 |
Ausgabe vom 8. Dezember
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Digitaler Zeitplaner 2005 auf CD-ROM
kostenlos
- Download-Tipp: Textaufbereitung und -konvertierung
per Mausklick
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Digitaler Zeitplaner 2005 auf CD-ROM kostenlos
Mit dem Digitalen Zeitplaner können Sie Excel schnell und komfortabel für Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Sie erhalten fertige Lösungen, die Sie direkt von der CD-ROM nutzen können. Die Vorlagen sind komplett ungeschützt: Kopieren Sie die Vorlagen also beliebig oft, um Ihre individuellen Planungskalender für Projekte, Veranstaltungen usw. zu erstellen.
In einer Sonderaktion erhalten Sie zurzeit 2 CD-ROM's zum Preis von einer: Wir schicken Ihnen den aktuellen Zeitplaner 2004 und als kostenlose Zugabe den brandneuen Zeitplaner 2005!
Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/zeitplaner/
Download-Tipp: Textaufbereitung und -konvertierung per Mausklick
Wenn Sie Texte aus E-Mails, von HTML-Seiten oder aus einer DOS-Datei direkt oder über die Zwischenablage in ein Word-Dokument einfügen, müssen regelmäßig Umlaute und Sonderzeichen umgesetzt, oder überflüssige Leerzeichen, Absatzendemarken und leere Zeilen gelöscht werden. Ähnlich sieht es bei HTML-Fragmenten aus: HTML-Tags sind zu entfernen und besondere Steuerzeichen durch Umlaute und Sonderzeichen zu ersetzen.
In vielen Fällen müssen Sie dazu viele Male nacheinander die Suchen-/Ersetzen-Funktion von Word bemühen. Reduzieren Sie diesen Aufwand ab sofort auf wenige Mausklicks. Der kostenlose SmartTools Format- und Konvertierungs-Assistent kann Ihre Texte in Zukunft nahezu voll automatisch bereinigen:
 |
SmartTools
Format- und Konvertierungs-Assistent für
Word |
| Word-Tipp der
Woche |
Blitzschnelle Suche in Ihren Dokumenten mit dem kostenlosen Copernic Desktop Search, Teil 3
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
In den letzten beiden Wochen haben wir Ihnen das kostenlose Suchprogramm Copernic Desktop Search vorgestellt, mit dessen Hilfe Sie Ihre Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PDF-Dateien, Outlook-Mails und viele andere Informationen auf Ihrem lokalen Rechner blitzschnell durchsuchen können. Haben Sie die letzten Tipps nachvollzogen, dann finden Sie bereits jetzt einen lange verloren geglaubten Brief, eine bestimmte Produktbeschreibung oder ähnliches sozusagen mit "Google-Geschwindigkeit" auf Ihrer Festplatte. Möchten Sie sich erst noch mit dem Programm beschäftigen, finden Sie den kostenlosen Download der deutschen Version unter:
http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/download.html
Mit diesem dritten und letzten Teil unseres Tipps der Woche zu Copernic Desktop Search möchten wir Ihnen noch einige nützliche Tricks und Kniffe zur optimalen Nutzung und Anpassung dieses nützlichen Programms geben. Wir gehen dabei davon aus, dass Sie Copernic Desktop Search installiert und die Erstellung des ersten Index abgeschlossen haben.
Im zweiten Teil dieses Tipps hatten wir Ihnen gezeigt, wie Sie das Programmfenster von Copernic Desktop Search aufrufen und mit wenigen Mausklicks eine Suche starten können. Eine weitere interessante Möglichkeit, jederzeit aus jeder beliebigen Anwendung eine Suche zu starten, ist die so genannte "Deskbar". Dabei handelt es sich um ein kleines Eingabefeld, das in der Taskleiste von Windows eingeblendet wird und in das Sie direkt einen Suchbegriff eingeben können. Zur Aktivierung des Deskbar rufen Sie Copernic Desktop Search auf, klicken auf Optionen und wechseln auf die Registerkarte "Integration". Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die Copernic Deskbar in der Windows Taskleiste anzeigen. Außerdem sollten Sie in der Dropdown-Liste Shortcut eine Tastenkombination auswählen, über die Sie die Deskbar in Zukunft schnell und komfortabel starten können. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen dann mit Ok.
Anschließend müssen Sie einen Neustart von Windows durchführen und danach steht Ihnen die Deskbar als neue Symbolleiste für die Taskleiste zur Verfügung. Allerdings müssen Sie sie zunächst noch einblenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Uhrzeit in der Taskleiste, rufen Sie das Kontextmenü Symbolleisten auf und markieren Sie den Eintrag "Copernic Desktop Search". In Zukunft erscheint dann ein Eingabefeld in der Taskleiste, das Sie jederzeit per Mausklick oder über die in den Optionen festgelegte Tastenkombination aktivieren können. Sobald Sie einen Suchbegriff bzw. die gewünschten Kriterien eingegeben haben, öffnet sich automatisch ein kleines Fenster, in dem Ihnen die Suchkategorien von Copernic Desktop Search angeboten werden. Klicken Sie nach der Eingabe des Suchkriteriums einfach auf das gewünschte Symbol (zum Beispiel E-Mail) und nach wenigen Augenblicken erscheint das bekannte Programmfenster mit den Suchergebnissen.
Hier schließlich noch einige weitere Tipps über wichtige und nützliche Einstellungen in den Optionen von Copernic Desktop Search:
Registerkarte 'Allgemein'
- Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Beim Hochfahren von Windows laden aktiviert
ist, damit Ihnen Copernic Desktop Search automatisch jederzeit zur
Verfügung steht.
- Testen Sie zunächst die zahlreichen Funktionen von Copernic Desktop
Search und entscheiden Sie dann, für welche Informationstypen Sie das
Programm verwenden möchten. Unter Anzuzeigende
Buttons können Sie dann die Kategorien deaktivieren, die Sie
nicht benötigen, um so mehr Überblick im Programmfenster zu
schaffen.
Wenn Sie Copernic Desktop Search auch zur Suche in Ihren E-Mails verwenden, sollten Sie auf diesem Register sorgfältig die Ordner auswählen, die Sie in den Index einschließen möchten. Aus Sicherheitsgründen bietet es sich an, Ordner mit vertraulichen Mitteilungen von der Indizierung auszuschließen.
Registerkarte 'Dateien'
Copernic Desktop Search kann neben Word-Dokumenten unter anderem auch Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint-Präsentationen, PDF-, HTML- und Textdateien sowie viele andere Dateitypen durchsuchen. Auf diesem Register legen Sie die Laufwerke und Ordner fest, die Sie in die Indizierung einbeziehen möchten. Es ist zunächst nicht ersichtlich, aber an dieser Stelle wählen Sie auch die Ordner aus, die das Programm beispielsweise aus Sicherheitsgründen nicht in die Indizierung einbeziehen soll. Klicken Sie dazu auf Hinzufügen, markieren Sie den gewünschten Ordner, markieren Sie die Option Alle Dateien in diesem Ordner und allen Unterordnern überspringen und bestätigen Sie mit Ok.
Registerkarte 'Erweitert'
Besonders wichtig ist schließlich noch das letzte Register von Copernic Desktop Search. Hier können Sie über die erste Option erreichen, dass besonders große Dateien nicht in den Index aufgenommen werden. Sie sollten diese Einstellung in jedem Fall nutzen und eine für Ihre Bedürfnisse passende Dateigröße wählen, denn durch sehr umfangreiche Dateien wächst natürlich auch der Gesamtindex stark an.
Außerdem sollten Sie überlegen, ob es einige spezielle Dateitypen gibt, die Copernic Desktop Search noch nicht kennt, die aber indiziert werden sollen. Geben Sie bei Bedarf die entsprechenden Dateikennungen in die dafür vorgesehenen Felder ein.
Und zu guter letzt: Der Index von Copernic Desktop Search wächst mit Ihren Datenbeständen. Er sollte daher auf einem Laufwerk gespeichert sein, auf dem ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht. Über die Kategorie "Index" können Sie bei Bedarf einen neuen Speicherort für den Index bestimmen, wobei allerdings eine Verlegung auch gleichzeitig eine komplette Neuindizierung Ihres Datenbestandes bedeutet!
Es ist abzusehen, dass uns das Thema "Desktop-Suche" im nächsten Jahr noch häufig beschäftigen wird. Microsoft, Yahoo und einige andere Firmen werden neue kostenlose Tools veröffentlichen. Google Desktop Search wird erweitert und aktualisiert und auch Copernic Desktop Search wird ständig weiterentwickelt. Wir haben Ihnen in diesem dreiteiligen Tipp der Woche gezeigt, wie Sie Copernic Desktop Search optimal nutzen und nach unseren mehrwöchigen Erfahrungen mit dem Programm, können wir es als ideale Ergänzung zur Suche in Ihren Word-Dokumenten nur empfehlen. Der Download ist wie erwähnt kostenlos und unabhängig davon welche neuen Tools und Updates man in den nächsten Monaten erwarten kann, ist Copernic Desktop Search ein stabiles, leistungsfähiges Programm, das sofort in einer deutschen Version zur Verfügung steht.
|
ANZEIGE Musterbriefe und Textbausteine jetzt endlich komfortabel
verwaltenSmartTools QuickText Pro bietet eine innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können:
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Hyperlinks auf externe Textstellen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Kann ich eigentlich Hyperlinks in ein Word-Dokument einfügen, die auf eine bestimmte Stelle in einem anderen Dokument verweisen?
K. Schuhmann
ANTWORT: Das ist ohne weiteres möglich. Die Stellen, zu denen Sie mittels Hyperlink springen wollen, müssen Sie mit Textmarken kennzeichnen. Anschließend nutzen Sie die normalen Hyperlink-Optionen, um auf diese Textmarken zu verweisen. Hier die Details:
- Um eine Textmarke einzufügen, setzen Sie den Cursor an die
gewünschte Textposition und rufen Einfügen-Textmarke auf. Danach geben Sie
einen aussagekräftigen Textmarkennamen
ein und klicken auf Hinzufügen. -
Diese Aktion wiederholen Sie für alle Textstellen, auf die Sie aus einem
anderen Dokument verweisen wollen.
- In dem Dokument, in dem Sie per Mausklick zu einer Position in einer
anderen Datei springen wollen, fügen Sie Hyperlinks ein, indem Sie Einfügen-Hyperlink aufrufen.
- Das daraufhin angezeigte Dialogfenster sieht in den einzelnen
Word-Versionen leicht unterschiedlich aus. Die generelle Funktionsweise
ist aber identisch: Zuerst wählen Sie die externe Datei aus, auf die Sie
mit dem Hyperlink verweisen wollen, und dann bestimmen Sie eine
Textmarke, um direkt zu der Stelle in dem Dokument zu
gelangen.
In Word 2000, 2002/XP und 2003 aktivieren Sie in der senkrechten Leiste auf der linken Seite zunächst das Symbol Datei oder Webseite. Um die Zieldatei für den Hyperlink auszuwählen, klicken Sie in Word 2000 auf die Schaltfläche Durchsuchen auf der rechten Dialogfeldseite. In Word 2002 und 2003 verwenden Sie dafür die Symbolschaltfläche Nach Datei suchen (Symbol wie zum Öffnen einer Datei). Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Textmarke und bestimmen im daraufhin angezeigten Dialogfenster die Stelle, zu der Sie per Hyperlink verzweigen wollen. Bei Bedarf ändern Sie noch den Text des Hyperlinks, der im aktuellen Dokument angezeigt wird, indem Sie die gewünschte Bezeichnung in das Feld Text anzeigen als eintragen. Mit einem Klick auf Ok fügen Sie den Hyperlink in das Dokument ein.
In Word 97 und 2000 genügt in Zukunft ein Mausklick auf den Hyperlink, um das entsprechende Dokument zu öffnen und direkt zu der angegebenen Textmarkenposition zu blättern. In Word 2002 und 2003 müssen Sie die Strg-Taste festhalten, während Sie den Hyperlink anklicken, damit das externe Dokument mit der Textmarkenposition geöffnet wird.
|
ANZEIGE Tool-Tipp: Daten in Outlook gemeinsam
nutzenIntelligente Team-Software für Outlook: Termine, Kontakte, Mails usw. ohne Exchange-Server auf mehreren Rechnern nutzen! http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/ |
Einträge aus dem Arbeitsmenü entfernen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich nutze das Arbeitsmenü von Word, in dem ich eine Liste der meistbenutzten Dateien ablegen kann. Besonders praktisch finde ich, dass sich diese Liste - anders als die Liste zuletzt bearbeiteter Dateien im Dateimenü - nicht ändert, sodass ich jederzeit per Mausklick auf die wichtigsten Dokumente zugreifen kann. Nun meine Fragen: Wie kann ich einzelne Einträge wieder aus dem Arbeitsmenü entfernen? Wie viele Dateien können maximal im Arbeitsmenü untergebracht werden?
T. Meier
ANTWORT: Um anderen Lesern die Problematik zu verdeutlichen, hier kurz die Schritte, mit denen Sie das Arbeitsmenü verfügbar machen:
- Rufen Sie Extras-Anpassen auf.
- Im daraufhin angezeigten Dialogfeld aktivieren Sie die Registerkarte
Befehle.
- Markieren Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag "Eingebaute
Menüs".
- Blättern Sie die Liste unter Befehle durch, bis Sie den Eintrag "Arbeit"
sehen. Ziehen Sie den Menünamen dann mit der Maus in die Menüleiste von
Word - zum Beispiel rechts neben das Dateimenü.
- Klicken Sie im Dialogfeld Anpassen
auf Schließen.
Die Dateiliste im Arbeitsmenü kann maximal neun Dokumente aufnehmen. Wenn Sie eine zehnte Datei hinzufügen, entfernt Word automatisch den letzten, am unteren Ende der Liste aufgeführten Eintrag. - So viel zur zweiten Frage ...
Zur ersten Frage: Leider gibt es keinen speziellen Befehl, mit dem Sie Einträge aus dem Arbeitsmenü entfernen könnten. Sie können nur das globale Kommando zum Entfernen von Menüeinträgen einsetzen. Dabei besteht allerdings die Gefahr, dass versehentlich andere Befehle gelöscht werden, ohne dass Sie es sofort bemerken. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie die im Anschluss beschriebenen Schritte ausführen.
So löschen Sie Einträge aus dem Arbeitsmenü:
- Drücken Sie die Tastenkombination Strg+Alt+- (Minus). Der
Mauszeiger nimmt daraufhin die Form eines großen Minuszeichens an.
- Stören Sie sich nicht an der Form des Mauszeigers, sondern öffnen
Sie das Menü Arbeit wie gewohnt.
- Zeigen Sie auf den Dateinamen, den Sie löschen wollen, und drücken
Sie die linke Maustaste.
Falls Sie die Tastenkombination Strg+Alt+- einmal unbeabsichtigt gedrückt haben oder merken, dass Sie doch keinen Eintrag aus dem Arbeitsmenü entfernen wollen, drücken Sie die Taste Esc. Machen Sie auf keinen Fall den Fehler, die Maustaste über einem anderen Befehl zu drücken. Der wird dann "gnadenlos" gelöscht.
Und noch ein Hinweis: Standardmäßig werden die Änderungen am Arbeitsmenü in der globalen Vorlage NORMAL.DOT gespeichert. Damit das Arbeitsmenü auch bei der nächsten Word-Sitzung zur Verfügung steht, müssen Sie die Änderungen an der Datei NORMAL.DOT speichern, falls Sie beim Beenden von Word danach gefragt werden.
| Newsletter-Tipp |
Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003:
- Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
- Undokumentierte Parameter
- Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
- Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
- Download-Links zu Outlook-Erweiterungen
- Helpline für Ihre Fragen zu Outlook
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
word-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2004 SmartTools Publishing Thomas
Tai