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Ausgabe vom 8. August
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mit dem neuen PDFgrabber 2.5 öffnen Sie
PDF-Dateien direkt in Word und Excel
- Download-Tipp: Zahlen per Mausklick in Worte
konvertieren
- News: Symbolleiste für internationale Zeichen von
Microsoft
Word-Helpline
- Automatische Vorlagenaktualisierung per VBA
einschalten
- Verknüpfungen zu ganz bestimmten
Excel-Tabellenblättern
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mit dem neuen PDFgrabber 2.5 öffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel
Der PDFgrabber 2.5 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuen Version 2.5 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Excel und Word integriert.
Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.5 brauchen Sie nur 3 Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber 2.5 - Standard für Privatanwender
PDFgrabber 2.5 - Professional für professionelle Anwender
Download-Tipp: Zahlen per Mausklick in Worte konvertieren
Sie benötigen Zahlen auf Scheckvordrucken, Verträgen oder anderen Dokumenten nicht nur in Ziffern, sondern auch in Worten? Unser Zahlen-Konverter hilft weiter: Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü Extras-Zahl in Worte umwandeln zur Verfügung. Möchten Sie nun eine Zahl in Worten ausschreiben, markieren Sie sie einfach im Text und wählen das neue Menü an. Nach wenigen Augenblicken wird dann beispielsweise die Zahl "2678" durch "zweitausendsechshundertachtundsiebzig" ersetzt. Sie finden den kostenlosen Download unter:
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SmartTools
Zahlen-Konverter für
Word |
News: Symbolleiste für internationale Zeichen von Microsoft
Für den schnellen Zugriff auf die wichtigsten internationalen Sonderzeichen stellt Microsoft ab sofort eine kleine Word-Erweiterung zum kostenlosen Download zur Verfügung:
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Symbolleiste
für internationale
Zeichen |
Nach der Installation klicken Sie auf die neue Schaltfläche Zeichensätze und wählen die Sprachen aus, deren Sonderzeichen Sie immer wieder benötigen. Das Tool zeigt daraufhin für jede Sprache eine neue Symbolleiste mit den entsprechenden Sonderzeichen an, die Sie dann jederzeit per Mausklick in den Text einfügen können. Sollte die von Ihnen benötigte Sprache nicht standardmäßig vorgegeben sein, können Sie das Tool mit Hilfe einer selbst definierten XML-Datei erweitern. Nähere Informationen dazu finden Sie im folgenden Dokument:
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Nähere
Informationen zur
Symbolleiste |
| Word-Tipp der
Woche |
Formulare optimal gestalten, Teil 1
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Standardisierte Eingabemasken legen Sie in Word am besten mit Hilfe von Formularfeldern an. Auf diese Weise können Sie die Eingabemöglichkeiten auf vordefinierte Felder beschränken, was die weitere Auswertung vereinfacht. Allerdings steckt die Tücke wie so oft im Detail. Denn während das Einrichten der Formularfelder generell recht umkompliziert ist, ergeben sich beim Positionieren und Dimensionieren der Felder Probleme. In diesem zweiteiligen Tipp möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Formularfelder effektiv einsetzen.
Die erste Schwierigkeit besteht darin, die Formularfelder exakt zu positionieren. Das ist überaus kompliziert, wenn Sie einfach nur mit Absatzmarken und Tabstopps arbeiten. Wesentlich effizienter ist der Einsatz von Tabellen. Darin können Sie die Spaltenbreiten und Zeilenhöhen genau an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es ist deshalb auch nicht verwunderlich, warum die Symbolleiste Formular Schaltflächen zum Zeichnen und Einfügen von Tabellen enthält. Um ein Formular mit Hilfe von Tabellen einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Blenden Sie die Symbolleiste Formular ein, damit Ihnen gleich alle
wesentlichen Funktionen zur Verfügung stehen. Dazu wählen Sie im Menü
Ansicht erst Symbolleisten und dann Formular an.
- Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der Sie die
Formularfelder und den erläuternden Text einfügen wollen.
- Klicken Sie in der Symbolleiste Formular auf die Schaltfläche Tabelle einfügen und ziehen Sie dann mit der
Maus ein Raster auf, das den gewünschten Dimensionen der Tabelle
entspricht - beispielsweise 5 x 2 für 5 Zeilen und 2 Spalten.
- Geben Sie erläuternden Text ein, damit der Anwender weiß, was er in
dem Formular ausfüllen soll.
- An den Stellen, an denen Benutzereingaben erwartet werden, fügen Sie
Formularfelder ein, indem Sie die Einfügemarke in die passende
Tabellenzelle setzen und dann in der Symbolleiste Formular auf die Schaltfläche Textformularfeld klicken. Alternativ können
Sie natürlich auch ein Kontrollkästchen-Formularfeld oder ein Dropdown-Formularfeld einfügen.
- Formatieren Sie die Tabelle mit Hilfe der Befehle im Menü Tabelle so, dass die Formularfelder genau
dort stehen, wo sie auf dem Papier erscheinen sollen.
- Wenn Sie die Gestaltung des Formulars abgeschlossen haben, schützen
Sie das Dokument, damit nur noch die Formularfelder bearbeitet werden
können. Das erreichen Sie, indem Sie Extras-Dokument schützen aufrufen und dann
die Option Formular einschalten.
Sinnvollerweise vergeben Sie noch ein Kennwort und anschließend
bestätigen Sie die Änderungen mit Ok.
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Zusatzfunktionen für die tägliche ArbeitSie nutzen die Zellkommentare von Excel? Dann sollten Sie den neuen SmartTools Kommentar-Manager verwenden, der Ihnen die tägliche Arbeit in Zukunft wesentlich erleichtern wird: Legen Sie Formatierung und Größe für Ihre Kommentar-Popups zum Beispiel vollkommen beliebig fest. Alle Kommentare lassen sich per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett löschen. Weitere Highlights:
SmartTools Kommentar-Manager Pro 1.0 für Excel |
Quicktipp: Silbentrennung nur für einzelne Absätze ausschalten
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Vor allem bei der Verwendung von Blocksatz ist die automatische Silbentrennung von Word ein nützliches Hilfsmittel, um hässliche "Löcher" im Text zu vermeiden. Es gibt allerdings immer wieder einzelne Textabschnitte, in denen die Silbentrennung nicht zum Einsatz kommen soll, weil beispielsweise eine sinnvolle Trennung nicht möglich ist. Sie müssen in diesen Fällen aber nicht komplett auf die automatische Silbentrennung verzichten, denn es gibt die wenig bekannte Möglichkeit, gezielt einzelne Absätze von der Silbentrennung auszuschließen.
Zu diesem Zweck markieren Sie die Absätze, die Word bei der Silbentrennung nicht berücksichtigen soll und wählen anschließend das Menü Format-Absatz an. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte "Zeilen- und Seitenumbruch" (Word 2003 und Word 2002/XP), "Zeilen- und Seitenwechsel" (Word 2000) oder "Textfluss" (Word 97) und schalten Sie das Kontrollkästchen Keine Silbentrennung ein. Nachdem Sie die Einstellung mit Ok bestätigt haben, wird die Silbentrennung in den zuvor markierten Absätzen nicht angewendet.
Noch effizienter können Sie diese Option übrigens nutzen, indem Sie sie zusammen mit Formatvorlagen anwenden. So werden ganz einfach alle Absätze von der Silbentrennung ausgeschlossen, denen eine entsprechende Formatvorlage zugeordnet wurde. Ändern Sie dann später Ihre Meinung, müssen Sie nur die Einstellung in der Vorlage ändern und schon ist die Silbentrennung wieder aktiv.
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Automatische Vorlagenaktualisierung per VBA einschalten
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Im Dialogfenster, das nach Aufruf des Befehls Extras-Vorlagen und Add-Ins erscheint, gibt es die Option (Dokument)Formatvorlagen automatisch aktualisieren. Lässt sich diese Option eigentlich auch per VBA ein- oder ausschalten? Meine Suche im Word-Objektmodell verlief bislang leider ergebnislos.
F. Stecher
ANTWORT: Die gesuchte Eigenschaft heißt "UpdateStylesOnOpen". Wenn Sie dem aktuellen Dokument beispielsweise eine Dokumentvorlage namens BRIEFVORLAGE.DOT aus dem Ordner C:\MEINE VORLAGEN zuweisen wollen und dabei die automatische Aktualisierung einschalten wollen, erstellen Sie eine VBA-Prozedur, die folgende Anweisungen enthält:
With ActiveDocument
.UpdateStylesOnOpen = True
.AttachedTemplate = "C:\Meine Vorlagen\Briefvorlage.dot"
End With
Um die automatische Aktualisierung zu deaktivieren, setzen Sie "UpdateStylesOnOpen" auf den Wert "False" - etwa so:
ActiveDocument.UpdateStylesOnOpen = False
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Verknüpfungen zu ganz bestimmten Excel-Tabellenblättern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wenn ich den Befehl Einfügen-Objekt aufrufe, kann ich auf der Registerkarte Aus Datei erstellen eine Excel-Datei von meiner Festplatte aussuchen. Im Word-Dokument erscheint dann aber nicht unbedingt das Tabellenblatt, das verknüpft werden sollte. Deshalb meine Frage: Wie kann ich gezielt angeben, welches Tabellenblatt aus einer Excel-Datei verknüpft wird?
B. Niemeyer
ANTWORT: Am einfachsten erreichen Sie das mit einem manuellen Kopiervorgang:
- Starten Sie Excel, öffnen Sie die zu verknüpfende Datei und
aktivieren Sie das gewünschte Tabellenblatt. Darin markieren Sie den
Bereich, der im Word-Dokument als Verknüpfung erscheinen soll.
- Kopieren Sie den Bereich per Strg+C.
- Öffnen Sie in Word das Dokument, in das Sie die verknüpfte
Excel-Tabelle einfügen wollen. Setzen Sie den Cursor an die
Einfügeposition für die Tabelle.
- Wählen Sie das Menü Bearbeiten-Inhalte
einfügen an.
- Aktivieren Sie die Option Verknüpfen (Word 97/2000) bzw. Verknüpfung einfügen (Word 2002/XP und 2003)
und markieren Sie im Listenfeld Als
den Eintrag, der den Inhalt der Zwischenablage als "Excel-Objekt"
einfügt. Dann klicken Sie auf Ok.
Standardmäßig merkt sich Word in der Verknüpfung den Dateinamen, den Blattnamen und den Zellbereich in Form fester Zelladressen in der Z1S1-Schreibweise.
Um flexibel auf Erweiterungen des Quellbereichs reagieren zu können, empfiehlt es sich, dem Bereich einen Namen zuzuweisen. Dafür nutzen Sie in Excel den Befehl Festlegen (Excel 97) bzw. Definieren (Excel 2000, 2002/XP und 2003) im Untermenü Einfügen-Name(n).
Wenn Sie nun die oben genannten Schritte wiederholen, dabei aber in Schritt 1 die Markierung mit einem Druck auf F5 und anschließender Namensauswahl vornehmen, erhalten Sie eine Verknüpfung zum benannten Bereich. Bei späteren Aktualisierungen prüft Word selbstständig, auf welche Zellen sich der entsprechende Name bezieht.
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