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Gesendet: Montag, 7. November 2005 01:14
An: Word Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Word Weekly vom 7.11.2005

 Ausgabe vom 7. November 2005

 In dieser Ausgabe

Word-News & Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
 Word-News & Downloads

Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen

In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange Server zugreifen:

  • Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
  • Sie markieren den gewünschten Empfänger.
  • Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
  • Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten Verzeichnisse gespeichert.
Erledigen auch Sie Ihre Korrespondenz mit dem SmartTools Brief- und Fax-Manager in Zukunft schnell und komfortabel. Nutzen Sie außerdem die Sonderaktion mit zur Zeit 25% Rabatt auf unser beliebtestes Word-Tool:

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Download-Tipp: Word optimieren mit dem Tuning-Assistenten

Sind Sie mit der Geschwindigkeit von Word unzufrieden? Vor allem bei umfangreichen Dokumenten mit sehr vielen Grafiken kann es beim Speichern, Scrolling und Drucken zu Verzögerungen kommen. Word bietet eine ganze Reihe von Optionen, die Sie verändern können, um die Arbeit schneller zu machen, aber die beste Einstellung hängt immer von der jeweiligen Anwendung ab.

Nutzen Sie den unseren Tuning-Assistenten 2.0, um jederzeit mit wenigen Mausklicks genau die richtigen Einstellungen zu finden. Zum Aufruf des Add-Ins wählen Sie das Menü Extras-SmartTools Tuning-Assistent an. Nach wenigen Augenblicken erscheint das Dialogfeld des Assistenten, der Ihnen die Optimierung von Word in drei Bereichen anbietet: "Word-Performance", "Drucker-Tuning" und "Schneller Speichern". Sie wählen einfach die gewünschte Beschleunigungsstufe aus und der Assistent zeigt die dafür vorgesehenen Einstellungen. Nehmen Sie auf Wunsch noch Anpassungen vor und übernehmen Sie die Parameter dann mit Ok. Den kostenlosen Download finden Sie unter:

 Tuning-Assistenten kostenlos herunterladen

News: Final-Version von Google Desktop 2 verfügbar

Google Desktop bietet in der neuen Version neben der blitzschnellen Suche in Ihren Word-Dokumenten und anderen Dateien auf Ihrer Festplatte vor allem eine verbesserte Outlook-Integration sowie eine neue "Seitenleiste" zur Anzeige individuell anpassbarer Informationen. Für die englische Fassung von Google Desktop 2 ist die Betaphase abgeschlossen und das Tool kann kostenlos heruntergeladen werden:

http://desktop.google.de

Die deutsche Version befindet sich derzeit immer noch im Betastadium.

Bugfix: Korrekte Aktualisierung der NUMPAGES-Feldfunktion

Die Feldfunktion NUMPAGES liefert normalerweise die Gesamtanzahl der Seiten des aktuellen Dokuments, so dass Sie sie beispielsweise für Fußzeilen in der Form "Seite 1 von 20" verwenden können. Leider kommt es immer wieder vor, dass NUMPAGES in Word 2003 offensichtlich falsche Ergebnisse liefert und beispielsweise selbst bei mehrseitigen Dokumenten eine Anzeige wie "Seite 1 von 1" erzeugt. Dieser in der Knowledge Base von Microsoft dokumentierte Bug wurde zwar mit dem Service Pack 2 für Office 2003 behoben, aber einige Anwender berichten weiterhin von dem Auftauchen des Fehlers. Der Grund: der Bugfix ist zwar im Service Pack 2 enthalten, aber er muss explizit über einen Registrykey aktiviert werden. Starten Sie zu diesem Zweck den Registrierungs-Editor und wechseln Sie auf die folgende Ebene:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\
11.0\Word\Options

Wählen Sie hier das Menü Bearbeiten-Neu-DWORD-Wert an und legen Sie die folgende Bezeichnung fest:

UpdateAllNumpages

Klicken Sie diesen neuen Eintrag zweimal an und weisen Sie den Wert "1" zu. Nach Ok, dem verlassen des Registrierungs-Editors und dem Neustart von Word ist der Bugfix für NUMPAGES in Word 2003 aktiviert.

 Word-Tipp der Woche

Erklärungen für Fachbegriffe dynamisch im Dokument anzeigen
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000

Aus der Hilfefunktion sind Sie es gewohnt, dass Fachbegriffe farblich hervorgehoben werden. Ein Mausklick zeigt dann ein Popup-Fenster mit Erläuterungen an. Eine solche Funktion wäre beispielsweise in technischen Dokumentationen hilfreich, die Sie mit Word erstellen und an Kunden weitergeben. Word stellt eine solche Funktion zwar nicht direkt zur Verfügung, aber mit einem kleinen Trick können Sie solche erläuternden QuickInfos zu beliebigen Begriffen anzeigen.

Grundlage dieser Technik ist die Hyperlink-Funktion von Word, die wir für unsere Zwecke etwas anders nutzen als vorgesehen: Wenn der Mauszeiger über einen normalen Hyperlink bewegt wird, zeigt Word Hinweise zu dem Link an. Anstelle dieses Hinweises lassen Sie nun einfach einen eigenen Text anzeigen, der einen Begriff erläutert. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Markieren Sie das Wort, zu dem Erläuterungen als QuickInfo angezeigt werden sollen. Beispielsweise ein Wort wie "Firewall".
  2. Wählen Sie das Menü Einfügen-Textmarke an, geben Sie als Namen zum Beispiel "QIFirewall" ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Wählen Sie das Menü Einfügen-Hyperlink an oder drücken Sie Strg+K.
  4. Klicken Sie im folgenden Dialog auf das Symbol Im aktuellen Dokument und wählen Sie die soeben eingefügte Textmarke aus.
  5. Klicken Sie auf QuickInfo, geben Sie die gewünschte Erläuterung ein und bestätigen Sie mit Ok.
  6. Klicken Sie noch einmal auf Ok, um den Hyperlink im Dokument anzulegen.
Das markierte Wort wird daraufhin im Dokument farblich hervorgehoben und unterstrichen dargestellt. Bewegt der Anwender den Mauszeiger über das Word, verwandelt sich der Mauszeiger in eine Hand und die QuickInfos mit den Erläuterungen werden wie gewünscht angezeigt. Beim Anklicken des Hyperlinks passiert nichts, weil er über die Textmarke sozusagen auf sich selbst verweist.

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Digitaler Zeitplaner 2006 auf CD als kostenlose Zugabe

Mit dem Digitalen Zeitplaner können Sie Excel für Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Sie erhalten fertige Lösungen, die Sie nur noch von der CD-ROM auf Ihre Festplatte kopieren müssen und dann sofort nutzen können. Ab sofort erhalten Sie die zwei Digitalen Zeitplaner 2005 und 2006 zum Preis von einem:

  • Schnellübersicht mit Schulferien und Feiertagen
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Quicktipp: Seiteneinstellungen ganz einfach übertragen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Im Dialogfeld Datei-Seite einrichten können Sie zahlreiche Einstellungen rund um die Ränder des aktuellen Dokumentes sowie die zu verwendeten Druckerschächte vornehmen. Dabei kommt es häufig vor, dass Sie die exakten Einstellungen eines bereits vorhandenen Dokumentes auf ein oder mehrere andere Dateien übertragen wollen. Mit dem folgenden Trick klappt das in wenigen Sekunden:

  1. Öffnen oder erstellen Sie alle Dokumente, auf die Sie vorhandene Seiteneinstellungen übertragen möchten.
  2. Öffnen oder aktivieren Sie das Dokument mit den gewünschten Seiteneinstellungen.
  3. Wählen Sie das Menü Datei-Seite einrichten an und bestätigen Sie direkt danach wieder mit Ok, ohne irgendwelche Änderungen vorzunehmen.
  4. Wechseln Sie in das erste Dokument, auf das Sie die Einstellungen übertragen möchten und drücken Sie einfach F4. Mit dieser Tastenkombination wiederholen Sie den letzten Arbeitsschritt. In diesem Fall handelt es sich dabei um die Festlegung der gewünschten Seiteneinstellungen, die Word sich komplett gemerkt hat, auch wenn der Dialog einfach nur aufgerufen und ohne weitere Änderungen wieder geschlossen wurde.
  5. Wiederholen Sie Schritt 4 für jedes Dokument, in dem Sie die Seiteneinstellungen verwenden möchten.
 Word-Helpline

Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:

word-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Kalenderwoche in Ihre Dokumente einfügen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

 FRAGE:  Ich möchte in einem Bestellformular gerne die Kalenderwoche zu einem Datum ausgeben. Offensichtlich gibt es dafür aber keine Word-Funktion. Kennen Sie eine Lösung?
S. Germering

 ANTWORT:  Die Kalenderwoche lässt sich in Word nur mit Hilfe einer benutzerdefinierten VBA-Funktion berechnen. Dazu können wir Ihnen zwei Varianten anbieten: a) eine Funktion, die die reine Kalenderwoche als Zahl ausgibt (z.B. "51"), und b) eine Funktion, die die Kalenderwoche zusammen mit der Jahreszahl als Zeichenfolge liefert (z.B. "51/2005").

Um die Funktionen einzugeben, führen Sie folgende Schritte aus:

  • Wechseln Sie aus Word mit Alt + F11 in den Visual Basic-Editor.
  • Markieren Sie im Projekt-Explorer (ein Unterfenster am linken Rand des Visual Basic-Editors) den Projektnamen "Normal". So beziehen sich die nachfolgenden Aktionen auf die Standardvorlage NORMAL.DOT, was den Vorteil bringt, dass Ihnen die Kalenderwochen-Funktionen in allen Dokumenten zur Verfügung stehen.
  • Wählen Sie den Befehl Einfügen-Modul an.
  • Geben Sie folgende Funktionen in das neue Codefenster ein:
Function KalWo(d As Date) As Integer
Dim Don As Date
Dim Jahr As Integer
Dim Wochen As Integer

  Don = d - Weekday(d, vbMonday) + 4
  Jahr = Year(Don)
  Wochen = ((Don - DateSerial(Jahr, 1, 1)) \ 7) + 1
  KalWo = Wochen
End Function

Function KalWoStr(d As Date) As String
Dim Don As Date
Dim Jahr As Integer
Dim Wochen As Integer

  Don = d - Weekday(d, vbMonday) + 4
  Jahr = Year(Don)
  Wochen = ((Don - DateSerial(Jahr, 1, 1)) \ 7) + 1
  KalWoStr = CStr(Wochen & "/" & Jahr)
End Function

  • Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol zum Speichern des Projekts "Normal".
  • Kehren Sie mit Alt + F11 zum Word-Fenster zurück.
Die Funktionen machen Folgendes: Zuerst ermitteln sie den Donnerstag in der Woche des Datums, zu dem Sie die Kalenderwoche suchen. Grund dafür ist, dass die erste Kalenderwoche eines Jahres in Deutschland mindestens vier Tage des jeweiligen Jahres umfassen muss. Das Jahr muss also mindestens mit einem Donnerstag (oder mit einem Mittwoch, Dienstag usw.) beginnen. Anderenfalls gehören die ersten Tage noch zur letzten Woche des Vorjahres. Somit können Sie am Donnerstag der gesuchten Kalenderwoche ablesen, zu welchem Jahr sie gehört, was natürlich in erster Linie bei den Tagen um den Jahreswechsel interessant ist.

Als nächstes berechnen Sie die Tagesdifferenz zwischen dem Donnerstag und dem 1. Januar des Jahres, zu der dieser Donnerstag gehört. Diesen Wert teilen Sie in einer ganzzahligen Division durch "7", womit Sie die Wochendifferenz erhalten. Dazu müssen Sie schließlich noch den Wert "1" addieren, und schon haben Sie die Kalenderwoche.

Unterschiedlich in den Funktionen sind dann nur die Ausgabewerte, was oben bereits angesprochen wurde: mit der Funktion "KalWo" erhalten Sie eine Zahl und mit der Funktion "KalWoStr" eine Zeichenfolge.

Leider können Sie die Funktionen nicht ähnlich einfach wie die eingebauten Datumsfunktionen von Word in Ihre Texte einfügen. So müssen Sie ein weiteres VBA-Makro schreiben, das zum Beispiel die Kalenderwoche des aktuellen Datums an die Cursorposition schreibt.

Dazu wechseln Sie mit Alt+F11 wieder in den Visual Basic-Editor, wo Sie das Codefenster mit den "KalWo"-Funktionen öffnen. Darunter geben Sie dann folgende neue Prozedur ein:

Sub AktuelleKW()
  Selection.TypeText KalWoStr(Date)
End Sub

In Word verwenden Sie diese Prozedur, indem Sie den Cursor an die Position setzen, wo die aktuelle Kalenderwoche erscheinen soll. Dann drücken Sie Alt+F8, um eine Liste verfügbarer Makros anzuzeigen. Darin doppelklicken Sie auf den Eintrag "AktuelleKW". Word fügt daraufhin automatisch die Wochennummer ein – etwa "51/2005".

Natürlich können Sie die Kalenderwochen-Funktionen auch in einem Word-Formular nutzen, indem Sie beim Verlassen eines Datumsfeldes ein Makro ausführen lassen. In diesem Makro weisen Sie der "Result"-Eigenschaft eines anderen Formularfeldes das Ergebnis der "KalWo"- bzw. "KalWoStr"-Funktion zu. Wenn Sie die Kalenderwoche zu einem individuellen Datum suchen, übergeben Sie den Funktionen nicht die VBA-Anweisung "Date" (für das aktuelle Datum) sondern den Inhalt eines anderen Formularfeldes – beispielsweise in der Form:

KalWoStr(CDate(ActiveDocument.FormFields( _
"fldDatum").Result))

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Access-Datenbanken auch im laufenden Betrieb automatisch sichern

Der brandneue Total Visual Agent 2003 bietet optimale Sicherheit für Ihre Datenbanken:

  • Automatisches Reparieren, Komprimieren und Sichern von Jet-Datenbanken sowie Access-Data-Projects (ADP-Dateien) nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan. Lassen Sie diese zeitaufwendigen Arbeitsschritte in Zukunft ganz einfach mitten in der Nacht ausführen, ohne dass Sie am Computer sitzen müssen!
  • Der Total Visual Agent 2003 sichert Ihre Tabellendaten aus laufenden Datenbanken. Er ist ideal dafür geeignet, besonders wichtige Daten sehr häufig zu sichern (zum Beispiel jede Stunde oder sogar alle 10 Minuten), ohne dass ein Anwender die Arbeit unterbrechen muss. Bei Datenbanken, die 24 Stunden lang im Einsatz sind, ist der Total Visual Agent 2003 die einzige Möglichkeit zur zuverlässigen, automatisierten Datensicherung.
  • Sicherheitskopien der kompletten Datenbank können automatisch erstellt und auf Wunsch in ZIP-Dateien komprimiert werden.
  • Problemlose Konfiguration für beliebig viele Datenbanken auch über das Netzwerk. Starten Sie einfach den Total Visual Agent 2003 auf einem Rechner, der Zugriff auf die gewünschten Datenbanken hat.
Ab sofort ist die neue Version 2003 des Total Visual Agent verfügbar, die die Datenbankformate von Access 2003, 2002/XP, 2000, 97, 95 und 2.0 unterstützt. Highlight neben vielen Detailverbesserungen ist der Total Visual Agent Service, mit dessen Hilfe die Sicherung als Windows-Server gestartet werden kann, der auch nach einem automatischen Neustart des Rechners aktiv bleibt. Weitere Informationen finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/tvagent2003/


Fremdsprachige Schriftzeichen schnell einfügen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

 FRAGE:  Mit Interesse habe ich Ihren Beitrag zum Einfügen fremdsprachiger Schriftzeichen im Word Weekly-Newsletter gelesen. Dazu folgender Tipp: Man muss die Tastaturbelegungen der Fremdsprachen nicht unbedingt kennen. Von Microsoft gibt es ein kostenloses Tool namens "Microsoft Visual Keyboard", mit dem man sich auf dem Bildschirm eine virtuelle Tastatur anzeigen lassen kann. Je nach Spracheinstellung werden darauf auch die fremdsprachigen Schriftzeichen dargestellt, sodass sie sich bequem per Mausklick in ein Word-Dokument einfügen lassen.
J. Aurich

 ANTWORT:  Das von Ihnen erwähnte "Visual Keyboard" kann die Eingabe fremdsprachiger Schriftzeichen tatsächlich vereinfachen. Es hat aber einen Nachteil: Es steht nur für die Office-Versionen 2000 und XP (mit Word 2002) zur Verfügung – hier die Download-Seite:

Download des Visual Keyboard

Für Office 2003 hat Microsoft (noch) keine Version vorgestellt.

Wenn Sie mit Windows 2000 oder Windows XP arbeiten, sind Sie ohnehin nicht auf das Zusatzprogramm angewiesen – ganz egal, welche Office-Version Sie einsetzen. In die neueren Betriebssysteme von Microsoft ist eine virtuelle Tastatur bereits integriert. Um sie anzuzeigen, wählen Sie im Startmenü erst (Alle) Programme, dann Zubehör, dann Eingabehilfen und schließlich Bildschirmtastatur an. Nun können Sie Schriftzeichen per Mausklick eingeben. Die Sprachumschaltung erfolgt in der Windows-Bildschirmtastatur wie übrigens auch im "Visual Keyboard für Office" mit Hilfe des Tastenkürzels, das Sie in der Systemsteuerung beim Aktivieren der Tastaturlayouts definiert haben (standardmäßig Linke Alt+Umschalttaste).

Wenn Sie häufig mit Sonderzeichen in Ihren Dokumenten arbeiten, kann außerdem der kostenlose Sonderzeichen-Assistent für Word eine wertvolle Hilfe sein:

 Kostenloser Download des Sonderzeichen-Assistenten

Mit seiner Hilfe können Sie immer wieder benötigte Sonderzeichen individuell zusammenstellen und in Zukunft mit wenigen Mausklicks abrufen.

 Newsletter-Tipp

Office-Tipps kostenlos per E-Mail

Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen müssen.

  • Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 2003, 2002/XP, 2000 und 97
  • Berichte über Updates und Bugfixes.
  • Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co.
  • Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 2003, 2002/XP, 2000 und 97
  • Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office
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