die beispielsweise Daten ausspähen oder löschen. Derzeit gibt es noch keinen Patch, der diese Sicherheitslücke schließt, so dass auch Systeme gefährdet sind, auf denen die neuesten Updates für Windows und Office installiert wurden. Microsoft warnt daher gezielt davor, Word-Dokumente aus unbekannten Quellen zu öffnen.
In dem oben angegebenen Security Advisor wird außerdem eine Möglichkeit beschrieben, Angriffe aufgrund der Sicherheitslücke auszuschließen. Sie müssten dazu Word als E-Mail-Editor in Outlook deaktivieren und Word außerdem mit einem entsprechenden Befehlszeilen-Parameter im so genannten "Safe-Modus" starten. In diesem Modus gibt es allerdings sehr viele Einschränkungen (es gibt zum Beispiel keine SmartTags und keine AutoKorrektur, es werden keine Einstellungen gespeichert und individuelle Symbolleisten werden nicht geladen), so dass Sie diese Möglichkeit nur in Erwägung ziehen sollten, wenn Sie häufig mit Word-Dokumenten aus unbekannten Quellen arbeiten. Ein Patch, der die Sicherheitslücke schließt, soll laut Microsoft spätestens am 13. Juni verfügbar sein.
News: Beta-Version von Word 2007 kostenlos herunterladen
Nachdem wir bereits mehrfach über die Änderungen der nächsten Office-Version berichtet und Ihnen einen kleinen Vorgeschmack auf Access 2007 gegeben haben, ist es nun endlich so weit: ab sofort können Sie bei Microsoft kostenlos eine Betaversion aller Applikationen und Server der Office 2007-Familie herunterladen:
Office 2007 Beta 2 anfordern oder downloaden
Sie erhalten online entsprechende Lizenznummern und können die Software dann bis zum 1.2.2007 ausgiebig testen. Alternativ lässt sich die Betasoftware gegen entsprechende Versandkosten auch auf CD anfordern.
Bitte bewerten Sie die News & Downloads dieser Ausgabe!
| Word-Tipp der
Woche |
Auswahl auf bestimmte Formatvorlagen beschränken
Versionen: Word 2003
Mit Word 2003 hat Microsoft eine nützliche Funktion eingeführt, die beispielsweise in Unternehmen sicherstellen kann, dass nur erlaubte Formatvorlagen verwendet werden. Beim Einsatz von Aushilfen für die Aufbereitung von Dokumenten geben Sie zum Beispiel gezielt eine bestimmte Auswahl von Formatvorlagen frei. Abweichende Formatierungen können nicht vorgenommen werden. Außerdem lässt sich diese Funktion dazu nutzen, die Formatvorlagen vorhandener Dokumente um nicht benutzte Formatvorlagen zu bereinigen.
Um die Auswahl der Formatvorlagen einzuschränken, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Vorlage, auf deren Basis neue Dokumente angelegt und
aufbereitet werden sollen.
- Wählen Sie das Menü Extras-Dokument
schützen an. Word blendet nun den Aufgabenbereich "Dokument
schützen" ein.
- Aktivieren Sie die Option Formatierungseinschränkungen und klicken Sie
auf Einstellungen.
- Im folgenden Dialog klicken Sie zunächst auf Keine, um die aktuelle Zuordnung
aufzuheben.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Formatvorlagen, die
benutzt werden dürfen und bestätigen Sie mit Ok.
- Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Ja, Schutz
jetzt anwenden, um die Formatierungseinschränkungen zu
aktivieren. Word zeigt daraufhin einen Dialog an, in dem Sie ein
Kennwort eingeben können, über das sich der Schutz absichern lässt. Ohne
dieses Kennwort kann jeder Anwender den Schutz über das Menü Extras-Dokumentschutz aufheben
zurücknehmen.
- Speichern Sie die Vorlage.
Sie können diese Funktion auch dazu nutzen, Formatvorlagen in vorhandenen Dokumenten "aufzuräumen". Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie das gewünschte Dokument.
- Wählen Sie das Menü Extras-Dokument
schützen an, aktivieren Sie die Option Formatierungseinschränkungen und klicken Sie
auf Einstellungen.
- Im folgenden Dialog legen Sie fest, welche Formatvorlagen im
Dokument verwendet werden dürfen.
- Klicken Sie dann auf Ok. Word
fragt daraufhin, ob die nicht erlaubten Formatvorlagen aus dem Dokument
gelöscht werden sollen. Klicken Sie hier auf Ja. Word löscht daraufhin automatisch alle
nicht erlaubten Formatvorlagen aus dem Dokument.
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ANZEIGE Mustertexte und Textbausteine für Ihre Word-Dokumente und
Outlook-MailsNoch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
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QuickTipp: Dokument im Vorschaumodus bearbeiten
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Sicherlich nutzen auch Sie die Druckvorschau von Word, um sich einen ersten Eindruck vom Aussehen Ihres Dokumentes vor dem eigentlichen Ausdruck zu verschaffen. Dabei fallen Ihnen häufig noch kleine Fehler auf, die sich am besten sofort korrigieren lassen. Viele Anwender verlassen dazu die Vorschau und nehmen dann die Änderung vor. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Ihren Text auch direkt in der Druckvorschau bearbeiten können. Sie klicken einfach auf das Symbol "Lupe" und schon befinden Sie sich im Bearbeitungsmodus, in dem Sie ganz einfach die gewohnten Word-Funktionen für Ihre Korrekturen zur Verfügung stehen.
Bitte bewerten Sie den QuickTipp dieser Ausgabe!
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Frei drehbare Textelemente in Ihre Dokumente einfügen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In Schaubildern und Folien, die ich in Word angelegt habe, möchte ich gerne Beschriftungen einfügen, die schräg angeordnet sind, zum Beispiel im Winkel von 45 Grad. Ich dachte eigentlich, dass das mit Textfeldern möglich sei, musste dann aber feststellen, dass sich Textfelder nicht frei drehen lassen. Können Sie mir verraten, wie ich vorgehen muss?
Diverse Anfragen
ANTWORT: In Word selbst ist ein freies Drehen von Text nicht vorgesehen. Das bedeutet, dass Sie immer mit Tricks arbeiten müssen, um das gewünschte Resultat zu erreichen.
In Word 2003 und 2002/XP kommen Sie ohne externe Hilfsmittel aus, aber es ist ein kleiner Trick nötig, um frei drehbaren Text zu erhalten:
- Fügen Sie in der gewohnten Art und Weise ein Textfeld ein. In das
Textfeld geben Sie Ihren Text ein und dann weisen Sie ihm das gewünschte
Format zu. Schriftgröße, Rahmen oder Farben sollten genau Ihren
Zielvorstellungen entsprechen, denn wenn der Text erst einmal gedreht
ist, können Sie ihn nicht mehr bearbeiten.
- Markieren Sie das Textfeld und wählen Sie Bearbeiten-Ausschneiden an.
- Rufen Sie Bearbeiten-Inhalte
einfügen auf. Markieren Sie im Listenfeld der Objekttypen den
Eintrag "Grafik". Dann klicken Sie auf Ok, um das Textfeld als Grafik
einzufügen.
- Sorgen Sie dafür, dass sich das neue Grafikobjekt in der
Zeichnungsebene befindet (weiße Rahmenpunkte). Dann sind Sie in der
Lage, es mit Hilfe des kleinen Drehpunktes, der vom mittleren, oberen
Rahmenpunkt abzweigt, beliebig zu drehen.
In Word 2000 und 97 benötigen Sie Microsoft Draw als zusätzliches Hilfsmittel. Das Programm gehört zum Lieferumfang von Word 2000. Es kann allerdings sein, dass es noch nicht auf Ihrem System installiert ist. Falls Sie im weiteren Verlauf feststellen, dass Ihnen MS Draw nicht zur Verfügung steht, müssen Sie das Tool per Office-Setup-Programm nachinstallieren.
Als Word 97-Anwender sollten Sie die aktualisierte Version (Microsoft Draw 98) von folgender Webseite herunterladen und anschließend installieren:
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Kostenloser
Download von Draw 98 für Word
97 |
Zum Einfügen von gedrehten Textelementen gehen Sie in Word 2000 oder 97 wie folgt vor:
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Objekt an.
- Auf der Registerkarte "Neu erstellen" markieren Sie den Objekttyp
"Microsoft Draw 98 Drawing" und bestätigen mit Ok.
- Im Dokument erscheint ein schraffiert umrandetes Rechteck, - die
Zeichenfläche von MS Draw. Rufen Sie Einfügen-Textfeld auf, um mit einem
Mausklick in der Zeichenfläche ein entsprechendes Feld einzufügen.
- Geben Sie den gewünschten Text ein. Passen Sie gegebenenfalls die
Größe des Textfeldes an, damit genug Platz ist. Außerdem können Sie per
Format-Schriftart geeignete
Schriftformatierungen zuweisen.
- Wählen Sie Format-Textfeld an und
wechseln Sie auf die Registerkarte Größe. Dort können Sie nun im Feld Drehung den gewünschten Wert einstellen:
"45°" stellt den Text schräg von oben links nach unten rechts dar;
"-45°" (oder "315°") lässt ihn von unten links nach oben rechts fließen.
Übernehmen Sie die Einstellung mit Ok.
- Verkleinern Sie den Rahmen des Draw-Objekts, sodass er gerade groß
genug für das Textfeld ist.
- Klicken Sie einmal außerhalb der Draw-Zeichenfläche, um zur normalen
Textbearbeitung zurückzukehren.
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Zusatzfunktionen für die tägliche ArbeitSie nutzen die Zellkommentare von Excel? Dann sollten Sie den neuen SmartTools Kommentar-Manager verwenden, der Ihnen die tägliche Arbeit in Zukunft wesentlich erleichtern wird: Legen Sie Formatierung und Größe für Ihre Kommentar-Popups zum Beispiel vollkommen beliebig fest. Alle Kommentare lassen sich per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett löschen. Weitere Highlights:
http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar-pro/ |
Automatische Listenansicht im Dialogfenster 'Datei-Neu'
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 97
FRAGE: In einer der letzten Ausgaben von Word Weekly haben Sie beschrieben, wie sich in Word 2003 und 2002/XP das alte Verhalten des Befehls Datei-Neu wiederherstellen lässt. Gibt es darüber hinaus eigentlich auch die Möglichkeit, im Dialogfenster Neu sofort die Listenansicht der verfügbaren Dokumentvorlagen auszuwählen? Standardmäßig zeigt Word die Vorlagen ja als große Symbole an.
H. Merkel
ANTWORT: Das können Sie über ein kleines VBA-Makro erreichen, das übrigens nicht nur in den neueren Word-Versionen sondern auch in Word 97, aus unerfindlichen Gründen jedoch nicht in Word 2000 funktioniert. In dem Makro lassen Sie das Dialogfenster Neu anzeigen, wobei die Auswahl der Listenansicht durch Übergabe der dafür zuständigen Tastenkombination erfolgt: Die Listenansicht aktivieren Sie mit Alt + 2, die Detailansicht mit Alt + 3.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Makro in Word einzubinden:
- Wählen Sie das Menü Extras-Makro-Makros an.
- Geben Sie "DateiNeuListe" in das Feld Makroname ein und wählen Sie im
Dropdown-Feld Makros in den Eintrag
für die globale Vorlage – "Normal.dot" – aus. Danach klicken Sie auf die
Schaltfläche Erstellen.
- Ergänzen Sie das Prozedurgerüst, das jetzt im Visual Basic-Editor
angezeigt wird, wie folgt:
SendKeys "%2"
Application.Dialogs(wdDialogFileNew).Show
End Sub
- In der "SendKeys"-Zeile können Sie anstelle von "%2" auch "%3" für
die Detailansicht oder "%1" für die Symbolansicht einsetzen – je
nachdem, in welchem Modus das Dialogfenster Neu angezeigt werden soll.
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor mit Datei-Schließen und zurück zu Microsoft
Word.
- Erstellen Sie in Word eine Symbolschaltfläche für das Makro, indem
Sie Extras-Anpassen aufrufen und im
zugehörigen Dialogfenster auf die Registerkarte Befehle wechseln.
- Markieren Sie "Makros" im Listenfeld Kategorien. Dann suchen Sie im Listenfeld
Befehle den Eintrag für das Makro
"DateiNeuListe" und ziehen ihn mit der Maus in die Standard-Symbolleiste
von Word oder in das Dateimenü der Word-Menüleiste.
- Um die Bezeichnung oder das Symbol zu ändern, klicken Sie den
eingefügten Makrobefehl mit der rechten Maustaste an und nehmen die
gewünschten Einstellungen mit den Kontextmenübefehlen vor – als Name könnten Sie zum Beispiel "Neu
(Listenansicht)" zuweisen.
- Klicken Sie im Dialogfenster Anpassen auf die Schaltfläche Schließen.
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