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Ausgabe vom 9. Mai
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen
ganz einfach verwalten und abrufen
- Download-Tipp: Die neue Version 2.0 des beliebten
Taschenrechners für Word
- News: Beta-Version der Visual Studio 2005 Tools for
the Microsoft Office System
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen ganz einfach verwalten und abrufen
SmartTools QuickText Pro ist die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können:
- Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benötigen, in einem
beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem im Team
genutzten Server.
- Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte
zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten
Maustaste an und rufen das Kontextmenü von QuickText Pro auf.
- An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer
Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen
festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie markieren
nur noch einen der Einträge und schon erscheint der entsprechende Text
an der aktuellen Cursorposition.
- Die Lösung ist unabhängig von irgendwelchen Vorlagen, in denen Sie
normalerweise Textbausteine über die AutoText-Funktion speichern.
- QuickText Pro-Bausteine können Sie in alle Dokumente einfügen, egal,
auf welcher Vorlage sie basieren.
- QuickTextPro-Dokumente können außerdem mit anderen Anwendern im
Netzwerk geteilt werden, indem Sie ein globales Verzeichnis auf einem
Server anlegen und es als QuickText-Verzeichnis definieren. So lassen
sich Textbausteine für beliebig viele Anwender
standardisieren.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Die neue Version 2.0 des beliebten Taschenrechners für Word
Mit dem SmartTools Taschenrechner können Sie kleine Berechnungen jederzeit schnell und ohne Umwege direkt in Word vornehmen. Nach der automatischen Installation wird der Taschenrechner als Symbolleiste installiert und steht deshalb jederzeit zur Verfügung. Sie müssen also kein Menü anwählen oder Symbol anklicken, bevor Sie mit Ihren Berechnungen anfangen können: den Taschenrechner verschieben Sie einfach an einen beliebigen Platz auf dem Bildschirm und er bleibt immer sichtbar, während Sie wie gewohnt Ihre Texte bearbeiten.
Ab sofort steht nun die brandneue Version 2.0 des SmartTools Taschenrechners zur Verfügung. Die wichtigsten neuen Funktionen:
- Neben Word 2002/XP, 2000 und 97 wird ab sofort auch Word 2003
unterstützt.
- Der Taschenrechner kann jetzt jederzeit per Mausklick ein- oder
ausgeblendet werden.
- Über einen neuen Optionen-Dialog
legen Sie fest, ob und wann der Taschenrechner automatisch eingeblendet
werden soll.
- Bisher konnten Sie den Taschenrechner nur mit der Maus bedienen. Ab
sofort können Sie auch einen neuen Modus zur Eingabe von Zahlen und
Berechnungen über die Tastatur aktivieren.
- Das Layout des Taschenrechners kann nun an unterschiedliche Größen
der Systemschriften angepasst werden.
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SmartTools
Taschenrechner für
Word |
News: Beta-Version der Visual Studio 2005 Tools for the Microsoft Office System
Ab sofort kann die Beta-Version von Microsoft Visual Studio Team System 2005 gegen eine geringe Gebühr angefordert werden:
Microsoft Visual Studio Team System 2005, Beta-Version
In allen Beschreibungen liegt der Schwerpunkt eher auf Visual Studio, aber auch die Visual Studio 2005 Tools for Office sind darin enthalten, so dass Sie damit bereits Erweiterungen für Word 2003 und Excel 2003 entwickeln können:
Visual Studio 2005 Tools for the Microsoft Office System
Zusätzlich enthält das Beta-Paket übrigens eine Trainings-DVD sowie die aktuelle Preview-Version des SQL Server 2005.
| Word-Tipp der
Woche |
Fenster gezielt auf Tastendruck auswählen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Mit den Tastenkombinationen Strg+F6 und Strg+Umschalt+F6 oder ab Word 2000 auch Umschalt+Tab können Sie zwar jeweils in das nächste oder vorhergehende Dokumentfenster blättern, aber es fehlt eine Möglichkeit, bestimmte Fenster gezielt auszuwählen. Wenn Sie regelmäßig mit Projekten arbeiten, die aus mehreren Dateien bestehen, wären daher einige zusätzliche Tastenkombinationen besonders nützlich. Mit den folgenden Schritten erreichen Sie, dass Sie die ersten neun geöffneten Fenster mit Strg+Umschalt und der entsprechenden Nummer direkt auswählen können (zum Beispiel Strg+Umschalt+1 für das erste, Strg+Umschalt+2 für das zweite Fenster usw.):
- Wählen Sie das Menü Extras-Makro-Makros an.
- Legen Sie "Fenster1" als Namen für das erste Makro fest und klicken
Sie auf Erstellen.
- Geben Sie das folgende Makro ein:
If Not Windows.Count < 1 Then
Windows(1).Activate
End If
End Sub
- Wählen Sie das Menü Datei-Speichern von
NORMAL (Word 97) bzw. Datei-Schließen
und zurück zu Microsoft Word (Word 2003, 2002/XP und 2000) an
und verlassen Sie die Entwicklungsumgebung.
- Beginnen Sie wieder mit Schritt 1, um die übrigen Makros zu
erstellen. Dabei tauschen Sie die Zahl "1" im Makronamen sowie in dem
Makro selber einfach durch die Nummer des entsprechenden Fensters aus.
Also beispielsweise zum direkten Anwählen des zweiten
Fensters:
If Not Windows.Count < 2 Then
Windows(2).Activate
End If
End Sub
Auch wenn im Fenster-Menü lediglich neun Fenster zurzeit angezeigt werden, können Sie natürlich mehr als neun Makros erstellen, um auch auf die übrigen Fenster zuzugreifen. Problematisch ist dann allerdings die Zuweisung sinnvoller Tastenkombinationen.
- Rufen Sie das Dialogfeld Extras-Anpassen auf und klicken Sie auf
Tastatur.
- Markieren Sie die Kategorie Makros
und dann als erstes das Makro "Fenster1".
- Klicken Sie in das Feld Neuen Shortcut
drücken und drücken Sie die gewünschte Tastenkombination.
Also für das erste Fenster: Strg+Umschalt+1. Schließen Sie den
Vorgang mit Zuordnen ab oder wählen
Sie vorher eine andere Tastenkombination.
- Beginnen Sie wieder mit Schritt 6, um auch den übrigen Makros
entsprechende Tastenkombinationen zuzuweisen.
- Nachdem Sie dann das Dialogfeld mit Schließen verlassen haben, stehen Ihnen die
neuen Tastenkombinationen sofort zum direkten Anwählen der geöffneten
Fenster zur Verfügung. Die Makros erkennen dabei automatisch, ob ein
Fenster mit der entsprechenden Nummer vorhanden ist oder nicht. Drücken
Sie beispielsweise Strg+Umschalt+4 und Sie haben nur drei Fenster
geöffnet, passiert nichts.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
Word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Bilder werden nicht mehr angezeigt
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Immer wenn ich eine Grafik einfüge, verschwindet sie bei der anschließenden Textbearbeitung. In der Seitenvorschau und beim Drucken ist die Grafik wieder zu sehen, was mir bei der Positionierung aber nur wenig hilft. Wissen Sie, wo hier der Fehler liegt?
N. Schneider
ANTWORT: Vermutlich bearbeiten Sie Ihren Text in der Normalansicht und haben die Grafik nicht in die Textebene sondern in die Zeichnungsebene eingefügt. Um ein Word-Dokument mit Bildern und Zeichnungselementen vernünftig bearbeiten zu können, müssen Sie in die Seitenlayoutansicht wechseln. Dazu wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Seitenlayout an.
In der Normalansicht stellt Word ausschließlich die Textebene dar. Sie sehen weder Kopf- oder Fußzeilen noch irgendwelche Objekte in der Zeichnungsebene. Da dies aber die Standardebene für eingefügte Bilder ist, erscheinen auf dem Bildschirm allenfalls irgendwelche Platzhalter.
Falls Sie ein Bild unbedingt in die Textebene überführen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik und rufen im Kontextmenü den Befehl Grafik formatieren auf. In Word 97 deaktivieren Sie dann auf der Registerkarte Position das Kontrollkästchen Über den Text legen. In Word 2000 und den neueren Versionen stellen Sie auf der Registerkarte Layout die Option Mit Text in Zeile ein. Danach bestätigen Sie die Änderung mit Ok. - Beachten Sie, dass sich Standardformen, die Sie über die Symbolleiste Zeichnen eingefügt haben, generell nicht in die Textebene verschieben lassen.
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Seitenzahlen umformatieren und auf erster Seite ausschalten
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Können Sie mir bei folgendem Problem weiterhelfen? Ich habe mit dem Befehl Einfügen-Seitenzahlen die Seiten eines Dokuments durchnummerieren lassen. Die Seitenzahlen werden auch korrekt platziert, ich möchte sie jedoch mit zwei Bindestrichen umgeben, sodass sie in der Form "- 2 -" usw. erscheinen. Dafür habe ich keine Formatoption gefunden. Hinzu kommt, dass auf der ersten Seite keine Seitenzahl stehen soll. Wie erreiche ich das, wenn bereits Seitenzahlen eingefügt wurden? - Am liebsten würde ich ganz von vorn anfangen und erst einmal alle Seitenzahlen löschen. Auch dafür habe ich keine Funktion gefunden. Ich würde mich freuen, wenn Sie mir einen Lösungsvorschlag machen könnten.
K. Bruns
ANTWORT: Im Prinzip ist der Befehl Einfügen-Seitenzahlen ideal für den Umgang mit Seitennummerierungen. Er lässt Ihnen die Wahl, die Seitenzahlen in der Kopf- oder Fußzeile einzufügen, bietet verschiedene Formatoptionen an und erlaubt sogar die Einbeziehung der Überschriftennummer. Mit dem Kontrollkästchen Seitenzahl auf erster Seite (oder in Word 97 nur Auf erster Seite) können Sie außerdem angeben, ob auf der Frontseite ebenfalls eine Seitenzahl stehen soll oder nicht. Das ist zum Beispiel für Deckblätter interessant, die normalerweise nicht nummeriert werden.
Damit klärt sich gleich eine ihrer Fragen: Wenn Sie die Seitenzahlen bereits eingefügt haben und dabei vergessen hatten, das Kontrollfeld (Seitenzahl) auf erster Seite auszuschalten, führen Sie den Befehl Einfügen-Seitenzahlen einfach ein zweites Mal aus, wobei Sie das Häkchen dieses Mal entfernen. Word erkennt, dass bereits Seitenzahlen vorhanden sind, und stellt das Seitenlayout entsprechend um. Sie erhalten nicht etwa doppelte Seitenzahlen...
Etwas aufwändiger ist es, die Standard-Seitennummern mit zwei Bindestrichen zu umgeben oder in anderer Form zu erweitern. Dazu müssen Sie wissen, dass Word die Seitenzahlen nicht einfach als Feld in die Kopf- oder Fußzeile einfügt. Vielmehr platziert Word die Feldfunktion zur Anzeige der Seitennummer in einem Positionsrahmen, der sich wiederum in der Kopf-/Fußzeile befindet.
Um das Aussehen der Seitenzahl individuell zu erweitern, müssen Sie folglich den Inhalt des Positionsrahmens und nicht einfach nur die Kopf-/Fußzeile bearbeiten. Dazu aktivieren Sie mit dem Befehl Ansicht-Kopf- und Fußzeile zunächst den entsprechenden Seitenbereich. Daraufhin blendet Word die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile ein, in der Sie je nach Bedarf das Symbol Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln anklicken. Falls Sie danach immer noch keine Seitenzahl sehen, befinden Sie sich wahrscheinlich im Kopf-/Fußzeilenbereich der ersten Seite, auf der Sie die Ausgabe von Seitenzahlen ausgeschaltet haben. Klicken Sie dann in der Symbolleiste auf Nächste anzeigen.
Sobald Sie die Seitenzahl sehen, klicken Sie sie mit der linken Maustaste an. Ihnen wird auffallen, dass die Nummer von einem gestrichelten Rahmen - das Kennzeichen für den Positionsrahmen - umgeben ist. Setzen Sie den Cursor per Mausklick vor oder hinter die Seitenzahl. Anschließend können Sie beliebigen Text eingeben und das Seitenzahlenformat exakt an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Bindestriche davor und dahinter eingeben oder Sie fügen das Wort "Seite" vor der Ziffer ein. Die Größe des Positionsrahmens wird automatisch angepasst.
Bleibt nur noch das Problem, die Seitenzahlen gegebenenfalls wieder zu löschen. Einen Word-Befehl gibt es dafür nicht. Aber Sie wissen inzwischen, wie Word die Seitenzahlen einfügt, sodass einem "rückstandslosen" Entfernen nichts mehr im Wege steht. Gehen Sie zunächst, wie zuvor beschrieben, zum passenden Kopf-/Fußzeilenbereich. Und wie zuletzt aktivieren Sie den Seitenzahl-Positionsrahmen mit einem einfachen Mausklick.
Jetzt klicken Sie den Rahmen aber noch einmal mit der rechten Maustaste an, um ein Kontextmenü zu öffnen. Darin rufen Sie den Befehl Positionsrahmen formatieren auf. Im zugehörigen Dialogfeld klicken Sie auf die Schaltfläche Positionsrahmen entfernen. Das löscht die Seitenzahl allerdings noch nicht. Sie erscheint jetzt aber direkt in der Kopf- bzw. Fußzeile. So brauchen Sie nur noch den Zahlentext zu markieren und auf die Taste Entf zu drücken, um die Nummerierung endgültig zu entfernen.
Falls Sie unterschiedliche Kopf-/Fußzeilen für die erste Seite eingerichtet haben oder falls Ihr Dokument mehrere Abschnitte enthält, wiederholen Sie die Aktion für alle Seitennummerierungen.
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