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Ausgabe vom 6. Dezember
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre
Word-Dokumente und Outlook-Mails
- Download-Tipp: Der nützliche Symbolleisten-Rechner
direkt in Word
- Update: Zahlreiche Bugfixes für Word
2003
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails
Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen
und bearbeiten müssen.
SmartTools QuickText Pro für Word
Download-Tipp: Der nützliche Symbolleisten-Rechner direkt in Word
Mit dem SmartTools Taschenrechner können Sie kleine Berechnungen jederzeit schnell und ohne Umwege direkt in Word vornehmen. Nach der automatischen Installation wird der Taschenrechner als Symbolleiste installiert und steht deshalb jederzeit zur Verfügung. Sie müssen also kein Menü anwählen oder Symbol anklicken, bevor Sie mit Ihren Berechnungen anfangen können: den Taschenrechner verschieben Sie einfach an einen beliebigen Platz auf dem Bildschirm und er bleibt immer sichtbar, während Sie wie gewohnt Ihre Texte bearbeiten.
Die Highlights der aktuellen Version 2.0:
- Der Taschenrechner kann jetzt jederzeit per Mausklick ein- oder
ausgeblendet werden.
- Über einen neuen Optionen-Dialog
legen Sie fest, ob und wann der Taschenrechner automatisch eingeblendet
werden soll.
- Bisher konnten Sie den Taschenrechner nur mit der Maus bedienen. Ab
sofort können Sie auch einen neuen Modus zur Eingabe von Zahlen und
Berechnungen über die Tastatur aktivieren.
- Das Layout des Taschenrechners kann nun an unterschiedliche Größen
der Systemschriften angepasst werden.
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SmartTools
Taschenrechner kostenlos
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Update: Zahlreiche Bugfixes für Word 2003
Nachdem erst im September ein umfangreiches Service Pack 2 für Office 2003 mit zahlreichen Bugfixes für Word 2003 erschienen ist, hat Microsoft bereits jetzt einen neuen Hotfix veröffentlicht, der über 20 weitere Bugs behebt:
Word 2003 hotfix package vom 10. November 2005
Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen den Hotfix explizit beim Support anfordern, wenn Sie von einem der beschriebenen Probleme betroffen sind. Unter anderem geht es um die folgenden Bugs:
- Die Feldfunktion FILENAME in einer Kopf- oder Fußzeile wird nicht
korrekt aktualisiert, wenn Sie das Dokument unter einem neuen Namen
speichern.
- Nummerierte Absätze oder Aufzählungen erscheinen mit einem
unerwünschten zusätzlichen Einzug.
- Das Symbol "Format übertragen" funktioniert nicht korrekt.
- Beim Öffnen eines Word-Dokuments von einem FTP- oder http-Server
erscheint einer Fehlermeldung.
- Bei Dokumenten mit Nummerierung, die aus einer früheren Version
stammen, verlieren die Nummerierung, sobald Sie die Datei in Word 2003
öffnen, bearbeiten und speichern.
- In Dokumenten mit Spaltensatz stimmt in einigen Fällen die Angabe
der Spalten- und Zeilennummer in der Statuszeile nicht.
- Beim Suchen und Ersetzen nach einer bestimmten Schriftgröße werden
Fundstellen nicht angezeigt, wenn die Schriftgröße in einer
Formatvorlage definiert ist.
| Word-Tipp der
Woche |
Formatierungen komfortabel per Kontextmenü abrufen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wenn Sie durch ein Dokument scrollen und Formatvorlagen zuweisen oder andere Formatierungen, ist die Bedienung mit der Maus immer etwas umständlich: Text markieren, dann Mauszeiger in die Format-Symbolleiste bewegen, Formatierung auswählen und weiter geht es im Text. Schneller und effektiver ist der Einsatz des Kontextmenüs. Nutzen Sie den folgenden Trick, um häufig benötigte Formatierungen und Formatvorlagen jederzeit mit der rechten Maustaste direkt an der aktuellen Mauszeigerposition abrufen zu können:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste und wählen
Sie das Kontextmenü Anpassen an.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Eintrag "Kontextmenü".
Word zeigt nun oben links eine Symbolleiste mit den
Dropdown-Schaltflächen Text, Tabelle und Zeichnen an.
- Wechseln Sie im Anpassen-Dialog auf die Registerkarte "Befehle",
markieren Sie in der Liste Kategorien
den Eintrag "Neues Menü" und ziehen Sie den Eintrag "Neues Menü" aus der
Liste Befehle zunächst auf die
Dropdown-Schaltfläche Text und im dann
aufklappenden Menü in das Untermenü "Text" (etwas herunterscrollen) an
die erste Stelle.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Menü und geben
Sie im Eigenschaften-Dialog als "Formatierung" als Name an.
- Markieren Sie im Anpassen-Dialog in der Liste Kategorien den Eintrag "Format" und ziehen
Sie aus der Liste Befehle die Einträge
der Formatierungen, die Sie regelmäßig verwenden möchten, in das neue
Menü. Also beispielsweise "Fett", "Kursiv", "Schriftfarbe",
"Schriftart", "Kapitälchen" usw.
- Markieren Sie im Anpassen-Dialog in der Liste Kategorien den Eintrag "Formatvorlagen" und
ziehen Sie aus der Liste Befehle die
Formatvorlagen, die Sie regelmäßig verwenden möchten, in das neue Menü.
Also beispielsweise "Standard", "Überschrift1", "Tabelle", "Aufzählung"
usw.
- Klicken Sie im neuen Menü mit der rechten Maustaste auf den ersten
Eintrag der Formatvorlagen und wählen Sie Gruppierung beginnen an. Das Untermenü wird
so etwas übersichtlicher und Sie können Formatierungen besser von
Formatvorlagen unterscheiden.
- Klicken Sie im Anpassen-Dialog auf Schließen.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Fehler in der Rechtschreibprüfung korrigieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe festgestellt, dass die Rechtschreibprüfung von Word zum Teil fehlerhaft ist. Gibt es eine Möglichkeit, die Fehler zu korrigieren?
H. Schütte
ANTWORT: Je nach Art des Fehlers können Sie zu Korrekturzwecken entweder ein Benutzerwörterbuch oder ein Ausschlusswörterbuch einsetzen. Wenn die Standard-Rechtschreibprüfung ein Wort als falsch ansieht, obwohl es Ihrer Meinung nach korrekt geschrieben ist, nehmen Sie Ihre Korrektur in ein Benutzerwörterbuch auf. Wenn Word dagegen einen offensichtlichen Rechtschreibfehler unbeanstandet lässt, fügen Sie den falsch geschriebenen Begriff in das Ausschlusswörterbuch auf.
Das Standard-Benutzerwörterbuch (normalerweise eine Datei namens BENUTZER.DIC) können Sie direkt bei der Rechtschreibprüfung ergänzen: Wenn Word einen Begriff bemängelt, den es in Zukunft als korrekt ansehen soll, klicken Sie im Rechtschreib-Dialogfenster einfach auf Zum Wörterbuch hinzufügen (Word 2003 und 2002/XP) bzw. auf Hinzufügen (Word 2000 und 97). - Nachträgliche Bearbeitungen des Benutzerwörterbuchs nehmen Sie vor, indem Sie Extras-Optionen aufrufen, auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik wechseln, dann die Schaltfläche (Benutzer)wörterbücher anwählen und nach Markierung des gewünschten Wörterbuchs schließlich auf Ändern respektive Bearbeiten klicken. In Word 2003 und 2002/XP öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster, in dem Sie Begriffe hinzufügen oder löschen können. Am Ende bestätigen Sie die Änderungen mit Ok. In den älteren Word-Versionen wird die Wörterbuchdatei (zum Beispiel BENUTZER.DIC) geladen, in der Sie die gewünschten Anpassungen vornehmen, wobei jeder Begriff in einer einzelnen Zeile stehen muss. Ein Speichern dieser Datei speichert auch die Änderungen am Benutzerwörterbuch. Beachten Sie dabei unbedingt, dass das Dateiformat "Nur Text" beibehalten wird. Sie dürfen die Datei nicht als Word-Dokument speichern!
Etwas komplizierter ist der Umgang mit einem Ausschlusswörterbuch. Beginnen Sie dazu mit einem neuen, leeren Dokument. Geben Sie darin alle Wörter ein, die bei zukünftigen Rechtschreibprüfungen explizit als Fehler erkannt werden sollen. Jedes Wort muss in einer eigenen Zeile stehen, die Sie jeweils mit der Return-Taste abschließen, was übrigens auch für den allerletzten Eintrag gilt.
Nun müssen Sie ermitteln, wo und unter welchem Dateinamen die Wortliste gespeichert werden soll. Am einfachsten erreichen Sie das mit Hilfe der Suchfunktion von Windows: Suchen Sie nach Dateien, die dem Muster "MSSP*.LEX" entsprechen. Bei den gefundenen Dateien handelt es sich um die in Word eingebauten Rechtschreib-Wörterbücher. Notieren Sie, in welchem Ordner diese Dateien gespeichert sind - beispielsweise:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\Proof
In der Liste der Suchergebnisse müssen Sie außerdem das zu korrigierende Wörterbuch identifizieren. Wörterbücher für Deutsch enthalten die Buchstaben "GE", wobei es je nach Word-Version noch die Zusätze "A" oder "P" geben kann. "A" steht für das Wörterbuch mit der alten Rechtschreibung, "P" für das Wörterbuch mit der neuen deutschen Rechtschreibung. Entscheiden Sie, welches Wörterbuch Sie korrigieren bzw. ergänzen möchten und notieren Sie den Dateinamen ohne die Dateiendung .LEX - etwa:
MSSP2_GE
oder
MSSP3GEA
oder
MSSP3GEP
Mit diesen Ordner- und Datei-Informationen kehren Sie zur Wortliste in Word zurück. Wählen Sie Datei-Speichern unter an und ändern Sie im zugehörigen Dialogfenster als erstes den Dateityp in "Nur Text" (das Ausschlusswörterbuch darf nicht im Word-Format gespeichert sein). Danach wechseln Sie in den Ordner mit den Standard-Wörterbüchern, den Sie sich notiert hatten. Im Feld Dateiname geben Sie anschließend den Namen der zuvor notierten Wörterbuchdatei ein und fügen ihr die Dateiendung ".EXC" (für "Exception" = Ausschluss) hinzu - ein Beispiel:
MSSP3GEP.EXC
Dann klicken Sie auf Speichern und quittieren entweder das daraufhin eingeblendete Dialogfenster für Konvertierungsoptionen mit Ok oder Sie bestätigen den Verlust der Formatierungen mit Ja. Im Anschluss schließen Sie das Ausschlusswörterbuch-Dokument, ohne es erneut zu speichern.
Damit das Ausschlusswörterbuch in Aktion treten kann, müssen Sie Word neu starten. Die von Ihnen bemerkten Fehler der Rechtschreibprüfung sollten nun korrigiert sein.
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verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
SmartTools Serienmailer für Word |
Seriendruck mit öffentlichem Exchange Server-Ordner
Versionen: Word 2002
FRAGE: Seit dem Umstieg auf Word 2002 kann ich einen öffentlichen Kontaktordner auf unserem Exchange Server nicht mehr als Datenquelle für Serienbriefe verwenden. Word zeigt beim Verbinden des Ordners folgende Fehlermeldung an: "Dieser Vorgang kann nicht beendet werden, weil ein Dialog oder Datenbankmodul nicht reagiert." Mit Word 2000 klappte der Seriendruck problemlos. Wissen Sie, was hier falsch läuft?
U. Scherg
ANTWORT: Es handelt sich um einen Bug in Word 2002, der auftritt, wenn Sie den Seriendruck aus Word heraus aufrufen und einen öffentlichen Kontaktordner als Datenquelle einbinden wollen. Leider wurde der Fehler auch mit den letzten Service Packs noch nicht behoben.
So bleibt Ihnen nur, den Seriendruck aus Outlook heraus zu starten: Wechseln Sie in Outlook in den öffentlichen Kontaktordner und filtern Sie bei Bedarf die Kontakte, sodass nur noch die Einträge angezeigt werden, die Sie für den Serienbrief benötigen. Dann rufen Sie im Outlook-Menü Extras den Befehl Seriendruck auf. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld stellen Sie die gewünschten Seriendruck-Optionen ein. In vielen Fällen brauchen Sie die Standardvorgaben nur zu übernehmen.
Nachdem Sie die Seriendruck-Optionen mit Ok bestätigt haben, öffnet sich ein Word-Dokument, dem Sie nur noch die Seriendruckfelder hinzufügen müssen. Unter Umständen ist es erforderlich, erst noch die Seriendruck-Symbolleiste einzublenden.
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- Helpline für Ihre Fragen zu Access
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- Undokumentierte Parameter und Funktionen
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