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Ausgabe vom 9. August
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen,
Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
- Download-Tipp: Kalendervorlagen automatisch
erstellen
- News: Aktuelle Webcast-Serie zu zur nächsten Version
der Visual Studio Tools for Office
Word-Helpline
- Hoch-/Querformat in einem Dokument wechseln
- Nachtrag: Schnelles Öffnen von Dokumenten mit der
Umgebungsleiste
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jedes Dokument äußerst praktisch.
Außerdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren
vorhandenen Formularen notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und
fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem
Word-Dokument ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit
einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine
Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen:
Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist übrigens eine
laufende Nummerierung ab dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate usw.
an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
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Download-Tipp: Kalendervorlagen automatisch erstellen
Vergessen Sie teure Kalendervordrucke: Wie wäre es, wenn Sie jederzeit Ihre eigenen Kalenderblätter erstellen könnten? Für jeden beliebigen Zeitpunkt und mit individuellen Formatierungen? Der SmartTools Tages-Kalenderassistent bietet Ihnen genau diese Möglichkeit für Word 97, 2000, 2002/XP und 2003!
Normalerweise sind Kalenderformulare mit Word schnell erstellt, aber mit der Gestaltung alleine ist es noch nicht getan: Für den optimalen Komfort muss auch das Einfügen des Datums automatisiert werden und da kommen Sie ohne die Hilfe von Makros nichts mehr aus.
Der SmartTools Tages-Kalenderassistent nimmt Ihnen die lästige Programmierarbeit ab. Sie erhalten kostenlos eine Vorlage für Tageskalenderblätter mit den zugehörigen Makros zum automatischen Ausfüllen. Die Vorlage können Sie individuell anpassen und beispielsweise mit dem Firmennamen, einer Projektbezeichnung oder beliebigen Grafiken versehen; das Ausfüllen übernimmt ein komfortabler Assistent. Sie legen nur den gewünschten Zeitraum fest und am Ende erhalten Sie eine entsprechende Anzahl von Kalenderblättern, die Sie entweder am Bildschirm ausfüllen oder ausdrucken können. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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SmartTools
Tages-Kalenderassistent für
Word |
News: Aktuelle Webcast-Serie zu zur nächsten Version der Visual Studio Tools for Office
Mit den Visual Studio Tools für Office (VSTO) hat Microsoft eine Schnittstelle von Word 2003 und Excel 2003 zur .NET-Welt geschaffen. Im nächsten Jahr werden die Visual Studio Tools für Office zusammen mit Visual Studio 2005 in einer neuen Version erscheinen, für die Microsoft bereits jetzt kräftig die Werbetrommel rührt. So finden im August verschiedene praxisorientierte Webcasts zu den neuen VSTO statt. In den jeweils 2,5 Stunden dauernden Sessions stellen Experten von Microsoft einzelne neue Features im Detail vor und beantworten anschließend Fragen der Teilnehmer.
Am 11. August geht es im Webcast "Actions Pane and Managed Controls in Word 2003 and Excel 2003" um die Einbindung externer Fenster in Word und Excel sowie um den Zugriff aus diesen Fenstern auf Aufgabenbereiche, Dokumente und Arbeitsmappen:
Webcast: Actions Pane and Managed Controls
Der Webcast "Security implications for Word and Excel" am 18. August zeigt mögliche Sicherheitslücken bei der Entwicklung von Office-Lösungen auf und gibt Hinweise, wie diese zu vermeiden sind:
Webcast: Security implications for Word and Excel
Im Anschluss an diesen Webcast können Sie nach einer halbstündigen Pause in direkten Kontakt mit den Entwickler von Visual Studio Tools for Office treten: Mike Hernandez und sein Team nehmen Anregungen entgegen und beantworten individuelle Fragen rund um die VSTO:
Frage & Antwort mit dem VSTO-Entwicklerteam
Der Abschluss dieser Webcast-Reihe widmet sich am 19. August dem Thema "Server Document Generation". Die Spezialisten zeigen, wie Word-Dokumente oder Excel-Arbeitsmappen ohne Umwege über die Anwendung direkt erstellt, geändert oder gedruckt werden können:
Webcast: Server Document Generation
| Word-Tipp der
Woche |
So haben Sie Ihre Makros immer griffbereit
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Rufen Sie bei der täglichen Arbeit mit Word auch regelmäßig Makros auf, um verschiedene Aufgaben erledigen zu lassen? Der Aufruf über das Menü Extras-Makro-Makros oder die Tastenkombination Alt+F8 sowie die Suche nach dem passenden Makro nimmt dabei immer viel Zeit in Anspruch. Die könnten Sie sparen, wenn die am häufigsten benötigten Makros über ein eigenes Menü abrufbar wären. Das lässt sich mit der folgenden Anleitung ganz einfach nachrüsten:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste von Word
und wählen Sie das Kontextmenü Anpassen an.
- Im Dialog Anpassen wechseln Sie
zunächst auf die Registerkarte "Befehle". Stellen Sie dort sicher, dass
für Speichern in (ganz unten im
Dialog) der Eintrag "Normal.dot" eingestellt ist.
- Wählen Sie in der Liste "Kategorien" den Eintrag "Neues Menü" (ganz
am Ende der Liste) aus.
- Ziehen Sie nun rechts aus der Liste "Befehle" den Eintrag "Neues
Menü" in die Word-Menüleiste vor das Hilfe-Menü.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Menü, geben Sie
im Feld Name den Text "Makros" ein und
drücken Sie Return.
- Wählen Sie in der Liste "Kategorien" den Eintrag "Makros" aus. Word
zeigt daraufhin in der Liste "Befehle" alle vorhandenen Makros an. Die
Bezeichnungen setzen sich jeweils aus dem Namen der Vorlage, also zum
Beispiel "Normal", dem Namen des Moduls, beispielsweise "basImports" und
dem Namen des jeweiligen Makros, zum Beispiel "EBCDIC_Importieren" -
jeweils durch einen Punkt getrennt - zusammen. Anhand einer Bezeichnung
wie "Normal.basImports.EBCDIC_Importieren" lassen sich die gewünschten
Makros leicht in den einzelnen Vorlagen und Modulen lokalisieren.
- Ziehen Sie jetzt der Reihe nach die gewünschten Makros in das soeben
angelegte Menü Makros. Beim ersten
Makro wird nur ein leeres Rechteck angezeigt. Ab dem zweiten Makro
können Sie den Eintrag vor oder nach einem bereits vorhandenen Eintrag
ablegen und so die Reihenfolge individuell festlegen, beispielsweise
nach Häufigkeit des Aufrufs oder alphabetisch sortiert. Eine etwas
dickere, senkrechte Linie hilft bei der Orientierung - der betreffende
Eintrag wird immer rechts bzw. unterhalb dieser Linie eingefügt.
- Wenn alle Makros als Einträge in das Menü aufgenommen wurden,
klicken Sie die Einträge der Reihe nach mit der rechten Maustaste an und
wählen das Kontextmenü Eigenschaften
aus. Geben Sie den Einträgen im Feld Name entsprechende aussagekräftige
Bezeichnungen und drücken Sie dann jeweils die Return-Taste. Wenn
gewünscht, können Sie im Eigenschaften-Dialog zum Beispiel über den
Eintrag Schaltflächensymbol ändern
(Word 97) bzw. Schaltfläche bearbeiten
(Word 2000/2002/2003) ein Symbol zuordnen oder über Gruppierung beginnen eine Gliederung der
Makros - zum Beispiel nach Aufgabengebieten - vornehmen.
- Wenn das neue Menü Makros wie
gewünscht gefüllt ist, klicken Sie im Dialog Anpassen auf die Schaltfläche Schließen.
Wie bereits erwähnt, können Sie über die Eigenschaft "Gruppierung beginnen" eine Gliederung der Makros vornehmen. Eine weitere Möglichkeit der Gliederung, die sich beispielsweise auch dann empfiehlt, wenn viele Makros aufgenommen werden sollen und das Menü dadurch zu lang werden würde, besteht im Einsatz von Untermenüs:
- Stellen Sie in der Liste "Kategorien" den Eintrag "Neues Menü"
ein.
- Ziehen Sie den Eintrag "Neues Menü" an die gewünschte Position im
Menü "Makros" und geben Sie über den Eigenschaften-Dialog Bezeichnungen
wie "Import-Makros", "Export-Makros", "Automatisch ersetzen" oder
ähnlich ein.
- Stellen Sie die Liste "Kategorien" dann wieder auf "Makros" und
ziehen Sie die gewünschten Makros in das soeben angelegte
Untermenü.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Hoch-/Querformat in einem Dokument wechseln
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Über das Dialogfeld Datei-Seite einrichten habe ich zwar die Möglichkeit, die Ausrichtung einer Seite vom Hochformat auf das Querformat umzustellen, aber wie erreiche ich es, dass nur eine bestimmte Seite mit einer umfangreichen Tabelle im Querformat ausgegeben wird?
G. Hermann
ANTWORT: Viele Anwender sind der Meinung, dass die Einstellungen, die über das Dialogfeld Datei / Seite einrichten vorgenommen werden, für das gesamte Dokument gültig sind. Tatsächlich bietet Ihnen Word die Möglichkeit, einen Text in mehrere "Abschnitte" aufzuteilen, wobei jeder Abschnitt andere Einstellungen für die Spaltenzahl, die Seitennummerierung, die Kopf- und Fußzeilen, die Papierausrichtung usw. enthalten kann. Um wie gewünscht mitten im Text eine Seite im Querformat auszugeben und dann wieder im Hochformat fortzufahren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Setzen Sie den Cursor an die Textstelle, an der der Ausdruck im
Querformat beginnen soll und wählen Sie das Menü Einfügen / Manueller Wechsel an.
- Aktivieren Sie die Option Nächste
Seite und bestätigen Sie mit Ok.
- Der Abschnittswechsel wird daraufhin als doppelt gepunktete Linie in
den Text eingefügt. Bewegen Sie den Cursor an die Textstelle, an der Sie
wieder mit dem Hochformat beginnen wollen und wiederholen Sie das
Einfügen des Abschnittswechsels über Einfügen /
Manueller Wechsel.
- Setzen Sie den Cursor nun an eine beliebige Stelle zwischen den
beiden Abschnittswechseln und rufen Sie das Dialogfeld Datei-Seite einrichten auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Papierformat", aktivieren Sie
die Option Querformat und bestätigen
Sie mit Ok.
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Nachtrag: Schnelles Öffnen von Dokumenten mit der Umgebungsleiste
Versionen: Word 2000
FRAGE: In der letzten Newsletter-Ausgabe haben Sie gezeigt, wie man die Umgebungsleiste im Dialogfeld Öffnen um eigene, häufig benutzte Ordner erweitern kann. Sie beschreiben aber nur die Verfahren für Word 2002 und 2003. Was ist denn mit Word 2000? Dort gibt es doch auch schon eine Umgebungsleiste. Ich finde die Befehle zum Bearbeiten der Leiste jedoch nicht. Sind die Optionen an anderer Stelle "versteckt" oder kann ich die Umgebungsleiste in Word 2000 nicht verändern?
W. Helfer
ANTWORT: Word 2000 besitzt in der Tat keine Befehle zum Bearbeiten der Umgebungsleiste. Sie können aber in der Registrierungs-Datenbank von Windows festlegen, welche zusätzlichen Ordner in der Leiste erscheinen sollen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung beschreibt die genaue Vorgehensweise. Halten Sie sich exakt an die Erläuterungen, da unsachgemäße Eingriffe in die Registrierungs-Datenbank zu schwerwiegenden Systemfehlern führen können.
- Beenden Sie alle Anwendungen und starten Sie den
Registrierungs-Editor, indem Sie im Windows-Menü Start den Befehl Ausführen anwählen, dann den Programmnamen
"regedit" in die Befehlszeile eingeben und zum Programmaufruf auf Ok klicken.
- Im Registrierungs-Editor klicken Sie jeweils auf die kleinen
Plus-Symbole, um folgenden Registrierungsschlüssel
einzublenden:
Common\Open Find\Places
- Markieren Sie den Schlüssel "Places" per Mausklick.
- Wenn Sie jetzt in der rechten Fensterhälfte den Eintrag "ItemSize"
finden, doppelklicken Sie darauf und geben Sie im danach angezeigten
Dialogfeld den Wert "0" ein. Anschließend bestätigen Sie die
Werteänderung mit Ok. Falls "ItemSize"
nicht vorhanden ist, klicken Sie die rechte Fensterhälfte des
Registrierungs-Editors mit der rechten Maustaste an und im Kontextmenü
rufen Sie erst Neu und dann DWORD-Wert auf. Die danach eingefügte
Bezeichnung überschreiben Sie mit "ItemSize". Die Änderung schließen Sie
mit einem Druck auf Return ab.
- In der linken Fensterhälfte klicken Sie nun unter dem Schlüssel
"Places" einmal auf den Eintrag "UserDefinedPlaces".
- Wählen Sie Bearbeiten-Neu-Schlüssel an und
überschreiben Sie die daraufhin eingefügte Bezeichnung mit "Place1". Zur
Bestätigung drücken Sie Return.
- Klicken Sie die rechte Fensterhälfte mit der rechten Maustaste an
und rufen Sie im Kontextmenü dieses Mal Neu-Zeichenfolge auf. Die eingefügte
Bezeichnung überschreiben Sie mit "Name", was Sie wie gewohnt mit
Return bestätigen.
- Doppelklicken Sie auf den eben eingefügten Eintrag, um das
Dialogfeld zur Werteänderung zu öffnen. Im Feld Wert tragen Sie den Text ein, der später in
der Umgebungsleiste neben dem Symbol für Ihren ersten Standardordner
erscheinen soll. Danach klicken Sie auf Ok.
- Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8, wobei Sie jetzt aber einen
Zeichenfolge-Eintrag mit der Bezeichnung "Path" einfügen und ihm als
Wert den vollständigen Pfad zu Ihrem ersten Standardordner zuweisen -
beispielsweise "D:\DOKUMENTE\WORD\BERICHTE".
- Damit haben Sie die Umgebungsleiste von Word um den ersten neuen
Eintrag erweitert. Um weitere, häufig benutzte Ordner hinzuzufügen,
wiederholen Sie die Schritte 5 bis 9, wobei Sie in Schritt 6 eine
Bezeichnung mit fortlaufender Nummerierung eingeben - als nächstes also
"Place2", dann "Place3" usw. Achtung! Die Anzahl zusätzlicher Ordner ist
auf maximal fünf beschränkt!
- Wenn Sie die Erweiterungen abgeschlossen haben, beenden Sie den
Registrierungs-Editor.
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