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Ausgabe vom 5. April
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: Der PDFgrabber 2.0 zum Sonderpreis - Öffnen
Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel
- Download-Tipp: Die neue SearchBar 1.8 für
Word
- News: Neue Versionen der Desktop-Suchprogramme von
Google und Copernic
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
News: Der PDFgrabber 2.0 zum Sonderpreis - Öffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel
Der PDFgrabber 2.0 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuen Version 2.0 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert.
Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.0 brauchen Sie nur 3 Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber 2.0 - Standard für Privatanwender
http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-std/
PDFgrabber 2.0 - Professional für professionelle Anwender
http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-pro/
Download-Tipp: Die neue SearchBar 1.8 für Word
Über die etwas versteckte Suchfunktion im Datei-Dialog von Word können Sie bestehende Dokumente auf Ihrer Festplatte nach bestimmten Begriffen durchsuchen. In der Praxis erweist sich diese Methode aber als viel zu umständlich, so dass sie nur sehr selten zum Einsatz kommt.
Die kostenlose SmartTools SearchBar bietet eine interessante Alternative: Direkt in Word wird eine neue Symbolleiste mit einem Eingabefeld installiert. Wenn Sie beispielsweise einen Text suchen, in dem ein bestimmter Name, eine Produktbezeichnung, ein Fachbegriff o.ä. vorkommt, geben Sie den Suchbegriff einfach direkt in die SmartTools SearchBar ein und drücken Sie Return.
Unser Assistent startet daraufhin eine Suche in allen Word-Dokumenten auf Ihrer Festplatte (die zu durchsuchende Verzeichnisstruktur können Sie individuell auswählen). Nach wenigen Augenblicken werden Ihnen die Fundstellen in einem Dialogfeld angezeigt und Sie können gezielt das gewünschte Dokument öffnen, das Sie interessiert.
SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In jetzt in der neuen Version 1.8 kostenlos zum Download an:
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SmartTools
SearchBar 1.8 für
Word |
News: Neue Versionen der Desktop-Suchprogramme von Google und Copernic
Wie vor kurzem berichtet, hat Google den Betastatus des Tools "Google Desktop Search" aufgehoben und die endgültige Version zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellt. Die bisherige Version war allerdings komplett in englischer Sprache. Die deutsche Google Desktop Suche kann jetzt als Beta-Version heruntergeladen werden:
http://desktop.google.de/
Neues gibt es auch von dem amerikanischen Programm Copernic Desktop Search. Der Hersteller hat die brandneue Version 1.5 in Englisch zum Download freigegeben:
http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/
Neben einer erheblichen Geschwindigkeitsoptimierung beim Indizieren, ist in der neuen Version vor allem die neue Möglichkeit zum Einbeziehen von Netzwerklaufwerken in die Suche interessant.
| Word-Tipp der
Woche |
So können Sie Dokumente automatisch unter dem aktuellen Datum speichern, Teil 1
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Nicht selten ist es hilfreich, wenn ein Dateiname das Datum der letzten Bearbeitung enthält. Die Suche nach einem bestimmten Dokument kann dadurch spürbar beschleunigt werden und generell schafft die Datumsangabe mehr Ordnung in Ihren Festplattenverzeichnissen. Aber selbstverständlich ist es recht mühselig, beim Speichern einer Datei immer wieder selbst das Datum eingeben zu müssen. Außerdem birgt es die Gefahr von Tippfehlern.
Wie wäre es deshalb mit einem VBA-Makro, das Ihren Dokumenten automatisch das aktuelle Datum als Dateinamen zuweist und dabei gleich noch eine laufende Nummerierung hinzufügt? Wir stellen Ihnen in diesem Tipp der Woche zwei Verfahren vor: Das erste Beispiel speichert das aktuelle Dokument ohne weitere Benutzereingaben in einem vorgegebenen Standardordner. Das zweite Beispiel macht Gebrauch vom Word-Dialogfeld Speichern unter und erlaubt so die individuelle Auswahl eines Zielordners.
Fügen Sie die Makros am besten in die Standardvorlage NORMAL.DOT ein, damit sie Ihnen bei der Arbeit mit Word jederzeit zur Verfügung stehen. Dazu legen Sie mit folgenden Schritten ein neues Modul im VBA-Projekt der Vorlagendatei an:
- Starten Sie Word und wechseln Sie mit der Tastenkombination
Alt+F11 in den Visual Basic-Editor.
- Klicken Sie im Projekt-Explorer, der auf der linken Seite des Visual
Basic-Editors angezeigt wird, auf den Projektnamen "Normal", um das
Projekt der NORMAL.DOT-Datei zu markieren.
- Wählen Sie Einfügen-Modul
an.
Wenn Sie Dokumente zum überwiegenden Teil in einem bestimmten Standardordner speichern, ist das folgende Makro besonders gut für Sie geeignet. Es verlangt keine zusätzlichen Benutzereingaben und speichert das aktuelle Dokument automatisch unter einem Dateinamen, der das aktuelle Datum sowie eine fortlaufende Nummer enthält. Hier der Prozedurcode:
Sub MitDatumSpeichern()
Const PFAD As String = "C:\Word Dokumente\"
Const TRENNER As String = "_"
Dim strDatum As String
Dim strDateiname As String
Dim lngNummer As Long
If ActiveDocument.Path <> "" Then
If MsgBox _
(Prompt:="Das aktive Dokument wurde bereits " & _
"gespeichert." & vbCr & "Wollen Sie es " & _
"erneut unter Angabe des Datums speichern?", _
Buttons:=vbYesNo + _
vbQuestion) = vbNo Then Exit Sub
End If
strDatum = Format(Now(), "yyyymmdd")
strDateiname = PFAD & strDatum & TRENNER
lngNummer = 1
Do While Dir(strDateiname & lngNummer & ".doc") <> ""
lngNummer = lngNummer + 1
Loop
strDateiname = strDateiname & lngNummer & ".doc"
ActiveDocument.SaveAs FileName:=strDateiname
End Sub
Damit das Makro auf Ihrem System fehlerfrei läuft, müssen Sie die Konstante "PFAD" am Anfang des Prozedurcodes anpassen. Ersetzen Sie die Pfadangabe "C:\Word Dokumente\" durch den Pfad des Ordners, den Sie als Standardordner verwenden möchten. Wichtig: der Pfad muss mit einem \-Zeichen enden. - Bei Bedarf können Sie auch der Konstanten "TRENNER" einen anderen Wert zuweisen. Das angegebene Zeichen (in diesem Fall der Unterstrich "_") trennt die Datumsangabe von der laufenden Nummer im Dateinamen.
Zur Funktionsweise: Die Prozedur überprüft als erstes den Pfad des aktiven Dokuments. Ein Pfad ist nur vorhanden, wenn das Dokument bereits gespeichert wurde. Um zu verhindern, dass Sie eine Datei mehrmals mit unterschiedlichen fortlaufenden Nummern speichern, erfolgt deshalb eine Abfrage, ob ein erneutes Speichern gewünscht ist. Wenn Sie mit Nein antworten, wird die Prozedur beendet.
Ansonsten ermittelt der Programmcode als nächstes das aktuelle Datum und formatiert es als "yyyymmdd", das heißt als vierstellige Jahreszahl und jeweils zweistellige Monats- und Tagesangaben - zum Beispiel "20041026" für den 26. Oktober 2004. Unter dieser Angabe wird die Datei später gespeichert. Wenn Sie eine andere Formatierung wünschen, stellen Sie die Jahres-, Monats- und Tagesdefinition entsprechend um.
In den darauf folgenden Codezeilen stellt die Prozedur aus Pfadangabe, Datum, Trennzeichen und laufender Nummer einen Dateinamen zusammen. In einer Do-Loop-Schleife prüft dann eine Dir-Funktion, ob dieser Name bereits existiert. Solange es eine entsprechende Datei gibt, wird die laufende Nummer immer wieder um den Wert "1" erhöht und per Dir-Funktion die Existenz der Datei getestet. Erst wenn die Datei mit der aktuellen Nummer noch nicht vorhanden ist und die Dir-Funktion kein Ergebnis liefert, wird die Schleife beendet. Danach speichert die Prozedur die Datei unter dem Namen mit dem aktuellen Datum und der passenden laufenden Nummer.
Im zweiten Teil dieses Tipps stellen wir nächste Woche eine Variante dieses Makros vor, das Ihnen vor dem Speichern die Auswahl eines individuellen Speicherortes ermöglicht.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Fehlender Leerraum zwischen den Seiten
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
FRAGE: Ich arbeite mit Word 2003 und habe ein Problem mit dem vertikalen Lineal: Obwohl ich den oberen und unteren Seitenrand auf 2,5 Zentimeter eingestellt habe, beginnt Word jede Seite direkt unter dem horizontalen Lineal. Der obere Rand fehlt komplett. Als Behelfslösung füge ich per Return immer ein paar Leerzeilen ein. Aber wenn ich das nächste Dokument anlege, stehe ich wieder vor demselben Problem. Wissen Sie, wie ich den Fehler abstellen kann?
K.-D. Buss
ANTWORT: Sehr wahrscheinlich liegt überhaupt kein Fehler vor. Spätestens beim Drucken werden Sie feststellen, dass Word den gewünschten Seitenrand von 2,5 Zentimetern durchaus einhält. Der Rand wird nur am Bildschirm nicht dargestellt.
Grund dafür ist die Programmoption Leerraum zwischen Seiten, die in Word 2002 eingeführt wurde. Damit können Sie in der Seitenlayoutansicht die ungenutzten Seitenrandbereiche ausblenden, um die Bildschirmanzeige auf das Wesentliche, nämlich den Text zu beschränken. Wenn Sie wieder die übliche Darstellung mit den Randbereichen wünschen, wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen an. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Ansicht und schalten Sie unter Seiten- und Weblayoutoptionen das Kontrollkästchen Leerraum zwischen Seiten ein. Beachten Sie, dass das Kontrollkästchen nur bei aktivierter Seitenlayoutansicht verfügbar ist. Bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
Alternativ können Sie die Programmoption auch per Mausklick umschalten. Dazu müssen Sie sich in der Seitenlayoutansicht befinden. Anschließend blättern Sie durch den Text, bis Sie einen oberen oder unteren Seitenrand sehen. Wenn Sie mit der Maus auf den Rand zeigen, ändert sich die Form des Mauszeigers und daneben erscheint ein Infokästchen mit dem Text "Leerräume anzeigen" oder "Leerräume ausblenden". Ein Klick mit der linken Maustaste wechselt zwischen den beiden Anzeigeformen.
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Weitere Informationen zu Abschnittsformaten
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In der letzten Ausgabe haben Sie im Tipp der Woche gezeigt, wie man Abschnittsformate speichern und abrufen kann. Bisher habe ich noch nie etwas von Abschnittsformaten gehört. Können Sie sie noch etwas ausführlicher erläutern?
H. Klee
ANTWORT: Wenn Sie ein Dokument in Word erstellen, legen Sie in den meisten Fällen Kopf- und Fußzeilen, Spaltensatz und ähnliche Parameter einmal für den kompletten Text fest. Das reicht allerdings nicht für alle Anwendungen aus. Wie gehen Sie beispielsweise vor, wenn Sie innerhalb eines Dokumentes sowohl eine als auch zwei Spalten verwenden wollen? Oder Sie möchten gezielt einige Seiten im Querformat ausdrucken, während der Rest des Textes im Hochformat ausgegeben werden soll.
In diesen und ähnlichen Situationen nutzen Sie die Fähigkeit von Word, ein Dokument in mehrere Abschnitte zu teilen. Für jeden Abschnitt können Sie die folgenden Formatierungen festlegen:
- Kopf- und Fußzeilen
- Fuß- und Endnotenposition
- Papierformat
- Seitenausrichtung (Hoch-/Querformat)
- Seitenränder
- Seitenzahlen
- Spaltensatz
- Zeilennummerierung
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- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von älteren
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