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Ausgabe vom 6. Februar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre
Word-Dokumente und Outlook-Mails
- Download-Tipp: Über 1.000 neue Symbole für Ihre
Word-Symbolleisten
- News: Neue Schriften in Office
12
Word-Helpline
- Großbuchstaben am Anfang eines Wortes werden nicht
automatisch korrigiert
- Wo finde ich den Formel-Editor von Word?
- Antworten auf Ihre Fragen zu Word
Weekly
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails
Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen
und bearbeiten müssen.
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Download-Tipp: Über 1.000 neue Symbole für Ihre Word-Symbolleisten
Sie suchen nach aussagekräftigen Icons für Ihre selbst definierten Symbolleisten? Die standardmäßig von Word angebotene Auswahl ist sehr bescheiden und so müssen Sie schon selber künstlerisch tätig werden, um zum Ziel zu kommen. SmartTools Iconhelp hilft weiter: In Word finden Sie über 1.000 verschiedenen Schaltflächen-Symbole, die Sie mit unserem kostenlosen Tool übersichtlich anzeigen und durchblättern können.
Möchten Sie eines der Icons nutzen, klicken Sie es einfach an, rufen das Kontextmenü Symbol in Zwischenablage kopieren auf und weisen es dann Ihrer eigenen Schaltfläche zu. Der besondere Bonus für VBA-Entwickler: SmartTools Iconhelp zeigt auch die "FaceID" zu jedem Symbol an, die Sie für die programmatische Erstellung von Symbolleisten per Makro benötigen:
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Iconhelp kostenlos
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News: Neue Schriften in Office 12
Die meisten Dokumente werden immer noch mit den Schriften "Times New Roman" und "Arial" erstellt, die seit vielen Jahren standardmäßig in den Formatvorlagen von Word vorgegeben sind. Mit Office 12 wird Microsoft sechs neue Schriften ausliefern, die für die best mögliche Lesbarkeit sowohl am Bildschirm und als auch auf dem Ausdruck optimiert wurden. Unter den folgenden Adressen können Sie schon einmal Muster der neuen Schriften abrufen:
Muster der neuen Office-Schrift 'Calibri'
Muster der neuen Office-Schrift 'Cambria'
Muster der neuen Office-Schrift 'Consolas'
Muster der neuen Office-Schrift 'Constantia'
Muster der neuen Office-Schrift 'Corbel'
Muster der neuen Office-Schrift 'Candara'
Waren die News & Downloads für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
| Word-Tipp der
Woche |
Symbole mit mehreren Funktionen belegen, Teil 1
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Platz in Symbolleisten kann man erfahrungsgemäß nie genug haben: Viele regelmäßig benutzte Funktionen oder Makros zur Automatisierung häufig anstehender Aufgaben werden für den einfacheren Abruf als Symbole in den Symbolleisten abgelegt, so der Platz schnell knapp wird. Sie können Symbole zwar notfalls auch in eigenen Symbolleisten zusammenfassen, nach Aufgaben ablegen und dann nur bei Bedarf einblenden, aber die Handhabung ist umständlich und zeitraubend. Eine interessante Alternative ist die Mehrfachbelegung von Symbolen: Über ein einziges Symbol können dann mehrere themenverwandte Funktionen abgerufen werden, wobei eine gedrückte Sondertaste wie Umschalt oder Strg steuert, welche Funktion ausgeführt werden soll.
Dazu ein einfaches Beispiel: Bei der täglichen Arbeit mit Word müssen Sie unzählige neue Dokumente anlegen. Diese basieren teilweise auf NORMAL.DOT oder auf der bei Word mitgelieferten Vorlage "Aktuelles Memo". Weitere Dokumente erstellen Sie auf Basis anderer Vorlagen, die Sie auf einer der Registerkarten des "Datei-Neu"-Dialoges auswählen. Hier wäre ein Symbol hilfreich, das bei einem einfachen Klick ein neues, auf NORMAL.DOT basierendes Dokument, bei einem Klick mit gedrückter Umschalt-Taste ein auf "Aktuelles Memo" basierendes Dokument und bei einem Klick mit gedrückter Strg-Taste ein neues Dokument nach Auswahl aus dem "Datei-Neu"-Dialog anlegt.
Für die Erkennung einer gedrückten Sondertaste können Sie in VBA-Routinen eine API-Funktion des Betriebssystems nutzen: "GetKeyState(<WelcheTaste>)" gibt Auskunft darüber, ob eine bestimmte Taste, deren Index als Parameter übergeben wird, gerade gedrückt ist oder nicht. Für die Sondertasten Umschalt und Strg sind die Codes "16" und "17" zuständig. Eine Abfrage könnte dann zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
'Umschalt+Strg gedrückt?
If Abs(GetKeyState(16) < 0) And _
Abs(GetKeyState(17) < 0) Then
'Funktion 1
'Umschalt gedrückt?
ElseIf Abs(GetKeyState(16) < 0) Then
'Funktion 2
'Strg gedrückt?
ElseIf Abs(GetKeyState(17) < 0) Then
'Funktion 3
'Keine Sondertaste gedrückt...
Else
'Funktion 4
End If
Wie Sie sehen, können insgesamt vier Fälle unterschieden werden: Beide Sondertasten, nur die eine Sondertaste, nur die andere Sondertaste oder gar keine Sondertaste gedrückt. Die Alt-Taste lässt sich übrigens nicht abfragen, da Office-Anwendungen bei einem Klick auf ein Symbol mit gedrückter Alt-Taste automatisch in den Modus "Symbolleiste anpassen" wechseln, um ein Verschieben/Kopieren des entsprechenden Symbols zu vereinfachen.
Anhand des eingangs erwähnten "Datei-Neu"-Beispiels werden wir Ihnen in der nächsten Woche im Detail demonstrieren, wie die Mehrfachbelegung eines Symbols umgesetzt wird.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Großbuchstaben am Anfang eines Wortes werden nicht automatisch korrigiert
Versionen: 2003 und 2002/XP
FRAGE: Ich habe im Dialogfeld Extras-AutoKorrektur-Optionen das Kontrollkästchen ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren aktiviert. Das funktioniert grundsätzlich auch, aber ich es gibt immer wieder Fälle, in denen Word die zwei Großbuchstaben am Wortanfang plötzlich nicht korrigiert. Ist diese Funktion nicht zuverlässig?
E. Bremer
ANTWORT: Das ist tatsächlich ein Problem in Word 2003 und 2002/XP, das allerdings nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen auftritt:
- Sie haben die Option ZWei GRoßbuchstaben am
WOrtanfang korrigieren aktiviert.
- Sie haben auf der Registerkarte "Rechtschreibung und Grammatik" des
Dialogfelds Extras-Optionen das
Kontrollkästchen Rechtschreibung während der
Eingabe prüfen aktiviert.
- Das Wort, in dem Sie versehentlich die ersten beiden Buchstaben groß
geschrieben haben, wird von der Rechtschreibprüfung nicht erkannt, weil
es in keinem der Wörterbücher enthalten ist.
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "Rechtschreibung und Grammatik".
- Klicken Sie auf Benutzerwörterbücher.
- Markieren Sie das gewünschte Benutzerwörterbuch und klicken Sie auf
Ändern.
- Geben Sie den Begriff ein, den Sie in das Wörterbuch aufnehmen
möchten und bestätigen Sie mit Hinzufügen.
- Verlassen Sie die Dialoge jeweils mit einem Klick auf Ok.
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Wo finde ich den Formel-Editor von Word?
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In der letzten Ausgabe von SmartTools Word Weekly haben Sie ein Problem mit dem Formel-Editor erwähnt. Ich habe dieses beschriebene Problem nicht, denn ich stehe vor einer viel wichtigeren Frage: wo genau finde ich den Formel-Editor? Ich wusste gar nicht, dass es so etwas in Word gibt.
Diverse Anfragen
ANTWORT: Wir haben einige Anfragen zum Formel-Editor erhalten. Tatsächlich bietet Word bereits seit vielen Jahren einen integrierten Formel-Editor, mit dessen Hilfe Sie auch komplexe mathematische Formeln schnell und komfortabel in Ihren Texten verwenden können. Um ihn zu nutzen, wählen Sie einfach das Menü Einfügen-Objekt an und markieren im nachfolgenden Dialog den Eintrag "Microsoft Formel-Editor 3.0".
Bestätigen Sie die Auswahl mit Ok und nach wenigen Augenblicken wird ein neues grafisches Objekt an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Außerdem erscheint die Symbolleiste des Formel-Editors, in dem zahlreiche Vorlagen für die gängigsten Formelausdrücke angezeigt werden. Sie wählen nun einfach nacheinander die notwendigen Vorlagen aus und fügen gegebenenfalls Werte hinzu. Sobald die Formel komplett ist, klicken Sie an eine beliebige Stelle in Ihrem Dokument und die Symbolleiste des Formeleditor verschwindet wieder.
Antworten auf Ihre Fragen zu Word Weekly
Seit einigen Ausgaben bieten wir Ihnen die Möglichkeit, jede Ausgabe unseres Newsletters zu bewerten. Viele Leser nutzen diese Möglichkeit und dafür möchten wir uns bei allen engagierten Teilnehmern unserer Umfrageaktionen bedanken. Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit auch weiterhin und sagen Sie uns Ihre Meinung, wenn Ihnen beispielsweise etwas besonders gut, aber vielleicht auch gar nicht gefällt.
Am Ende von jedem Fragebogen geben wir Ihnen die Möglichkeit, einen beliebigen Kommentar zu der jeweiligen Ausgabe abzugeben oder weitere Fragen zu stellen. In unregelmäßigen Abständen möchten wir gerne an dieser Stelle auf diese Fragen eingehen:
FRAGE: Ich habe gesehen, dass der Link auf Ihren Fragebogen einen Code enthält. Übertragen Sie dabei meine E-Mail-Adresse? Wenn ja, sollten Sie das den Lesern mitteilen.
ANTWORT: Natürlich würden wir Ihnen mitteilen, wenn das der Fall wäre. Die Umfrage ist aber komplett anonym. Wir wissen also nicht, welcher Leser welche Antworten gibt.
FRAGE: SmartTools Word Weekly enthält zu viele Inhalte über Outlook, das wir aus Sicherheitsgründen nicht verwenden. Warum gibt es dafür keinen separaten Newsletter?
ANTWORT: Wir bieten bereits seit längerer Zeit auch für Outlook einen Newsletter an:
http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php
Im Übrigen konnten wir nach Durchsicht der Themen des letzten Jahres nur sehr wenige Beiträge finden, in denen Outlook eine Rolle spielte. Tatsächlich ist es so, dass sehr viele Leser Word als E-Mail-Editor für Outlook nutzen. Daher ist es für die Mehrheit unserer Leser durchaus von Interesse, die Besonderheiten von Word zu kennen, die im Zusammenhang mit Outlook zu beachten sind.
FRAGE: Ich lege besonderen Wert darauf, mit einem unveränderten Word ohne Makros optimalen Effekt zu erzielen. Da ich in einer administrierten Umgebung arbeite sind Makros und Zusatztools tabu.
ANTWORT: Wir haben zahlreiche Anfragen dieser Art erhalten, denn viele Firmen schränken die Möglichkeiten Ihrer Anwender, Word zu verändern, stark ein. Einerseits gibt es sicherlich Gründe, die für diese Maßnahme sprechen, aber andererseits gehören VBA und viele flexible Anpassungsmöglichkeiten nun einmal zum Leistungsumfang von Word. Lässt man diese Funktionen ungenutzt, wird viel Potential für ein effizienteres Arbeiten verschwendet.
So kann man beispielsweise verbieten, ein kostenloses Tool wie unseren Format- und Konvertierungsassistenten zur automatischen Aufbereitung von Texten zu nutzen, aber damit zwingt man die Anwender häufig zu vielen Stunden stupider und vollkommen überflüssiger manueller Formatierungsarbeit.
Unsere Erfahrungen bei den von uns betreuten Unternehmen zeigen, dass man mit einer durchdachten, professionellen und regelmäßigen Schulung der Mitarbeiter viel mehr erreicht, als mit strikten Verboten.
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| Newsletter-Tipp |
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SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98:
- Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
- Undokumentierte Parameter
- Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
- Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
- Download-Links zu Outlook-Erweiterungen
- Helpline für Ihre Fragen zu Outlook
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