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Ausgabe vom 7. September
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Fertige Excel-Lösungen für
Personalplanung und Dienstpläne
- Download-Tipp: Neue Version 3.0 des Falz- und
Lochmarken- Assistenten für Word
- Webcast: Microsoft Office 2003
Deployment
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Fertige Excel-Lösungen für Personalplanung und Dienstpläne
Die CD-ROM "Personalplanung und Dienstpläne" ist das ideale Hilfsmittel für kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmäßig Personal einteilen müssen. Die übersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch für Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel:
- Dienstplan kombiniert mit Zeiterfassung
- Abwesenheits- und Außendienstplan
- Wochenplan zur gleichmäßigen Personaleinteilung
- Mitarbeiter über längere Zeiträume einteilen
- 24-Stunden-Raster für Tagesablauf-Pläne
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Download-Tipp: Neue Version 3.0 des Falz- und Lochmarken- Assistenten für Word
Wenn Sie Briefpapier verwenden, auf dem Falz- und/oder Lochmarken noch nicht vorgedruckt sind, können Sie das mit Hilfe von Word nachholen. In der Regel fügen Sie dazu auf der ersten Seite des Dokumentes Linien ein, die anschließend in mühevoller Kleinarbeit positioniert, skaliert und formatiert werden müssen. Der kostenlose SmartTools Falz- und Lochmarken-Assistent für Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 nimmt Ihnen diese lästige Aufgabe ab.
Nach der automatischen Installation, steht Ihnen in Word ein neues Menü Einfügen-Falz-/Lochmarken zur Verfügung. Sobald Sie es aufrufen, können Sie in einem Dialogfeld komfortabel Positionen, Längen und Liniendicke der Marken festlegen und sie dann mit einem einzigen Mausklick ins Dokument einfügen. Die notwendigen Werte für ein DIN A4-Blatt sind bereits standardmäßig vorgegeben, so dass in der Regel zwei Mausklicks für den gesamten Vorgang genügen.
Die neue Version 3.0 unterstützt ab sofort auch Word 2003 und bietet eine Reihe von kleineren Neuerungen und Bugfixes. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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Kostenlos:
Falz- und Lochmarken-Assistent
3.0 |
Webcast: Microsoft Office 2003 Deployment
Am 7.9.2004 findet von 15:30 bis 16:30 ein deutscher Webcast zum Thema "Office 2003 Deployment" statt. Zwei Microsoft-Mitarbeiter zeigen, wie Sie Office 2003 möglichst effizient im Unternehmen verteilen können. Dabei geht es beispielsweise um die verschiedenen Tools des Office Ressource Kit, die Nutzung von Gruppenrichtlinien, LIS (Local Installation Source) und Imaging. Weitere Informationen und den Link für die Anmeldung zu dem kostenlosen Webcast finden Sie unter:
Deutscher Webcast zum Office 2003 Deployment
| Word-Tipp der
Woche |
Fehlende Formatierungen automatisch korrigieren
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Mit Word können Sie nicht nur Zeichenketten suchen und ersetzen. Sie haben auch die Möglichkeit, gezielt nach bestimmten Formatierungen zu suchen und sie durch andere Formate zu ersetzen. Wenn Sie also zum Beispiel einen kursiv gedruckten Produktnamen in Zukunft fett darstellen wollen, ist das mit Hilfe des Menüs Bearbeiten-Ersetzen jederzeit ohne Probleme möglich. Es gibt aber auch Situationen, in denen Sie nicht nach Formatierungen suchen, sondern nach Zeichenketten, die eine bestimmte Formatierung NICHT aufweisen. Nehmen wir zum Beispiel an Sie stellen nachträglich fest, dass die Zeichenkette "Word Weekly" an verschiedenen Stellen nicht wie gewünscht kursiv gedruckt ist. Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu erreichen, möchten Sie gezielt nach den Fundstellen von "Word Weekly" suchen, die nicht kursiv formatiert sind, um dann die Zuweisung des Schriftattributes nachzuholen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Textes, wählen Sie das Menü
Bearbeiten-Ersetzen an und geben Sie
"Word Weekly" in das Feld Suchen nach
ein.
- Klicken Sie dann auf Erweitern.
Wenn die Schaltfläche Keine
Formatierung verfügbar ist, klicken Sie sie an dieser Stelle
an, um bisher vorhandene Formateinstellungen zu entfernen.
- Nach Format-Zeichen gelangen Sie
in das Dialogfeld Zeichen suchen, in
dem Sie die gesuchte Formatierung einstellen können. In der Liste Schriftschnitt markieren Sie nun den Eintrag
"Nicht Kursiv". Abhängig von Ihrem Dokument können Sie natürlich auch
die Einstellung "Nicht Fett" auswählen oder Kontrollkästchen unter
"Effekte" ausschalten.
- Nachdem Sie das Dialogfeld mit Ok
bestätigt haben, wechseln Sie in das Feld Ersetzen durch, entfernen auch hier
eventuelle Voreinstellungen mit Nur
Text oder Keine
Formatierung und geben "Word Weekly" ein. Setzen Sie dann
noch die Formatierung mit Format-Zeichen auf Kursiv.
- Wenn Sie sich wieder im Dialogfeld Ersetzen befinden, können Sie den
Ersetzungsvorgang mit Alles ersetzen
starten. Word ersetzt daraufhin gezielt die nicht kursiv formatierten
Suchbegriffe durch kursive Zeichenketten.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Liste aller Querverweise anlegen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In umfangreichen Dokumenten mit vielen Textmarken und Querverweisen verliert man mit der Zeit leicht die Übersicht, wie viele und welche Querverweise auf welche Textmarken verweisen. Gibt es eine Möglichkeit, alle Querverweise mit den dazugehörigen Zielen aufzulisten?
M. Richter
ANTWORT: Word selbst besitzt keinen eigenen Befehl für diesen Zweck. Mit einem VBA-Makro können Sie aber selbst die fehlende Funktionalität hinzufügen. Die im Anschluss vorgestellte Lösung durchsucht das aktive Dokument nach Querverweisen und erstellt dann in einem neuen Dokument eine Übersicht, in der die Position des Querverweises, das Ziel - also der Name der Textmarke - sowie die Position des Ziels genannt werden. Um das Makro in Word zu integrieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Drücken Sie in Word die Tastenkombination Alt+F11, um den
Visual Basic-Editor zu öffnen.
- Klicken Sie im Projekt-Explorer, der auf der linken Seite des Visual
Basic-Editor-Fensters angezeigt wird, den Eintrag "Normal" an. So
markieren Sie das Projekt der Standardvorlage NORMAL.DOT.
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Modul
an.
- In das daraufhin angezeigte Codefenster geben Sie folgende Prozedur
ein:
Dim objTestDoc As Document, objOutputDoc As Document
Dim objField As Field
Dim objRefRange As Range
Dim strRef As String, strPRef As String
Dim lngFldType As Long
Dim strFldCode As String
Dim intFldLen As Integer
Dim strMessage As String
Dim strBookmark As String
On Error GoTo ListRef_Error
Application.ScreenUpdating = False
strRef = " REF "
If Val(Application.Version) < 9 Then
strPRef = " SEITENREF "
Else
strPRef = " PAGEREF "
End If
Set objTestDoc = ActiveDocument
Set objOutputDoc = Application.Documents.Add()
objOutputDoc.Paragraphs.Last.Range.InsertAfter _
"Dokument " & objTestDoc.Name & _
" enthält folgende Querverweise:" & vbCr
objOutputDoc.Paragraphs.Last.Range _
.InsertParagraphAfter
For Each objField In objTestDoc.Fields
lngFldType = objField.Type
strFldCode = objField.Code
If lngFldType = wdFieldRef _
Or lngFldType = wdFieldPageRef Then
objField.Select
Select Case lngFldType
Case wdFieldRef
intFldLen = Len(strRef) + 1
strMessage = strRef & "-Feld "
Case wdFieldPageRef
intFldLen = Len(strPRef) + 1
strMessage = strPRef & "-Feld "
End Select
strBookmark = _
Mid(strFldCode, intFldLen, _
InStr(intFldLen + 1, strFldCode, " ") _
- intFldLen)
With ActiveDocument.Bookmarks
If .Exists(strBookmark) Then
Set objRefRange = .Item(strBookmark).Range
strMessage = strMessage & "auf Seite " & _
Selection.Information(wdActiveEndPageNumber) & _
" in Zeile " & _
Selection.Information( _
wdFirstCharacterLineNumber) & _
vbCr & "verweist auf die Textmarke " & _
strBookmark & vbCr & "auf Seite " & _
objRefRange.Information( _
wdActiveEndPageNumber) & _
" in Zeile " & _
objRefRange.Information( _
wdFirstCharacterLineNumber) & _
vbCr
objOutputDoc.Paragraphs.Last.Range.InsertAfter _
strMessage
objOutputDoc.Paragraphs.Last._
Range.InsertParagraphAfter
End If
End With
End If
Next objField
objOutputDoc.Activate
ListRef_End:
Set objRefRange = Nothing
Set objField = Nothing
Set objOutputDoc = Nothing
Set objTestDoc = Nothing
Application.ScreenUpdating = True
Exit Sub
ListRef_Error:
MsgBox "Fehler bei der Ausgabe der Querverweise." & _
vbCr & "Fehler-Nr. " & Err.Number & ":" & vbCr & _
Err.Description
Resume ListRef_End
End Sub
Verlassen Sie den Visual Basic-Editor, indem Sie im Menü Datei den Befehl Schließen und zurück zu Microsoft Word anwählen.
Jetzt können Sie ein Dokument mit Querverweisen laden und die Funktionsweise des VBA-Makros ausprobieren. Zum Aufruf des Makros drücken Sie Alt+F8, womit Sie ein Dialogfenster mit allen verfügbaren Makros öffnen. In der angezeigten Liste doppelklicken Sie auf den Makronamen "ListAllRefs".
Das Makro legt daraufhin ein neues Dokument an, in dem es die Details aller Querverweise ausgibt. Ein einzelner Eintrag könnte wie folgt aussehen:
REF -Feld auf Seite 3 in Zeile 9
verweist auf die Textmarke _Ref76099323
auf Seite 5 in Zeile 22
Falls Sie das Ausgabeformat ändern wollen oder zusätzliche Informationen benötigen, hier ein paar Details des Programmcodes:
Am Anfang übergibt die Prozedur die Feldnamen der Querverweise an die Variablen "strRef und "strPRef". Verweise auf Inhalte werden als REF-Felder notiert, während Seitenverweise in ein PAGEREF- bzw. in Word 97 in ein SEITENREF-Feld integriert werden.
Anschließend legt das Makro das Ausgabedokument an, in das es eine erläuternde Textzeile mit dem Dateinamen schreibt. Danach werden alle Felder des Dokuments mit den Querverweisen in einer For Each-Next-Schleife durchlaufen, wobei weitere Aktionen nur durchgeführt werden, wenn es sich um REF- oder PAGEREF-Felder handelt:
If lngFldType = wdFieldRef _
Or lngFldType = wdFieldPageRef Then
Den Namen der Textmarke, auf die sich der Querverweis bezieht, ermitteln Sie anschließend in folgender Codezeile:
strBookmark = _
Mid(strFldCode, intFldLen, _
InStr(intFldLen + 1, strFldCode, " ") _
- intFldLen)
So können Sie schließlich die Informationen wie Seiten- und Zeilennummer mit Hilfe von Information-Eigenschaften auslesen - einmal für den Bereich der Ziel-Textmarke ("objRefRange") und einmal für das aktuelle REF/PAGEREF-Feld, das Sie zuvor markiert hatten und auf das Sie sich somit mit dem "Selection"-Objekt beziehen können. Die Angaben werden in der Textvariablen "strMessage" zusammengefasst, sodass sie sich per "InsertAfter" in das Ausgabedokument schreiben lassen.
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Anführungszeichen in Feldfunktionen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich habe ein Formular erstellt, in dem ich Benutzereingaben mit Hilfe der Feldfunktion FILLIN erzwinge. Das klappt weitestgehend reibungslos. An einer Stelle möchte ich aber zur Eingabe eines "X" auffordern, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Dazu habe ich die Feldfunktion wie folgt formuliert:
{ FILLIN "Geben Sie ein "X" ein, wenn die Person
verheiratet ist" \* MERGEFORMAT }
Word zeigt daraufhin aber nicht die vollständige Eingabeaufforderung sondern nur "Geben Sie ein" an. Was läuft hier falsch?
T. Trimpe
ANTWORT: Da Sie mit dem Feldnamen FILLIN arbeiten, besitzen Sie offensichtlich Word 2000, 2002/XP oder 2003. In Word 97 heißt der Feldname EINGEBEN. Dort verhält sich die Feldfunktion bei der von Ihnen genannten Eingabeaufforderung aber genauso.
Grund für das Verhalten sind die mehrfach auftretenden Anführungszeichen im Meldungstext. Word geht davon aus, dass der Text mit dem zweiten Anführungszeichen endet, sodass der Rest ignoriert wird.
Wenn in der Eingabeaufforderung wie in Ihrem Fall Anführungszeichen benötigt werden, müssen Sie Word die besondere Verwendung kenntlich machen. Das erreichen Sie mit einem vorangestellten umgekehrten Schrägstrich, auch Backslash genannt. Somit müssen Sie die Feldfunktion in folgende Schreibweise ändern:
{ FILLIN "Geben Sie ein \"X\" ein, wenn die Person
verheiratet ist" \* MERGEFORMAT }
oder in Word 97:
{ EINGEBEN "Geben Sie ein \"X\" ein, wenn die Person
verheiratet ist" \* MERGEFORMAT }
Wenn Sie in Word 2002/XP oder 2003 mit dem Befehl Einfügen-Feld und dem zugehörigen Dialogfeld arbeiten, ergibt sich das geschilderte Problem übrigens nicht. Nachdem Sie den Feldnamen "Fill-in" ausgewählt haben, können Sie im Feld Auffordern auch Eingabeaufforderungen mit Anführungszeichen eintragen. Word fügt die erforderlichen "\"-Zeichen dann selbstständig ein.
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