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Ausgabe vom 6. Juli
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen,
Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
- Gratis-Download: Schneller Zugriff auf Textbausteine
und Mustertexte
- Webcast: So nutzen Sie Word mit den Visual Studio
Tools
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jedes Dokument äußerst praktisch.
Außerdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren
vorhandenen Formularen notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und
fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem
Word-Dokument ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit
einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine
Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen:
Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist übrigens eine
laufende Nummerierung ab dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate usw.
an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/
Gratis-Download: Schneller Zugriff auf Textbausteine und Mustertexte
Mit SmartTools QuickText Light für Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 sind Ihre wichtigsten Textbausteine und Mustertexte jederzeit nur einen Mausklick entfernt. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste an die gewünschte Textstelle im aktuellen Dokument und wählen Sie das Quicktext-Menü an: Direkt am Mauszeiger erscheint daraufhin eine Liste Ihrer am häufigsten benötigten Mustertexte. Markieren dann nur noch den gewünschten Eintrag und der Text erscheint im aktuellen Dokument.
Die Konfiguration des Menüs ist einfach: Speichern Sie Ihre Mustertexte einfach in einem bestimmten Verzeichnis und das Menü wird voll automatisch aus den Namen der DOC-Dateien zusammengesetzt.
SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In zum kostenlosen Download an:
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SmartTools
QuickText Light für
Word |
Webcast: So nutzen Sie Word mit den Visual Studio Tools
Die Visual Studio Tool für Office bieten dem ambitionierten Entwickler die Möglichkeit, die .NET-Entwicklungsumgebung für leistungsfähige Word-Applikationen zu nutzen. In einem WebCast am 7. Juli 2004 um 16:00 Uhr bietet Microsoft Ihnen die Möglichkeit, die Visual Studio Tools für Office in Aktion zu sehen. Ein erfahrener Entwickler zeigt Schritt für Schritt anhand konkreter Beispiele, wie Sie Projekte in Visual Basic .NET oder Visual C# .NET für Word entwickeln.
Webcast: Word mit den Visual Studio Tools nutzen
| Word-Tipp der
Woche |
So setzen Sie Lesezeichen für große Dokumente
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Schon gewusst? Durch den trickreichen Einsatz der Textmarken-Funktion von Word vermeiden Sie in Zukunft das langwierige Suchen und Scrollen in umfangreichen Dokumenten. Um beispielsweise in einer aus 8 Kapiteln bestehenden Dokumentation schnell einzelne Kapitel anspringen zu können, gehen Sie wie folgt vor:
- Bereits bei der Eingabe und Bearbeitung des Textes setzen Sie an
relevanten Abschnitten, die später eventuell einmal angesteuert werden
müssen, als "Lesezeichen" eine Textmarke mit entsprechendem Namen.
- Markieren Sie dazu zum Beispiel die jeweilige
Kapitelüberschrift.
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Textmarke an.
- Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Textmarke ein. Zum
Beispiel "Kapitel1" oder ähnlich.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Gehen Sie wie oben erläutert für jedes weitere Kapitel vor, so dass
Sie schließlich über 8 Textmarken "Kapitel 1" bis "Kapitel 8" im
Dokument verfügen.
- Befinden sich innerhalb der einzelnen Kapitel wichtige Abschnitte,
ordnen Sie diesen ebenfalls wie erläutert Textmarken zu.
Um später auf ein bestimmtes Kapitel oder einen bestimmten Abschnitt zu springen, gehen Sie wie folgt vor:
- Drücken Sie die Taste F5, um den "Gehe zu"-Dialog
aufzurufen.
- Klicken Sie in der Liste Gehe zu
Element auf den Eintrag "Textmarke".
- Geben Sie in der Dropdown-Liste Textmarkennamen eingeben zum Beispiel
"Kapitel4" ein oder wählen Sie das gewünschte "Lesezeichen" aus der
Liste aus.
- Klicken Sie auf Gehe zu oder -
einfacher - drücken Sie die Return-Taste.
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Quicktipp: Letzte Suche auf Tastendruck wiederholen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Wenn Sie über Bearbeiten-Suchen bzw. Strg+F die Suche nach einer Zeichenkette gestartet haben, verlassen Sie den entsprechenden Dialog häufig nach der ersten Fundstelle, um beispielsweise eine Änderung vorzunehmen. Um danach die Suche fortzusetzen, würde sich die Tastenkombination Strg+Y anbieten, die den letzten Arbeitsschritt wiederholt, aber in diesem Fall wiederholen Sie damit nur die zuletzt durchgeführte Bearbeitung. Sie sollten daher den Shortcut Umschalt+F4 kennen, der sozusagen auf Tastendruck zur nächsten Fundstelle der zuletzt verwendeten Suche springt. Der Dialog wird überhaupt nicht mehr eingeblendet, sondern sofort das nächste Vorkommen des Suchbegriffs markiert. Sollte es keine Fundstelle mehr geben, erscheint eine entsprechende Meldung.
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Speichern von Dokumenten erzwingen
Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Es ist mir schon mehrfach passiert, dass ich ein Dokument geschlossen und dann die Frage, ob die Datei gespeichert werden soll, aus Unachtsamkeit mit Nein beantwortet habe. Damit war die Arbeit mehrerer Stunden zerstört, denn obwohl ich die Option zum automatischen Speichern eingeschaltet hatte, konnte ich den Text auf meiner Festplatte nicht mehr wieder finden. Gibt es einen verborgenen Speicherort, an dem ich die "AutoWiederherstellen-Infos" (so die Bezeichnung in den Word-Optionen) finden kann? Oder falls es keine Möglichkeit zum Retten der Texte gibt: Haben Sie eine VBA-Lösung, die beim Schließen eindringlich zum Speichern auffordert, sodass ich die Meldung nicht einfach übergehen kann?
H. Mathias
ANTWORT: Die Option AutoWiederherstellen-Infos speichern alle xx Minuten, die Sie nach Aufruf von Extras-Optionen auf der Registerkarte Speichern finden, ist irreführend. Damit erreichen Sie nicht etwa, dass Ihr Dokument automatisch alle paar Minuten gespeichert wird. Word legt vielmehr nur für Notfälle eine Sicherungskopie an. Nur wenn es zum Systemabsturz kommt, können Sie dann eine ältere Fassung wiederherstellen. Falls Sie Word normal beenden oder ein Dokument schließen, ohne es zu speichern, werden die "AutoWiederherstellen-Infos" gelöscht und Sie haben keine Chance, die verloren gegangenen Textteile zurückzuholen.
Somit bleibt nur eine VBA-Lösung: Seit Word 2000 haben Sie die Möglichkeit, per Programmcode auf das Schließen eines Dokuments zu reagieren. Die folgenden Prozeduren sorgen dafür, dass dabei sofort das Dialogfeld Speichern unter angezeigt wird. Bei einem neuen, bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht gespeicherten Dokument, können Sie dann Speicherort und Dateinamen bestimmen. Bei einem bereits gespeicherten Dokument zeigt das Dialogfeld automatisch den bisherigen Speicherort und Dateinamen an, sodass Sie nur noch auf Speichern klicken müssen.
Hier die Schritte, mit denen Sie die VBA-Lösung einrichten:
- Starten Sie Word und wechseln Sie mit Alt+F11 in den Visual
Basic-Editor.
- Am linken Rand des VB-Editors sehen Sie in einem kleinen Fenster den
Projekt-Explorer, dessen Inhalte in einer Baumstruktur aufgebaut sind.
Öffnen Sie den Zweig "Normal" und darunter den Zweig "Microsoft Word
Objekte".
- Doppelklicken Sie auf das untergeordnete Element "ThisDocument".
Daraufhin öffnet sich das zugehörige Codefenster.
- In das Fenster geben Sie folgende VBA-Kommandos
ein:
Set objWordApp = ThisDocument.Application
End Sub
Sub AutoExit()
Set objWordApp = Nothing
End Sub
Private Sub objWordApp_DocumentBeforeClose _
(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean)
If Doc.Saved = False Then
With Application.Dialogs(wdDialogFileSaveAs)
If .Display <> 0 Then
.Execute
Else
If MsgBox( _
Prompt:="Wollen Sie die " & _
"Änderungen verwerfen?", _
Buttons:=vbCritical + vbYesNo) _
= vbYes Then
Doc.Saved = True
Else
.Show
Doc.Saved = True
End If
End If
End With
End If
End Sub
- Wählen Sie Datei-Normal speichern
an.
- Verlassen Sie den VB-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft
Word.
- Starten Sie Word neu.
Darin überprüfen Sie als erstes, ob das Dokument, das gerade geschlossen werden soll, schon gespeichert ist. Dann brauchen Sie das Dialogfeld Speichern unter nicht anzuzeigen. Ansonsten blenden Sie das Dialogfeld ein und fragen ab, ob es mit der Speichern-Schaltfläche geschlossen wurde (dann liefert die Display-Methode einen Wert ungleich "0"). Mit der Excecute-Methode werden Ihre Dialogfeld-Einstellungen ausgeführt.
Falls Sie den Speichern unter-Dialog per Abbrechen geschlossen haben, zeigt das VBA-Makro zur Sicherheit ein weiteres Meldungsfenster an. Darin werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen wirklich verwerfen wollen. Erst wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, wird die Datei ungespeichert geschlossen. Falls Sie sich anders entscheiden und die Änderungen doch nicht verwerfen wollen, blendet die Prozedur noch einmal das Dialogfeld Speichern unter ein.
Normalerweise dürften diese Maßnahmen ausreichen, um ein versehentliches Schließen einer Datei zu unterbinden.
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Textbausteine von Word sichern
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Können Sie mir mitteilen, wo Word die selbst erstellten Textbausteine ablegt, damit man einer z.B. Formatierung der Platte diese wichtigen Datei vorher sichern kann? Kann man eigentlich für die Textbaustein auch einen eigenen Speicherort definieren ?
F. Humbert-Droz
ANTWORT: Word speichert alle Textbausteine (AutoTexte) in einer Dokumentvorlage und zwar standardmäßig in der globalen Vorlage NORMAL.DOT. Diese Datei sollten Sie vor einer Neuinstallation sowieso grundsätzlich sichern, weil sie auch andere wichtige Einstellungen wie Formatvorlagen und Makro enthält.
Wichtig zu wissen ist noch, dass Sie den Speicherort auf Wunsch auch verändern können, wenn Sie beispielsweise mit AutoTexten arbeiten, die nur beim Einsatz einer bestimmten Dokumentvorlage zur Verfügung stehen sollen. Wählen Sie zu diesem Zweck das Menü Einfügen-AutoText-AutoText an und markieren Sie die gewünschte Vorlaqe in der Liste Suchen in.
Möchten Sie Ihre AutoTexte an einen anderen Anwender weitergeben, können Sie beispielsweise einfach Ihre NORMAL.DOT kopieren, aber es gibt eine Alternative: Legen Sie eine leere Dokumentvorlage an und verwenden Sie dann das Dialogfeld Extras-Dokumentvorlagen und Add-In, Schaltfläche Organisieren, um alle oder nur bestimmte AutoTexte von einer Dokumentvorlage in eine andere zu übertragen.
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