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Ausgabe vom 30. Mai
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel &
PowerPoint
- Download-Tipp: Komfortable Korrespondenz mit dem
SmartTools Adress- und Anredemanager
- News: Erpressung durch verschlüsselte
Office-Dateien
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel & PowerPoint
Endlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfähige Erweiterung zur Verfügung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in verblüffender Qualität ermöglicht.
Amigo 2000 wurde in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und für gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heißt es unter anderem:
"Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Möglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu überführen, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht."
Der Schlüssel dabei ist die integrierte "Rendering-Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benötigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern können das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 97, 2000, XP oder 2003 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter:
Amigo 2000
Download-Tipp: Komfortable Korrespondenz mit dem SmartTools Adress- und Anredemanager
Nutzen Sie den kostenlosen SmartTools Adress- und Anrede-Manager, um neue Briefe mit wenigen Mausklicks zu erstellen. Die Installation läuft voll automatisch und nach wenigen Mausklicks befindet sich ein neuer Menüpunkt Einfügen-Adresse/Anrede in Ihrer Word-Version. Sobald Sie dieses Menü aufrufen, erscheint ein übersichtliches Dialogfeld, in das Sie die gewünschte Adresse eingeben und die Anrede per komfortabler Listenauswahl zusammenstellen können.
In einer Vorschau haben Sie dabei jederzeit die Kontrolle über die fertige Adresse samt Anrede, wie sie in Ihrem Text erscheinen wird. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, genügt ein Mausklick und der SmartTools Adress- und Anrede-Manager fügt die Informationen automatisch an den richtigen Stellen in Ihrer Brief-Vorlage ein.
Jetzt brandneu in der aktuellen Version: Ab sofort können Sie Ihre am häufigsten benötigten Adressen auch im SmartTools Adress- und Anredemanager speichern. Sie müssen den gewünschten Kontakt dann nur noch aus einer Liste auswählen und die zugehörige Adresse wird voll automatisch abgerufen. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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SmartTools
Adress- und
Anrede-Manager |
Der SmartTools Adress- und Anrede-Manager ist ideal für alle Briefe an Adressen, die Sie bisher nicht in Outlook oder Access gespeichert haben. Für die direkte Übernahme von bereits erfassten Adressen aus Outlook oder Access in Ihre Word-Dokumente steht Ihnen unser erfolgreicher SmartTools Brief- und Fax-Manager zur Verfügung:
SmartTools Brief- und Fax-Manager
News: Erpressung durch verschlüsselte Office-Dateien
Es klingt abenteuerlich, aber offensichtlich suchen Hacker gerade nach einer neuen Einnahmequelle: der Trojaner TROJ_PGPCODER.A durchsucht die Festplatte eines infizierten Rechner nach Office-Dokumenten und anderen wichtigen Dateien und verschlüsselt sie, so dass kein Zugriff mehr möglich ist. Über eine Textdatei in jedem verschlüsselten Verzeichnis verlangen die Autoren des Trojaners dann Geld für die Entschlüsselung. Die Kontaktaufnahme soll über eine E-Mail-Adresse bei Yahoo erfolgen:
Trojaner: Erpressung durch verschlüsselte Office-Dateien
In diesem konkreten Fall geht es zwar "nur" um 200 US$ und die relativ schwache Verschlüsselung lässt sich von Fachleuten knacken, aber in Zukunft muss man mit wesentlich gefährlicheren Varianten rechnen. Der best mögliche Schutz gegen derartige Attacken ist immer noch die konsequente Aktualisierung von Windows mit jedem verfügbaren Sicherheitsupdate. Auch der Trojaner TROJ_PGPCODER.A nutzt eine seit langem bekannte Sicherheitslücke aus, so dass weder Infektion noch Verbreitung möglich sind, sobald ein System auf dem neuesten Stand ist.
| Word-Tipp der
Woche |
Word-Dateien mit einem kostenlosen Tool als PDF ausgeben, Teil 2
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
In ersten Teil dieses Tipps der Woche hatten wir Ihnen gezeigt, wie Ghostscript installiert und ein Druckertreiber zum Erzeugen der von Ghostscript benötigten PostScript-Datei eingerichtet wird. Wenn Sie nun in Word ein Dokument über diesen Drucker ausdrucken, wird jedes Mal ein Dialog angezeigt, in dem der Dateiname für die Ausgabedatei einzugeben ist. Um Ghostscript so weit wie möglich automatisieren zu können, empfiehlt es sich daher, mit einem festen Dateinamen für die Eingabedatei zu arbeiten:
- Legen Sie im Ghostscript-Verzeichnis ein Unterverzeichnis
"Eingabedateien" an (der Pfad ist dann zum Beispiel
"C:\GS\Eingabedateien").
- Klicken Sie im Kontrollfeld "Drucker" mit der rechten Maustaste auf
den eingerichteten Drucker "Ghostscript PS-Datei" und wählen Sie das
Kontextmenü Eigenschaften an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Anschlüsse" beziehungsweise
"Details" und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen beziehungsweise Anschluss hinzufügen.
- Markieren Sie den Eintrag "Local Port" beziehungsweise "Lokaler
Anschluss" und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Anschluss bzw. Ok.
- Geben Sie im nachfolgenden Dialog den Pfad und Dateinamen für die
Ausgabedatei ein, also beispielsweise
"C:\GS\Eingabedateien\Dokument.ps".
- Schließen Sie alle Dialoge mit Ok
bzw. Schließen.
Um den direkten Kontakt mit der Kommandozeile bzw. dem Interpreter von Ghostscript zu vermeiden, kommt nun noch das Tool "MakePDF" zum Einsatz. Dabei handelt es sich um eine Windows-Benutzeroberfläche als Schnittstelle zu Ghostscript. Das Setup dazu finden Sie unter der folgenden Adresse:
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MakePDF |
Entpacken Sie den Inhalt des Archivs zunächst in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrer Festplatte, zum Beispiel in "C:\GS\MakePDF". Dort können Sie dann die MakePDF-Benutzeroberfläche als Schnittstelle zu Ghostscript mit einem Doppelklick auf MAKEPDF.EXE starten. Beim ersten Start sucht MakePDF nach einer INI-Datei in seinem Installations- oder dem Windows-Verzeichnis, um daraus den Installationspfad von Ghostscript auszulesen. Wird diese INI-Datei nicht gefunden, zeigt MakePDF eine kleine Meldung an und gibt Ihnen die Möglichkeit, Pfad und Dateiname der Ghostscript EXE-Datei per Dialog zu suchen. Standardmäßig befindet sich diese EXE-Datei im Verzeichnis »C:\GS\GS8.15\bin«. Die INI-Datei wird nach der Lokalisierung des Verzeichnisses automatisch erstellt.
In der MakePDF-Benutzeroberfläche wählen Sie unter "Input Filename" zunächst die Eingabedatei, also beispielsweise "C:\GS\Eingabedateien\Dokument.ps" und unter "Output Directory" das Verzeichnis für die Ausgabedatei (wird standardmäßig auf das Verzeichnis der Eingabedatei gesetzt). Den Namen der Ausgabedatei selbst können Sie dann unter "Output Filename" spezifizieren (wird auf den Namen der Eingabedatei mit Erweiterung "PDF" gesetzt). Ein Klick auf die Schaltfläche MAKEPDF generiert dann das entsprechende PDF-Dokument. Sollte die Anzeige bei Ihnen nicht funktionieren, ist zunächst der ebenfalls kostenlos erhältliche Acrobat Reader zu installieren. Sie finden ihn unter der folgenden Adresse:
Kostenloser Acrobat Reader
Damit sind Sie nun in der Lage, mit kostenlosen Tools PDF-Dateien aus beliebigen Word-Dokumenten zu erstellen.
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SmartTools QuickText Pro |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Nachtrag: Dokumente unter dem aktuellen Datum speichern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In der Word Weekly-Ausgabe vom 5.4.2005 stellen Sie ein Makro vor, mit dem sich Dateien mit der aktuellen Datumsangabe speichern lassen. Bei Ihrer Lösung besteht der Dateiname anschließend aber nur noch aus dem Datum und gegebenenfalls einer Zählernummer. Der Name einer bereits bestehenden Datei geht somit komplett verloren. Sinnvoll fände ich es, wenn neben der automatischen Datumszuweisung der alte Dateiname erhalten bliebe. Nur so kann ich schnell erkennen, was in dem Dokument steht. Lässt sich Ihr Makro dahingehend erweitern?
H. Houben
ANTWORT: Ja, das ist durchaus möglich. Die Schwierigkeit besteht dann darin, die Datumsangabe sauber von dem alten Dateinamen zu trennen, damit der Dateiname wirklich nur aus Datum, Dateibezeichnung und Zählernummer besteht. Es geht also nicht, jeden Dateinamen einfach nur um das Datum zu ergänzen. Dann würde dem Namen bei jedem Speichern eine neue Datumsangabe hinzugefügt, bis der Dateiname irgendwann zu lang ist, um von Word akzeptiert zu werden.
Deshalb müssen Sie im Makrocode zunächst einmal prüfen, ob eine Datei bereits gespeichert worden ist. Wenn ja, müssen Sie testen, ob der Dateiname die typische Datumskennung enthält. Sollte das ebenfalls der Fall sein, müssen Sie den Dateinamen in die Bestandteile "Datum", "Dateibezeichnung" (= alter Dateiname) und "Zählernummer" aufsplitten. Wichtig ist dabei in erster Linie die Dateibezeichnung, denn den Rest können Sie automatisch an das aktuelle Datum oder die zuletzt verwendete Zählernummer anpassen.
Falls der Dateiname nicht die typische Datumskennung enthält, können Sie davon ausgehen, dass das Datum erstmalig dem Dateinamen hinzugefügt werden soll. Somit nehmen Sie einfach den aktuellen Dateinamen als Dateibezeichnung.
Und für den Fall, dass ein Dokument noch gar nicht gespeichert worden ist, bauen Sie eine Routine in das Makro ein, die die Dateibezeichnung per Dialogfeld (= per InputBox-Funktion) abfragt.
Sobald Ihnen die "Dateibezeichnung" bekannt ist, können Sie - wie schon im Makro aus dem Tipp vom 5.4.2005 - per Dir-Funktion prüfen, ob eine Datei mit dem Namen aus "Datum", "Dateibezeichnung" und "Zählernummer" bereits existiert. In einer Do-Loop-Schleife erhöhen Sie den Zähler gegebenenfalls so lange, bis ein neuer Dateiname gefunden ist.
Die Makrolösung funktioniert allerdings nur, wenn der Dateiname standardisiert ist. Das im Anschluss vorgestellte Makro geht davon aus, dass sich der Name aus a) der achtstelligen Datumsangabe mit vierstelliger Jahreszahl, zweistelligem Monat und zweistelligem Tag, b) einem Trennzeichen, c) der Dateibezeichnung, d) einem weiteren Trennzeichen und e) der Zählernummer zusammensetzt. Als Dateinamenerweiterung wird standardmäßig .DOC vorausgesetzt. Ein gültiger Dateiname für die vorgestellte Makrolösung wäre zum Beispiel:
20050503_Kostenvoranschlag Firma Schulte_0001.doc
Die Reihenfolge der Bestandteile ist per Makrocode vorgegeben. Anpassen können Sie aber das Trennzeichen, indem Sie die Konstante TRENNER bearbeiten, und die Anzahl der Stellen der Zählernummer, indem Sie die Konstante ZAEHLERSTELLEN entsprechend einstellen. Standardwerte sind "_" für das Trennzeichen und "4" für die Anzahl der Zählerstellen. Erforderlich ist außerdem die Anpassung der Konstanten PFAD; ändern Sie sie in eine auf Ihrem System vorhandene Ordnerbezeichnung.
Die aktualisierte Prozedur zum Speichern mit aktueller Datumsangabe sieht dann folgendermaßen aus (Änderungen und Ergänzungen zur Prozedur aus dem Tipp vom 5.4.2005 sind durch Kommentarzeilen gekennzeichnet):
Sub MitDatumSpeichern()
Const PFAD As String = " C:\Word Dokumente\"
Const TRENNER As String = "_"
'Neu ###############
Const ZAEHLERSTELLEN As Long = 4
Dim strDateiBezeichnung As String
Dim lngDatumslaenge As Long
Dim lngZaehlerlaenge As Long
'###################
Dim strDatum As String
Dim strDateiname As String
Dim lngNummer As Long
If ActiveDocument.Path <> "" Then
If MsgBox _
(Prompt:="Das aktive Dokument wurde bereits " & _
"gespeichert." & vbCr & "Wollen Sie es " & _
"erneut unter Angabe des Datums speichern?", _
Buttons:=vbYesNo + _
vbQuestion) = vbNo Then
Exit Sub
'Neu ###############
Else
lngDatumslaenge = 8 + Len(TRENNER)
lngZaehlerlaenge = Len(TRENNER) + ZAEHLERSTELLEN
strDateiname = _
WordBasic.FileNameInfo(ActiveDocument.Name, 4)
If Len(strDateiname) <= lngDatumslaenge Or _
Not IsDate(Mid(strDateiname, 7, 2) & "." & _
Mid(strDateiname, 5, 2) & "." & _
Mid(strDateiname, 1, 4)) Then
strDateiBezeichnung = strDateiname
Else
strDateiBezeichnung = _
Mid(strDateiname, _
lngDatumslaenge + 1, _
Len(strDateiname) - _
(lngDatumslaenge + lngZaehlerlaenge))
End If
End If
Else
strDateiBezeichnung = _
InputBox(Prompt:="Datei wurde noch nicht " & _
"gespeichert." & vbCr & _
"Geben Sie eine Bezeichnung ein, die " & _
"Rückschlüsse auf den Inhalt zulässt:", _
Default:="Dokument von " & Application.UserName)
If strDateiBezeichnung = "" Then Exit Sub
strDateiBezeichnung = _
WordBasic.FileNameInfo(strDateiBezeichnung, 4)
'###################
End If
strDatum = Format(Now(), "yyyymmdd")
'Geändert ##########
strDateiname = PFAD & strDatum & TRENNER & _
strDateiBezeichnung & TRENNER
'###################
lngNummer = 1
'Geändert ##########
Do While _
Dir(strDateiname & _
Format(lngNummer, String(ZAEHLERSTELLEN, "0")) & _
".doc") <> ""
'###################
lngNummer = lngNummer + 1
Loop
'Geändert ##########
strDateiname = strDateiname & _
Format(lngNummer, String(ZAEHLERSTELLEN, "0")) & _
".doc"
'###################
ActiveDocument.SaveAs FileName:=strDateiname
End Sub
Hinweis: Im Makrocode kommt mehrmals die Funktion
WordBasic.FileNameInfo([Textvariable], 4)
Hinweis: Im Makrocode kommt mehrmals die Funktion
WordBasic.FileNameInfo([Textvariable], 4)
zum Einsatz. Die WordBasic-Funktion "FileNameInfo" mit dem zweiten Parameterwert "4" gibt den Dateinamen ohne Erweiterung zurück. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die Standarderweiterung ".DOC" oder um etwas anderes - wie etwa ".TXT" oder gar ".WORDTEXT" - handelt.
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Leerzeichen durch Tabulatoren ersetzen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich erhalte immer wieder Textdateien, in denen Tabellen mit Hilfe von Leerzeichen formatiert wurden. Bisher muss ich das ganze manuell umformatieren, weil die Spalten meistens auch noch durch eine unterschiedliche Anzahl von Leerzeichen getrennt sind. Kann ich den Vorgang irgendwie automatisieren?
B. Gerwig
ANTWORT: In so einer Situation hilft die normale Suchen- und Ersetzen-Funktion ebenso wenig weiter wie die automatische Umwandlung von Text in eine Tabelle, aber mit einem kleinen Trick kommen Sie weiter:
- Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments, in dem Sie
Leerzeichen durch einen Tabulator ersetzen wollen.
- Wählen Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen an und geben Sie in das
Feld Suchen nach ein Leerzeichen und
dann die folgende Zeichenkette ein:
- Wechseln Sie in das Feld Ersetzen
durch und geben Sie ^t als Platzhalter für einen Tabulator
ein.
- Aktivieren Sie nun noch das Kontrollkästchen Mit Mustervergleich und klicken Sie auf
Alle ersetzen. Word durchsucht den
Text daraufhin nach den Stellen, an denen zwei oder mehr Leerzeichen
auftauchen und ersetzt sie durch einen Tabulator.
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