 |
Ausgabe vom 5. September
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook -
Die neue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
- Download-Tipp: Wichtige Dokumente jederzeit per
Mausklick abrufen
- Techinfo: Verzögerungen beim Drucken in Word 2003
und 2002/XP
Word-Helpline
- Datenquelle eines Seriendokuments lässt sich nicht
bearbeiten
- Alle Kommentare in einem Dokument
löschen
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die neue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung
beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
SmartTools Outlook Backup 2.0
Download-Tipp: Wichtige Dokumente jederzeit per Mausklick abrufen
SmartTools QuickStart für Word stellt Ihnen eine kleine Symbolleiste zur Verfügung, über die Sie Ihre immer wieder benötigten Dokumente in Zukunft jederzeit per Mausklick abrufen können: Immer dann, wenn Sie mit einem Dokument arbeiten, die Sie in Ihre persönliche "Favoriten-Liste" aufnehmen möchten, klicken Sie auf das Plus-Symbol. SmartTools QuickStart fügt daraufhin den Namen der aktuellen Datei in die Liste ein und speichert im Hintergrund den kompletten Pfad.
Wenn Sie später eines der aufgenommenen Dokumente aufrufen möchten, klicken Sie einfach den gewünschten Eintrag in der Liste an und SmartTools QuickStart öffnet das entsprechende Dokument; und zwar unabhängig vom Speichertort und vom aktuellen Verzeichnis.
Sie finden das kostenlose Tool unter:
 |
Kostenloser
Assistent zum schnelleren Aufruf von
Dokumenten |
Techinfo: Verzögerungen beim Drucken in Word 2003 und 2002/XP
In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft darauf hin, dass der Ausdruck von Dokumenten in Word 2003 und 2002/XP unter Umständen deutlich länger dauern kann, als Sie es beispielsweise von früheren Word-Versionen gewohnt waren:
Techinfo zur verzögerten Druckausgabe
Das Problem tritt immer dann auf, wenn Sie eine hochauflösende Grafik in Ihren Text eingebunden haben. Eine neue Druckroutine in Office 2003 und XP sorgt dafür, dass die Druckaufträge komplexer werden und daher mehr Zeit in Anspruch nehmen. Die Techinfo gibt einige Tipps, mit deren Hilfe Sie den Ausdruck beschleunigen können, indem Sie beispielsweise die Auflösung von Grafiken verringern.
| Word-Tipp der
Woche |
Automatische Sicherheitskopien in einem beliebigen Backup-Ordner, Teil 2
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
In der letzten Ausgabe hatten wir Ihnen ein Makro vorgestellt, das ein Backup der aktuellen Dokumentversion ermöglicht und die Sicherheitskopie in einem für alle Word-Dokumente identischen Backup-Ordner speichert. Sie können Word sogar so konfigurieren, dass dieses Makro immer dann ausgeführt wird, wenn Sie Datei-Speichern oder Datei-Speichern unter aufrufen.
Nachdem Sie das Makro aus der letzten Ausgabe erfasst haben, können Sie die Backup-Prozedur sofort ausprobieren, indem Sie mit der Tastenkombination Alt + F8 die Liste verfügbarer Makros anzeigen lassen. Doppelklicken Sie dann auf den Makronamen "SaveWithBackup".
Das aktive Dokument wird danach nicht nur an seinem ursprünglichen Ort gespeichert, sondern auch in dem von Ihnen angegebenen Backup-Ordner. Dabei erhält es automatisch die Dateiendung .BAK. Die Endung können Sie bei Bedarf in der dritten Zeile des Makros ändern.
Falls das aktive Dokument noch nicht gespeichert worden ist, - was daran zu erkennen ist, dass "ActiveDocument.Path" eine leere Zeichenfolge zurückgibt, - blendet das Makro das übliche Speichern unter-Dialogfenster ein. Sofern Sie darin nicht auf Abbrechen klicken ("If .Display = 0") merkt sich die Prozedur die von Ihnen ausgewählten Pfad- und Dateinamen. Da Sie das Dialogfenster aber nicht mit "Show" sondern mit "Display" aufgerufen haben, wird der Speichervorgang an dieser Stelle noch nicht durchgeführt.
Anhand des Dateinamens prüfen Sie jetzt erst, ob es im Backup-Ordner bereits eine Datei gleichen Namens gibt. Dabei hilft ein kleiner Trick – konkret: eine WordBasic-Funktion –, den Dateinamen OHNE Endung zu ermitteln:
strDocName2 = WordBasic.FileNameInfo(strDocName, 4)
Wie Sie in den vorausgehenden Makrozeilen gesehen haben, kann die WordBasic-Funktion "FileNameInfo" auch noch den Pfad (zweiter Parameter = 5) sowie den Dateinamen MIT Endung (Parameter 3) herausfinden.
Aus Backup-Pfad, Dateinamen ohne Endung und benutzerdefinierter Backup-Endung setzen Sie nun den Parameter für einen Dir-Befehl zusammen. Die entsprechende Verzeichnissuche liefert nur dann eine leere Zeichenfolge, wenn es den Dateinamen noch nicht gibt. Sollte der Name bereits vorhanden sein, hängen Sie in einer Do-Loop-Schleife einen Zähler an den Dateinamen an und wiederholen den Dir-Befehl – so lange, bis ein neuer Dateiname gefunden wird. Das führt dazu, dass Ihre Backups nie überschrieben sondern jedes Mal mit einer neuen Zählernummer gespeichert werden – etwa erst "Rundbrief.bak", dann "Rundbrief(1).bak", "Rundbrief(2).bak" usw.
Zum Schluss starten Sie die eigentlichen Speichervorgänge, und zwar zuerst im Backup-Ordner und dann im Originalverzeichnis. Nur so bleibt in Word weiterhin die Originaldatei aktiv.
Das Ganze lässt sich auch so gestalten, dass die Backup-Prozedur automatisch beim Aufruf der in Word integrierten Speicherbefehle ausgeführt wird. Dazu müssen Sie nur Makros anlegen, deren Namen den integrierten Befehlen entsprechen. In den deutschen Word-Versionen sind das die Namen "DateiSpeichern" sowie "DateiSpeichernUnter".
Wenn Sie diese Automatik wünschen, fügen Sie im Visual Basic-Editor die folgenden Makroprozeduren in das Codefenster ein, in das Sie die Prozedur "SaveWithBackup" eingegeben hatten:
Sub DateiSpeichern()
SaveWithBackup False
End Sub
Sub DateiSpeichernUnter()
SaveWithBackup True
End Sub
Die Parameter "False" und "True" sorgen dafür, dass das Dialogfenster Speichern unter auf jeden Fall eingeblendet wird ("True") oder eben nicht bzw. nur bei einer bislang noch nicht gespeicherten Datei ("False").
|
ANZEIGE Öffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und
ExcelDer PDFgrabber 2.5 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuen Version 2.5 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert. Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.5 brauchen Sie nur 3 Schritte:
PDFgrabber 2.5 - Standard für Privatanwender PDFgrabber 2.5 - Professional für professionelle Anwender |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Datenquelle eines Seriendokuments lässt sich nicht bearbeiten
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
FRAGE: Ich habe mit Office 2000 regelmäßig Serienbriefe erstellt, die auf Daten aus einer Excel-Tabelle basierten. Praktisch fand ich vor allem die Möglichkeit, während der Seriendruck-Bearbeitung auf die Datenquelle zuzugreifen, um Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen. Das funktioniert nach der Umstellung auf Office 2003 bzw. XP nicht mehr. Gibt es eine Möglichkeit, die Excel-Daten doch parallel zum Word-Seriendruck zu bearbeiten?
V. Färber
ANTWORT: Früher wurden Excel-Tabellen per DDE mit dem Seriendruck-Dokument verknüpft. In Word 2003 und 2002/XP wurde der Zugriff komplett auf OLE DB umgestellt. Deshalb können Sie Ihre Excel-Daten nicht parallel zum Seriendruck-Dokument bearbeiten.
Es ist allerdings immer noch möglich, die alte DDE-Schnittstelle zu benutzen. Vorher müssen Sie eine spezielle Programmoption setzen:
- Wählen Sie im Word-Menü Extras den
Befehl Optionen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen.
- Schließen Sie das Dialogfeld mit Ok.
- Richten Sie das Seriendokument in der gewünschten Form ein, bis Sie
an den Punkt kommen, an dem Sie die Datenquelle angeben müssen, etwa in
Schritt 3 des Seriendruck-Assistenten.
- Wählen Sie Ihre XLS-Datei wie gewohnt aus.
- Word greift jetzt nicht automatisch auf die Datei zu, sondern
präsentiert ein Dialogfeld, in dem Sie die Methode auswählen können.
Aktivieren Sie "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE".
- Im nächsten Dialogfeld teilen Sie Word mit, ob ein benannter Bereich
oder das gesamte Tabellenblatt als Datenquelle dienen soll.
- Anschließend sehen Sie die Liste mit den Seriendruckempfängern, die
Sie bislang, also bei Verwendung der Standard-OLE DB-Schnittstellen,
nicht bearbeiten konnten.
- Bei Einsatz einer DDE-Verknüpfung steht Ihnen jetzt aber die
Schaltfläche Bearbeiten zur Verfügung,
mit der Sie die Datenquelle in Excel öffnen. Sie müssen jedoch selbst
per Mausklick auf das entsprechende Taskleisten-Symbol zum Excel-Fenster
wechseln. Dort nehmen Sie die gewünschten Änderungen oder Ergänzungen
vor und speichern die Datei.
- Wenn Sie über die Taskleiste zu Word zurückkehren, müssen Sie im
Dialogfeld mit der Empfängerliste einmal auf Aktualisieren klicken, damit die Änderungen
sichtbar werden.
- Danach setzen Sie die Seriendruck-Konfiguration wie gewohnt
fort.
|
ANZEIGE Barcodes komfortabel mit Word
ausgebenBarcode für Windows ist ein Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Word, Excel und Access. Sie erhalten TrueType-Schriften sowie ein leistungsfähiges Programm zur Berechnung der Prüfziffern, das Sie komfortabel bedienen oder aus den Office-Applikationen heraus steuern können. Erstellen Sie mit wenig Aufwand Etiketten, CD-Einleger, Druckvorlagen oder sogar Serienbriefe in Word mit integrierten Barcodes. Alle gängigen Barcodes sind enthalten. Unter anderem:
http://www.add-in-world.com/katalog/barcode/ |
Alle Kommentare in einem Dokument löschen
Versionen: 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe in einer älteren Ausgabe von Word Weekly einen Tipp zum schnellen Löschen von Kommentaren gelesen. Sie beschreiben darin, wie man per Bearbeiten-Ersetzen nach "Kommentarzeichen" suchen und sie durch "Nichts" ersetzen kann. Nun wollte ich das Verfahren in Word 2002 anwenden, doch leider konnte ich im Suchen-und-Ersetzen-Dialogfenster keine Möglichkeit finden, nach "Kommentarzeichen" zu suchen. Habe ich etwas übersehen?
H. J. Rüdiger
ANTWORT: In der Tat ist die schnelle Suche nach "Kommentarzeichen" in Word 2002 und 2003 nicht mehr verfügbar. Grund dafür ist vermutlich, dass Kommentare hier standardmäßig als Sprechblasen angezeigt werden, die sich anders verhalten als die normalen Textanmerkungen in den früheren Word-Versionen.
Aber das Löschen sämtlicher Kommentare ist seit Word 2002 sogar noch einfacher geworden:
- Blenden Sie die Symbolleiste Überarbeiten ein, indem Sie Ansicht-Symbolleisten-Überarbeiten
anwählen.
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf den kleinen, nach unten
weisenden Pfeil neben dem Symbol Änderung
ablehnen/Kommentar löschen.
- Rufen Sie im aufklappenden Menü den Befehl Alle Kommentare im Dokument löschen
auf.
- Blenden Sie die Symbolleiste Überarbeiten ein, indem Sie Ansicht-Symbolleisten-Überarbeiten
anwählen.
- Rufen Sie Ansicht-Kommentare
auf.
- Wechseln Sie aus dem Kommentarbereich, der in der unteren
Fensterhälfte angezeigt wird, per Mausklick wieder in den normalen
Dokumenttext und gehen Sie mit der Tastenkombination Strg + Pos1
direkt an den Anfang.
- Wählen Sie Bearbeiten-Ersetzen
an.
- Setzen Sie den Cursor in das Feld Suchen
nach. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Sonstiges und in der aufklappenden Liste auf
Kommentarzeichen.
- Klicken Sie auf Alle ersetzen.
- Bestätigen Sie die abschließende Meldung mit Ok und verlassen Sie den
Suchen-und-Ersetzen-Dialog mit der Schaltfläche Schließen.
| Newsletter-Tipp |
Office-Tipps kostenlos per E-Mail
Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen müssen.
- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 2003, 2002/XP,
2000 und 97
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
- Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 2003, 2002/XP, 2000 und
97
- Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office
Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
word-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2005 SmartTools Publishing Thomas
Tai