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Ausgabe vom 6. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes
Zeitmanagement mit Outlook
- Download-Tipp: Schnelle Suche in Ihrem
Dokumentarchiv mit der kostenlosen SmartTools Searchbar
- Update: Zwei neue Bugfixes für Word
2003
Word-Helpline
- Kompatibilität von VBA-Anweisungen in verschiedenen
Word-Versionen
- Weitergabe von Schriften mit
Dokumenten
| Word-News &
Downloads |
News: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes Zeitmanagement mit Outlook
Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechende Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung. Auch Erinnerungen aus einem öffentlichen Ordner vom Exchange Server kann Outlook standardmäßig nicht anzeigen! Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
- Der Reminder Manager 2.0 erinnert Sie an Termine und
Nachverfolgungen für Termine, Aufgaben, Mails und Kontakte aus jedem
beliebigen Ordner in einer Outlook-PST-Datei oder auf dem
Exchange-Server.
- Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement, denn mit dem Reminder
Manager können Sie endlich alle Termine und Erinnerungen perfekt
organisieren. Die Liste kann nicht nur beliebig formatiert und gruppiert
werden, sondern es lassen sich auch zukünftige Erinnerungen und Termine
anzeigen, so dass eine echte Zeitplanung möglich ist.
- Auch unterwegs nichts verpassen! Der Reminder Manager
2.0 schickt Ihnen auf Wunsch automatisch eine E-Mail, sobald eine
Erinnerung oder Nachverfolgung ansteht. Lassen Sie sich auf diesem Weg
beispielsweise auf dem Mobiltelefon per SMS an wichtige Termine
erinnern.
- Der Reminder Manager ist weltweit bereits bei vielen tausend
Anwendern und Unternehmen im Einsatz. Die Version 2.0 wird jetzt von
SmartTools komplett in Deutsch mit vielen neuen leistungsfähigen
Funktionen angeboten.
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/
Download-Tipp: Schnelle Suche in Ihrem Dokumentarchiv mit der kostenlosen SmartTools Searchbar
Über die etwas versteckte Suchfunktion im Datei-Dialog von Word können Sie bestehende Dokumente auf Ihrer Festplatte nach bestimmten Begriffen durchsuchen. In der Praxis erweist sich diese Methode aber als viel zu umständlich, so dass sie nur sehr selten zum Einsatz kommt.
Die SmartTools SearchBar bietet eine interessante Alternative: Direkt in Word wird eine neue Symbolleiste mit einem Eingabefeld installiert. Wenn Sie beispielsweise einen Text suchen, in dem ein bestimmter Name, eine Produktbezeichnung, ein Fachbegriff o.ä. vorkommt, geben Sie den Suchbegriff einfach direkt in die SmartTools SearchBar ein und drücken Sie Return.
Unser Assistent startet daraufhin eine Suche in allen Word-Dokumenten auf Ihrer Festplatte (die zu durchsuchende Verzeichnisstruktur können Sie individuell auswählen). Nach wenigen Augenblicken werden Ihnen die Fundstellen in einem Dialogfeld angezeigt und Sie können gezielt das gewünschte Dokument öffnen, das Sie interessiert. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In jetzt in der neuen Version 1.8 vollkommen kostenlos zum Download an:
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Kostenloser
Download der SearchBar für
Word |
Update: Zwei neue Bugfixes für Word 2003
Microsoft hat zwei Hotfixes für Word 2003 veröffentlicht, die einige neu entdeckte Fehler beheben:
Word 2003 Hotfix vom 22.12.2005
Behobene Probleme:
- Beim Ausdruck eines Dokumentes schaltet Ihr Drucker unerwartet auf
die manuelle Papierzuführung um.
- Bei der VGA-Abfrage von "Range.Information" wird der Status der
XML-Ansicht nicht berücksichtigt.
- Word stürzt ab, wenn ein Dokument über ein Dokument-Managementsystem
geöffnet wurde.
Behobene Probleme:
- Unter bestimmten Umständen wird eine verknüpfte Excel-Tabelle beim
Öffnen eines Word-Dokumentes nicht wie gewünscht
aktualisiert.
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| Word-Tipp der
Woche |
Booklets und Broschüren komfortabel mit Word drucken, Teil 1
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
Präsentieren Sie Ihr Word-Dokument doch einmal nicht als Stapel von einseitig bedruckten DIN A4-Seiten, sondern als Broschüre, die man wie ein kleines Büchlein nutzen kann. Ab Word 2000 ist der Weg vom Text zur Broschüre auch mit einem normalen Drucker ganz einfach. Dieser zweiteilige Tipp zeigt Ihnen, welche Stolpersteine beim Booklet-Druck überwunden werden müssen, und wie Ihnen der Ausdruck eleganter Booklets mithilfe eines kostenlosen Tools schnell und einfach gelingt.
Wenn Sie sich zum ersten Mal mit der Ausgabe Ihres Textes als Broschüre im DIN A5-Format beschäftigen, gilt es eine Reihe von praktischen Problemen zu lösen:
- Zwei Seiten im DIN A5-Format müssen auf einer DIN A4-Seite
ausgedruckt werden.
- Der Ausdruck einer Broschüre ist nur möglich, wenn die
Gesamtseitenzahl durch 4 teilbar ist.
- Broschüren funktionieren ausschließlich, wenn die Blätter auf beiden
Seiten bedruckt werden.
- Eine Broschüre kann nicht einfach beginnend mit Seite 1 in der
normalen Reihenfolge ausdruckt werden. Auf dem ersten Blatt müssen
beispielsweise auf der Vorderseite nebeneinander die erste und die
letzte Seite Ihres Textes erscheinen.
- Dokumente werden meistens im DIN A4-Format angelegt. Sie müssen noch
einmal Umbrüche, Einzüge, Ränder usw. kontrollieren, sobald Sie auf das
kleinere Papierformat umgestellt haben.
Word kann ab der Version 2000 mittels automatischer Seitenverkleinerung im Dialog Datei-Drucken den Ausdruck Ihres Dokumentes automatisch in das richtige Format umsetzten, auch wenn Sie Ihren Text wie gewohnt im DIN A4-Format angelegt haben. Jedes beliebige Dokument lässt sich also jederzeit als Broschüre ausgeben, ohne dass Sie das vorher bei der Formatierung berücksichtigt haben.
Das einzige Problem besteht noch darin, die besondere Anordnung der Seiten zu berücksichtigen. Ausgehend davon, dass Sie einen Drucker einsetzen, der nicht beide Blattseiten in einem Durchgang bedrucken kann (Duplex), benötigen Sie außerdem zwei separate Druckvorgänge (einmal für die Vorder- und einmal für die Rückseite). Sie könnten sich nun für jede Broschüre die erforderliche Anordnung der Seiten auf einen Zettel schreiben und anschließend in den Druckdialog von Word eingeben. Es geht aber auch viel einfacher.
Der SmartTools Booklet-Assistent nimmt Ihnen die schwierige Anordnung der Blätter ab, und unterstützt Sie zudem beim doppelseitigen Bedrucken der Blätter. Sie können das kostenlose Add-In unter der folgenden Adresse herunterladen:
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Kostenloser
Download des
Booklet-Assistenten |
Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Word ein neues Menü Datei-Drucken als Booklet zur Verfügung. Setzen Sie den Booklet-Assistent folgendermaßen ein:
- Erstellen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Booklet
ausdrucken möchten.
- Starten Sie anschließen den Assistenten über das Menü Datei-Drucken als Booklet.
- Der Assistent stellt automatisch fest, ob die Seitenzahl wie
erforderlich durch 4 teilbar ist, und hängt bei Bedarf per Mausklick auf
die Schaltfläche Korrigieren die
erforderliche Anzahl von leeren Seiten an.
- Wählen Sie den gewünschten Drucker aus (ein Booklet können Sie mit
jedem Laser- oder Tintenstrahldrucker erstellen).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Druck
starten, um den Ausdruck einzuleiten.
- Im ersten Durchgang druckt das Add-In die Vorderseiten aus und
fordert Sie dann auf, das Papier umgedreht erneut in den Drucker
einzulegen. Anschließend werden dann die Rückseiten bedruckt. Das
Bedrucken der Vorder- und Rückseiten können Sie über die
Kontrollkästchen 1. Durchgang und
2. Durchgang individuell steuern.
Falls Ihnen also einmal nach dem Ausdruck der Vorderseiten die Tinte im
Drucker ausgeht und Sie Ersatz erst später beschaffen können, rufen Sie
den Booklet-Assistenten mit dem betreffenden Dokument nach Austausch der
Patrone später erneut auf und deaktivieren die Option 1. Durchgang. Der Booklet-Assistent druckt
dann nur die Rückseiten aus.
Wenn Sie ein auf DIN A4 formatiertes Dokument in Form einer DIN A5-Broschüre mit einem normalen Drucker auszugeben möchten, können Sie auch folgendermaßen vorgehen:
- Öffnen Sie das gewünschte Dokument in Word und stellen Sie sicher,
dass die Gesamtseitenzahl durch 4 teilbar ist. Ergänzen Sie bei Bedarf
eine entsprechende Anzahl von Leerseiten am Ende des Textes oder ändern
Sie die Formatierung entsprechend. Überlegen Sie beispielsweise, die
Schriftgröße zu erhöhen, denn bei der Verkleinerung könnte der Text
unleserlich werden.
- Wählen Sie das Menü Datei-Drucken
an und markieren Sie im Feld Seiten pro
Blatt den Eintrag 2 Seiten.
Der Parameter Papierformat skalieren
bleibt auf Keine Skalierung, da Sie
das dem Dokument zugrunde liegende DIN A4-Format ja nicht ändern
möchten.
- Aktivieren Sie die Option Seiten
und geben in das Feld die zu druckende Seitenfolge für die
Vorderseite ein. Entnehmen Sie die entsprechende Zeichenkette der
nachfolgenden Aufstellung:
8 Seiten: 2;7;8;1
12 Seiten: 10;3;2;11;12;1
16 Seiten: 4;13;14;3;2;15;16;1
20 Seiten: 16;5;4;17;18;3;2;19;20;1
24 Seiten: 6;19;20;5;4;21;22;3;2;23;24;1
- Starten Sie den Ausdruck mit Ok.
- Nehmen Sie das Papier aus dem Drucker, wenden Sie es und legen Sie
es erneut ein, um die Rückseite zu bedrucken.
- Rufen Sie erneut das Menü Datei-Drucken auf und wählen Sie erneut den
Eintrag 2 Seiten im Feld Seiten pro Blatt. Word merkt sich diese
Einstellung leider nicht, so dass Sie sie für jeden Ausdruck wieder
erneut einstellen müssen.
- Aktivieren Sie wieder die Option Seiten und geben diesmal die Seitenfolge für
die Rückseite ein. Verwenden Sie dabei die nachfolgende
Aufstellung:
8 Seiten: 4;5;6;3
12 Seiten: 6;7;8;5;4;9
16 Seiten: 8;9;10;7;6;11;12;5
20 Seiten: 10;11;12;9;8;13;14;7;6;15
24 Seiten: 12;13;14;11;10;15;16;9;8;17;18;7
Bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok. Sobald der Ausdruck abgeschlossen ist, finden Sie im Drucker die fertige Broschüre, die Sie nur noch heften müssen.
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Outlook-MailsNoch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Kompatibilität von VBA-Anweisungen in verschiedenen Word-Versionen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe eine Vielzahl von Makros in Word 2000 entwickelt, die auch von Word 97-Anwendern genutzt werden. Nun steht ein Wechsel auf Word 2003 an. Gibt es eine Übersicht über die VBA-Anweisungen in Word 2003 (oder auch Word 2002/XP), die mit den älteren Word-Versionen nicht mehr kompatibel sind?
P. Schuppen
ANTWORT: VBA-Makros aus älteren Word-Versionen funktionieren in den meisten Fällen unverändert in den jeweils neueren Word-Versionen. Das heißt, dass Sie Ihre Word 2000-Makros nach der Versionsumstellung vermutlich direkt weiter benutzen können.
Anders sieht es aus, wenn Sie Ihre Makros in Zukunft unter Word 2003 entwickeln und sie anschließend an Word 2000- oder Word 97-Anwender weitergeben wollen. Bei allgemeinen VBA-Funktionen gibt es oft selbst dann keine großen Probleme. Nur wenn Sie auf Programmfunktionen zurückgreifen, die auch in der Benutzeroberfläche von Word 2003 neu sind, müssen Sie mit Schwierigkeiten rechnen. Eine Liste der neuen Kommandos finden Sie in Word 2003 in der Online-Hilfe des Visual Basic-Editors – im Inhaltsverzeichnis unter "Neuigkeiten". Eine ähnliche Online-Hilfe gibt es auch in Word 2002/XP. Hier müssen Sie aber die Datei VBAWD10.CHM auf Ihrer Festplatte suchen und dann per Doppelklick aus dem Suchfenster öffnen.
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Outlook-OrdnernHaben Sie mit Duplikaten in Outlook zu kämpfen? Mit dem OLXDuplicateChecker finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST): http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ ...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten: http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/ |
Weitergabe von Schriften mit Dokumenten
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ihren Beitrag zur verwenden von altdeutschen Frakturschriften in Word aus der letzten Ausgabe fand ich sehr interessant. Wenn ich allerdings ein solches Dokument per Mail an einen Anwender sende, der auf seinem PC diese Schrift nicht installiert hat, so wird das Dokument nicht richtig dargestellt. Wie kann ich nun die Schrift zusammen mit dem Word-Dokument weitergeben?
K. Kleikamp
ANTWORT: Zunächst noch einmal als Hinweis für alle Leser, die den Beitrag in der letzten Ausgabe nicht gelesen haben: Unter der folgenden Adresse finden Sie altdeutsche Frakturschriften zum kostenlosen Download:
http://www.jan-siefken.de/fonts.html
Nach der Installation unter Windows stehen Ihnen die Schriften dann auch in Word über die normale Schriftauswahl zur Verfügung.
Wenn Sie nun in einem Dokument Frakturschriften verwenden und die Datei an einen Anwender weitergeben, der die Schriften nicht installiert hat, werden sie auf dem entsprechenden Rechner natürlich auch nicht angezeigt. Word bietet aber glücklicherweise eine Möglichkeit, die verwendeten Schriften zusammen mit einem Dokument zu speichern: Rufen Sie dazu einfach das Dialogfeld Extras-Optionen auf, wechseln Sie auf die Registerkarte "Speichern" und schalten Sie das Kontrollkästchen TrueType-Schriften einbetten ein. Anschließend speichern Sie Ihr Dokument noch einmal.
Sie werden feststellen, dass die Datei geringfügig größer geworden ist, weil die Schrift von Word integriert wurde. Ihr Dokument erscheint nun mit allen Schrift-Formatierungen auch auf einem Rechner, der die von Ihnen verwendeten Schriften nicht installiert hat.
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- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
- Wichtige Download-Links
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