Ausgabe vom 7. Februar 2005  In dieser Ausgabe Word-News & Downloads Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen ganz einfach verwalten und abrufen Download-Tipp: Dokumentvorlagen in Word ganz einfach per Mausklick erstellen und abrufen Word-Tipp der Woche Optionsschaltflächen für Ihre Formulare Word-Helpline Aufgabenbereich wird nicht mehr automatisch eingeblendet Symbol zum Einfügen einer Tabelle funktioniert nicht mehr Newsletter-Tipp Office-Tipps kostenlos per E-Mail  Word-News & Downloads Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen ganz einfach verwalten und abrufen SmartTools QuickText Pro ist die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können: Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benötigen, in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem im Team genutzten Server. Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten Maustaste an und rufen das Kontextmenü von QuickText Pro auf. An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie markieren nur noch einen der Einträge und schon erscheint der entsprechende Text an der aktuellen Cursorposition. Das genial einfache Konzept hinter SmartTools QuickText Pro hat viele Vorteile: Die Lösung ist unabhängig von irgendwelchen Vorlagen, in denen Sie normalerweise Textbausteine über die AutoText-Funktion speichern. QuickText Pro-Bausteine können Sie in alle Dokumente einfügen, egal, auf welcher Vorlage sie basieren. QuickTextPro-Dokumente können außerdem mit anderen Anwendern im Netzwerk geteilt werden, indem Sie ein globales Verzeichnis auf einem Server anlegen und es als QuickText-Verzeichnis definieren. So lassen sich Textbausteine für beliebig viele Anwender standardisieren. SmartTools QuickText Pro ist zur Zeit zu einem Aktionspreis mit über 25% Rabatt verfügbar: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ Download-Tipp: Dokumentvorlagen in Word ganz einfach per Mausklick erstellen und abrufen Mit Dokumentvorlagen können Sie bekanntlich immer wieder benötigte Dokumente schnell und komfortabel erstellen. Das klassische Beispiel: Sie legen das Layout Ihres Briefbogens nur ein einziges Mal fest, speichern ihn als Vorlage und können in Zukunft jederzeit neue Dokumente erstellen, in denen Ihr Briefbogen bereits vorgegeben ist. Erfahrungsgemäß wissen die meisten Anwender zwar, dass es Dokumentvorlagen gibt, aber sie werden kaum genutzt. Stattdessen öffnet man einfach den Brief vom Vortag, speichert ihn unter einem neuen Namen und muss dann aufpassen, dass auch wirklich keine Teile des alten Textes zurückbleiben. Die kostenlose Word-Erweiterung SmartTools QuickDocs macht den Einsatz von Dokumentvorlagen genial einfach: Sie öffnen oder erstellen ein Dokument, das Sie künftig als Vorlage nutzen möchten. Sie klicken auf eine der freien Schaltflächen in der SmartTools QuickDocs-Symbolleiste, die voll automatisch installiert wird. Legen Sie den Namen für die Vorlage fest und bestätigen Sie mit OK. Damit haben Sie nicht nur die neue Dokumentvorlage erstellt, sondern auch gleichzeitig der SmartTools QuickDocs-Symbolleiste zugewiesen. In Zukunft genügt ein einziger Mausklick auf diese Schaltfläche, um ein neues Dokument auf Basis der Vorlage zu erstellen:  SmartTools QuickDocs für Word  Word-Tipp der Woche Optionsschaltflächen für Ihre Formulare Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 Für die Gestaltung von Formularen können Sie eine Reihe von Windows-Elementen wie Textfelder, Kombinationsfelder (Dropdown-Listen) oder Kontrollkästchen verwenden. Leider hat Microsoft keine Optionsschaltflächen integriert, über die sich die Auswahl aus einer vorgegebenen Anzahl von Möglichkeiten vereinfachen ließe. Kontrollkästchen können nicht eingesetzt werden, da hier im Gegensatz zu Optionsschaltflächen mehrere Einträge gleichzeitig aktiviert sein dürfen. Für eine Auswahl "Versandart", bei der beispielsweise nur eine der Optionen "UPS", "DPD", "Spedition", "Post" oder "Abholung" ausgewählt werden darf, sind sie nicht geeignet. Simulieren Sie Optionsschaltflächen mit Kontrollkästchen Mit einem einfachen Trick können Sie aber Abhilfe schaffen: Zunächst werden Kontrollkästchen für die einzelnen Optionen in einem Rahmen zusammengefasst. Diesen Kontrollkästchen wird als Eintrittsmakro eine kleine Routine zugeordnet, die dafür sorgt, dass nur eines der Kontrollkästchen aktiviert ist. Um eine solche Lösung in Ihren Formularen einzusetzen, gehen Sie wie folgt vor: Drücken Sie Alt+F11, um die VBA-Entwicklungsumgebung zu öffnen. Legen Sie in der Vorlage NORMAL.DOT in einem beliebigen Modul die folgende Prozedur an: Sub OptionsSimu()   Dim objField As FormField   For Each objField In _            Selection.Frames(1).Range.FormFields     objField.CheckBox.Value = False   Next objField   Selection.FormFields(1).CheckBox.Value = True End Sub In Ihrem Formular lassen Sie nun, sofern noch nicht geschehen, die Symbolleiste "Formular" über das Menü Ansicht-Symbolleisten-Formular anzeigen. Klicken Sie auf das Symbol Positionsrahmen einfügen und ziehen Sie ein Rechteck an der Position auf, an der die simulierten Optionsschaltflächen eingefügt werden sollen. Klicken Sie in den Rahmen und geben Sie zunächst die Überschrift für die Auswahl, also beispielsweise "Versandart" oder ähnlich ein. Darunter setzen Sie nun pro Auswahl-Option ein Kontrollkästchen und dahinter durch ein Leerzeichen getrennt die dazugehörige Beschriftung. Doppelklicken Sie dann der Reihe nach auf die Kontrollkästchen und stellen Sie im Bereich "Makro starten bei" (Word 97) beziehungsweise "Makro ausführen bei" (Word 2000, 2002/XP und 2003) in der Liste "Eintritt" (Word 97) beziehungsweise "Ereignis" das Makro "OptionsSimu" ein. Für eines der Kontrollkästchen aktivieren Sie außerdem die Option Aktiviert, damit eine der Auswahl-Optionen standardmäßig vorgegeben ist. Ein Klick auf Ok übernimmt jeweils die Zuordnung. Wenn Sie das Formular nun aktivieren (Klick auf das Symbol Formular schützen in der Symbolleiste), können Sie sich direkt von der Arbeitsweise der Lösung überzeugen. Dreh- und Angelpunkt dabei ist die Prozedur "OptionsSimu", die jedes Mal ausgeführt wird, wenn der Anwender eines der Kontrollkästchen anklickt: Sub OptionsSimu()   Dim objField As FormField   For Each objField In _            Selection.Frames(1).Range.FormFields     objField.CheckBox.Value = False   Next objField In dieser Schleife beziehen wir uns zunächst über "Selection.Frames(1)" auf den aktuellen Rahmen im Formular und greifen der Reihe nach auf die darin enthaltenen Kontrollkästchen zu. Die Anweisung "objField.CheckBox.Value = False" deaktiviert zuerst alle Kontrollkästchen.   Selection.FormFields(1).CheckBox.Value = True End Sub Die abschließende Anweisung "Selection.FormFields(1).CheckBox.Value = True" sorgt dann dafür, dass das aktuell angeklickte und markierte Kontrollkästchen aktiviert wird. Durch den Einsatz von "For Each..." in der Schleife können Sie übrigens beliebig viele Kontrollkästchen in einem Rahmen zur Simulation von Optionsschaltflächen zusammenfassen. Es ist auch möglich, vor oder hinter die Kontrollkästchen kleine Grafiken oder Symbole zu setzen. Da der Rahmen ein normaler Positionsrahmen ist, können Sie ihn nach Belieben formatieren und beispielsweise mit einem farbigen Hintergrund oder einem 3D-Schatten versehen. ANZEIGE  Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit: Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt! Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/  Word-Helpline Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Aufgabenbereich wird nicht mehr automatisch eingeblendet Versionen: Word 2002/XP und 2003  FRAGE:  In Word 2002/XP und 2003 finde ich den Aufgabenbereich, der am rechten Fensterrand erscheint und die zuletzt geöffneten Dokumente und Vorlagen anzeigt, immer sehr praktisch. Aus unerklärlichen Gründen ist er seit einiger Zeit verschwunden. Ich muss ihn immer erst per Ansicht-Aufgabenbereich aktivieren. Was hier passiert ist? Kann ich den alten Zustand wiederherstellen? V. Wölfing  ANTWORT:  Erste Voraussetzung für eine automatische Anzeige des Aufgabenbereichs beim Starten von Word ist die Aktivierung des Kontrollkästchens Startaufgabenbereich, das Sie nach Aufruf von Extras-Optionen auf der Registerkarte Ansicht finden. Es kann sein, dass Sie das Kontrollkästchen versehentlich ausgeschaltet haben. Oft steckt aber etwas anderes hinter dem plötzlichen Verschwinden des Aufgabenbereichs: Wenn Sie nachträglich Add-Ins installiert haben, die automatisch beim Starten von Word geladen werden, blendet Word den Aufgabenbereich einfach aus. Er lässt sich dann nur mit dem Befehl Ansicht-Aufgabenbereich wiederholen. Ein Eingriff in die "Registry" von Windows beseitigt das Problem. Beachten Sie allerdings, dass Änderungen an der Registrierungsdatenbank mit äußerster Sorgfalt vorgenommen werden müssen. Fehlerhafte Eingaben oder das unbeabsichtigte Löschen von Einträgen können zu Systemabstürzen oder Datenverlusten führen. Befolgen Sie die im Anschluss aufgeführten Schritte deshalb sehr genau: Beenden Sie Word und alle laufenden Programme. Wählen Sie im Windows-Menü Start den Befehl Ausführen an. Geben Sie "regedit" in die Befehlszeile ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok. Daraufhin öffnet sich der Registrierungs-Editor, der in zwei Hälften aufgeteilt ist. In der linken Hälfte sehen Sie eine hierarchische Struktur, ähnlich wie die Ordnerstruktur im Windows-Explorer. Öffnen Sie mit Mausklicks auf die kleinen Pluszeichen den Zweig HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Common und markieren Sie darunter - ebenfalls per Mausklick - den Eintrag "General" (x steht dabei für 10 = Word 2002/XP oder 11 = Word 2003. In der rechten Fensterhälfte sehen Sie nun eine Liste mit Elementen wie "Actors", "AddIns" usw. Fügen Sie dieser Liste einen neuen Eintrag hinzu, indem Sie Bearbeiten-Neu-DWORD-Wert anwählen. Der Name des neuen Eintrags erscheint ganz unten in der rechten Fensterhälfte und ist direkt zum Bearbeiten markiert. Überschreiben Sie die aktuelle Bezeichnung mit DoNotDismissFileNewTaskPane Drücken Sie Return, nachdem Sie den neuen Namen eingegeben haben. Doppelklicken Sie auf den neuen Eintrag, um in einem Dialogfeld den Wert zu ändern. Tragen Sie die Ziffer "1" in das Eingabefeld ein und bestätigen Sie dies mit Ok. Beenden Sie den Registrierungs-Editor. Beim nächsten Programmstart von Word wird Ihnen der Aufgabenbereich wie gewohnt zur Verfügung stehen. ANZEIGE  Die aktuelle Auflage des erfolgreichen Excel-Berater-Komplettpaketes! Die aktuelle Auflage der Excel-Berater Archiv-CD-ROM bietet jetzt noch einen Jahrgang mehr. Insgesamt befinden sich auf der CD damit drei komplette Archive des Excel-Beraters zum absoluten Sonderpreis. Sie erhalten sowohl die Excel-Berater Archive 2000 und 2001 als auch das aktuelle Archiv 2002 in einem Paket. Die ultimative Informationsquelle für alle Excel-Anwender vom Einsteiger bis zum Profi bietet: Jetzt über 2.000 Seiten mit Tipps, Praxisinformationen und Problemlösungen zu Excel 97, 2000 und 2002/XP im praktischen PDF-Format auf CD-ROM Bonus: Der Excel-Berater Manager mit über 40 Excel-Erweiterungen wird direkt in Excel integriert und steht Ihnen per Mausklick zur Verfügung Viele weitere Beispiele, Praxislösungen, Vorlagen, Kalkulationsmodelle und Makros mit nützlichen neuen Funktionen Alle Themen im Volltext mit Abbildungen samt Beispieldateien Durchsuchen Sie das Archiv komfortabel im Volltext oder nach einem Index Sie finden auf der CD-ROM Hunderte von Tipps und Praxislösungen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit mit Excel nutzen können! Das große Excel-Berater-Komplettpaket gibt es exklusiv bei SmartTools Publishing zum Aktionspreis mit über 30% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/exb-komplettpaket/ Symbol zum Einfügen einer Tabelle funktioniert nicht mehr Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Ich hatte versehentlich das Symbol zum Einfügen einer Tabelle aus der Standard-Symbolleiste von Word gelöscht. Ich habe dann versucht, das Symbol wiederherzustellen, indem ich per Ansicht-Symbolleisten-Anpassen den Befehl Tabelle einfügen aus der Kategorie "Tabelle" in die Word-Symbolleiste gezogen habe. Wenn ich das Symbol jetzt anklicke, erscheint aber anstelle des üblichen Gitternetzes zur mausgesteuerten Auswahl der Zeilen- und Spaltenanzahl immer das Tabellen-Dialogfeld. Wissen Sie, wie ich das alte Verhalten der Symbol-Schaltfläche zurückbekomme? A. Stroeder  ANTWORT:  Der Befehl, den Sie beim Anpassen der Symbolleiste eingefügt haben, öffnet tatsächlich nur das Dialogfeld Tabelle einfügen, - so als wenn Sie im Menü Tabelle erst Einfügen (Word 2002/XP und 2003) bzw. Zellen einfügen (Word 2000) und dann Tabelle anwählen. Um das gewohnte Symbol wiederherzustellen, bei dem nach einem Mausklick ein Gitternetz erscheint, über das Sie die Dimensionen der Tabelle einstellen können, müssen Sie einen anderen Befehl aus dem Dialogfeld Anpassen in die Symbolleiste ziehen: Wählen Sie Ansicht-Symbolleisten-Anpassen an. Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle. Markieren Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag "Alle Befehle". Suchen Sie im Listenfeld Befehle den Eintrag "TabelleEinfügenGesamt" und ziehen Sie ihn mit der Maus an die gewünschte Stelle in der Standard-Symbolleiste von Word. Klicken Sie im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Schließen. Die neue Symbol-Schaltfläche besitzt wieder die übliche Funktionalität mit der Gitternetzauswahl.  Newsletter-Tipp Office-Tipps kostenlos per E-Mail Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen müssen. Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und 2003 Berichte über Updates und Bugfixes. Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. Kostenlose Downloads zu Office 97, 2000, XP und 2003 Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office. Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! 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