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Ausgabe vom 30. August
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen
ganz einfach verwalten und abrufen
- Download-Tipp: Über 1.000 neue Symbole für Ihre
Word-Symbolleisten
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen ganz einfach verwalten und abrufen
SmartTools QuickText Pro ist die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können:
- Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benötigen, in einem
beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem im Team
genutzten Server.
- Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte
zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten
Maustaste an und rufen das Kontextmenü von QuickText Pro auf.
- An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer
Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen
festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie markieren
nur noch einen der Einträge und schon erscheint der entsprechende Text
an der aktuellen Cursorposition.
- Die Lösung ist unabhängig von irgendwelchen Vorlagen, in denen Sie
normalerweise Textbausteine über die AutoText-Funktion speichern.
- QuickText Pro-Bausteine können Sie in alle Dokumente einfügen, egal,
auf welcher Vorlage sie basieren.
- QuickTextPro-Dokumente können außerdem mit anderen Anwendern im
Netzwerk geteilt werden, indem Sie ein globales Verzeichnis auf einem
Server anlegen und es als QuickText-Verzeichnis definieren. So lassen
sich Textbausteine für beliebig viele Anwender
standardisieren.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Über 1.000 neue Symbole für Ihre Word-Symbolleisten
Sie suchen nach aussagekräftigen Icons für Ihre selbst definierten Symbolleisten? Die standardmäßig von Word angebotene Auswahl ist sehr bescheiden und so müssen Sie schon selber künstlerisch tätig werden, um zum Ziel zu kommen. SmartTools Iconhelp hilft weiter: In Word finden Sie über 1.000 verschiedenen Schaltflächen-Symbole, die Sie mit unserem kostenlosen Tool übersichtlich anzeigen und durchblättern können.
Möchten Sie eines der Icons nutzen, klicken Sie es einfach an, rufen das Kontextmenü Symbol in Zwischenablage kopieren auf und weisen es dann Ihrer eigenen Schaltfläche zu. Der besondere Bonus für VBA-Entwickler: SmartTools Iconhelp zeigt auch die "FaceID" zu jedem Symbol an, die Sie für die programmatische Erstellung von Symbolleisten per Makro benötigen:
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SmartTools
Iconhelp für Word |
| Word-Tipp der
Woche |
Word-Häufigkeiten Ihrer Texte ermitteln, Teil 2
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
In der letzten Woche hatten wir Ihnen unser Makro "WortFrequenzZaehlen" vorgestellt, mit dem Sie herausfinden können, welche Worte in Ihrem Dokument zu oft verwendet werden. Das Makro erstellt ein neues Dokument mit einer Übersicht aller im aktuellen Dokument verwendeten Worte und vermerkt dahinter jeweils wie oft es in Ihrem Text zum Einsatz kommt. Mit der Suchfunktion können Sie anschließend die zu bearbeitenden Textstellen ausfindig machen, und über den Thesaurus die fraglichen Wörter durch Alternativen ersetzen. Im Folgenden möchten wir Ihnen noch einige Hinweise zu Funktionsweise uns Konfiguration des Makros geben.
Damit Sie das das Makro schneller starten können, lässt sich hierzu auch ein Symbol in einer Symbolleiste hinzufügen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und
wählen Sie das Kontextmenü Anpassen
an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".
- Wählen Sie bei Kategorie den
Eintrag "Makros" aus. Ziehen Sie jetzt den Eintrag
"Normal.<Modulname>.WortFrequenzZaehlen" aus der Liste Befehle in die gewünschte Symbolleiste.
"<Modulname>" steht dabei für den Namen des Moduls, in dem Sie die
Prozedur abgelegt haben (nach dem Import also "modWFZ").
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, geben Sie eine
passende Bezeichnung ein und wählen Sie ein Schaltflächensymbol aus.
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
Für den interessierten Makro-Entwickler nun noch einige Worte zum Aufbau des Codes: Nach dem Start wird zunächst über eine Eingabebox die Art der Sortierung abgefragt. Für eine Sortierung nach Worten ist ein "W", für eine Sortierung nach der Wortanzahl Anzahl ein "A" einzugeben. Im Anschluss daran werden in einer Schleife alle Worte des Dokumentes durchgegangen.
Dazu stellt das Word-Objektmodell die Auflistung "Words" zur Verfügung, die alle im Dokument verwendeten Worte beinhaltet. Für jedes einzelne Wort wird dann geprüft, ob es bereits im Array "arrWorte" vorhanden ist. Wenn ja, erhöht sich ein Zähler für das betreffende Wort, wenn nicht, wird das Wort mit der Häufigkeit "1" in das Array aufgenommen. Dabei erfolgt anhand der Konstanten "cstrAusschl" eine Prüfung auf auszuschließende Worte wie "der", "und" oder "eine", die keiner Zählung bedürfen. Diese Liste ist nicht vollständig und dient zunächst nur als Beispiel – erweitern Sie sie einfach um Worte, die in Ihren Dokumenten auszuschließen sind (beispielsweise Fachbegriffe, Namen oder Artikelbezeichnungen). Bitte beachten Sie, dass jedes Wort kleingeschrieben ist und in eckigen Klammern steht, damit es einwandfrei erkannt werden kann:
Sub WortFrequenzZaehlen()
Const cstrAusschl = _
"[der][die][das][ein][eine][einer][wer]" & _
"[wie][was][wo][ist][und][oder][sie][er]"
.....
Sind alle Worte geprüft, wird der Inhalt des Arrays in ein neu angelegtes Dokument geschrieben. Worte und Zahlen werden dabei durch Tabulatoren getrennt, sodass anschließend eine einfache Konvertierung in eine Tabelle erfolgen kann. Diese wird dann abschließend je nach gewünschter Sortierung entweder basierend auf der ersten Spalte nach Worten oder auf der zweiten Spalte nach Anzahl sortiert.
Um den Variablenspeicher von VBA nicht zu sehr zu belasten, ist die Anzahl der maximal zu prüfenden Worte auf 10.000 beschränkt, bei Erreichen dieser Zahl erscheint eine entsprechende Meldung. Sie können diesen Wert aber bei Bedarf im Makro über die Konstante "MaxWorte" erhöhen:
Sub WortFrequenzZaehlen()
Const MaxWorte = 10000
.....
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usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Layoutansicht beim Starten von Word
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Seit einiger Zeit startet Word immer in der Ansicht "Normal2". Früher war automatisch die Seitenlayoutansicht aktiviert. Kann ich das Startverhalten irgendwie rückgängig machen?
H.-J. Markgraf
ANTWORT: Bei dem neuen, leeren Dokument, das nach dem Start von Word angezeigt wird, haben Sie nur wenig Möglichkeiten, Einfluss auf den Ansichtsmodus zu nehmen. Das liegt daran, dass dieses "Startdokument" auf der Standardvorlage NORMAL.DOT basiert. Diese Vorlage unterliegt ständigen Veränderungen. So werden bestimmte Benutzereinstellungen, einzelne AutoKorrektur-Einträge usw. in der NORMAL.DOT gespeichert, - und dies geschieht im Normalfall unbemerkt im Hintergrund.
Das Fatale daran: Word vermerkt in der DOT-Datei auch, in welchem Ansichtsmodus zuletzt gearbeitet wurde. Das bedeutet: Wenn Sie Word beenden und dabei gerade ein Standarddokument auf Basis der NORMAL.DOT geöffnet war, merkst sich Word in der Vorlage, dass zum Beispiel zuletzt die Normalansicht aktiv war. Beim nächsten Start von Word ist dann wieder die Normalansicht eingeschaltet. Umgekehrt gilt dies natürlich auch für die Seitenlayoutansicht.
Sie können also wenigstens vorübergehend die Seitenlayoutansicht zurückholen, indem Sie Word mit einem leeren Dokument starten, den Ansichtsmodus ändern und dann Word sofort wieder beenden. Beim nächsten Programmstart befinden Sie sich automatisch wieder in der Seitenlayoutansicht. Das funktioniert aber nur so lange, bis Sie Word dann wieder in der Normalansicht beenden.
Bei benutzerdefinierten Dokumentvorlagen haben Sie mehr Chancen, dass immer sofort die gewünschte Ansicht zur Verfügung steht. Das liegt daran, dass Sie Ihre eigenen DOT-Dateien meist nur einmal speichern und dann immer wieder in unveränderter Form einsetzen. So müssen Sie beim Anlegen der DOT-Datei nur dafür sorgen, dass vor dem allerletzten Speichervorgang der passende Ansichtsmodus aktiv ist. Dann werden neue Dateien, die auf Ihrer Vorlage basieren, auch immer mit dieser Ansicht beginnen.
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Fritzfax-AssistentSerienfaxe mit Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und der Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewünschten Empfänger. http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/ |
Automatische Aktualisierung zurücknehmen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich nutze die automatische Aktualisierung von Formatvorlagen, habe aber das Problem, dass in Einzelfällen individuelle Formatierungen für einzelne Absätze vorgenommen werden sollen, die ich nicht in die Formatvorlage übernehmen möchte. Gibt es da eine Möglichkeit?
R. Boste
ANTWORT: Mit der automatischen Aktualisierung für Formatvorlagen steht Ihnen ein nützliches Hilfsmittel zur schnelleren Formatierung Ihrer Dokumente zur Verfügung. Die Idee dabei: Eine Formatvorlage legt bekanntlich die Formatierungen für einen Absatz fest. Die Definition erfolgt nur ein einziges Mal und in Zukunft genügt die Zuweisung der Vorlage, um die Absätze wie gewünscht zu formatieren. Die automatische Aktualisierung sorgt nun dafür, dass Sie nachträgliche Änderungen in der Formatvorlage schneller vornehmen können.
Vor Word 97 mussten Sie dazu das Dialogfeld Format-Formatvorlage anwählen und die neuen Einstellungen im Dialogfeld vornehmen. Wesentlich komfortabler und schneller ist die Anpassung der Formatierungen direkt im Dokument: Sie ändern also mit den gewohnten Funktionen die Absatzeinzüge, die Tabulatoren, die Zeichenformate etc. bis Sie das gewünschte Ergebnis erzielt haben. Ist die automatische Aktualisierung aktiviert, übernimmt Word jede dieser Änderungen automatisch in die entsprechende Formatvorlage und passt außerdem alle Absätze an, denen Sie diese Vorlage zugewiesen haben.
Um die automatische Aktualisierung für eine Formatvorlage zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Format-Formatvorlage an.
- Markieren Sie den gewünschten Eintraf in der Liste Formatvorlagen und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren und bestätigen Sie
mit Ok. Mit Schließen kehren Sie dann wieder in den Text
zurück.
Ein umständlicher Vorgang, der sich mit dem folgenden einfachen aber effektiven Trick vermeiden lässt: Nehmen Sie einfach die gewünschte Formatänderung vor und drücken Sie direkt danach Strg+Z. Mit dieser Tastenkombination machen Sie normalerweise den letzten Arbeitsschritt wieder rückgängig, aber in diesem Fall werden Sie feststellen, dass die Formatierung erhalten bleibt.
Der Grund: Jede Formatänderung in einem Absatz mit automatischer Aktualisierung löst bei Word zwei separate Arbeitsschritte aus. Einmal die Formatierung an sich und dann im zweiten Schritt die Aktualisierung der entsprechenden Formatvorlage. Auf diese Weise ist es möglich, dass Sie mit Strg+Z lediglich die unerwünschte Anpassung der Formatvorlage rückgängig machen.
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