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Ausgabe vom 3. Januar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen
und zusammenführen
- Download-Tipp: Der kostenlose Kalender-Assistent für
Word
- News: Wahl zum Tipp und Tool des Jahres
2005
Word-Helpline
- Unerwünschte Größenanpassung von
Tabellenspalten
- Probleme mit der Seriendruck-Funktion von Word
2003/2002
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenführen
Nutzen auch Sie das Excel-Tool, auf das Tausende von Excel-Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Großfirmen, Banken und Versicherungen seit Jahren nicht mehr verzichten wollen: den Synkronizer 8.0 Premium.
Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.
Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
- Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen
Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen im
Handumdrehen eine einzige Tabelle, die alle Änderungen der anderen
Versionen enthält.
- Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei
Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt
Ihnen nach wenigen Mausklicks wo die Unterschiede der beiden Versionen
liegen.
- Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine
Liste der Artikel, bei denen sich etwas geändert hat. Der Synkronizer
8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre
Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand.
- Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing
verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen
Sie mit wenig Aufwand eine einzige Adressliste ohne
Duplikate!
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Download-Tipp: Der kostenlose Kalender-Assistent für Word
Vergessen Sie teure Kalendervordrucke: Wie wäre es, wenn Sie jederzeit Ihre eigenen Kalenderblätter erstellen könnten? Für jeden beliebigen Zeitpunkt und mit individuellen Formatierungen? Der SmartTools Tages-Kalenderassistent bietet Ihnen genau diese Möglichkeit für Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97!
Normalerweise sind Kalenderformulare mit Word schnell erstellt, aber mit der Gestaltung alleine ist es noch nicht getan: Für den optimalen Komfort muss auch das Einfügen des Datums automatisiert werden und da kommen Sie ohne die Hilfe von Makros nichts mehr aus.
Der SmartTools Tages-Kalenderassistent nimmt Ihnen die lästige Programmierarbeit ab. Sie erhalten kostenlos eine Vorlage für Tageskalenderblätter mit den zugehörigen Makros zum automatischen Ausfüllen. Die Vorlage können Sie individuell anpassen und beispielsweise mit dem Firmennamen, einer Projektbezeichnung oder beliebigen Grafiken versehen; das Ausfüllen übernimmt ein komfortabler Assistent. Sie legen nur den gewünschten Zeitraum fest und am Ende erhalten Sie eine entsprechende Anzahl von Kalenderblättern, die Sie entweder am Bildschirm ausfüllen oder ausdrucken können. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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SmartTools
Tages-Kalenderassistent kostenlos
herunterladen! |
News: Wahl zum Tipp und Tool des Jahres 2005
In der letzten Ausgabe des vergangenen Jahres haben wir Sie um die Teilnahme an einer kleinen Umfrage teilzunehmen, in der der Word-Tipp und das Word-Tool des Jahres 2005 gewählt wird. Auf vielfachen Wunsch haben wir die Umfrage noch nicht geschlossen, sondern bieten Ihnen diese Woche noch die Möglichkeit, uns Ihre Meinung zu den Tipps und Tools des vergangenen Jahres mitzuteilen.
Unter der folgenden Adresse finden Sie unseren virtuellen Fragebogen, den Sie ganz kurz mit wenigen Mausklicks ausfüllen können:
Wahl zum Tipp und Tool des Jahres 2005
| Word-Tipp der
Woche |
So können Sie Formatierungen schnell kopieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wenn Sie einmal eine passende Formatierung für Überschriften, Zitate, Adressen oder andere Textelemente gefunden haben, bietet es sich an, diese Einstellungen dauerhaft zu speichern. So haben Sie die Möglichkeit, die Formate jederzeit wieder zuweisen zu können, ohne alle Schritte der Definition wiederholen zu müssen. Genau zu diesem Zweck bietet Word Formatvorlagen an, die Sie sicherlich schon häufig eingesetzt haben. Es gibt allerdings auch Situationen, in denen es sich nicht lohnt, eine spezielle Formatvorlage zu erstellen. Sie möchten einfach eine Textstelle so formatieren, wie sie es bereits in einem anderen Teil desselben oder eines anderen Textes getan haben. Für diese Fälle stehen Ihnen zwei einfache Techniken zur Verfügung, bei denen entweder die Tastatur oder die Maus zum Einsatz kommt.
In beiden Fällen müssen Sie zunächst durch die Art der Markierung bestimmen, was kopiert werden soll. Um nur eine Zeichenformatierung zu kopieren, wählen Sie einfach ein oder mehrere entsprechend formatierte Zeichen aus. Soll auch ein Absatzformat übertragen werden, muss die zugehörige Absatzmarke in die Formatierung eingeschlossen werden. Verwenden Sie dann eine der folgenden Techniken:
- Klicken Sie einmal auf das Symbol "Format übertragen", so dass sich
der Mauszeiger in einen Pinsel verwandelt. Markieren Sie dann die
Zeichenkette, auf die Sie die Formatierung übertragen wollen. Wenn es
sich bei der Zielposition um einen kompletten Absatz handelt, genügt es,
wenn Sie einfach einmal in diesen Absatz klicken. Diese Technik kann
auch für den Austausch von Formaten zwischen zwei Dokumenten eingesetzt
werden. Zu diesem Zweck wechseln Sie vor der Auswahl der Zielposition in
die gewünschte Datei. Und noch einen Trick sollten Sie kennen: Wenn Sie
eine Formatierung gleich mehrere Male kopieren wollen, wählen Sie das
Symbol "Format übertragen" per Doppelklick aus; die Funktion bleibt dann
aktiv und Sie können nacheinander mehrere Zielpositionen auswählen.
Drücken Sie Esc, um in den normalen Bearbeitungsmodus
zurückzukehren.
- Drücken Sie Strg+Umschalt+C, und markieren Sie den Text, auf
den Sie die Formatierung übertragen wollen. Handelt es sich bei der
Zielposition um einen kompletten Absatz, setzen Sie den Cursor einfach
in diesen Absatz. Drücken Sie dann Strg+Umschalt+V.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel |
Quicktipp: Sinnverwandte Wörter ganz einfach finden
Versionen: Word 2002, 2000 und 97
Den Thesaurus von Word können Sie bekanntlich als nützliche Hilfe beim Schreiben einsetzen. Wenn Sie denselben Begriff zu oft verwenden, kommen Sie mit seiner Hilfe sinnverwandten Begriffen auf die Spur. Hier zwei besonders nützliche Shortcuts, um den Thesaurus besonders schnell einzusetzen:
- Bewegen Sie den Cursor auf das gewünschte Wort und drücken Sie
Umschalt+F7. Nach wenigen Augenblicken erscheint das
Dialogfenster des Thesaurus und zeigt sinnverwandte Wörter an. Wenn
Ihnen einer der Vorschläge passend erscheint, klicken Sie den
entsprechenden Eintrag und bestätigen mit Ersetzen.
- Ab Word 2000 gibt es eine interessante Alternative: Klicken Sie
einen Begriff mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das Kontextmenü
Synonyme auf. Als "Aufklappmenü"
erscheinen daraufhin die Vorschläge des Thesaurus. Wählen Sie einen
Eintrag an, um das angeklickte Wort sofort zu ersetzen.
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Unerwünschte Größenanpassung von Tabellenspalten
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: In unserer Firma haben wir verschiedene Vorlagen mit Tabellen angelegt. Bislang konnte man Text so in die Tabellenzellen eingeben, dass die Zeilenhöhe automatisch an die Textmenge angepasst wurde. Aus unerfindlichen Gründen klappt das jetzt nicht mehr. Bei der Texteingabe ändert Word dynamisch die Spaltenbreite, was natürlich das komplette Tabellenlayout durcheinander bringt. Wissen Sie, was hier passiert ist?
G. Bergmann
ANTWORT: Wahrscheinlich hat eine Kollegin/ein Kollege die Formatierung Ihrer Tabellen geändert. Normalerweise richtet Word neue Tabellen, die Sie mit der Symbolleisten-Schaltfläche Tabelle einfügen oder mit dem Befehl Tabelle-Zellen einfügen-Tabelle (Word 2000) bzw. Tabelle-Einfügen-Tabelle (Word 2003 und 2002/XP) erstellen, so ein, dass alle Spalten die gleiche Breite haben und dass die Tabelle den gesamten Raum zwischen den Seitenrändern einnimmt. Die Breite der Spalten bleibt erhalten, wenn Sie Text eingeben. Sollten Sie eine größere Textmenge eingeben, passt Word nicht die Breite sondern die Höhe der Zelle an.
Dass dieses Verhalten in Ihren Vorlagen nicht mehr funktioniert, liegt vermutlich daran, dass jemand die Bevorzugte Breite einer oder mehrerer Tabellenspalten ausgeschaltet hat. Sie überprüfen das, indem Sie den Cursor in die Tabelle setzen und anschließend den Befehl Tabelle-Tabelleneigenschaften aufrufen. Auf der Registerkarte Spalte sehen Sie die aktuelle Einstellung. Um die Breite zu fixieren, schalten Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite ein und geben dann das gewünschte Maß ein (entweder in Zentimetern oder in Prozent). Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Tabellenspalten, wobei Sie sich mit den Schaltflächen Nächste Spalte oder Vorherige Spalte nach rechts oder links in der Tabelle bewegen.
Werfen Sie danach einen Blick auf die Registerkarte Tabelle und achten Sie darauf, dass im Bereich Größe ein sinnvolles Maß steht. Es ist zum Beispiel wenig schlüssig, drei Spalten mit einer Breite von jeweils 5 Zentimetern einzurichten, wenn die gesamte Tabelle nur auf eine Breite von 10 Zentimetern eingestellt ist. Am besten schalten Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite auf der Registerkarte Tabelle aus, damit Word sich nach den zuvor eingestellten Spaltenbreiten richtet und nicht selbstständig versucht, die Spaltenbreite zu optimieren.
Nachdem Sie die Tabelleneigenschaften überprüft haben, bestätigen Sie die Änderungen mit Ok. Ihre Tabelle sollte jetzt wieder das gewohnte Verhalten zeigen. Falls Sie feststellen, dass zwar die Spaltenbreiten erhalten bleiben, Word aber keinen automatischen Zeilenumbruch mehr durchführt, gehen Sie nach folgendem Schema vor:
Markieren Sie zunächst die gesamte Tabelle per Tabelle-Markieren-Tabelle. Dann rufen Sie erneut den Befehl Tabelle-Tabelleneigenschaften auf. Dieses Mal wechseln Sie auf die Registerkarte Zelle, wo Sie die Schaltfläche Optionen anklicken. Sorgen Sie dafür, dass im daraufhin angezeigten Dialogfeld das Kontrollkästchen Zeilenumbruch aktiviert ist. Danach schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit Ok.
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ANZEIGE Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word
verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ |
Probleme mit der Seriendruck-Funktion von Word 2003/2002
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
FRAGE: Bei der Seriendruckfunktion von Word 2003/2002 stört mich, dass ich zum Einfügen von Seriendruckfeldern immer das Dialogfeld mit den Datenbankfeldern öffnen muss. Daraus kann ich aber nicht parallel den Text bearbeiten, um beispielsweise zwischen den Feldern Leerzeichen oder Zeilenumbrüche einzufügen. So muss ich das Dialogfeld erst schließen, dann die gewünschten Zeichen im Text einfügen und für das nächste Seriendruckfeld erneut das Dialogfeld aufrufen. Viel praktischer fand ich in den früheren Word-Versionen die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen, mit der eine schnelle Auswahl möglich war. Lässt sich die alte Funktionalität irgendwie wiederherstellen?
W. Meyerkort
ANTWORT: Die Seriendruck-Funktion ab Word 2002 ist für viele Anwender ein Problem. Mit dem Assistenten im Aufgabenbereich kommen Sie nach kurzer Eingewöhnung zwar auch ans Ziel. Dass die Seriendruck-Symbolleiste aber nur nach Aufruf des entsprechenden Befehls angezeigt wird, ist das erste Ärgernis.
Dass das Dialogfeld zum Einfügen von Seriendruckfeldern nicht so aufgebaut ist, dass ein Wechsel zwischen Text und Dialogfeld möglich ist, ist das nächste Übel. Word kann das ja theoretisch - siehe Dialogfeld zum Suchen und Ersetzen.
Immerhin: Wenn Sie die alte Symbolleisten-Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen vermissen, ist eine schnelle Hilfe in Sicht. Sie gehört nach wie vor zum Umfang der Seriendruck-Symbolleiste. Aus irgendwelchen Gründen ist sie standardmäßig aber deaktiviert.
Um die Schaltfläche einzublenden, klicken Sie auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil am äußersten rechten Ende der Seriendruck-Symbolleiste. Dann wählen Sie erst Schaltflächen hinzufügen oder entfernen, dann Seriendruck und schließlich Seriendruckfeld einfügen an. So erscheint links neben dem Eintrag ein Häkchen. Nach einem Mausklick an beliebiger Stelle im Dokument, steht Ihnen die alte Schaltfläche wie gewohnt zur Verfügung.
Wenn Sie wollen, können Sie sogar den alten Seriendruck-Manager reaktivieren. Das ist allerdings etwas komplizierter:
- Sorgen Sie dafür, dass die Seriendruck-Symbolleiste angezeigt
wird.
- Rufen Sie Extras-Anpassen auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle.
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Alle Befehle".
- Im Listenfeld Befehle blättern Sie
nun so lange nach unten, bis Sie den Eintrag "SeriendruckManager"
finden.
- Ziehen Sie diesen Listeneintrag mit der Maus aus dem Dialogfeld in
die Symbolleiste Seriendruck - zum
Beispiel links neben die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen.
- Verlassen Sie das Dialogfeld Anpassen mit der Schaltfläche Schließen.
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- Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
- Undokumentierte Parameter
- Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
- Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
- Download-Links zu Outlook-Erweiterungen
- Helpline für Ihre Fragen zu Outlook
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