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Ausgabe vom 5. Juli
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Neu: SmartTools QuickText Pro 2.0 für Word
- Download-Tipp: Mehrfach suchen und ersetzen in
Word
- News: Ein Insider berichtet über das neue
Metro-Dokumentformat von Microsoft
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Neu: SmartTools QuickText Pro 2.0 für Word
Vergessen Sie die AutoTexte von Word! Noch nie war es so einfach, Briefe, E-Mails, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal bearbeiten
müssen. Alle Team-Mitglieder nutzen so automatisch immer die neuesten
Textversionen. Mit den AutoTexten von Word ist das ohne SmartTools
QuickText Pro nicht möglich!
- Die neue Version 2.0 bietet viele neue Funktionen und pfiffige
Arbeitserleichterungen, angefangen bei der Unterstützung von Word als
E-Mail-Editor über die Verwendung von Dokumentvorlagen und Verknüpfungen
im QuickText-Verzeichnis bis hin zu flexiblen Zusammenstellungen aus
mehreren Textbausteinen.
SmartTools QuickText Pro 2.0
Download-Tipp: Mehrfach suchen und ersetzen in Word
Wenn Sie in Ihren Dokumenten mehrere Begriffe suchen und ersetzen, müssen Sie dazu mehrere Suchvorgänge nacheinander starten. Mit dem kostenlosen Assistenten SmartTools Mehrfach Suchen/Ersetzen für Word können Sie sich diesen Aufwand in Zukunft sparen. In einem übersichtlichen Dialogfeld geben Sie bis zu 10 Begriffe ein, die der Assistent dann voll automatisch für Sie sucht und durch jeweils andere Zeichenketten ersetzt.
Das besondere Bonbon dabei: Häufig benötigte Suchen-/Ersetzen-Paare (beispielsweise für die Umsetzung von Umlauten oder für immer wieder zu bearbeitende Dokumente), können Sie fest speichern und dann jederzeit komfortabel per Mausklick auswählen:
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Mehrfach
suchen und ersetzen in
Word |
News: Ein Insider berichtet über das neue Metro-Dokumentformat von Microsoft
Für die nächste Windows-Version (Codename "Longhorn") hat Microsoft ein neues Dokumentformat mit dem Namen "Metro" angekündigt. Metro-Dokumente sollen sich aus beliebigen Anwendungen heraus erstellen und dann wie PDF-Dateien mit allen Formatierungen und Grafiken elektronisch weitergeben lassen. Um die Verbreitung von Metro zu unterstützen, plant Microsoft mit dem Erscheinen von Longhorn auch entsprechende Updates für Windows XP und 2003, die das Erstellen und Anzeigen von Metro-Dokumenten ermöglichen werden. Einen sehr interessanten Einblick in weitere Details von Metro liefert ein (zurzeit nur in Englisch verfügbares) Interview:
Metro-Dokumentformat von Microsoft
| Word-Tipp der
Woche |
Vermeiden Sie ärgerliche Tippfehler durch die CapsLock-Taste
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Sicherlich kennen Sie die Situation: Sie tippen beispielsweise einen Text von einer Vorlage ab, betätigen aus Versehen die CapsLock-Taste (Feststell-Taste) UND PLÖTZLICH WIRD ALLES NUR NOCH GRO? GESCHRIEBEN UND SATZZEICHEN WIE : (Punkt); (Komma) UND _ (Bindestrich) ERSCHEINEN FALSCH IM TEXT.
Wenn Sie mit Windows NT, 2000 oder XP arbeiten, können Sie recht einfach Abhilfe schaffen: Windows wertet bei diesen Betriebssystemen einen speziellen Eintrag in der Registry aus, mit dessen Hilfe die Tastatur umbelegt werden kann. Dieser Mechanismus wird, wie im Folgenden erläutert, dazu benutzt, die CapsLock-Taste mit dem Funktionscode der linken Umschalt-Taste zu belegen. Eine versehentliche Betätigung der CapsLock-Taste hat dann keine Auswirkungen, sondern sogar noch einen Vorteil: Meist betätigen Sie die CapsLock-Taste bei dem Versuch, die linke Umschalt-Taste zu drücken - da die CapsLock-Taste nun aber den gleichen Funktionscode wie die linke Umschalt-Taste bekommt, erscheint wie erwartet ein Grossbuchstabe.
Um diese Umbelegung auf Ihrem System einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie das Menü Start-Ausführen
an, geben Sie "regedit" ein und drücken Sie die
Return-Taste.
- Suchen Sie den folgenden Abschnitt:
Control\Keyboard Layout
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste rechts im Fenster in den
freien Bereich und wählen Sie das Kontextmenü Neu-Binärwert an.
- Benennen Sie den neuen Eintrag um in "Scancode Map".
- Öffnen Sie den neuen Eintrag per Doppelklick.
- Im dann angezeigten Dialog geben Sie die folgenden Zeichen
ein:
02
00 00 00 (3* Null)
2A 00 3A 00
00 00 00 00 00 (4* Null)
- Klicken Sie auf Ok, um die
Änderungen zu übernehmen.
- Verlassen Sie den Registrierungseditor und starten Sie den Rechner
einmal neu.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Seriendruck mit Bildern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Kann ich beim Seriendruck mit Word auch für jeden Datensatz ein anderes Bild einfügen? Wenn ja, wie gebe ich die Bilddateien in der Datenquelle ein? Momentan arbeite ich mit einer Excel-Tabelle, aus der ich Adressdaten in einen Serienbrief übernehme. Nun möchte ich Mitarbeiter- oder Teilnehmer-Ausweise erstellen, die mit einem Bild der jeweiligen Person versehen sind.
B. Kessler
ANTWORT: Das Einfügen von Bildern in ein Seriendruck-Dokument lässt sich mit dem Feld EINFÜGENGRAFIK (Word 97) bzw. INCLUDEPICTURE (Word 2003, 2002/XP und 2000) realisieren. Als Argument übergeben Sie den Inhalt eines Seriendruckfeldes. Dieses Seriendruckfeld enthält Pfad- und/oder Dateiname des gewünschten Bildes. Doch der Reihe nach:
- Da es bei dem im Anschluss vorgestellten Verfahren keine Möglichkeit
gibt, die Größe der Bilder zu beeinflussen, sollten Sie die
entsprechenden Grafikdateien zuerst in einem geeigneten Grafikprogramm
auf ein einheitliches Maß verkleinern bzw. vergrößern. Am besten
speichern Sie die angepassten Bilddateien dabei alle in demselben
Ordner. Das erleichtert das Einrichten der Datenquelle und des
Seriendokuments.
- Als nächstes erweitern Sie die Datenquelle - beispielsweise Ihre
Excel-Tabelle mit den Adressdaten. Fügen Sie ein neues Feld ein, in dem
Sie die Bildinformationen ablegen. Nennen Sie es zum Beispiel "Foto".
Als Bildinformation tragen Sie in jedem Datensatz den Pfad- und/oder
Dateinamen des jeweiligen Bildes ein. Wenn sich alle Bilder für den
Seriendruck im selben Festplattenordner befinden, genügt die Angabe des
Dateinamens. Ansonsten müssen Sie bei der vollständigen Pfadangabe
berücksichtigen, dass die Verzeichnisnamen jeweils durch 2 (!)
umgekehrte Schrägstriche (Backslash) getrennt werden. Ein korrekter
Eintrag könnte etwa wie folgt lauten:
Die Wiederholung des umgekehrten Schrägstriches ist wichtig für das Word-Feld, mit dem Sie die Bilder des Seriendokuments laden.
- Öffnen Sie nun das Seriendokument, das Sie mit Bildern ergänzen
wollen. Oder legen Sie ein neues Seriendokument an, das Sie mit der in
Schritt 2 angepassten Datenquelle verbinden und nach Ihren Vorstellungen
gestalten.
- Setzen Sie den Cursor an die Position, an der das Bild im
Seriendokument erscheinen soll.
- Lassen Sie sich die Feldfunktionen anzeigen, indem Sie die
Tastenkombination Alt+F9 drücken. Daraufhin werden zum Beispiel
die bereits vorhandenen Seriendruckfelder in der Form "{ SERIENDRUCKFELD
<Feldname> }" (Word 97) bzw. "{ MERGEFIELD <Feldname> }"
(Word 2003/2002/2000) angezeigt.
- Geben Sie das Feld zum Einfügen einer Bilddatei manuell ein. Dazu
drücken Sie die Tastenkombination Strg+F9, mit der Sie die
speziellen geschweiften Klammern für Word-Felder einfügen. In die
Klammern geben Sie in Word 97 den Feldnamen "EINFÜGENGRAFIK" ein. In
Word 2003, 2002/XP und 2000 müssen Sie die englische Bezeichnung
"INCLUDEPICTURE" eingeben. Hinter dem Feldnamen tippen Sie ein
Leerzeichen und ein Anführungszeichenpaar (""). Die restlichen Angaben
setzen Sie zwischen diese beiden Anführungszeichen.
- Wenn Sie in der Datenquelle nur den Dateinamen ohne Pfadangabe
erfasst haben, tragen Sie jetzt zusätzlich den vollständigen Pfad zum
Ordner mit den Bildern ein. Wie in der Datenquelle müssen Sie die
einzelnen Unterverzeichnisse durch 2 (!) umgekehrte Schrägstriche
trennen. Auch hinter dem letzten Ordnernamen müssen 2 umgekehrte
Schrägstriche stehen.
- Nun fügen Sie wie gewohnt (etwa mit Hilfe der
Seriendruck-Symbolleiste) das Seriendruckfeld ein, in dem Sie den
Bild-Dateinamen gespeichert haben - beispielsweise das Feld "Foto". Der
fertige Ausdruck könnte dann in Word 97 so
aussehen:
{ EINFÜGENGRAFIK "D:\\Fotos\\Seriendruck\\{
SERIENDRUCKFELD Foto }" }
Seriendruckfeld enthält Pfadangabe:
{ EINFÜGENGRAFIK "{ SERIENDRUCKFELD Foto }" }
- In Word 2003/2002/2000 sehen die Beispiele wie folgt
aus:
{ INCLUDEPICTURE "D:\\Fotos\\Seriendruck\\{
MERGEFIELD Foto }" }
Seriendruckfeld enthält Pfadangabe:
{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD Foto }" }
- Schalten Sie die Ansicht der Feldfunktionen aus, indem Sie erneut
Alt+F9 drücken.
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Rücksprungfunktion bei Querverweisen fehlt
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
FRAGE: Ich arbeite seit kurzer Zeit mit Word 2002. Dort vermisse ich die "Rücksprungfunktion" beim Umgang mit Querverweisen. In den Vorgängerversionen konnte ich einen Querverweis anklicken, um direkt zu der Stelle zu gelangen, auf die Bezug genommen wurde. Das funktioniert auch in Word 2002, auch wenn ich dafür jetzt gleichzeitig die Strg-Taste gedrückt halten muss. Was nicht mehr funktioniert, ist der schnelle Rücksprung zur Ausgangsposition. Früher konnte ich dafür in der Symbolleiste einfach einen Rücksprungpfeil anklicken. Kennen Sie einen Trick, mit dem sich das Problem lösen lässt?
F. Urban
ANTWORT: Der "Rücksprungpfeil", wie Sie ihn nennen, gehörte auch bei den Vorgängerversionen von Word 2002 nicht direkt zur Querverweis-Funktion. Word zeigte nur automatisch die Symbolleiste Web an, sobald Sie einen Hyperlink-Querverweis angeklickt haben.
In Word 2002 und 2003 müssen Sie die Symbolleiste selbst einblenden. Dazu wählen Sie Ansicht-Symbolleisten-Web an. Wenn Sie jetzt einen Hyperlink-Querverweis anklicken, können Sie mit der Schaltfläche Zurück aus der Web-Symbolleiste wie gewohnt zur Ausgangsposition zurückkehren.
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