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Ausgabe vom 31. Januar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: PDF-Dateien direkt in Word öffnen -
Sonderpreis gilt nur noch heute!
- Download-Tipp: Komfortable Korrespondenz mit dem
SmartTools Adress- und Anredemanager
- Update: Möglicher Programmabsturz von Word 2003 beim
Einsatz des Formel-Editors
Word-Helpline
- Bilder nach der Übernahme aus dem Internet Explorer
verschwunden
- Automatisches Leerzeichen nach AutoText
verhindern
| Word-News &
Downloads |
News: PDF-Dateien direkt in Word öffnen - Sonderpreis gilt nur noch heute!
Der PDFgrabber wandelt PDF-Dateien in Word-Dokumente um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten verwenden können. Mit der neuesten Version 3.0 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word integriert.
Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber brauchen Sie nur 3 Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word über das neu
installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument zur direkten Bearbeitung zur
Verfügung.
http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-home/
Download-Tipp: Komfortable Korrespondenz mit dem SmartTools Adress- und Anredemanager
Nutzen Sie den kostenlosen SmartTools Adress- und Anrede-Manager, um neue Briefe mit wenigen Mausklicks zu erstellen. Die Installation läuft voll automatisch und nach wenigen Mausklicks befindet sich ein neuer Menüpunkt Einfügen-Adresse/Anrede in Ihrer Word-Version. Sobald Sie dieses Menü aufrufen, erscheint ein übersichtliches Dialogfeld, in das Sie die gewünschte Adresse eingeben und die Anrede per komfortabler Listenauswahl zusammenstellen können.
In einer Vorschau haben Sie dabei jederzeit die Kontrolle über die fertige Adresse samt Anrede, wie sie in Ihrem Text erscheinen wird. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, genügt ein Mausklick und der SmartTools Adress- und Anrede-Manager fügt die Informationen automatisch an den richtigen Stellen in Ihrer Brief-Vorlage ein.
Jetzt brandneu in der aktuellen Version: Ab sofort können Sie Ihre am häufigsten benötigten Adressen auch im SmartTools Adress- und Anredemanager speichern. Sie müssen den gewünschten Kontakt dann nur noch aus einer Liste auswählen und die zugehörige Adresse wird voll automatisch abgerufen. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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Adress-
und Anrede-Manager v1.50 kostenlos
herunterladen |
Der SmartTools Adress- und Anrede-Manager ist ideal für alle Briefe an Adressen, die Sie bisher nicht in Outlook oder Access gespeichert haben. Für die direkte Übernahme von bereits erfassten Adressen aus Outlook oder Access in Ihre Word-Dokumente steht Ihnen unser erfolgreicher SmartTools Brief- und Fax-Manager zur Verfügung:
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Update: Möglicher Programmabsturz von Word 2003 beim Einsatz des Formel-Editors
In einer Techinfo hat Microsoft ein neues Problem mit dem Formel-Editor in Word 2003 dokumentiert: wenn Sie eine Formel in einer verschachtelten Tabelle einfügen oder bearbeiten, kann es plötzlich zu einem Programmabsturz kommen. Sollten Sie von diesem Problem betroffen sein, finden Sie unter der folgenden Adresse weitere Informationen zu einem Hotfix, der das Problem behebt:
Techinfo zum Programmabsturz von Word 2003 beim Einsatz des Formel-Editors
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| Word-Tipp der
Woche |
Seitenzahlen aus externen Dokumenten übernehmen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wenn Sie sich beispielsweise in der Form "Weitere technische Daten ab Seite X im Technischen Handbuch" auf eine Seitenzahl in einem anderen Dokument verweisen möchten, können Sie die entsprechende Nummer natürlich manuell nachschlagen. Schneller und effizienter ist die folgende dynamische Technik:
- Öffnen Sie das Dokument, auf das Sie sich beziehen möchten.
- Setzen Sie den Cursor an den Anfang der gewünschten Seite.
- Fügen Sie hier über das Menü Einfügen-Feld ein Feld "Page" (Word
2003/2002/2000) oder "Seite" (Word 97) ein.
- Drücken Sie Alt+F9, um die Feldfunktionen anzeigen zu
lassen.
- Markieren Sie die komplette Feldfunktion inklusive der geschweiften
Klammern, wählen Sie Einfügen-Textmarke an, geben Sie zum
Beispiel "TechDat" als Bezeichnung ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Wählen Sie das Menü Format-Zeichen
an und formatieren Sie die komplette Feldfunktion als Ausgeblendet (Word 2003/2002/2000) bzw.
Verborgen (Word 97), damit sie im
Dokument unsichtbar ist.
- Drücken Sie Alt+F9, um die Feldfunktionen wieder
auszublenden, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das
Dokument.
- Im aktuellen Dokument setzen Sie den Cursor nun an die Stelle, an
der die Seitenzahl aus dem anderen Dokument ausgegeben werden soll.
- Fügen Sie über das Dialogfeld Einfügen-Feld eine Feldfunktion "InsertText"
(Word 2003/2002/2000) bzw. "EinfügenText" (Word 97) ein. Als Parameter
geben Sie Pfad und Dateiname des anderen Dokumentes, den Namen der
vergebenen Textmarke und den Schalter "\!" an. Das könnte dann zum
Beispiel so aussehen:
Anstelle dieser Feldfunktion wird daraufhin wie gewünscht die aktuelle Seitenzahl aus dem anderen Dokument ausgegeben.
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zusammenführenDer Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen. Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
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Quicktipp: Einfüge-Optionen nicht anzeigen
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
Wenn Sie in Word 2003 und 2002/XP Informationen aus der Zwischenablage in ein Dokument einfügen, erscheint standardmäßig ein kleines SmartTag-Symbol, das Ihnen weitere Optionen anbietet. Viele Anwender empfinden diese Anzeige eher als lästig und würden Sie gerne unterbinden. Mit einer wenig bekannten Option ist das ohne Probleme möglich.
Rufen Sie dazu das Dialogfeld Extras-Optionen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Bearbeiten". Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Optionenschaltflächen für 'Einfügen' anzeigen und bestätigen Sie mit Ok.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Bilder nach der Übernahme aus dem Internet Explorer verschwunden
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Ich habe schon häufig Bilder von einer Internetseite per Drag-and-Drop aus dem Internet Explorer in ein Word-Dokument eingefügt. Das funktioniert seit einiger Zeit nicht mehr korrekt. In Word erscheint nur ein Platzhalter. Wenn ich das Word-Dokument allerdings sofort ausdrucke, wird die Abbildung richtig auf dem Papier wiedergegeben. Wissen Sie Rat?
W. Stimpfle
ANTWORT: Das Problem könnte darin bestehen, dass Sie bei der Mausaktion (Drag-and-Drop) nur eine Verknüpfung in das Word-Dokument einfügen und nicht die Bilddatei selbst. Die Verknüpfung verweist auf eine Grafikdatei im Internet, und wenn Word beim nächsten Öffnen des Dokuments keine Internetverbindung hat, kann anstelle des Bildes nur ein Platzhalter angezeigt werden.
Ob es sich um eine Verknüpfung handelt, stellen Sie fest, indem Sie im Dokument mit den Bildern die Tastenkombination Alt+F9 drücken. Falls daraufhin anstelle des Bildes bzw. des Platzhalters ein mit INCLUDEPICTURE beginnender Feldcode angezeigt wird, wissen Sie, dass nur eine Verknüpfung eingefügt wurde. Drücken Sie anschließend erneut Alt+F9, um zur normalen Dokumentansicht - ohne Feldfunktionen - zurückzukehren.
Sie können dann versuchen, die Verknüpfung zu lösen, sodass das Bild als eingebettetes Objekt in den Text integriert wird. Dazu markieren Sie Bild bzw. Platzhalter und drücken Strg+Umschalt+F9. Word wandelt die Verknüpfung ohne weitere Rückmeldung um, was natürlich auch nur funktionieren kann, wenn eine Internetverbindung besteht und die Verknüpfung auf einen gültigen Pfad- und Dateinamen verweist.
Um Probleme mit Bildern von einer Webseite in Zukunft generell zu vermeiden, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie speichern ein Bild zuerst auf Ihrer Festplatte und fügen es dann als Grafikdatei in Word ein; oder Sie betten das Bild als geräteunabhängige Bitmap direkt in den Text ein.
Die erste Variante funktioniert folgendermaßen:
- Lassen Sie sich die gewünschte Webseite im Internet Explorer
anzeigen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, das Sie für
Ihren Word-Text benötigen, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl
Bild speichern unter an.
- Speichern Sie die Grafikdatei auf Ihrer Festplatte in einem Ordner
Ihrer Wahl.
- Öffnen Sie das Word-Dokument, in das Sie die Abbildung einfügen
wollen.
- Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Position und rufen Sie Einfügen-Grafik-Aus Datei auf.
- Fügen Sie die Grafikdatei aus dem Festplattenordner ein, den Sie in
Schritt 3 gewählt hatten.
- Rufen Sie die passende Webseite im Internet Explorer auf.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Bild und
wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Kopieren an.
- Öffnen Sie das Word-Dokument, in dem die Abbildung erscheinen
soll.
- Setzen Sie den Cursor an die Einfügeposition und wählen Sie Bearbeiten-Inhalte einfügen an.
- Markieren Sie im Listenfeld Als
den Eintrag "Geräteunabhängige Bitmap" und bestätigen Sie die Auswahl
mit Ok.
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Automatisches Leerzeichen nach AutoText verhindern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe ein Problem mit den AutoTexten in Word. Wenn ich einen von mir definierten AutoText per F3 oder nach Anzeige eines Vorschlags mit der Return-Taste einfüge und dann direkt am Ende des letzten Wortes weiter schreiben will, fügt Word automatisch ein Leerzeichen zwischen AutoText und dem ersten von mir eingegebenen Zeichen ein. Angenommen etwa, der AutoText enthält das Wort "Mitarbeiter" und ist über das Kürzel "mita" definiert. Nun will ich aber die weibliche Form "Mitarbeiterin" eingeben. Dazu tippe ich "mita", bestätige den daraufhin angezeigten Vorschlag mit Return, und fahre dann mit dem Buchstaben "i" fort. Danach steht zwischen "Mitarbeiter" und dem "i" ein Leerzeichen, das ich erst löschen muss. Wissen Sie, wie sich dieses Verhalten abstellen lässt?
P. Weinert
ANTWORT: Schuld an dem "überflüssigen" Leerzeichen ist genau diese kleine Vorschlagbox, die Sie angesprochen haben. Sobald sie auf dem Bildschirm erscheint, fügt Word beim Tippen des nächsten Zeichens automatisch ein Leerzeichen hinter dem AutoText ein, auch wenn Sie den Eintrag ohne Leerzeichen definiert haben. Sie haben drei Möglichkeiten, dieses Verhalten abzustellen:
- Schalten Sie die Anzeige der Vorschlagbox generell aus. Dazu wählen
Sie Extras-AutoKorrektur (Word
97/2000) bzw. Extras-AutoKorrektur-Optionen
(Word 2002/XP und 2003) an. Danach blenden Sie die
Registerkarte AutoText ein und
deaktivieren das Kontrollkästchen Rest des Wortes
oder des Datums während der Eingabe als Tipp vorschlagen
(Word 97/2000) respektive AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen (Word
2002/XP und 2003). Bestätigen Sie die Änderung mit Ok. - Nachteil des Verfahrens: Sie können
nicht erkennen, ob die Eingabe durch einen AutoText beschleunigt werden
kann, da Vorschläge nicht mehr angezeigt werden.
- Verwenden Sie AutoText-Namen, die maximal drei Zeichen lang sind.
Das erreichen Sie zum Beispiel, indem Sie den vollständigen Begriff im
Text eingeben und markieren, dann Einfügen-AutoText-Neu aufrufen und als Namen
des AutoText-Eintrags eine Bezeichnung wie "mab" eintragen. Später
können Sie das Kürzel "mab" eingeben und F3 drücken, um das Wort
"Mitarbeiter" einzufügen. Alle nachfolgenden Zeichen erscheinen ohne
Leerzeichen direkt hinter dem AutoText. Grund dafür ist offenbar, dass
Word nach drei Zeichen noch keine AutoText-Vorschläge macht und die
entsprechende Box nicht störend in den Textfluss eingreifen kann. -
Nachteil des Verfahrens: Dreistellige Zeichenkombinationen sind sehr
kryptisch und müssen erlernt werden. Außerdem ist die Anzahl möglicher
Buchstaben-/Zahlenkombinationen beschränkt.
- Blenden Sie die Vorschlagbox jedes Mal manuell aus. Das erfordert
zwar einen zusätzlichen Tastendruck, ist aber vielleicht der beste
Kompromiss. In der Praxis sieht das so aus, dass Sie wie gewohnt den
AutoText-Namen eingeben, zum Beispiel "mita". Word zeigt daraufhin die
kleine Box mit dem Vervollständigungsvorschlag "Mitarbeiter" an. Drücken
Sie Esc, um die Box sofort wieder auszublenden. Das hat keinen
Einfluss auf das übliche AutoText-Verhalten. Sie können also ohne
weiteres F3 drücken, um den AutoText-Eintrag in das Dokument
einzufügen. Da Sie die Vorschlagbox zuvor ausgeblendet haben, steht ein
angefügtes "in" anschließend direkt hinter dem AutoText
"Mitarbeiter".
| Newsletter-Tipp |
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SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert:
- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
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