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Ausgabe vom 5. Oktober
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word
verschicken
- Download-Tipp: Der neue SmartTools Datumsassistent
3.0
- Webcast: Einsatz von Grafiken mit Word
2003
- Kopie des aktuellen Dokumentes automatisch drucken,
Teil 1
- Quicktipp: Zoom-Einstellung ganz einfach
verändern
- Access-Abfragen liefern keine Datensätze für den
Seriendruck
- Automatische Formatierung des kompletten Textes
verhindern
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken
Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen
ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen
stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung:
Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
Download-Tipp: Der neue SmartTools Datumsassistent 3.0
Vergessen Sie Ihren Papierkalender: In Zukunft müssen Sie beim Schreiben von Terminplänen, dem Berechnen des Zahlungsziels oder dem Überarbeiten von Projektberichten nie wieder Datumsangaben nachschlagen und mühsam eintippen. Der SmartTools Datumsassistent erweitert Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 um einen nützlichen Popup-Kalender, den Sie jederzeit per Mausklick direkt aus Ihrem Dokument aufrufen können. Blättern Sie dann am Bildschirm in einem übersichtlichen Kalender und übernehmen Sie das gewünschte Datum ganz einfach in Ihren Text.
Zum schnelleren Finden von Zielterminen wie Zahlungs- oder Lieferfristen gibt es spezielle Schaltflächen, über die Sie ein 7, 14, oder 30 Tage entferntes Datum anspringen können.
Zusätzlich bietet die brandneue Version 3.0 außerdem folgende Funktionen:
- Komfortables Arbeiten mit der Kalenderwoche: Der Assistent zeigt
nicht nur die Kalenderwoche für das ausgewählte Datum an, sondern kann
umgekehrt auch in die entsprechende Woche springen, wenn Sie eine
Kalenderwoche eingeben.
- Mehr Übersicht im Kalender durch farbig hervorgehobene
Wochenenden.
- Auswahl verschiedener Formate für das einzufügende Datum.
Intelligentes und schnelles Navigieren über ein zusätzliches
Eingabefeld, in das Sie zum Beispiel einfach "Juni", "August 2005" oder
"2006" eingeben können, um direkt in einen bestimmten Monat zu
springen.
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SmartTools
Datumsassistent 3.0 |
Webcast: Einsatz von Grafiken mit Word 2003
Die meisten Dokumente können Sie durch den richtigen Einsatz von Grafiken noch einmal erheblich aufwerten. Word unterstützt dabei nicht nur zahlreiche Formate, sondern bietet auch verschiedene Möglichkeiten, um Grafiken einzufügen und zu positionieren. In einem einstündigen Webcast widmet sich ein Microsoft-Spezialist genau diesem Thema. Ausgehend von den Grundlagen erhalten Sie dabei einen sehr guten Überblick über die Arbeit mit Grafiken in Word. Der Webcast hat vor kurzem statt gefunden und kann jederzeit unter der folgenden Adresse abgerufen werden:
Webcast: Einsatz von Grafiken mit Word 2003
| Word-Tipp der
Woche |
Kopie des aktuellen Dokumentes automatisch drucken, Teil 1
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Von vielen Briefen drucken Sie eine Kopie für den Empfänger und eine Kopie für die eigene Ablage, wobei die Kopie häufig durch einen entsprechenden Aufdruck gekennzeichnet werden soll. Dieser Aufwand lässt sich mit Hilfe eines kleinen Makros auf ein Minimum reduzieren.
Unsere Lösung druckt das aktuelle Dokument zunächst "normal" aus, fügt dann auf allen Seiten oben rechts ein Textfeld mit der Beschriftung "Kopie" ein und druckt das Dokument erneut aus. Im Drucker finden Sie dann anschließend zwei Ausdrucke - einen für den Empfänger und einen mit der Kennzeichnung "Kopie" für die Ablage. Wenn Sie diese Lösung einsetzen möchten, wechseln Sie zunächst mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und geben dann das folgende Makro in ein neues Modul der Vorlage NORMAL.DOT ein bzw. Sie übernehmen das folgende Listung über die Zwischenablage direkt aus dem Newsletter:
Public Sub wwDruckMitKopie()
Dim T As Shape, S As Shapes
Dim strName As String, strText As String
Dim strMsg As String, intTaste As Integer
Dim sglX As Single, sglY As Single
Dim sglH As Single, sglW As Single
'--- Dokument "normal" ausdrucken...
ActiveDocument.PrintOut
'--- Position und Größe des Textfeldes...
sglW = 30 'Breite in "pts"
sglH = 80 'Höhe in "pts"
sglY = 1 'Abstand von oben in "cm", hier 1,0 cm
With ActiveDocument.PageSetup
sglX = PointsToCentimeters(.PageWidth)
'Abstand von rechts in "cm", hier 1,5 cm
sglX = sglX - 1.5
End With
'--- Ggf. Erste Seite anders...
If ActiveDocument.PageSetup. _
DifferentFirstPageHeaderFooter = True Then
Set S = ActiveDocument.Sections(1). _
Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Shapes
With ActiveWindow.View
.Type = wdPageView
.SeekView = wdSeekFirstPageHeader
strText = "Kopie"
strName = "wwDMK1"
GoSub AddMyTextBox
End With
'--- Ggf. Gerade/Ungerade anders...
ElseIf ActiveDocument.PageSetup. _
OddAndEvenPagesHeaderFooter = True Then
Set S = ActiveDocument.Sections(1). _
Headers(wdHeaderFooterEvenPages).Shapes
With ActiveWindow.View
.Type = wdPageView
.SeekView = wdSeekEvenPagesHeader
strText = "Kopie"
strName = "wwDMK3"
GoSub AddMyTextBox
End With
End If
'--- Alle Seiten bzw. anders ab 2. Seite...
Set S = ActiveDocument.Sections(1).Headers( _
wdHeaderFooterPrimary).Shapes
With ActiveWindow.View
.Type = wdPageView
.SeekView = wdSeekPrimaryHeader
strText = "Kopie"
strName = "wwDMK2"
GoSub AddMyTextBox
End With
ActiveWindow.View.SeekView = wdSeekMainDocument
ActiveDocument.PrintOut
'--- Aufräumen...
wwDMKFelderLoeschen
Exit Sub
AddMyTextBox:
On Error Resume Next
S(strName).Delete
On Error GoTo 0
Set T = S.AddTextbox(msoTextOrientationUpward, _
CentimetersToPoints(sglX), _
CentimetersToPoints(sglY), _
sglW, _
sglH)
With T
.Line.Visible = msoFalse
.Name = strName
End With
With T.TextFrame.TextRange
.Text = strText
.Font.Name = "Arial"
.Font.Size = 18
.Font.Bold = True
.Font.ColorIndex = wdGray50
.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight
End With
Return 'AddMyTextBox
End Sub
Sub wwDMKFelderLoeschen()
Dim S As Shapes, strName As String
'--- Ggf. Erste Seite anders...
If ActiveDocument.PageSetup. _
DifferentFirstPageHeaderFooter = True Then
Set S = ActiveDocument.Sections(1). _
Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Shapes
With ActiveWindow.View
.Type = wdPageView
.SeekView = wdSeekFirstPageHeader
strName = "wwDMK1"
GoSub DelMyTextBox
End With
'--- Ggf. Gerade/Ungerade anders...
ElseIf ActiveDocument.PageSetup. _
OddAndEvenPagesHeaderFooter = True Then
Set S = ActiveDocument.Sections(1). _
Headers(wdHeaderFooterEvenPages).Shapes
With ActiveWindow.View
.Type = wdPageView
.SeekView = wdSeekEvenPagesHeader
strName = "wwDMK3"
GoSub DelMyTextBox
End With
End If
'--- Alle Seiten bzw. anders ab 2. Seite...
Set S = ActiveDocument.Sections(1). _
Headers(wdHeaderFooterPrimary).Shapes
With ActiveWindow.View
.Type = wdPageView
.SeekView = wdSeekPrimaryHeader
strName = "wwDMK2"
GoSub DelMyTextBox
End With
ActiveWindow.View.SeekView = wdSeekMainDocument
Exit Sub
DelMyTextBox:
On Error Resume Next
S(strName).Delete
On Error GoTo 0
Return 'DelMyTextBox
End Sub
Anschließend sichern Sie die Änderungen und verlassen die VBA-Entwicklungsumgebung. Durch die Einbindung in die globale Vorlage "Normal.dot" steht Ihnen das Makro "wwDruckMitKopie" nun in allen Dokumenten zur Verfügung. Um es aufzurufen, drücken Sie Alt+F8 und doppelklicken auf den Eintrag "wwDruckMitKopie".
Im zweiten Teil in der nächsten Woche zeigen wir, wie Sie das Makro zum schnelleren Aufruf in ein Menü oder eine Symbolleiste einbinden können. Außerdem gehen wir noch etwas näher auf die Funktionsweise der Lösung ein.
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Quicktipp: Zoom-Einstellung ganz einfach verändern
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Wenn Sie über eine Maus mit "Mausrad" verfügen, können Sie den Zoom (also die Größe, in der das aktuelle Dokument angezeigt wird) ganz einfach verändern: Drücken Sie die Strg-Taste und halten Sie sie gedrückt, während Sie das Mausrad nach oben (Zoom erhöhen) oder nach unten (Zoom verringern) bewegen.
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
Word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Access-Abfragen liefern keine Datensätze für den Seriendruck
Versionen: Word 2002/XP und 2003
FRAGE: Beim Seriendruck mit Word 2002 habe ich ein Problem festgestellt, wenn als Datenquelle eine Access-Datenbank eingesetzt wird und die Daten über eine Abfrage aus der Datenbank bezogen werden. Sofern die Access-Abfrage die Datensätze mittels "Like"-Operator filtert (zum Beispiel "Nachname Like A*" für alle Personen, deren Nachname mit A beginnt), werden keine Daten an Word übergeben. In der Access-Datenbank selbst liefert die Abfrage problemlos die gewünschte Datensatzauswahl. Was läuft hier falsch?
B. Eckart
ANTWORT: In den Versionen 2002 und 2003 verwendet Word standardmäßig OLE DB beim Zugriff auf die Datenquelle eines Serienbriefs. Das hat Auswirkungen auf die Abfragesyntax in Access-Datenbanken. So arbeitet der OLE DB-Provider mit der für SQL-Server typischen "ANSI 92"-Syntax. Darin sind die Platzhalterzeichen "*" (für eine beliebige Zeichenfolge) und "?" (für ein beliebiges einzelnes Zeichen), die häufig in Access-Abfragen verwendet werden, nicht gültig. Insofern kann eine Abfrage mit dem Kriterium "Nachname Like A*" keine Datensätze an den Word-Serienbrief zurückgeben.
In der ANSI 92-Syntax müssen Sie als Platzhalterzeichen das Prozentzeichen "%" anstelle des Sternchens und den Unterstrich "_" anstelle des Fragezeichens verwenden. Damit können Sie aber im Rahmen der Access-Datenbank nichts anfangen: Wenn Sie in der Datenbank eine Abfrage öffnen würden, in der Sie als Kriterium so etwas wie "Nachname Like A%" definiert hätten, würde Access normalerweise keine Datensätze zurückgeben. Umgekehrt: Wenn Sie diese Abfrage in der Access-Datenbank speichern und dann als Datenquelle für einen Word-Serienbrief einbinden, liefert OLE DB genau die gesuchten Datensätze - mit allen Nachnamen, die mit dem Buchstaben "A" beginnen.
Sie können diese paradoxe Situation auflösen, indem Sie in den Access-Abfragen, die Sie im Zusammenhang mit Word-Serienbriefen benötigen, nicht den "Like"-Operator sondern den "ALike"-Operator einsetzen. "ALike" erwartet als Platzhalterzeichen die ANSI 92-typischen "%" und "_". Der Vorteil dabei: Auch Access kann das mit "ALike" angegebene Filterkriterium verstehen und gibt genau die gesuchten Datensätze zurück. So genügt eine einzige Abfrage für die Access-Umgebung und den Word-Serienbrief. Sie müssen sich allerdings die Arbeit machen, die Access-Abfragen zu ändern, - damit beispielsweise aus einem Kriterium wie "Nachname Like A*" folgendes wird:
Nachname ALike A%
Alternativ zu diesem Verfahren haben Sie noch die Möglichkeit, den Datenbankzugriff beim Word-Seriendruck so zu ändern, dass ein anderes Verfahren als OLE DB verwendet wird. Dazu wählen Sie in Word im Menü Extras den Befehl Optionen an. Dann aktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen. Daraufhin präsentiert Word beim Laden der Datenquelle ein Dialogfenster, in dem Sie das Zugriffsverfahren auf die Datenquelle auswählen können. Wählen Sie dann "DDE" oder "ODBC".
Und auch in Access können Sie Einfluss auf das Verhalten der Seriendruck-Datenquelle nehmen. Wenn es Ihre Systemumgebung zulässt, können Sie die gesamte Datenbank auf die ANSI 92-Syntax umstellen. Dann können Sie in Ihren Abfragen weiterhin den "Like"-Operator verwenden, müssen als Platzhalterzeichen aber "%" und "_" hinzufügen. Um die Datenbank umzustellen, wählen Sie in Access Extras-Optionen an. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte Tabellen/Abfragen und aktivieren im Bereich SQL Server-kompatible Syntax (ANSI 92) das Kontrollkästchen In dieser Datenbank benutzen. Anschließend sind OLE DB-Provider der Word-Seriendruckfunktion und Abfragen aus der Access-Datenbank voll kompatibel.
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2003Übernehmen Sie Adressen aus Outlook und Access ganz einfach in Ihre Word-Dokumente. http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ |
Automatische Formatierung des kompletten Textes verhindern
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn ich eine Zeile (in der auch nur ein Wort stehen kann) markiere und zentriere, wird diese Zentrierung einfach auf den kompletten Text angewendet. Genauso verhält es sich beispielsweise mit Schriftarten-Zuweisungen und anderen Formatierungen. Erst nach Bearbeiten-Rückgängig bzw. Strg+Z ist dann wirklich nur der gewünschte Text formatiert. Wie kann ich Word dieses seltsame Verhalten wieder abgewöhnen?
R. Friedrichs
ANTWORT: Sie haben es hier mit einer Word-Funktion zu tun, die Ihnen eigentlich helfen soll: der automatischen Aktualisierung von Formatvorlagen. Normalerweise müssen Sie jedes Mal den Dialog zur Bearbeitung von Formatvorlagen öffnen, wenn Sie eine Änderung an den dort gespeicherten Formatierungen vornehmen möchten. Ist aber die automatische Aktualisierung für die Formatvorlage aktiviert, haben Sie es einfacher: Sie suchen nach einem Absatz in Ihrem Text, dem die gewünschte Formatvorlage zugewiesen ist. Dann nehmen Sie die Änderung der Formatierung direkt mit den gewohnten Word-Funktionen vor. Sie ändern beispielsweise die Ausrichtung, die Schriftart oder die Schriftgröße. Word übernimmt daraufhin die Änderung nicht nur für den aktuellen Absatz, sondern gleichzeitig auch in die zugehörige Formatvorlage und für alle damit formatierten Absätze.
Das von Ihnen geschilderte Problem deutet darauf hin, dass die automatische Aktualisierung für die Standard-Formatvorlage aktiviert ist. Diese Vorlage ist jedem Absatz in Ihren Texten zugewiesen, für die Sie nicht explizit eine andere Formatvorlage festgelegt haben. Aus diesem Grund ist die automatische Aktualisierung für die Formatvorlage "Standard" nicht sinnvoll und sollte hier unbedingt deaktiviert werden. Die dazu notwendige Vorgehensweise hängt von der Word-Version ab:
Word 97 und 2000
- Starten Sie Word bzw. wechseln Sie in ein leeres Dokument.
- Wählen Sie das Menü Format-Formatvorlage an.
- Markieren Sie in der Liste Formatvorlagen den Eintrag "Standard" und
klicken Sie auf Bearbeiten.
- Schalten Sie das Kontrollkästchen Automatisch
aktualisieren aus und schalten Sie Zur
Vorlage hinzufügen ein.
- Bestätigen Sie mit Ok und Schließen.
- Verlassen Sie Microsoft Word und achten Sie darauf, dass die
Änderungen in der Standardvorlage gespeichert werden, wenn Word Sie
danach fragt.
- Starten Sie Word bzw. wechseln Sie in ein leeres Dokument.
- Wählen Sie das Menü Format-Formatvorlagen und
Formatierung an.
- Markieren Sie in der Liste Wählen Sie eine
Formatierung den Eintrag "Standard" mit der rechten Maustaste
an und rufen Sie das Kontextmenü Ändern auf.
- Schalten Sie das Kontrollkästchen Automatisch
aktualisieren aus und schalten Sie Zur
Vorlage hinzufügen ein.
- Bestätigen Sie mit Ok und
schließen Sie den Aufgabenbereich "Formatvorlagen und Formatierung".
- Verlassen Sie Microsoft Word und achten Sie darauf, dass die
Änderungen in der Standardvorlage gespeichert werden, wenn Word Sie
danach fragt.
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- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
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