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Ausgabe vom 4. April
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: Entlasten Sie Ihren Posteingang - Mailanhänge
voll automatisch speichern
- Download-Tipp: Der kostenlose Schriftarten-Assistent
2.0
- News: Online-Service als Word-Konkurrenz?
- Techinfo: Einschränkungen der automatischen
Speicherung
Word-Helpline
- Layoutoptionen einer Grafik per VBA
einstellen
- Suche nach der zuletzt bearbeiteten Textstelle
vereinfachen
| Word-News &
Downloads |
News: Entlasten Sie Ihren Posteingang - Mailanhänge voll automatisch speichern
SmartTools AutoSave Pro ist ein bereits tausendfach bewährtes Add-In zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhänge. Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhänge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave Pro im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhänge voll automatisch auf Ihrer Festplatte. Auch der nachträgliche Aufruf beispielsweise zur Archivierung aller Anhänge eines bestimmten Ordners, ist jederzeit möglich.
Auf Wunsch löscht SmartTools AutoSave Pro die Anhänge aus den Mails, damit sie in Ihrer Outlook-Datei keinen unnötigen Speicherplatz verschwenden.
Weitere Highlights:
- Legen Sie beliebige Regeln an, um die Anhänge abhängig vom Absender,
Empfänger, Verwendungszweck oder Anhangformat in individuellen Ordner
abzulegen.
- Verarbeiten Sie eingegangene Anhänge direkt weiter, indem Sie eine
Anwendung festlegen, die beispielsweise beim Empfang eines
PDF-Dokumentes von einem bestimmten Absender sofort gestartet wird.
- Lassen Sie einen Hyperlink in die Mail einfügen, über den Sie per
Mausklick direkt auf den Anhang auf Ihrer Festplatte Anhang zugreifen
können.
- Steuern Sie individuell welche Anhänge gespeichert und wahlweise
gelöscht werden sollen.
- Halten Sie sämtliche Aktivitäten von SmartTools AutoSave Pro
in einem filterbaren Protokoll fest.
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-autosave-pro/
Download-Tipp: Der kostenlose Schriftarten-Assistent 2.0
Mit dem kostenlosen SmartTools Schriftarten-Assistent können Sie mit wenigen Mausklicks beliebige Listen mit Schriftartenmustern in Word 2003, 2002/XP und 2000 erstellen lassen. Ab sofort steht die neue Version 2.0 mit vielen nützlichen Zusatzfunktionen zur Verfügung. So haben Sie die Wahl, welche Schriften in die Liste aufgenommen werden: Sie können nicht nur alle verfügbaren oder die manuell von Ihnen ausgewählte Schriften verwenden. Der neue Assistent ermittelt auch voll automatisch die Schriften, die im aktuellen Dokument verwendet wurden und kann sie in einer Musterliste ausgeben.
Auch ansonsten ist die Musterliste frei konfigurierbar: Sie bestimmen mit wenigen Mausklicks, welcher Texte für jede Schrift ausgegeben und welche Schriftgröße dabei verwendet werden soll. Und da speziell das Euro-Zeichen in vielen Schritten häufig entweder gar nicht enthalten ist oder ein gewöhnungsbedürftiges Design aufweist, können Sie Ihre Schriften voll automatisch auf das Eurozeichen testen lassen.
Am Ende genügt ein Mausklick und der Assistent legt automatisch ein Dokument mit den Mustern der gewünschten Schriften an. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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SmartTools
Schriftarten-Assistent kostenlos
herunterladen! |
News: Online-Service als Word-Konkurrenz?
Einen möglichen Ausblick in die Zukunft der Textverarbeitung bietet AjaxWrite:
http://www.ajaxwrite.com/
Dabei handelt es sich um eine kleine Textverarbeitung, die komplett im Browser läuft und die in Bedienung und Menüstruktur an Word angelehnt wurde (sogar eine deutsche Benutzeroberfläche ist verfügbar). Das Projekt befindet sich derzeit noch im Betastadium und es sind noch nicht alle Funktionen integriert, aber für einfache Dokumente wie die tägliche Korrespondenz ist bereits alles vorhanden. Das Ergebnis können Sie dann in verschiedenen Formaten wie DOC oder PDF auf Ihrer Festplatte speichern.
Viele wichtige Funktionen wie eine Rechtschreibprüfung, Formatvorlagen und eine komfortable Tabellenbearbeitung fehlen noch, aber Sie werden verblüfft sein, wie weit Sie bereits mit einem reinen Online-Service kommen. Sie benötigen also keine lokal installierte Software, können auf die Textverarbeitung von jedem beliebigen Computer mit Internetverbindung zugreifen und müssen sich nie wieder über Updates und Bugfixes kümmern, weil das automatisch zentral auf dem Server geregelt wird.
Eine weitere sehr interessante Online-Textverarbeitung ist übrigens Writely:
http://www.writely.com
Zurzeit können Sie allerdings nur einige Informationen und Bilder abrufen, weil der Service kürzlich von Google gekauft wurde und komplett überarbeitet wird.
Techinfo: Einschränkungen der automatischen Speicherung
Im Dialogfeld Extras-Optionen finden Sie auf der Registerkarte "Speichern" die Option AutoWiederherstellen-Info speichern, die standardmäßig aktiviert und auf "10 Minuten" eingestellt ist. Word speichert dann automatisch im Hintergrund die letzten Änderungen in Ihrem Dokument, so dass bei einem eventuellen Systemabsturz die meisten Daten gerettet werden können.
In einer Techinfo weist Microsoft allerdings darauf hin, dass diese automatische Speicherung in bestimmten Situationen nicht funktioniert:
Einschränkungen der automatischen Speicherung
So sollten Sie beispielsweise beachten, dass die Speicherung grundsätzlich durchgeführt wird, wenn zu dem entsprechenden Zeitpunkt ein Makro ausgeführt oder ein Dialog wie "Suchen und Ersetzen" angezeigt wird.
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| Word-Tipp der
Woche |
Tabellen, Listen und Aufzählungen effektiver formatieren
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
Bereits seit der ersten Word-Version können Sie Ihre Dokumente mit Formatvorlagen komfortabel in Form bringen. Word 2003 und 2002/XP bringen zwei wichtige Ergänzungen: Sie können auch Formatvorlagen für Listen und Tabellen definieren. In diesem Tipp erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie diese Möglichkeiten von Word 2003 und 2002/XP nutzen können.
Beginnen wir mit Tabellen: Word 2003 und 2002/XP bieten bereits standardmäßig eine Reihe von attraktiven Formatvorlagen für Tabellen, aber mit wenig Aufwand entwickeln Sie Ihr ganz individuelles Design, das Word dann flexibel auf jede beliebige Tabelle anwenden kann. Und so gehen Sie dazu vor:
- Wählen Sie das Menü Format-Formatvorlagen und
Formatierung an und klicken Sie im Aufgabenbereich auf Neue Formatvorlage.
- Legen Sie den gewünschten Namen für die Formatvorlage fest und
markieren Sie in der Liste Formatvorlagentyp den Eintrag "Tabelle".
- Im Dialogfeld Neue Tabelle wird
daraufhin eine kleine Mustertabelle dargestellt, die noch keinerlei
Formatierungen aufweist. Bevor Sie sich an die Entwicklung Ihres
individuellen Designs machen, sollten Sie sich zunächst einmal die
Einträge in der Liste Formatvorlage basiert
auf ansehen. Sie finden hier eine Reihe von vorgegebenen
Tabellen-Formaten, von denen die eine oder andere eventuell als Basis
für Ihre Gestaltung dienen kann. Sollten Sie nicht fündig werden, wählen
Sie den Eintrag "Normale Tabelle", um ganz ohne Vorgaben zu
arbeiten.
- Das grundsätzliche Prinzip für die Definition einer
Tabellen-Formatvorlage ist einfach: In der Liste Formatierung übernehmen für werden Ihnen die
Bestandteile einer Tabelle angeboten, für die Sie eine separate
Formatierung festlegen können. Zum Beispiel: Kopfzeile, letzte Zeile,
letzte Spalte, linke Spalte usw. Sie wählen einen dieser Einträge aus,
legen dann mit Hilfe der Schaltflächen und Listen des Dialogfelds bzw.
über Format die gewünschten
Formatierungen fest und kontrollieren das Ergebnis in der angezeigten
Mustertabelle.
- Haben Sie ein Tabellen-Element (beispielsweise die Kopfzeile) auf
diese Weise formatiert, wählen Sie das nächste Element aus usw.
Besondere Beachtung verdienen dabei die folgenden Einträge:
- Gesamte Tabelle: Diese Formatierung wirkt sich auf alle
Tabellenelemente aus. Legen Sie hier grundsätzlich nur die
übereinstimmenden Merkmale wie die Schriftart oder eine Schattierung für
die komplette Tabelle fest.
- Gerade/Ungerade Zeilen oder Spalten: Nutzen Sie diese
Tabellenelemente, um Formatvorlagen zu erstellen, bei denen
beispielsweise nur jede zweite Zeile zur besseren Lesbarkeit mit einem
farbigen Hintergrund versehen ist.
Möchten Sie in Zukunft eine Tabelle formatieren, klicken Sie einfach in eine beliebige Tabellenzelle und wählen nur noch die gewünschte Formatvorlage aus (zur Unterscheidung von anderen Formatvorlagen sind Tabellen-Formate mit einem entsprechenden Symbol gekennzeichnet). Word wendet daraufhin alle von Ihnen festgelegten Formatierungen auf die einzelnen Bestandteile der aktuellen Tabelle an.
Nach dem gleichen Prinzip haben Sie die Möglichkeit, auch individuelle Formatvorlagen für Listen und Aufzählungen zu erstellen. In diesem Fall wählen Sie als Formatvorlagentyp aber den Eintrag "Liste". Danach können Sie in der Dropdown-Liste Formatierung übernehmen für eine von insgesamt neun Ebenen wählen, für die Sie die Formatierung definieren möchten und dann die bekannten Funktionen für Schriftart, Farbe, Rahmen usw. verwenden. Hier stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
- Auswahl des Standard-Nummerierungsstils für die aktuelle Ebene.
- Auswahl des Standard-Aufzählungsstils für die aktuelle Ebene.
- Wählen Sie einen der angebotenen Nummerierungs- oder
Aufzählungsstile für die aktuelle Ebene.
- Aufruf des Dialogfeldes Einfügen-Symbol zur Auswahl eines
individuellen Aufzählungszeichens.
- Auswahl einer beliebigen Grafik zur Verwendung als
Aufzählungszeichen.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Layoutoptionen einer Grafik per VBA einstellen
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Ich möchte die Formatierung eines markierten Grafikobjekts per VBA-Makro ändern. Es gelingt mir aber nicht, die folgende Befehlsfolge im VBA-Code nachzuvollziehen: Format-Grafik -> Registerkarte Layout -> Option Hinter den Text -> Schaltfläche Weitere -> Kontrollkästchen Objekt mit Text verschieben AUS und Kontrollkästchen Verankern EIN. Der Versuch, die Befehle aufzuzeichnen, scheiterte daran, dass sie bei der Makroaufzeichnung gar nicht anwählbar waren. Können Sie mir einen Tipp geben?
H.-J. Schilling
ANTWORT: Wenn Sie die Befehle mit dem Makrorecorder nicht aufzeichnen können, liegt es daran, dass sich die markierte Grafik in der Textebene und nicht in der Zeichenebene befindet. VBA unterscheidet klar zwischen "InlineShapes", Objekten in der Textebene, und "Shapes", Objekten in der Zeichenebene. Wenn Sie wollen, können Sie eine Grafik erst manuell in eine andere Ebene als Mit Text in Zeile verschieben und dann noch einmal den Makrorecorder starten, um die gewünschten Befehle aufzuzeichnen.
Das hilft aber nicht weiter, wenn Sie eine Grafik aus der Textebene per VBA anpassen wollen. Setzen Sie also einfach das im Anschluss vorgestellte Makro ein, das eine markierte Grafik unabhängig von der jeweiligen Dokumentebene in der von Ihnen gewünschten Art und Weise formatiert.
Um das Makro einzugeben, wechseln Sie mit Alt + F11 in den Visual Basic-Editor. Im Projekt-Explorer auf der linken Seite des Fensters markieren Sie den Projektnamen "Normal". Danach wählen Sie Einfügen-Modul an. In das daraufhin angezeigte Codefenster geben Sie folgende Makroprozedur ein:
Sub ChangeLayout()
Dim objSelection As Object
Dim strImageName As String
Dim objImage As Shape
On Error Resume Next
Set objSelection = Selection.InlineShapes(1)
If objSelection Is Nothing Then
strImageName = Selection.ShapeRange.Name
Set objImage = ActiveDocument.Shapes(strImageName)
If objImage Is Nothing Then
MsgBox Prompt:="Bitte eine Grafik markieren!", _
Buttons:=vbCritical, _
Title:="Grafik formatieren"
Exit Sub
End If
Else
Set objImage = objSelection.ConvertToShape
End If
On Error GoTo 0
With objImage
.WrapFormat.Type = wdWrapNone
.LockAnchor = True
.ZOrder msoSendBehindText
End With
Set objImage = Nothing
Set objSelection = Nothing
End Sub
Die If-Abfragen am Anfang prüfen, ob es sich bei der aktuellen Markierung um ein Objekt in der Text- oder in der Zeichenebene handelt. Objekte in der Textebene werden per "ConvertToShape" automatisch in die Zeichenebene verschoben. Falls überhaupt kein Grafikobjekt markiert ist, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Die Formatierung findet im With-Ausdruck statt: Das Grafikobjekt erhält die gewünschte Textfluss-Einstellung, die Option Verankern wird aktiviert und schließlich wird es hinter den Text gebracht.
Nach Eingabe des VBA-Codes beenden Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word.
Um eine Grafik zu formatieren, markieren Sie sie und drücken dann Alt + F8. In der angezeigten Makroliste doppelklicken Sie auf den Makronamen "ChangeLayout".
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verschickenVerschicken Sie Ihre Serienfaxe ganz einfach in Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und unser Fritzfax-Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewünschten Empfänger. Weitere Highlights:
http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/ |
Suche nach der zuletzt bearbeiteten Textstelle vereinfachen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich überarbeite zurzeit eine sehr große Word-Datei mit etwa 150 Seiten. Da ich immer wieder unterbrochen werde, muss ich immer wieder aus dem Dokument aussteigen. Wenn ich die Datei dann wieder öffne, ist es sehr mühsam, die Textstelle wieder zu finden, an der ich zuletzt aufgehört habe. Kennen Sie ein. Gibt es vielleicht ein kleines Makro, mit dessen Hilfe ich sofort zu dieser Stelle springen kann?
H. Zöllner
ANTWORT: Ein Makro benötigen Sie dazu zum Glück nicht. Drücken Sie nach dem Öffnen des Word-Dokumentes einfach die Tastenkombination Umschalt+F5. Word setzt den Cursor dann automatisch an die Stelle, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Dieser Trick funktioniert übrigens auch, während Sie mit einem Dokument arbeiten. Wenn Sie beispielsweise etwas an einer anderen Stelle im Text nachsehen, springen Sie mit Umschalt+F5 wieder zum letzten Bearbeitungspunkt.
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