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Ausgabe vom 4. Oktober
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Sonderaktion: OLXTeamOutlook 1.5 mit 30% Rabatt -
Outlook-Daten ganz einfach im Team nutzen
- Download-Tipp: Formatvorlagen komfortabel
dokumentieren
- News: Office 12 endlich mit PDF-Unterstüzung
- News: Service Pack 2 für Office 2003 mit über 90
Bugfixes für Word
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Sonderaktion: OLXTeamOutlook 1.5 mit 30% Rabatt - Outlook-Daten ganz einfach im Team nutzen
Mit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation intelligenter Team-Software nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Bearbeiten Sie ab sofort Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte, E-Mails
und Notizen aus Outlook gemeinsam mit anderen Anwendern im Netzwerk.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochen- oder Jahresüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen.
- Die neue Version 1.5 bietet jetzt noch mehr Komfort zum Beispiel mit
dem Ausblenden privater Termine für andere Anwender und der globalen
Erinnerungsfunktion für alle veröffentlichten
Ordner.
In einer Sonderaktion erhalten Sie bis zum 14.10.2005 30% Rabatt auf den Listenpreis der brandneuen Version 1.5 von OLXTeamOutlook:
Sonderaktion: OLXTeamOutlook 1.5
Noch Fragen? Wir haben für Sie eine Beratungshotline zu OLXTeamOutlook eingerichtet: 0 54 61 / 99 52 - 21
Download-Tipp: Formatvorlagen komfortabel dokumentieren
Bereits standardmäßig haben Sie mit Word die Möglichkeit, eine Liste aller Formatvorlagen in Ihrem aktuellen Dokument samt Definition auszudrucken. Das Problem: Sie erhalten immer nur eine komplette Liste und außerdem wird zu jeder Vorlage lediglich eine Beschreibung der beschriebenen Formate angegeben, so dass man sich nur schwer ein Bild von dem tatsächlichen Ergebnis machen kann.
Der kostenlose SmartTools Vorlagen-Muster-Assistent hilft weiter: Nach einigen Mausklicks erstellt er voll automatisch eine Liste aller oder ausgewählter Formatvorlagen. Neben der Definition wird auch ein Mustertext angegeben, dem die entsprechende Formatvorlage zugewiesen wurde. So erhalten Sie nicht nur einen optimalen Überblick, sondern auch eine nützliche Hilfe bei für die tägliche Arbeit:
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Kostenloser
Download des
Vorlagen-Muster-Assistenten |
News: Office 12 endlich mit PDF-Unterstüzung
Anlässlich der alljährlichen MVP-Konferenz (MVP = Most Valuable Professional) von Microsoft, wurde ein weiteres interessantes Detail zu Office 12 veröffentlicht: Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote, Visio, und InfoPath werden in der nächsten Version bereits standardmäßig über eine Funktion zum Speichern von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, Datenbank-Berichten usw. im PDF-Format verfügen. Abgesehen davon, dass damit keine Zusatzprodukte mehr erforderlich sind, um beispielsweise Word-Dokumente als PDF weiterzugeben, sorgt die Integration der Funktion in das Objektmodell dafür, dass sich die Konvertierung in Zukunft wesentlich einfacher automatisieren lässt.
News: Service Pack 2 für Office 2003 mit über 90 Bugfixes für Word
Ab sofort können Sie das neueste Service-Pack für Office 2003 herunterladen:
Download des SP-2 für Office 2003
Insgesamt enthält das Paket über 450 Bugfixes zu allen Office-Applikationen. Speziell in Word 2003 werden über 90 Probleme behoben, die beispielsweise zur falschen Anzeige der Gesamtseitenzahl mit der Feldfunktion {NUMPAGES} oder zu Problemen beim Öffnen von Dokumenten aus früheren Word-Versionen geführt haben. Eine Liste der Bugfixes in Word 2003 finden Sie in der folgenden Techinfo:
Liste der Änderungen in Word 2003 durch das SP-2
Die komplette Liste aller Änderungen ist als Excel-Tabelle unter der folgenden Adresse verfügbar:
Download einer Excel-Tabelle mit allen Bugfixes des SP-2
Die Liste ist nach Anwendungen sortiert und enthält neben einer kurzen Beschreibung auch den Namen der betroffenen Datei sowie die Nummer des Knowledge Base-Artikels mit weiteren Informationen. Zum Abruf eines solchen Artikels verwenden Sie einfach den folgenden Link, wobei Sie "xxxxxx" durch die entsprechende Nummer ersetzen:
http://support.microsoft.com/kb/xxxxxxx/
| Word-Tipp der
Woche |
AutoKorrektur nachträglich auf Dokumente anwenden
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Von Zeit zu Zeit bearbeiten Sie Dokumente, in denen Begriffe enthalten sind, die entweder von der AutoKorrektur nicht erkannt wurden oder für die Sie inzwischen AutoKorrektur-Einträge angelegt haben. Zu nicht erkannten Korrekturen kann es sehr schnell kommen, wenn Sie zum Beispiel "bzw", das über die AutoKorrektur durch "beziehungsweise" ersetzt werden würde, ohne folgendes Leer- oder Satzzeichen eintippen und den Cursor per Maus oder Tastatur an eine andere Position setzen, um vielleicht einen gerade erkannten Fehler zu korrigieren.
Die AutoKorrektur-Umsetzung wird dann wegen des fehlenden "Erkennungszeichen" nicht aktiv. Grundsätzlich können Sie zwar über Suchen/Ersetzen die entsprechenden Anpassungen vornehmen, aber wenn Sie zum Beispiel für einen Firmennamen mittlerweile einen AutoKorrektur-Eintrag angelegt haben, der formatiert ist und/oder grafische Elemente (Tabelle, Logo, Symbol) enthält, so ist Suchen/Ersetzen zu umständlich, wenn nicht sogar unmöglich. Um eventuell im Dokument vorhandene Begriffe nachträglich durch den dazugehörigen AutoKorrektur-Eintrag zu ersetzen, können Sie das folgende kleine Makro einsetzen, das alle Wörter des Dokumentes mit den AutoKorrektur-Einträgen vergleicht und nach Rückfrage eine entsprechende Ersetzung vornimmt. Um das Makro anzulegen, gehen Sie zunächst wie folgt vor:
- Drücken Sie Alt+F8, um den Dialog "Makros" zu öffnen.
- Geben Sie im Feld "Makroname" den Namen "AKTexteErsetzen" ein und
klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
- Geben Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung die folgende Prozedur
ein:
Dim acEntry As AutoCorrectEntry
Dim intBtn As Integer
Application.ScreenUpdating = True
Selection.HomeKey Unit:=wdStory, Extend:=wdMove
Do While Selection.End + 1 < ActiveDocument.Content.End
Selection.MoveRight Unit:=wdWord, Count:=1, _
Extend:=wdExtend
For Each acEntry In AutoCorrect.Entries
If acEntry.Name = Selection Then
Selection.Words(1).Select
Application.ScreenRefresh
intBtn = MsgBox("Soll '" & _
acEntry.Name & "' durch '" & _
acEntry.Value & "' ersetzt werden?", _
vbYesNoCancel + vbQuestion)
If intBtn = vbCancel Then Exit Sub
If intBtn = vbYes Then
If acEntry.RichText Then
acEntry.Apply Selection.Range
Else
Selection.TypeText acEntry.Value
End If
Exit For
End If
End If
Next acEntry
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1, _
Extend:=wdExtend
For Each acEntry In AutoCorrect.Entries
If acEntry.Name = Selection Then
Selection.Words(1).Select
Application.ScreenRefresh
intBtn = MsgBox("Soll '" & _
acEntry.Name & "' durch '" & _
acEntry.Value & "' ersetzt werden?", _
vbYesNoCancel + vbQuestion)
If intBtn = vbCancel Then Exit Sub
If intBtn = vbYes Then
If acEntry.RichText = True Then
acEntry.Apply Selection.Range
Else
Selection.TypeText acEntry.Value & " "
End If
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, _
Count:=1, Extend:=wdMove
Exit For
End If
End If
Next acEntry
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, _
Extend:=wdMove
Loop
MsgBox "Fertig...", vbOKOnly + vbInformation, _
"AKTexteErsetzen:"
End Sub
- Diese Prozedur prüft jedes Wort des gesamten aktuellen Dokumentes
gegen die Einträge in der Liste der AutoKorrekturen und zwar einmal mit
und einmal ohne Leerzeichen. Bei einer Übereinstimmung wird eine kleine
Rückfrage angezeigt: Ein Klick auf Ja
ersetzt den Begriff im Dokument durch den dazugehörigen
AutoKorrektur-Eintrag, ein Klick auf Nein überspringt den Begriff und lässt ihn
unverändert und ein Klick auf Abbrechen beendet das Makro sofort. Ist das
gesamte Dokument durchsucht, so wird noch eine kleine Abschlussmeldung
angezeigt und das Makro hat seine Aufgabe erledigt. Zum Ersetzen
gefundener Begriffe verwenden wir entweder "Selection.TypeText", das den
im Eintrag "acEntry.Value" gespeicherten Text "eintippt" und so den
gefundenen Begriff überschreibt oder, wenn es sich gemäß Eigenschaft
"RichText" um einen formatierten Eintrag oder einen Eintrag mit
grafischen Elementen (Tabelle, Logo, Symbol) handelt, "acEntry.Apply",
das die aktuelle Markierung ersetzt.
- Verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung durch einen Klick auf das
kleine Kreuz rechts oben in der Titelleiste.
- Wenn Sie Word später beenden, beantworten Sie eine eventuell
angezeigte Sicherheitsabfrage zur Speicherung der Änderungen in
NORMAL.DOT mit Ja.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Dateiname mit Pfad in Kopf-/Fußzeile einfügen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Damit ich eine Word-Datei anhand des ausgedruckten Textes schneller wieder finden kann, möchte ich immer den aktuellen Dateinamen samt Pfad in der Fußzeile ausgeben. Wie muss ich dazu vorgehen?
N. Kampmann
ANTWORT: Damit der aktuelle Pfad immer automatisch unter jedes neue Dokument zu setzen, sollten Sie die folgende Änderung in der Dokumentvorlage NORMAL.DOT vornehmen bzw. einmalig auch in jeder anderen Vorlage, die Sie zum Erstellen von neuen Dokumenten verwenden:
- Öffnen Sie die entsprechende Dokumentvorlage.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und
Fußzeile an.
- Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle in der Kopf- oder
Fußzeile, in der der Dateiname mit Pfad erscheinen soll.
- Wählen Sie in der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile" das Menü AutoText einfügen-Dateiname und Pfad an.
- Word fügt daraufhin eine Feldfunktion an der aktuellen
Cursorposition ein, die auf jeden Ausdruck automatisch den aktuellen
Dokumentnamen samt Pfad liefert. Sie können die Kopf- und
Fußzeilen-Ansicht verlassen und die Dokumentvorlage
speichern.
DATEINAME \p
In Word 2000, 2002/XP und 2003:
FILENAME \p
Am Ende drücken Sie dann noch einmal F9 und anstelle der Feldfunktion erscheint der Dateiname samt Pfad.
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DienstpläneDie CD-ROM "Personalplanung und Dienstpläne" ist das ideale Hilfsmittel für kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmäßig Personal einteilen müssen. Die übersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch für Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel:
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Großschreibung am Satzanfang deaktivieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Mich stört, dass Word das erste Wort in einer Zeile meist automatisch groß schreibt, auch wenn ich es komplett in Kleinbuchstaben eingebe. Dabei habe ich extra per Format-Groß-/Kleinschreibung die Option kleinbuchstaben eingeschaltet. Wie kann ich Word dazu bringen, die Großschreibung wirklich nur dann anzuwenden, wenn ich ein Wort mit einem Großbuchstaben beginne?
K. Margreiter
ANTWORT: Die von Ihnen angesprochenen Optionen des Befehls Format-Groß-/Kleinschreibung dienen ausschließlich der nachträglichen Bearbeitung. Das heißt, Sie können einen Absatz markieren und dann zum Beispiel die Befehlsoption kleinbuchstaben einschalten, um den kompletten Absatz in Kleinschreibung umzuwandeln.
Auf Text, den Sie neu eingeben, hat der Befehl aber keinen Einfluss. Dass Word bei Wörtern am Zeilenbeginn – genauer müsste man eigentlich sagen: am Satzanfang – den ersten Buchstaben automatisch groß schreibt, liegt an den AutoKorrektur-Optionen. Um das Verhalten abzustellen, führen Sie folgende Schritte aus:
- Öffnen Sie das Menü Extras und
wählen Sie in Word 97 und 2000 den Befehl AutoKorrektur an. In Word 2002 und 2003
rufen Sie den Befehl AutoKorrektur-Optionen auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte AutoKorrektur.
- Entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen Jeden Satz mit einem Großbuchstaben
beginnen.
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
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2000 und 97
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Co.
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97
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