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Ausgabe vom 7. Juni
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mit dem neuen PDFgrabber 2.0 öffnen Sie
PDF-Dateien direkt in Word und Excel
- Word-Download: Schneller Zugriff auf Textbausteine
und Mustertexte
- News: Microsoft kündigt neue offene Dateiformate für
Office 12 an
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mit dem neuen PDFgrabber 2.0 öffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel
Der PDFgrabber 2.0 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuen Version 2.0 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Excel und Word integriert.
Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.0 brauchen Sie nur 3 Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber 2.0 - Standard für Privatanwender
PDFgrabber 2.0 - Professional für professionelle Anwender
Word-Download: Schneller Zugriff auf Textbausteine und Mustertexte
Mit SmartTools QuickText Light für Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 sind Ihre wichtigsten Textbausteine und Mustertexte jederzeit nur einen Mausklick entfernt. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste an die gewünschte Textstelle im aktuellen Dokument und wählen Sie das Quicktext-Menü an: Direkt am Mauszeiger erscheint daraufhin eine Liste Ihrer am häufigsten benötigten Mustertexte. Markieren dann nur noch den gewünschten Eintrag und der Text erscheint im aktuellen Dokument.
Die Konfiguration des Menüs ist einfach: Speichern Sie Ihre Mustertexte einfach in einem bestimmten Verzeichnis und das Menü wird voll automatisch aus den Namen der DOC-Dateien zusammengesetzt.
SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In zum kostenlosen Download an:
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SmartTools
QuickText Light für
Word |
News: Microsoft kündigt neue offene Dateiformate für Office 12 an
Anlässlich der TechEd-Konferenz in Orlando hat Microsoft weitere Details zur nächsten Office-Version angekündigt. So werden Word, Excel und PowerPoint über neue offene XML-Dateiformate verfügen, die an den Kennungen .docx, .xlsx und .pptx zu erkennen sein werden. Die wichtigsten Vorteile der neuen Formate:
- Die Dateigröße von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen soll um
bis zu 75% schrumpfen.
- Die Dateiformate sind komplett dokumentiert und können von externen
Programmen leichter gelesen und geschrieben werden.
- Weniger Datenverluste durch defekte Dateien, da sich die
unbeschädigten Teile eines Dokumentes problemlos lesen lassen.
- Höhere Datensicherheit, da sich unerwünschter Code in Office-Dateien
leichter erkennen und mit wenig Aufwand entfernen lässt.
Pressemitteilungen zu den Dateiformaten von Office 12
Ausführlichere Informationen gibt es auf den amerikanischen Microsoft-Seiten:
Englische Pressemeldung zu den Dateiformaten von Office 12
Detaillierte technische Information
| Word-Tipp der
Woche |
Sicherheitskopie auf Tastendruck
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Bei der täglichen Arbeit kommt die so oft angemahnte Datensicherheit meistens zu kurz. Man findet zwar regelmäßig die Tastenkombination zum Speichern eines Textes auf der Festplatte, aber für die regelmäßige Sicherheitskopie auf einem anderen Datenträger (beispielsweise einem zentralen Server-Laufwerk) bleibt wenig Zeit. Der manuelle Vorgang dafür ist auch recht umständlich, aber es genügt ein einziger Makrobefehl, um die Sicherung in Zukunft auf Tastendruck vornehmen zu können.
Bevor Sie sich die entsprechende Makroprozedur ansehen, eine kurze Vorbemerkung für die Anwender, die sich ein wenig mit VBA-Programmierung auskennen: In VBA steht mit "FileCopy" ein spezieller Befehl zum Kopieren von Dateien zur Verfügung. Leider gibt es mit diesem Befehl aber ein Problem, denn er erlaubt nicht das Kopieren einer geöffneten Datei, sondern liefert in diesem Fall eine Zugriffsverweigerung. Der Trick in unserem Makro: Über das WordBasic-Objekt verwenden wir einfach den entsprechenden Befehl aus der alten Makrosprache, der sich wie gewünscht verhält und auch die aktuelle Datei kopieren kann:
- Wählen Sie das Menü Extras-Makro-Makros an.
- Legen Sie "Sicherheitskopie" als Namen fest und klicken Sie auf
Erstellen.
- Geben Sie je nach Version eines der folgenden Makros ein (aus einem
unerfindlichen Grund hat der Kopierbefehl in Word 2003, 2002/XP und 2000
noch einmal eine neue Bezeichnung bekommen, so dass wir zwei
verschiedene Listings zeigen müssen):
Sub Sicherheitskopie()
WordBasic.CopyFileA _
Filename:=WordBasic.[FileName$](), _
Directory:="X:\BACKUP"
End Sub
Word 97
Sub Sicherheitskopie()
WordBasic.CopyFile _
Filename:=WordBasic.[FileName$](), _
Directory:="X:\BACKUP"
End Sub
- Wählen Sie das Menü Datei-Speichern von
NORMAL an und verlassen Sie die Entwicklungsumgebung.
- Rufen Sie das Dialogfeld Extras-Anpassen auf und klicken Sie auf
Tastatur.
- Markieren Sie die Kategorie "Makros" und dann das Makro
"Sicherheitskopie".
- Klicken Sie in das Feld Neuen Shortcut
drücken und drücken Sie die gewünschte Tastenkombination.
Also beispielsweise: Strg+Umschalt+K. Schließen Sie den Vorgang
mit Zuordnen ab oder wählen Sie vorher
eine andere Tastenkombination.
- Verlassen Sie das Dialogfeld mit Schließen.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Kopfzeilen mit Überschriften und Kapitelnummern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wie kann ich in der Kopfzeile eines längeren Dokumentes nummerierte Kapitelüberschriften einfügen? Damit sich die Leser besser orientieren können, möchte ich oben auf jeder Seite die Hauptüberschriften anzeigen. Vor diesem Text soll die aktuelle Kapitelnummer stehen. Im Dokument selbst will ich die Überschriften aber nicht nummerieren. Ist so etwas überhaupt möglich?
N. Berger
ANTWORT: Die üblichen Word-Befehle zur Seitennummerierung bringen Sie in diesem Fall zwar nicht weiter. Dafür können Sie aber Feldfunktionen in der Kopfzeile verwenden, mit denen Sie die aktuellen Hauptüberschriften eintragen und ihnen eine Abschnittsnummer voranstellen.
Damit die Nummerierung funktioniert, obwohl die Überschriften im eigentlichen Text nicht nummeriert sind, müssen Sie zwischen den Kapiteln Abschnittswechsel einfügen. Dazu setzen Sie die Einfügemarke jeweils vor die Kapitelüberschrift und rufen Einfügen-Manueller Wechsel (Word 97/2000) bzw. Einfügen-Manueller Umbruch (Word 2002/XP und 2003) auf. Anschließend wählen Sie im Bereich Abschnittswechsel die gewünschte Option - zum Beispiel Nächste Seite - aus und bestätigen die Auswahl mit Ok. Diese Aktion wiederholen Sie vor jeder Kapitelüberschrift, wobei es sich sinnvollerweise um Überschriften derselben Ebene handelt - beispielsweise alle Zeilen mit der Formatvorlage "Überschrift 1".
Um nun Abschnittsnummer und Kapitelüberschrift in die Kopfzeile einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke ganz an den Anfang des Textes. Danach wählen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und Fußzeile an, womit Sie den entsprechenden Seitenbereich öffnen.
Wenn Sie einen Text nach dem Muster "1 - Erste Kapitelüberschrift" in die Kopfzeile einfügen wollen, führen Sie folgende Schritte aus:
- Rufen Sie in der Kopfzeile Einfügen-Feld auf.
- Zur Eingabe der Abschnittsnummer markieren Sie dann im Listenfeld
Kategorien oder unter Word 2002/XP und
2003 in der Dropdown-Liste mit der Bezeichnung Kategorien den Eintrag "Nummerierung".
- Danach sehen Sie im Listenfeld Feldnamen die zugehörigen Funktionen. In
Word 97 markieren Sie den Eintrag "Abschnitt", in Word 2000, 2002/XP und
2003 den Eintrag "Section".
- In Word 97 und 2000 müssen Sie auf die Schaltfläche Optionen klicken, um Einfluss auf das
Nummerierungsformat nehmen zu können. In Word 2002/XP und 2003 stehen
die Formatoptionen sofort zur Verfügung.
- Markieren Sie das gewünschte Format - zum Beispiel "1, 2, 3, ..." -
und klicken Sie in Word 97 sowie 2000 auf die Schaltfläche Hinzufügen. In Word 2002 genügt die
Formatauswahl.
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok, um die Abschnittsnummer in die Kopfzeile
einzufügen.
- Hinter der Nummer geben Sie eine Leerstelle, einen Gedankenstrich
sowie eine weitere Leerstelle ein oder auch eine beliebige andere
Zeichenkombination, mit der Sie die Abschnittsnummer von der
Kapitelüberschrift trennen wollen.
- Danach wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3, wobei Sie dieses Mal
aber die Kategorie "Verknüpfungen und Verweise" und den Feldnamen
"FVRef" (Word 97) bzw. "StyleRef" (Word 2000/2002/2003) auswählen.
- Um zu bestimmen, welche Überschriftenebene in der Kopfzeile
angezeigt werden soll, klicken Sie in Word 97 und 2000 auf die
Schaltfläche Optionen und wechseln im
daraufhin angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte Formatvorlagen. In Word 2002/XP und 2003
sind diese Schritte nicht erforderlich, da Sie die verfügbaren
Formatvorlagen sofort in einem Listenfeld sehen.
- Markieren Sie die gewünschte Überschriftenebene. Wenn Sie die
Abschnittswechsel zum Beispiel jeweils vor der ersten Ebene eingefügt
haben, markieren Sie "Überschrift 1". In Word 97 und 2000 klicken Sie
danach noch auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok.
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Barcodes komfortabel mit Word ausgeben |
Nachtrag: Kommentare nur bei Bedarf ausdrucken
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Auf den Helpline-Beitrag "Kommentare nur bei Bedarf ausdrucken" erreichten uns gleich mehrere E-Mails mit Alternativvorschlägen. Alle zielten darauf ab, die Anmerkungen in einem Dokument nicht als Kommentare sondern als verborgenen/ausgeblendeten Text einzufügen. Gerne veröffentlichen wir den entsprechenden Lösungsansatz.
Ziel der Bemühungen soll es sein, zwei Fassungen von einem Dokument auszudrucken. In der einen Fassung soll der reine Inhalt stehen und in der anderen Fassung der normale Text und dazu verschiedene Anmerkungen des Autors.
Die Leser, die auf unseren Originalbeitrag reagiert haben, schlagen dazu vor, die Anmerkungen direkt in den Fließtext einzufügen. So stehen sie gleich an der Stelle, auf die sie Bezug nehmen. Damit die Anmerkungen beim Drucken bei Bedarf unterdrückt werden können, formatieren Sie sie als verborgenen bzw. ausgeblendeten Text.
Das erreichen Sie, indem Sie den Anmerkungstext markieren und Format-Zeichen aufrufen. Auf der Registerkarte Schrift aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Verborgen (in Word 97) bzw. Ausgeblendet (in Word 2000, 2002 und 2003). Nach einem Klick auf Ok verschwindet der markierte Text normalerweise vom Bildschirm.
Um die Anmerkungen trotzdem nachträglich bearbeiten zu können, blenden Sie alle Formatierungszeichen ein, indem Sie entweder auf das Symbol einblenden/ausblenden in der Standard-Symbolleiste von Word klicken oder indem Sie Extras-Optionen anwählen und auf der Registerkarte Ansicht das Kontrollkästchen Alle im Abschnitt Nicht druckbare Zeichen (Word 97) bzw. Formatierungszeichen (Word 2000 und höher) aktivieren. Zu erkennen ist der "unsichtbare" Text übrigens an der gepunkteten Unterstreichung.
Wie bei der Ansicht können Sie auch beim Drucken bestimmen, ob die verborgenen/ausgeblendeten Textstellen erscheinen sollen oder nicht. Wenn Sie die Dokumentversion MIT Anmerkungen drucken wollen, wählen Sie Datei-Drucken an und im Druckdialog klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen. In dem daraufhin angezeigten Dialogfenster aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verborgenen Text respektive Ausgeblendeten Text im Abschnitt Mit dem Dokument ausdrucken. Dann starten Sie den Druckvorgang, indem Sie die Dialogfenster mit Ok bestätigen.
Für die Version OHNE Anmerkungen rufen Sie wieder das Fenster mit den Druckoptionen auf. Dieses Mal schalten Sie das Kontrollkästchen Verborgenen Text bzw. Ausgeblendeten Text aber aus.
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