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Ausgabe vom 30. August
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Das neue SmartTools QuickText Pro 2.0 für
Word
- Download-Tipp: Der kostenlose Schriftarten-Assistent
2.0
- News: Betaversion von Google Desktop 2 zum
kostenlosen Download verfügbar
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Das neue SmartTools QuickText Pro 2.0 für Word
Vergessen Sie die AutoTexte von Word! Noch nie war es so einfach, Briefe, E-Mails, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal bearbeiten
müssen. Alle Team-Mitglieder nutzen so automatisch immer die neuesten
Textversionen. Mit den AutoTexten von Word ist das ohne SmartTools
QuickText Pro nicht möglich!
- Die neue Version 2.0 bietet viele neue Funktionen und pfiffige
Arbeitserleichterungen, angefangen bei der Unterstützung von Word als
E-Mail-Editor über die Verwendung von Dokumentvorlagen und Verknüpfungen
im QuickText-Verzeichnis bis hin zu flexiblen Zusammenstellungen aus
mehreren Textbausteinen.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Der kostenlose Schriftarten-Assistent 2.0
Mit dem kostenlosen SmartTools Schriftarten-Assistent können Sie mit wenigen Mausklicks beliebige Listen mit Schriftartenmustern in Word 2003, 2002/XP und 2000 erstellen lassen. Ab sofort steht die neue Version 2.0 mit vielen nützlichen Zusatzfunktionen zur Verfügung. So haben Sie die Wahl, welche Schriften in die Liste aufgenommen werden: Sie können nicht nur alle verfügbaren oder die manuell von Ihnen ausgewählte Schriften verwenden. Der neue Assistent ermittelt auch voll automatisch die Schriften, die im aktuellen Dokument verwendet wurden und kann sie in einer Musterliste ausgeben.
Auch ansonsten ist die Musterliste frei konfigurierbar: Sie bestimmen mit wenigen Mausklicks, welcher Texte für jede Schrift ausgegeben und welche Schriftgröße dabei verwendet werden soll. Und da speziell das Euro-Zeichen in vielen Schritten häufig entweder gar nicht enthalten ist oder ein gewöhnungsbedürftiges Design aufweist, können Sie Ihre Schriften voll automatisch auf das Eurozeichen testen lassen.
Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent legt automatisch ein Dokument mit den Mustern der gewünschten Schriften an. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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Download des
Schriftarten-Assistenten für
Word |
News: Betaversion von Google Desktop 2 zum kostenlosen Download verfügbar
Wir haben bereits mehrfach über das kostenlose Tool Google Desktop Search zur schnellen Suche in Ihren Word-Dokumenten, Outlook-Mails und anderen Office-Daten auf Ihrer Festplatte berichtet. Google hat das nützliche Programm jetzt noch einmal erheblich erweitert und bietet zurzeit eine Betaversion (leider nur in Englisch) von Google Desktop 2 zum kostenlosen Download an:
http://desktop.google.com
Die Änderung des Namens durch das Weglassen des Zusatzes "Search" deutet schon an, dass sich die neue Version nicht mehr allein die Suche in Ihren lokalen Daten beschränkt. Eine der wichtigsten Neuerung besteht in einer so genannten "Sidebar", die sich fest auf dem Bildschirm positionieren lässt und eine Fülle von individuell konfigurierbaren Informationen anzeigen kann. So können Sie sich die letzten eingegangenen Mails aus Outlook (oder aus einem anderen Mailprogramm wie Thunderbird) oder Fotos als Slideshow anzeigen, aber auch aktuelle Informationen aus dem Internet (RSS-Feeds, Börsenkurse, Wetterdaten usw.) anzeigen lassen. Mit der Zeit wird es hier sicherlich ein umfangreiches Angebot von kostenlosen Erweiterungen für die Google Sidebar geben.
Besonders interessant ist eine Symbolleiste direkt in Outlook, über die Sie ohne Umwege direkt im Programm nach Mails suchen können. Die Ergebnisse werden dabei auch nicht Browser, sondern in tabellarischer Form in einem separaten Fenster dargestellt, wie es beispielsweise auch LookOut anbietet. Google Desktop 2 kann außerdem jetzt nicht nur Outlook-Mails, sondern auch Termine, Aufgaben, Notizen und Kontakte durchsuchen.
| Word-Tipp der
Woche |
Automatische Sicherheitskopien in einem beliebigen Backup-Ordner, Teil 1
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Immer wieder erreichen uns Leseranfragen, in denen das Problem von automatischen Sicherungskopien angesprochen wird. Word bietet zwar die Programmoption Sicherungskopie immer erstellen, doch in der dadurch erzeugten WBK-Datei steht Ihnen immer nur die vorherige und nicht die aktuelle Version des Dokuments zur Verfügung. Ein weiterer Schwachpunkt ist, dass die Sicherungskopie immer im selben Ordner wie die Originaldatei gespeichert wird. Das erschwert im Notfall die Suche. Außerdem gibt es immer nur eine WBK-Datei zu einem bestimmten Dokument. Word speichert nicht automatisch verschiedene Versionszustände.
Ein echtes Backup der aktuellen Dokumentversion, das zudem in einem für alle Word-Dokumente identischen Backup-Ordner gespeichert wird, erhalten Sie nur mit Hilfe eines VBA-Makros. Sie können Word sogar so konfigurieren, dass dieses Makro immer dann ausgeführt wird, wenn Sie Datei-Speichern oder Datei-Speichern unter aufrufen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem zweiteiligen Word-Tipp der Woche.
Beginnen Sie mit der Makroprozedur, mit der Sie das aktive Dokument "normal" und zusätzlich in einem bestimmten Backup-Ordner speichern:
- Wechseln Sie aus Word mit Alt + F11 in den Visual
Basic-Editor.
- Markieren Sie im Projekt-Explorer auf der linken Seite den
Projektnamen "Normal" – das Projekt der Standardvorlage
"NORMAL.DOT".
- Wählen Sie Einfügen-Modul an.
- In das daraufhin geöffnete Codefenster geben Sie folgende Prozedur
ein:
Const BACKUP_PATH As String = "C:\Backups\Word\"
Const BACKUP_EXT As String = ".bak"
Dim strDocPath As String
Dim strDocName As String, strDocName2 As String
Dim strBakName As String
Dim i As Long
On Error GoTo SaveBak_Error
If IsMissing(ShowUI) Then ShowUI = False
If ShowUI Or ActiveDocument.Path = "" Then
With Application.Dialogs(wdDialogFileSaveAs)
If .Display = 0 Then
Exit Sub
Else
strDocPath = _
WordBasic.FileNameInfo(.Name, 5) & "\"
strDocName = WordBasic.FileNameInfo(.Name, 3)
End If
End With
Else
strDocPath = ActiveDocument.Path & "\"
strDocName = ActiveDocument.Name
End If
strDocName2 = WordBasic.FileNameInfo(strDocName, 4)
strBakName = BACKUP_PATH & strDocName2 & BACKUP_EXT
i = 0
Do Until Dir(strBakName) = ""
strBakName = BACKUP_PATH & strDocName2 & _
"(" & i + 1 & ")" & BACKUP_EXT
i = i + 1
Loop
ActiveDocument.SaveAs FileName:=strBakName, _
AddToRecentFiles:=False
ActiveDocument.SaveAs FileName:=strDocPath & strDocName
SaveBak_End:
Exit Sub
SaveBak_Error:
MsgBox "Fehler beim Speichern des Dokuments." & vbCr & _
"Fehler " & Err.Number & ":" & vbCr & _
Err.Description, _
vbCritical, "Speichern mit Backup"
Resume SaveBak_End
End Sub
- Ändern Sie in der zweiten Zeile der Prozedur die Pfadangabe
"C:\Backups\Word\". Ersetzen Sie sie durch den Pfad zu Ihrem
Backup-Ordner für Word-Dokumente oder durch eine andere, auf Ihrem
System verfügbare Verzeichnisangabe. – Beachten Sie dabei, dass der Pfad
mit einem "\" enden muss.
- Wechseln Sie wieder in das Anwendungsfenster von
Word.
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zusammenführenDer Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen. Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Eigene Dokumente per Kennwort schützen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Der Computer, an dem ich arbeite, wird von mehreren Personen benutzt. Deshalb möchte ich meine Dokumente – vor allem meine persönlichen Briefe – mit einem Kennwort schützen, damit sie außer mir niemand öffnen kann. Bietet Word dafür eine Möglichkeit?
G. Wehnert
ANTWORT: Es gibt zwei Möglichkeiten, Word-Dokumente mit einem Kennwort zu schützen. Wenn Sie den Inhalt komplett vor fremden Blicken verschließen wollen, weisen Sie ein Lese-/Schreibkennwort zu. Dann ist schon zum Öffnen des Dokuments ein Kennwort erforderlich. Wenn Sie nur verhindern wollen, dass andere Anwender Änderungen vornehmen, weisen Sie dem Dokument ein Schreibschutzkennwort zu. Dann lässt sich das Dokument zwar auch ohne Kennworteingabe öffnen. Es ist aber schreibgeschützt. Nur mit dem korrekten Kennwort kann der Text überarbeitet werden.
Die Kennwörter vergeben Sie folgendermaßen:
- Öffnen Sie die Datei, die Sie schützen wollen.
- Rufen Sie Extras-Optionen auf und
wechseln Sie in Word 97 und 2000 auf die Registerkarte Speichern. In Word 2002 und Word 2003
aktivieren Sie die Registerkarte Sicherheit.
- Um das Dokument komplett zu schützen, geben Sie ein Kennwort in das
Feld Lese-/Schreibkennwort (Word 97),
Kennwort für Lese-/Schreibzugriff
(Word 2000) oder in Word 2002 und 2003 Kennwort
zum Öffnen ein. Um das Öffnen zu erlauben, aber das
Bearbeiten zu verhindern, tragen Sie ein Kennwort in das Feld Schreibschutzkennwort (Word 97), Kennwort zum Aufheben des Schreibschutzes
(Word 2000) bzw. Kennwort zum Ändern
(Word 2002/2003) ein.
- Klicken Sie auf Ok.
- Wiederholen Sie auf Anforderung die Kennworteingabe.
- Speichern Sie das Dokument.
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Ihren E-MailsAuf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz |
Word führt die Word Weekly-Beispielmakros nicht aus
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Viele Ihrer Makro-Lösungen erscheinen mir überaus hilfreich zu sein. Leider ist es mir bislang nicht gelungen, auch nur einen Ihrer Beispielcodes praktisch nutzen zu können. Obwohl ich Ihre Anleitungen peinlich genau befolgt und sogar mehrfach wiederholt habe, zeigt Word beim Aufruf des jeweiligen Makros eine Fehlermeldung wie diese:
Das Makro wurde nicht gefunden oder wurde deaktiviert
wegen Ihrer Makroschutzeinstellungen.
Was läuft da schief?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Uns erreichen häufig Leseranfragen mit ähnlich lautendem Inhalt. Auch wenn sich in die Makrolistings schon einmal ein Tippfehler einschleichen kann, ist das geschilderte Problem aber nicht auf unseren Programmcode zurückzuführen. Es liegt an Ihren Makro-Sicherheitseinstellungen.
Betroffen sind davon die Word-Versionen 2000, 2002 und 2003. Wenn Sie die oben genannte Meldung beim Ausführen unserer Beispielmakros erhalten, haben Sie die Vertrauensstellung für installierte Add-Ins und Vorlagen ausgeschaltet. Sofern Sie dies nicht ganz bewusst gemacht haben, können Sie die Option mit folgenden Schritten wieder einschalten:
- Starten Sie Word und rufen Sie Extras-Makro-Sicherheit auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Vertrauenswürdige Quellen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Allen
installierten Add-Ins und Vorlagen vertrauen und bestätigen
Sie die Änderung mit Ok.
- Starten Sie Word neu.
Falls Sie die Vertrauensstellung für installierte Add-Ins bewusst ausgeschaltet haben, können Sie die Beispielmakros nur nutzen, indem Sie die Makro-Sicherheitsstufe nicht auf "Hoch" sondern auf "Mittel" setzen. Dazu wählen Sie wieder Extras-Makro-Sicherheit an und aktivieren auf der Registerkarte Sicherheitsstufe die Option Mittel. Beim nächsten Programmstart fragt Sie Word, ob die Makros in den installierten Vorlagen aktiviert werden sollen oder nicht. Zumindest bei der Standardvorlage NORMAL.DOT müssen Sie dann die Makroausführung erlauben.
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- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
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