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Ausgabe vom 9. Januar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook -
Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
- Download-Tipp: Der komfortable Tabellen-Konvertierer
für Word
- Update: Neuer Hotfix für Word 2003
- News: Sagen Sie uns Ihre Meinung zu Word
Weekly
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung
beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: Der komfortable Tabellen-Konvertierer für Word
Viele Informationen werden zunächst einmal in Word-Tabellen erfassen: Adress- und Artikellisten, kleine Kalkulationen, Terminpläne usw. Häufig möchten Sie diese Daten später in anderen Excel, Access oder anderen Programmen verarbeiten und dann beginnt das manuelle Übertragen über die Zwischenablage.
Der neue SmartTools Tabellen-Konvertierer hilft weiter: nach der automatischen Installation des kostenlosen Assistenten steht Ihnen in Word eine neue Symbolleiste zur Verfügung. Möchten Sie in Zukunft eine Word-Tabelle anderweitig verwenden, genügt dann ein einziger Mausklick auf das entsprechende neue Symbol.
Sie können die aktuelle Tabelle...
- ...in die Zwischenablage kopieren
- ...in reinen Text umwandeln
- ...in einer Textdatei speichern
- ...in ein neues Word-Dokument übertragen
- ...in eine Excel-Tabelle konvertieren
- ...in eine Access-Tabelle konvertieren
- ...in die Zwischenablage kopieren und eine neue Mail anlegen, in der
die Informationen verschickt werden sollen
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Tabellen-Konvertierer
kostenlos
herunterladen |
Update: Neuer Hotfix für Word 2003
Microsoft hat einen neuen Hotfix für Word 2003 bereitgestellt. Unter der folgenden Adresse finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen den Hotfix explizit beim Support anfordern, wenn Sie von einem der entsprechenden Probleme betroffen sind:
Word 2003 hotfix package vom 17. November 2005
Behobenes Problem: Unter bestimmten Umständen verlieren Word-Dokumente beim Verschicken per Mail Ihre DOC-Kennung, so dass sie beim Empfänger nicht mehr per Doppelklick geöffnet werden können.
News: Sagen Sie uns Ihre Meinung zu Word Weekly
Viele tausend Leser haben an unserer Umfrage zur Wahl des Tipps und des Tools des Jahres 2005 teilgenommen. Dafür schon einmal vielen Dank! Wir werden die Ergebnisse in der nächsten Woche veröffentlichen. Uns haben aber auch zu der Umfrage selber zahlreiche Zuschriften erreicht. Die am häufigsten geäußerten Wünsche:
- Die Bewertung der Tipps soll möglichst direkt in der Ausgabe
erfolgen, damit man sich auch an die konkreten Inhalte erinnern
kann.
- Es soll möglich sein, nicht nur eine Auswahl, sondern jeden Tipp zu
bewerten.
- Das Bewertungssystem mit der Punkteskala war vielen Lesern zu
kompliziert und zeitraubend.
Bewerten Sie diese Ausgabe!
| Word-Tipp der
Woche |
So retten Sie gelöschte Texte oder ältere Versionen Ihrer Dokumente, Teil 1
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Sicherlich haben auch Sie schon einmal versehentlich Dokumente oder einzelnen Textpassagen gelöscht. Eine Sicherheitskopie gibt es dann meistens nicht und Sie müssen mit erheblichem Arbeitsaufwand die Datei rekonstruieren. Wir möchten Ihnen daher in diesem zweiteiligen Tipp zwei kostenlose Tools vorstellen, die Ihnen künftig viel Arbeit sparen wird. "EzRollBack" und "Google Desktop" bieten Ihnen die Möglichkeit, mit wenig Aufwand auf alte oder gelöschte Texte zuzugreifen. Beide Programme arbeiten dabei voll automatisch im Hintergrund, so dass Sie sich nach der Installation nicht mehr um Sicherheitskopien kümmern müssen. Beginnen wir mit dem Tool "EzRollBack", das Sie unter der folgenden Adresse herunterladen können:
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EZRollBack
kostenlos
herunterladen |
Zur Installation beenden Sie zunächst alle Anwendungen. Starten Sie anschließend das Setup per Doppelklick und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Rufen Sie "EzRollBack" dann über das Start-Menü auf und bestätigen Sie den Freeware-Hinweis mit einem Klick auf die Schaltfläche Continue. Bestimmen Sie zu überwachende Verzeichnisse, indem Sie auf die Schaltfläche New Setup klicken. Vergeben Sie dabei einen eindeutigen Namen, zum Beispiel Backup, und klicken Sie auf Add. Über den Ordner suchen Dialog können Sie nun das gewünschte Verzeichnis auswählen und mit Ok bestätigen. Von diesem Zeitpunkt an protokolliert das Programm alle Veränderungen an Word-Dokumenten und anderen Dateien in den ausgewählten Verzeichnissen unbemerkt im Hintergrund.
Um die Systembelastung auf einem niedrigen Niveau zu halten, bietet das Tool über Filtereinstellungen die Möglichkeit die Überwachung auf einzelne Dateitypen zu beschränken. Klicken Sie unter Filter Options auf die Schaltfläche Add, um eine Liste von Dateitypen anzuzeigen. Wählen Sie per Mausklick die Dateiendung DOC aus, um Ihre Word-Texte überwachen zu lassen. Auf Wunsch können Sie Dateiendungen auch direkt in das Textfeld eingeben.
Nehmen wir nun einmal an, dass Sie ein Word-Dokument entweder versehentlich gelöscht oder so stark überarbeitet haben, dass Sie die alte Version wiederherstellen möchten:
- Rufen Sie EZRollBack über das Programmsymbl in der Taskleiste auf
und klicken Sie auf die Schalfläche Data
Bin, um nach geänderten Dateien zu suchen oder gelöschte
Dateien aus überwachten Verzeichnissen wiederherzustellen. Es erscheint
daraufhin ein Backup Report Dialogfenster für einen variierbaren
Zeitraum. Geänderte Dateien lassen sich in einer Baumstruktur im
Explorer-Stil oder einer übersichtlichen Dateitypen-Liste anzeigen.
- Noch bequemer gestaltet sich die Suche nach veränderten Dateien über
die integrierte Suchfunktion. Klicken Sie dazu auf Search und geben Sie ein Suchwort ein, das
entweder im Verzeichnisnamen vorkommen oder den Dateinamen enthalten
sollte. Zum Beispiel: "Angebot". Die ermittelten Dokument-Versionen
erscheinen im Backup Report unter Angabe der Dateigröße und
Änderungszeit. Markieren Sie die gewünschte Version und rufen Sie das
Dokument über die Schaltfläche View
direkt in Word auf.
- Sind Sie sicher, dass es sich um die gewünschte Ursprungsversion des
Dokuments handelt, können Sie sie per Mausklick auf Copy to direkt an einen beliebigen Ort
kopieren. Über die Schaltfläche Refresh aktualisieren Sie den
Datenstand.
Im zweiten und letzten Teil unseres Tipps, möchten wir Ihnen dann noch Google Desktop 2 vorstellen, das die Wiederherstellung von alten Dateien nur als eines von vielen anderen Features anbietet.
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Outlook-MailsNoch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Excel-Datenquelle beim Seriendruck aktualisieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Seitdem ich von Word 97 auf Word 2003 umgestiegen bin, vermisse ich beim Seriendruck die Möglichkeit, eine als Datenquelle eingebundene Excel-Datei zu aktualisieren, damit ich die Änderungen direkt im aktuellen Seriendruck-Vorgang verwenden kann. Word bietet mir nur ein kleines Fenster mit den Tabellendaten an, in dem ich aber keine Veränderungen vornehmen kann. Lässt sich die gewohnte Bearbeitungsmöglichkeit der Excel-Tabelle nicht irgendwie wiederherstellen?
U. Lange
ANTWORT: Sie müssen dafür sorgen, dass Word die Excel-Tabelle mittels DDE an das Seriendruckdokument anbindet. Standardmäßig arbeiten Word 2003 und 2002/XP mit dem OLE DB-Verfahren, welches eine parallele Bearbeitung von Text und Datenquelle nicht zulässt. Damit Word wieder die für Word 97 typische DDE-Verknüpfung einsetzt, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie in Word den Befehl Extras-Optionen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen.
- Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf Ok.
- Starten Sie den Seriendruck mit Extras-Briefe
und Sendungen und anschließendem Aufruf von Serienbrieferstellung (Word 2003) bzw. Seriendruck-Assistent (Word 2002/XP).
- Treffen Sie Ihre Auswahl im Aufgabenbereich mit den
Seriendruckoptionen, bis Sie Schritt 3 des Assistenten erreicht haben.
Hier klicken Sie auf Durchsuchen, um
die gewünschte Excel-Datei auszuwählen.
- In einem Dialogfenster können Sie jetzt das Verknüpfungsverfahren
auswählen. Markieren Sie "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE" und fahren
Sie mit einem Klick auf Ok fort.
- Bestimmen Sie als nächstes, aus welchem benannten Bereich bzw. aus
welchem Tabellenblatt die Excel-Daten für den Seriendruck stammen
sollen.
- Anschließend sehen Sie die Liste mit den Seriendruckempfängern, die
Sie bislang, also bei Verwendung der Standard-OLE DB-Schnittstellen,
nicht bearbeiten konnten.
- Word präsentiert daraufhin das von Ihnen bereits erwähnte Fenster
mit den Tabellendaten. Da Sie die Daten aber per DDE verknüpft haben,
steht Ihnen jetzt die Schaltfläche Bearbeiten zur Verfügung. Falls nach
Anklicken der Schaltfläche nichts passiert, müssen Sie selbst über die
Windows-Taskleiste in die Excel-Tabelle wechseln. Nehmen Sie dann die
gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie.
- Kehren Sie über die Taskleiste zu Word zurück und klicken Sie im
Fenster mit den Tabellendaten auf Aktualisieren, um Ihre Änderungen sichtbar
zu machen.
- Anschließend fahren Sie wie gewohnt mit dem Seriendruck
fort.
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Speicher der Rückgängig-Funktion löschen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Word speichert eine große Anzahl von Arbeitsschritten, die in einem Dokument vorgenommen werden, so dass man sie auf Wunsch über das Menü Bearbeiten-Rückgängig wieder zurücknehmen kann. In vielen Fällen ist das eine nützliche Funktion, aber es gibt auch Situationen, in denen ich die bisher gespeicherten Arbeitsschritte gerne löschen würde. Eine entsprechende Funktion habe ich nicht gefunden. Kennen Sie eine Lösung?
G. Lambert
ANTWORT: Das Löschen des Speichers der Funktion "Rückgängig" kann in verschiedenen Situationen nützlich sein. So sollten Sie beachten, dass sich Word Ihre durchgeführten Aktionen während der kompletten aktuellen Arbeitssitzung merkt. Und zwar unabhängig davon, ob Sie das Dokument zwischendurch schließen und später wieder öffnen. Ein anderer Anwender kann an Ihrem Rechner also nachvollziehen, welche Änderungen Sie zuletzt vorgenommen haben!
Obwohl Word den Speicher für "Rückgängig" selbstständig verwaltet, kann es bei der Arbeit mit mehreren sehr umfangreichen Dokumenten auch aus Speichergründen sinnvoll sein, die letzten Aktionen zu löschen, wenn man sie nicht mehr benötigt. Eine entsprechende Funktion bietet Word dazu nicht, aber mit einem kleinen Trick oder einem Makro kommen Sie dennoch zum Ziel:
Wählen Sie das Menü Extras-Dokument schützen an, aktivieren Sie die Option Formular und bestätigen Sie mit Ok. Ihre letzten Arbeitsschritte werden durch den Wechsel in den Formularmodus automatisch gelöscht und Sie können mit Extras-Dokumentschutz aufheben wieder in den normalen Bearbeitungsmodus zurückehren.
Ganz einfach per Mausklick löschen Sie den Speicher, indem Sie das folgende Makro eingeben und beispielsweise einem Symbol zuweisen:
Sub procRueckgaengigLoeschen()
ActiveDocument.UndoClear
End Sub
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