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Ausgabe vom 4. Januar
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen
ganz einfach verwalten und abrufen
- Download-Tipp: Kalendervorlagen automatisch
erstellen
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen ganz einfach verwalten und abrufen
SmartTools QuickText Pro ist die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können:
- Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benötigen, in einem
beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem im Team
genutzten Server.
- Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte
zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten
Maustaste an und rufen das Kontextmenü von QuickText Pro auf.
- An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer
Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen
festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie markieren
nur noch einen der Einträge und schon erscheint der entsprechende Text
an der aktuellen Cursorposition.
- Die Lösung ist unabhängig von irgendwelchen Vorlagen, in denen Sie
normalerweise Textbausteine über die AutoText-Funktion speichern.
- QuickText Pro-Bausteine können Sie in alle Dokumente einfügen, egal,
auf welcher Vorlage sie basieren.
- QuickTextPro-Dokumente können außerdem mit anderen Anwendern im
Netzwerk geteilt werden, indem Sie ein globales Verzeichnis auf einem
Server anlegen und es als QuickText-Verzeichnis definieren. So lassen
sich Textbausteine für beliebig viele Anwender
standardisieren.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Kalendervorlagen automatisch erstellen
Vergessen Sie teure Kalendervordrucke: Wie wäre es, wenn Sie jederzeit Ihre eigenen Kalenderblätter erstellen könnten? Für jeden beliebigen Zeitpunkt und mit individuellen Formatierungen? Der SmartTools Tages-Kalenderassistent bietet Ihnen genau diese Möglichkeit für Word 97, 2000, 2002/XP und 2003!
Normalerweise sind Kalenderformulare mit Word schnell erstellt, aber mit der Gestaltung alleine ist es noch nicht getan: Für den optimalen Komfort muss auch das Einfügen des Datums automatisiert werden und da kommen Sie ohne die Hilfe von Makros nichts mehr aus.
Der SmartTools Tages-Kalenderassistent nimmt Ihnen die lästige Programmierarbeit ab. Sie erhalten kostenlos eine Vorlage für Tageskalenderblätter mit den zugehörigen Makros zum automatischen Ausfüllen. Die Vorlage können Sie individuell anpassen und beispielsweise mit dem Firmennamen, einer Projektbezeichnung oder beliebigen Grafiken versehen; das Ausfüllen übernimmt ein komfortabler Assistent. Sie legen nur den gewünschten Zeitraum fest und am Ende erhalten Sie eine entsprechende Anzahl von Kalenderblättern, die Sie entweder am Bildschirm ausfüllen oder ausdrucken können. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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SmartTools
Tages-Kalenderassistent für
Word |
| Word-Tipp der
Woche |
Wichtige Internet-Adressen immer griffbereit
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Sie möchten direkt aus Word heraus wichtige Internet-Adressen per Mausklick anspringen? Grundsätzlich steht Ihnen dazu die Favoritenliste in der Symbolleiste "Web" zur Verfügung, die die Einträge des Internet Explorer zur direkten Auswahl anbietet. Dabei handelt es sich allerdings meistens um eine umfangreiche Liste von Links. Möchten Sie in Word häufig benötigte Links noch schneller anwählen, können Sie mit wenig Aufwand spezielle Symbole anlegen, die Sie mit einem einzigen Mausklick auf die gewünschten Webseiten führen. Und so müssen Sie vorgehen:
- Wählen Sie das Menü Extras-Makro-Makros an und wählen Sie in der
Dropdown-Liste Makros in den Eintrag
"Normal.dot (globale Vorlage)".
- Geben Sie in das Feld Makroname
eine Bezeichnung für das kleine Makro ein, das Sie zum Anwählen der
Webseite benötigen. Also zum Beispiel: "SmartToolsInternet".
- Nach einem Mausklick auf Erstellen
befinden Sie sich im VBA-Editor, in dem Start- und Schluss-Anweisung der
Prozedur bereits vorgegeben sind. Sie müssen nur noch eine einzige Zeile
ergänzen (die hier angegebene Internetadresse von SmartTools Publishing
ersetzen Sie einfach durch die gewünschte URL):
"http://www.smarttools.de", NewWindow:=True
- Verlassen Sie den VBA-Editor und legen Sie eine neue Symbolleiste an
(zum Beispiel mit dem Namen "Hyperlinks"), aus der Sie die für Sie
wichtigen Internetseiten auswählen möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die neue Symbolleiste und
rufen Sie das Kontextmenü Anpassen
auf.
- Wechseln Sie im folgenden Dialogfeld auf die Registerkarte "Befehle"
und markieren Sie die Kategorie "Makros".
- Im rechten Listenfeld zeigt Word daraufhin alle verfügbaren Makros
an. Markieren Sie hier den im zweiten Schritt festgelegten Namen und
ziehen Sie das Makro in die Symbolleiste.
- Standardmäßig verwendet Word die komplette Makrobezeichnung auch als
Beschriftung für die Schaltfläche. Um das zu ändern klicken Sie die
Schaltfläche noch einmal mit der rechten Maustaste an und nehmen die
gewünschte Anpassung im Kontextmenü vor. Verlassen Sie das Dialogfeld
dann mit Schließen.
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ANZEIGE Vorlagen für Personal- und
DienstpläneDie CD-ROM "Personalplanung und Dienstpläne" ist das ideale Hilfsmittel für kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmäßig Personal einteilen müssen. Die übersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch für Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel:
http://www.add-in-world.com/katalog/personalplan/ |
Quicktipp: Klein-/Großschreibung komfortabel ändern
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
In Ihren Texten müssen Sie immer wieder die Klein- oder Großschreibung von einem oder mehreren Wörtern ändern. Eine typische Situation: Sie haben versehentlich die CapsLock-Taste gedrückt, SO DASS EINIGE Wörter plötzlich in Großbuchstaben erscheinen. Zur Korrektur müssen Sie den fraglichen Text nicht neu eintippen. Stattdessen markieren Sie ihn und drücken einfach Umschalt+F3. Mit dieser Tastenkombination können Sie die Klein- und Großschreibung der aktuellen Markierung schnell und einfach zwischen den folgenden Modi umschalten:
- Alle Buchstaben groß
- Alle Buchstaben klein
- Erster Buchstabe jedes Wortes groß
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Dokument per VBA-Code durchblättern
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ist es möglich, ein Dokument per VBA-Code so durchzublättern, dass sich die aktuelle Einfügeposition nicht verändert? Am liebsten wäre mir ein Makro, das den Text automatisch durchblättert, damit ich einen schnellen Überblick erhalte. Dann will ich aber sofort an der Stelle weiterarbeiten, an der ich das Makro aufgerufen habe.
A. Bergmann
ANTWORT: Was Sie suchen, sind VBA-Anweisungen, die den Einsatz der Bildlaufleisten simulieren. Dafür stehen Ihnen die Methoden "LargeScroll" und "SmallScroll" zur Verfügung. "LargeScroll" blättert einen oder mehrere Bildschirme nach unten, oben, rechts oder links und "SmallScroll" blättert zeilen- oder spaltenweise in die verschiedenen Richtungen. Die Cursorposition wird dabei nicht verschoben.
So können Sie mit einem Makro den gesamten Text vom Anfang bis zum Ende durchblättern und sind beim nächsten Tastendruck sofort wieder an der Stelle, an der Sie die Bearbeitung unterbrochen hatten. Was noch fehlt, ist die Steuerung der Pausen, die Sie nach jedem Scroll-Vorgang einfügen müssen, um den Seiteninhalt lesen zu können. Dafür setzen Sie die "Timer"-Funktion von VBA ein, wie das unten aufgeführte Beispielmakro demonstriert.
Um den Code einzugeben, wechseln Sie aus einem Word-Dokument mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. Im "Projekt-Explorer" auf der linken Seite des Editor-Fensters markieren Sie per Mausklick den Eintrag "Normal". Danach rufen Sie den Befehl Einfügen-Modul auf und in das daraufhin geöffnete Codefenster geben Sie folgende Zeilen ein:
Sub NachUntenBlaettern()
Dim Eingabe
Dim sngStart As Single
Dim lngSeiten As Long
Dim lngAktuelleSeite As Long
Dim lngScrollProzent As Long
Eingabe = InputBox _
("Wie lang soll jede Seite angezeigt werden?")
If Eingabe <> "" Then
lngSeiten = _
ActiveDocument.Content.ComputeStatistics(_
wdStatisticPages)
sngStart = Timer
With ActiveWindow.ActivePane
.View.Zoom.Percentage = 100
.VerticalPercentScrolled = 0
Do
Do While Timer < sngStart + Eingabe
DoEvents
Loop
sngStart = Timer
lngScrollProzent = .VerticalPercentScrolled
.LargeScroll Down:=1
lngAktuelleSeite = CLng _
((.VerticalPercentScrolled / _
100 * lngSeiten) + 0.5)
Loop Until lngAktuelleSeite = lngSeiten _
And lngScrollProzent = .VerticalPercentScrolled
End With
MsgBox "Ende des Dokuments erreicht"
End If
End Sub
Die Prozedur erlaubt die Eingabe der Pausenlänge mit Hilfe einer "InputBox"-Funktion. Der Wert wird später in Verbindung mit der "Timer"-Funktion benötigt.
Dass der Code so umfangreich ist, liegt daran, dass Word immer nur die aktuelle Cursorposition bzw. Markierung einwandfrei orten kann. Was tatsächlich auf dem Bildschirm zu lesen ist, lässt sich mit VBA nicht direkt ermitteln. So ist es relativ aufwändig herauszufinden, wann das Ende des Dokuments erreicht ist - und das Blättern beendet werden kann.
Leider genügt es nicht, die Eigenschaft "VerticalPercentScrolled" abzufragen. Am Anfang des Dokuments ist sie zwar immer "0", aber am Ende nicht zwangsläufig "100". Das betrifft vor allem die Seitenlayout-Ansicht, in der die Größe des Balkens in der Bildlaufleiste je nach Länge des Texts variiert. Offenbar liefert Word mit "VerticalPercentScrolled" nur die Position der Balkenoberkante in Relation zur Länge der Bildlaufleiste und nicht etwa die tatsächliche Position im Text.
So müssen Sie das Beenden des Bildschirmdurchlaufs auch von der Nummer der angezeigten Seite abhängig machen. Die ermitteln Sie mit der Formel
CLng((.VerticalPercentScrolled / 100 * lngSeiten) + 0.5)
wobei "lngSeiten" der Gesamtseitenzahl des Dokuments entspricht. Aufgrund der ungenauen Werte von "VerticalPercentScrolled" ist das nur ein ungefährer Wert. Und so machen Sie das Ende des Blätterns nicht nur davon abhängig, ob die angezeigte Seite identisch mit der Gesamtseitenzahl ist, sondern auch davon, ob die "VerticalPercentScrolled"-Eigenschaft gleich bleibt, wenn ein weiterer Bildlauf nach unten durchgeführt wird; hier die Bedingung im Code:
Loop Until lngAktuelleSeite = lngSeiten _
And lngScrollProzent = .VerticalPercentScrolled
Damit zwischen den einzelnen Blättervorgängen eine Pause eingelegt wird, setzen Sie noch eine Do-Loop-Schleife ein, in der Sie den "Timer" abfragen. Das ist ein fortlaufender Wert, der die seit Mitternacht verstrichene Zeit ausgibt. Bei jedem Blättervorgang übergeben Sie den momentanen Timer-Wert an eine Variable. Dieser Wert plus die anfangs eingegebene Pausenlänge entspricht dem Zeitpunkt, an dem die Warteschleife beendet wird. Um den Rechner während dieser Zeit nicht lahm zu legen, erlauben Sie mit "DoEvents" die Ausführung anderer Aufgaben.
Zum Ausprobieren kehren Sie zu Word zurück. Öffnen Sie ein beliebiges Dokument und drücken Sie dann die Tastenkombination Alt+F8. In der daraufhin angezeigten Makroliste doppelklicken Sie auf "NachUntenBlaettern", um das Makro zu starten. Geben Sie dann eine Pausenlänge ein (Sie können auch Längen unter einer Sekunde eingeben - zum Beispiel "0,5") und klicken Sie auf Ok. Daraufhin wird der gesamte Text von Anfang bis Ende seitenweise durchgeblättert.
Wenn Sie wollen, können Sie auch ein Makro schreiben, das den Text vom Ende zum Anfang durchblättert. Der Aufbau ist deutlich einfacher, da die "VerticlPercentScrolled"-Eigenschaft ausreicht, um das Ende der Schleifendurchläufe zu bestimmen: Am Anfang ist der Wert auf jeden Fall "0". Somit können Sie für das Rückwärtsblättern folgende Prozedur im Visual Basic-Editor eingeben:
Sub NachObenBlaettern()
Dim Eingabe
Dim sngStart As Single
Eingabe = InputBox _
("Wie lang soll jede Seite angezeigt werden?")
If Eingabe <> "" Then
sngStart = Timer
With ActiveWindow.ActivePane
.View.Zoom.Percentage = 100
.VerticalPercentScrolled = 100
Do
Do While Timer < sngStart + Eingabe
DoEvents
Loop
sngStart = Timer
.LargeScroll Up:=1
Loop Until .VerticalPercentScrolled = 0
End With
MsgBox "Anfang des Dokuments erreicht"
End If
End Sub
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ANZEIGE Tooltipp: PDFgrabberDer PDFgrabber wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/ |
AutoFormen direkt mit Texten versehen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In meinem Dokument verwende ich verschiedene AutoFormen, in die ich Text einfügen möchte. Bisher habe ich in diesen Situationen einfach ein Textfeld hinter die AutoFormen gelegt, aber das ist vor allem bei Layoutänderungen sehr umständlich und zeitraubend. Gibt es eine bessere Lösung?
T. Recker
ANTWORT: Word bietet die wenig bekannte Möglichkeit, AutoFormen direkt mit Text zu füllen. Zu diesem Zweck klicken Sie das gewünschte Objekt einfach mit der rechten Maustaste an und rufen das Kontextmenü Text hinzufügen auf. Word wandelt die AutoForm daraufhin in ein Textfeld um und Sie haben die Möglichkeit, wie gewohnt Text einzugeben und zu formatieren. Noch ein interessanter Tipp: Auf Wunsch können Sie Texte in AutoFormen genauso von einem Grafikobjekt in ein anderes fließen lassen, wie das mit normalen Textfeldern möglich ist: Dazu aktivieren Sie die erste AutoForm, klicken auf das Symbol "Textfelder verknüpfen" und markieren dann die zweite AutoForm. Text, der nicht mehr in der ersten AutoForm dargestellt werden kann, wird daraufhin automatisch in die zweite verschoben.
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