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Ausgabe vom 8. Mai
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Booklets und Broschüren komfortabel
mit Word drucken
- News: Der kostenlose WM-Spielplan mit komfortablem
Manager für Ihre Tippgemeinschaft
- News: OpenDocument-Erweiterung für Microsoft
Office
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange Server zugreifen:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Booklets und Broschüren komfortabel mit Word drucken
Präsentieren Sie Ihr Word-Dokument doch einmal nicht als Stapel von einseitig bedruckten DIN A4-Seiten, sondern als Broschüre, die man wie ein kleines Büchlein nutzen kann. Mit unserem kostenlosen Assistenten ist der Weg vom Text zur Broschüre auch mit einem ganz normalen Drucker ganz einfach:
- Nach der voll automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü
Datei-Drucken als Booklet zur
Verfügung.
- Erstellen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Booklet
ausdrucken möchten. Anschließend starten Sie den Assistenten.
- Der Assistent stellt automatisch fest, ob die Seitenzahl wie
erforderlich durch 4 teilbar ist, und hängt auf Wunsch per Mausklick die
erforderliche Anzahl von leeren Seiten an. Dann wählen Sie nur noch den
gewünschten Drucker aus (ein Booklet können Sie mit jedem Laser- oder
Tintenstrahldrucker erstellen) und starten den Ausdruck.
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Booklet-Assistent
für Word kostenlos
herunterladen |
News: Der kostenlose WM-Spielplan mit komfortablem Manager für Ihre Tippgemeinschaft
Nutzen Sie Excel einmal für etwas anderes als für Kalkulationen und Statistiken: Mit unserem kostenlosen WM-Tipp 2006 steht Ihnen nicht nur der komplette Spielplan der Fußball WM 2006 direkt in Excel zur Verfügung, sondern auch eine voll automatische Berechnung der Tabellenstände und Finalpaarungen.
Das besondere Highlight in der Excel-Erweiterung ist aber der integrierte Manager für Ihre Fußball-Tipps. Mit wenig Aufwand können Sie Ihre eigenen und die Ergebnis-Tipps von Kollegen oder Bekannten erfassen. Auf Grundlage der tatsächlichen Ergebnisse werden dann Punkte nach verschiedenen Kriterien vergeben (die Sie weitgehend frei bestimmen können) und eine laufende Rangliste aller Mitspieler erstellt.
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SmartTools
WM-Tipp 2006 kostenlos
herunterladen |
News: OpenDocument-Erweiterung für Microsoft Office
Das ODF (OpenDocument Format) ist ein offenes Dateiformat für Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen und Datenbanken, das den plattformübergreifenden Datenaustausch erleichtern soll. Microsoft hat das Format bisher nicht unterstützt, sondern ein eigenes offenes Dateiformat entwickelt, das erstmals in Office 2007 verwendet werden soll und über entsprechende Erweiterungen auch mit früheren Office-Versionen kompatibel sein soll.
Überraschend hat nun die für das ODF verantwortliche OpenDocument Foundation angekündigt, dass sie eine Erweiterung für Office 2003, XP, 2000 und 97 entwickelt hat, die Word, Excel & Co das Öffnen und Schreiben des OpenDocument Format ermöglicht:
Newsmeldung zum OpenDocument Format
Auf diese Weise möchte die OpenDocument Foundation die Akzeptanz für das eigene Format erhöhen und Anwendern den Umstieg auf Office-Alternativen erleichtern.
Die Office-Erweiterung steht allerdings zunächst nicht zum kostenlosen Download bereit, sondern soll zunächst dem amerikanischen Bundesstaat Massachusetts für ausgiebige Tests zur Verfügung gestellt werden, der vor kurzem den Umstieg auf das OpenDocument Format angekündigt hatte.
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| Word-Tipp der
Woche |
Dokumente voll automatisch nummerieren, Teil 3
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
In den letzten beiden Ausgaben hatten wir Ihnen gezeigt, wie Sie eine neue Symbolleiste erstellen, über die Sie Ihre Texte per Mausklick mit einer fortlaufenden Nummer speichern. In dem dritten und letzten Teil unseren Tipps werfen wir einen Blick auf die VBA-Anweisungen dieser Lösung.
Implementiert ist die Funktion "Dokument mit Nummer speichern" im Makro "DOCMitNummerSpeichern", das Sie im ersten Teil dieses Tipps im Modul "modDNum" angelegt haben:
Sub DOCMitNummerSpeichern()
Dim strPath As String, strDocName As String, _
strFName As String
Dim strNum As String, intNum As Integer
Dim strMsg As String
Dim Dlg As Dialog, R As Variant
Const txtTitel = "Dokument mit Nummer speichern"
If Documents.Count = 0 Then
Beep
Exit Sub
End If
Wir prüfen zunächst, ob überhaupt ein Dokument geöffnet ist, das mit einer Nummer gespeichert werden könnte. Wenn nicht, gibt es einen akustischen Hinweis und wir verlassen die Routine.
'Neuen Dateinamen mit Nummer zusamensetzen
strDocName = _
NameOnly(ActiveDocument.Name)
Dann lesen wir den aktuellen Namen des Dokumentes aus und entfernen daraus über eine kleine Hilfsfunktion "NameOnly()" die Erweiterung, also ".doc" oder ".dot".
strNum = Right$(strDocName, 5)
Anschließend extrahieren wir die letzten fünf Zeichen aus dem Dateinamen, die bei bereits nummerierten Dokumenten aus dem Leerzeichen, dem Nummernzeichen und einer dreistelligen Nummerierung bestehen.
If Left$(strNum, 2) <> " #" Then
strNum = " #001"
Wurde das Trennzeichen "#" nicht gefunden, handelt es sich entweder um ein neues oder um ein noch nicht nummeriertes Dokument, so dass eine Nummerierung mit "1" gestartet wird.
Else 'DOC hat bereits eine Nummer
strNum = Right$(strNum, 3) 'Nur die Zahlen extrahieren
intNum = Val(strNum) + 1 'Numerisch, +1
strNum = " #" + Format$(intNum, "000")
strDocName = Left$(strDocName, Len(strDocName) - 5)
End If
Andernfalls wandeln wir die Nummer in einen numerischen Wert um, damit wir "1" dazu addieren können und konvertieren das Ergebnis dann wieder in eine Zeichenkette, die unsere Trennzeichen und die Nummer dreistellig mit führenden Nullen enthält.
'Überprüfen lassen...
strPath = ActiveDocument.Path
If strPath = "" Then strPath = _
Options.DefaultFilePath(wdDocumentsPath)
If Right$(strPath, 1) <> "\" Then strPath = strPath + "\"
strFName = strPath + strDocName + strNum
Set Dlg = Dialogs(wdDialogFileSaveAs)
With Dlg
.Name = strFName
R = .Display
If R <> -1 Then Exit Sub 'Abbrechen/Schließen geklickt
strFName = .Name
End With
Über den "Speichern unter"-Dialog zeigen wir dann das Ergebnis an, wobei der Dialog automatisch dafür sorgt, dass entweder das Standard-Verzeichnis zum Speichern neuer Dokumente oder das Verzeichnis des aktuellen Dokumentes in der Auswahl vorgegeben wird. Einen Klick auf Abbrechen fangen wir entsprechend ab und verlassen die Routine dann ohne weitere Aktionen. Ansonsten lesen wir den gewählten beziehungsweise übernommenen Dateinamen inklusive Pfad aus dem Dialog aus und weisen ihn einer Variablen für die folgende Speicherung zu.
'Dokument sichern, Fehler prüfen...
On Error Resume Next
ActiveDocument.SaveAs strFName
If Err <> 0 Then
Beep
strMsg = "Fehler beim Speichern von" _
+ vbCrLf + vbCrLf + strFName + vbCrLf + vbCrLf
strMsg = strMsg + "Bitte Dateiname/System prüfen..."
MsgBox strMsg, vbOKOnly + vbCritical, txtTitel
End If
End Sub
Abschließend speichern wir das Dokument unter dem neuen Namen. Kommt es dabei zu einem Fehler, weil beispielsweise die Festplatte voll ist oder im "Speichern unter"-Dialog ungültige Zeichen eingegeben wurden, geben wir einen entsprechenden Hinweis aus.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Befehl 'Bild bearbeiten' steht nicht mehr zur Verfügung
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
FRAGE: In Dokumentationen habe ich unter Word 2000 per Druck-Taste (Print Screen) bzw. per Alt + Druck Bildschirmfotos (Screenshots) gemacht und dann mit Strg + V in mein Word-Dokument eingefügt. Nachträgliche Bearbeitungen – etwa das Hinzufügen erläuternder Textfelder – konnte ich vornehmen, indem ich die eingefügte Grafik mit der rechten Maustaste angeklickt und dann den Kontextmenübefehl Bild bearbeiten aufgerufen habe. Alternativ genügte auch ein Doppelklick auf die Grafik. Das geht in Word 2003 nicht mehr. Der Befehl Bild bearbeiten erscheint zwar im Kontextmenü, ist aber nicht mehr verfügbar (ausgegraut). Und ein Doppelklick öffnet das Dialogfenster Grafik formatieren, in dem ich bloß die Position der Abbildung bestimmen kann. Bislang verwende ich als Notlösung den Befehl Einfügen-Objekt, wähle dann den Eintrag "Microsoft Word-Bild" aus und füge den Screenshot schließlich per Strg + V ein. Da dies recht umständlich ist, frage ich Sie, wie sich Word wieder das gewohnte Verhalten beibringen lässt?
K. Huber
ANTWORT: Die von Ihnen eingesetzte Notlösung ist unter Word 2003 und 2002/XP eigentlich schon der schnellste Weg. Die neueren Word-Versionen können nämlich nur noch "Bild-Metadateien" bearbeiten. Bei Bitmap- oder JPEG-Dateien ist der Befehl Bild bearbeiten nicht verfügbar, weshalb das direkte Einfügen aus der Zwischenablage nicht wie gewohnt funktioniert.
Sie sollten aber überlegen, ob Sie nicht auf die neuen Zeichenfunktionen von Word 2003 bzw. 2002/XP umsteigen wollen. Gerade wenn Sie eine Abbildung mit erläuternden Textfeldern, Legenden, Pfeilen usw. ausstatten wollen, ist der neue "Zeichnungsbereich" eine große Hilfe. Er sorgt dafür, dass das Bild und alle zugehörigen Objekte in einer Gruppe zusammenbleiben und damit problemlos auf der Seite positioniert werden können. Microsoft hätte das Einfügen einer Bitmap-Grafik aus der Zwischenablage allerdings etwas einfacher machen können. Hier die erforderlichen Schritte:
- Erstellen Sie Ihren Screenshot oder kopieren Sie eine Grafikdatei
aus einem Zeichenprogramm per Strg + C in die
Windows-Zwischenablage.
- Setzen Sie den Cursor im Word-Dokument an die gewünschte
Einfügeposition und drücken Sie Strg + V.
- Markieren Sie das eingefügte Bild und drücken Sie Strg + X,
um es auszuschneiden.
- Wählen Sie Bearbeiten-Inhalte
einfügen an.
- Erstaunlicherweise erlaubt Ihnen Word jetzt, das Bild auch in einem
anderen Format als dem Bitmap-Format einzufügen. In diesem Fall müssen
Sie den Eintrag "Bild (Erweiterte Metadatei)" markieren. Der
anschließende Klick auf Ok fügt die
Abbildung erneut in Ihr Word-Dokument ein.
- Klicken Sie ein weiteres Mal auf die Abbildung, um sie zu markieren.
Danach rufen Sie Bearbeiten-Bild
bearbeiten auf.
Alle Elemente, die Sie in den Zeichnungsbereich einfügen, behandelt Word automatisch als Objektgruppe, die als Ganzes auf der Seite positioniert werden kann. Außerdem erfolgt die Bearbeitung direkt im Word-Dokument und nicht – wie in den früheren Word-Versionen – in einem separaten Fenster mit einem Titel wie "Bild in <Dateiname>".
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Textbausteine von Word sichern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Können Sie mir mitteilen, wo Word die selbst erstellten Textbausteine ablegt, damit man einer z.B. Formatierung der Platte diese wichtigen Datei vorher sichern kann? Kann man eigentlich für die Textbaustein auch einen eigenen Speicherort definieren ?
D. Schmidt
ANTWORT: Word speichert alle Textbausteine (AutoTexte) in einer Dokumentvorlage und zwar standardmäßig in der globalen Vorlage NORMAL.DOT. Diese Datei sollten Sie vor einer Neuinstallation sowieso grundsätzlich sichern, weil sie auch andere wichtige Einstellungen wie Formatvorlagen und Makro enthält.
Wichtig zu wissen ist noch, dass Sie den Speicherort auf Wunsch auch verändern können, wenn Sie beispielsweise mit AutoTexten arbeiten, die nur beim Einsatz einer bestimmten Dokumentvorlage zur Verfügung stehen sollen. Wählen Sie zu diesem Zweck das Menü Einfügen-AutoText-AutoText an und markieren Sie die gewünschte Vorlaqe in der Liste Suchen in.
Möchten Sie Ihre AutoTexte an einen anderen Anwender weitergeben, können Sie beispielsweise einfach Ihre NORMAL.DOT kopieren, aber es gibt eine Alternative: Legen Sie eine leere Dokumentvorlage an und verwenden Sie dann das Dialogfeld Extras-Dokumentvorlagen und Add-In, Schaltfläche Organisieren, um alle oder nur bestimmte AutoTexte von einer Dokumentvorlage in eine andere zu übertragen.
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