Ausgabe vom 30. März 2005  In dieser Ausgabe Word-News & Downloads Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen Download-Tipp: Der Falz- und Lochmarken- Assistent für Word Word-Tipp der Woche So können Sie auch Abschnittsformate speichern und abrufen Word-Helpline Fenster automatisch nebeneinander anordnen Benutzerdefinierte Schmuckrahmen Newsletter-Tipp Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail  Word-News & Downloads Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen Bei Rechnungen kommen Sie seit einigen Monaten um eine eindeutige laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: Es sind keine Änderungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fügt die nächste Nummer automatisch in Ihr Word-Dokument ein. Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert als auch die Schrittweite. Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an Eine Netzwerkversion ermöglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent ist ab sofort verfügbar und kann zurzeit noch mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ Download-Tipp: Der Falz- und Lochmarken- Assistent für Word Wenn Sie Briefpapier verwenden, auf dem Falz- und/oder Lochmarken noch nicht vorgedruckt sind, können Sie das mit Hilfe von Word nachholen. In der Regel fügen Sie dazu auf der ersten Seite des Dokumentes Linien ein, die anschließend in mühevoller Kleinarbeit positioniert, skaliert und formatiert werden müssen. Der kostenlose SmartTools Falz- und Lochmarken-Assistent für Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 nimmt Ihnen diese lästige Aufgabe ab. Nach der automatischen Installation, steht Ihnen in Word ein neues Menü Einfügen-Falz-/Lochmarken zur Verfügung. Sobald Sie es aufrufen, können Sie in einem Dialogfeld komfortabel Positionen, Längen und Liniendicke der Marken festlegen und sie dann mit einem einzigen Mausklick ins Dokument einfügen. Die notwendigen Werte für ein DIN A4-Blatt sind bereits standardmäßig vorgegeben, so dass in der Regel zwei Mausklicks für den gesamten Vorgang genügen. Die neue Version 3.0 unterstützt ab sofort auch Word 2003 und bietet eine Reihe von kleineren Neuerungen und Bugfixes. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:  SmartTools Falz- und Lochmarken-Assistent für Word  Word-Tipp der Woche So können Sie auch Abschnittsformate speichern und abrufen Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 Sicherlich haben auch Sie schon den Nutzen von Formatvorlagen zu schätzen gelernt: Immer wieder benötigte Absatzformate lassen sich unter einem Namen speichern und bei Bedarf auf Tastendruck aufrufen, ohne dass die Parameter erneut ausgewählt werden müssen. Eine ebenso einfache Möglichkeit würde man sich für die Abschnittformate wünschen, zu denen neben den Kopf- und Fußzeilen unter anderem auch die Spaltenzahl sowie die Seitenränder zählen. Vor allem in umfangreichen Dokumenten macht sich dieses Manko bemerkbar, da hier in der Regel für jedes Kapitel ein neuer Abschnitt erstellt wird, um so unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen verwenden zu können. Das Handbuch empfiehlt zur Speicherung von Abschnittformaten die Definition einer Dokumentvorlage, in der die gewünschten Abschnitte mit den entsprechenden Formatierungen bereits eingeteilt sind. Diese Methode ist allerdings äußerst unflexibel. Wesentlich einfacher geht es mit dem folgenden Trick: Nachdem ein Abschnittformat erstellt wurde, das gespeichert werden soll, wird die entsprechende Abschnittmarke markiert. Sie haben dabei zwei Möglichkeiten: Setzen Sie den Cursor auf den Abschnittwechsel und drücken Sie Umschalt+Cursor unten. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Markierungsleiste neben den gewünschten Abschnittswechsel und betätigen Sie einmal die linke Maustaste. Wählen Sie das Menü Einfügen-AutoText-AutoText an. Geben Sie eine möglichst kurze Bezeichnung ein, unter der Sie die Abschnittformatierungen in Zukunft wieder aufrufen wollen. Für einen zweispaltigen Abschnitt würde sich zum Beispiel "2s" anbieten, für ein neues Kapitel verwenden Sie "nk" und ein Abschnittwechsel mit den Standardvorgaben ist unter "aw" gespeichert. Schließen Sie den Vorgang mit Hinzufügen ab. Wenn Sie in Zukunft das gespeicherte Abschnittformat verwenden wollen, setzen Sie den Cursor einfach in eine Leerzeile an der gewünschten Position. Dann geben Sie das entsprechende Kürzel ein und drücken F3. Word fügt den Abschnittswechsel ein und versieht den Text mit den gewünschten Formatierungen. Bei diesem Trick nutzen Sie die Tatsache, dass Word alle Abschnittformate in dem Abschnittswechsel speichert. Wenn Sie also einen Abschnittswechsel in einem AutoText-Eintrag ablegen, sichern Sie damit alle Einstellungen, die in dem entsprechenden Abschnitt vorgenommen wurden. Um zu gewährleisten, dass die Formate auch wirklich immer zur Verfügung stehen, sollten Sie die AutoText-Einträge in der NORMAL.DOT also global abspeichern. Dieser Trick lässt sich natürlich noch ein wenig abwandeln, wenn Sie ein Abschnittformat nicht dauerhaft speichern, sondern einfach aus einem anderen Dokument übernehmen wollen: In diesem Fall kopieren Sie den Abschnittwechsel einfach in die Zwischenablage und fügen ihn dann wieder an der gewünschten Stelle ein. ANZEIGE  Die perfekte Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und andere unerwünschte E-Mail Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unüberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Mailwasher Pro ist die revolutionäre Alternative: Viren, Würmer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhängen und andere unerwünschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver gelöscht, so dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen. Mailwasher Pro kann gefährliche und unerwünschte Mails automatisch erkennen. Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur noch die Mails komplett geladen werden, die Sie wirklich empfangen möchten. Mailwasher Pro ist dank komfortabler Assistenten in wenigen Minuten eingerichtet und sofort einsatzbereit. Nähere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/  Word-Helpline Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Fenster automatisch nebeneinander anordnen Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Im Menü Fenster gibt es den Befehl Alle anordnen. Ich nutze den Befehl häufiger, um mehrere Dokumente vergleichen und parallel bearbeiten zu können. Mich stört daran aber, dass Word die Fenster immer untereinander positioniert. Mir wäre es lieber, wenn die Fenster nebeneinander auf dem Bildschirm erscheinen würden. Gibt es dafür auch einen Befehl, den ich bislang nur noch nicht gefunden habe? V. Reiser  ANTWORT:  Word besitzt keinen derartigen Befehl. Mit einem VBA-Makro lässt sich die gewünschte Funktionalität aber leicht nachrüsten. Zu diesem Zweck führen Sie folgende Schritte aus: Starten Sie Word und wechseln Sie mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. Klicken Sie im Projekt-Explorer (auf der linken Seite des VB-Editor-Fensters) einmal auf den Projektnamen "Normal", um ihn zu markieren. Wählen Sie Einfügen-Modul an. In das daraufhin geöffnete Codefenster geben Sie folgende Prozedur ein: Sub FensterNebeneinander() Dim lngFensterzahl As Long Dim lngBreite As Long Dim i As Long   lngFensterzahl = Application.Windows.Count   If lngFensterzahl > 0 And lngFensterzahl <= 5 Then     lngBreite = _     CLng(Application.UsableWidth / lngFensterzahl)     For i = 1 To Application.Windows.Count       With Application.Windows(i)         .Activate         .WindowState = wdWindowStateNormal         .Top = 0         .Left = lngBreite * (i - 1)         .Height = Application.UsableHeight         .Width = lngBreite       End With     Next i   End If End Sub Verlassen Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word. Das neue Makro können Sie sofort einsetzen. Sinnvollerweise öffnen Sie vorher mindestens zwei Dokumente, damit Sie sehen, dass die Fenster tatsächlich nebeneinander angeordnet werden. (Anmerkung: Um eine vernünftige Dokumentbearbeitung zu gewährleisten, funktioniert das Makro nur bis zu einer Maximalanzahl von fünf Fenstern.) Zum Starten des Makros wählen Sie in Word Extras-Makro-Makros an. Anschließend doppelklicken Sie auf den Makronamen "FensterNebeneinander". Nach Ausführung des Makrocodes erscheinen die Fenster so auf dem Bildschirm, wie Sie es sich vorgestellt hatten. Damit das Makro auch in Zukunft verfügbar ist, müssen Sie die Änderungen an der Vorlage NORMAL.DOT speichern. Das geschieht beim Beenden von Word entweder automatisch oder auf Anfrage. ANZEIGE  Professionelle Geschäftsgrafiken in TV-Qualität für Excel und PowerPoint Endlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumenten! Amigo 2000 ist eine leistungsfähige Office-Erweiterung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung verblüffender Diagramme in perfekter Qualität ermöglicht. Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem 3D-Look, den Sie sonst nur aus Zeitschriften oder den Fernsehnachrichten kennen. Sie benötigen keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern können das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 97, 2000, XP oder 2003 im Einsatz sind. Empfohlen von PC Professionell und c't Ausführliche Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ Benutzerdefinierte Schmuckrahmen Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Sie haben in einer zurückliegenden Ausgabe von Word Weekly einmal beschrieben, wie sich die Seiten eines Dokuments mit einem Schmuckrahmen versehen lassen. Ist es eigentlich auch möglich, die Symbolpalette, die nach Aufruf von Format-Rahmen und Schattierung und Auswahl der Registerkarte Seitenrand im Listenfeld Effekte angezeigt wird, um eigene Muster zu ergänzen? E. Kouassi  ANTWORT:  Das ist leider nicht möglich. Zwar sind die Schmuckrahmen in speziellen Dateien mit der Endung .BDR gespeichert; diese Dateien können Sie aber weder mit Word noch mit einem anderen Programm bearbeiten. Unser Alternativvorschlag: Definieren Sie eigene Schmuckrahmen als AutoText-Einträge, um sie dann mit wenigen Mausklicks in die Kopfzeile eines Dokuments einzufügen. So erscheint der Rahmen genau wie bei der in Word integrierten Funktion auf jeder Seite. Die folgende Anleitung erklärt die Vorgehensweise Schritt für Schritt: Erstellen Sie den Schmuckrahmen in einem Grafikprogramm und speichern Sie ihn als Bilddatei - beispielsweise im JPG-Format. Starten Sie Word mit einem neuen, leeren Dokument. Aktivieren Sie die Kopfzeile, indem Sie Ansicht-Kopf- und Fußzeile aufrufen. Wählen Sie Einfügen-Grafik-Aus Datei an, um den in Schritt 1 erstellten Schmuckrahmen in die Kopfzeile einzufügen. In der Symbolleiste Grafik, die Word automatisch anzeigt, klicken Sie auf das Symbol Textfluss und im aufklappenden Menü wählen Sie die Option Ohne (Word 97) bzw. Hinter den Text (Word 2000, 2002, 2003) an. Passen Sie die Größe der Schmuckrahmen-Grafik an, indem Sie die Rahmenpunkte mit der Maus in die gewünschten Richtungen ziehen. Beachten Sie dabei die Fähigkeiten Ihres Druckers; meist muss für den Papiereinzug ein kleiner äußerer Rand bleiben. Markieren Sie die Schmuckrahmen-Grafik und drücken Sie Alt+F3, um einen neuen AutoText-Eintrag zu definieren. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok. Schließen Sie das aktuelle Dokument, ohne es zu speichern. Nur wenn Sie gefragt werden, ob Sie Änderungen an der Standardvorlage NORMAL.DOT speichern wollen, antworten Sie mit Ja. Ab sofort können Sie den benutzerdefinierten Schmuckrahmen in jedes Dokument einfügen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie das Dokument, dessen Seiten mit Ihrem Schmuckrahmen umgeben werden sollen. Wechseln Sie per Ansicht-Kopf- und Fußzeile in die Kopfzeile. Jetzt klicken Sie in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf die Schaltfläche AutoText einfügen und im aufklappenden Menü wählen Sie den AutoText-Eintrag für Ihren Schmuckrahmen aus (den Namen, den Sie oben in Schritt 7 vergeben hatten).  Newsletter-Tipp Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003: Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten Undokumentierte Parameter Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches Download-Links zu Outlook-Erweiterungen Helpline für Ihre Fragen zu Outlook Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!  Abonnementverwaltung Um SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse word-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. 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