So öffnen Sie CSV-Dateien auch in Excel

Von Dr. Giesbert Damaschke, München

Liebe Leser,

vor kurzem stand ein Kollege vor der Aufgabe, eine Datenbank an einen Kunden zu schicken. Das ist eigentlich kein Problem – wenn man genau weiß, mit welchem System der Empfänger arbeitet und in welcher Form er die angelieferten Daten weiterverarbeiten möchte. Doch genau das wusste mein Kollege nicht. Also entschied er sich für das Dateiformat, das für solche Fälle gedacht ist: CSV.

Das ist CSV

CSV ist das klassische Format für den reibungslosen Austausch strukturierter Daten zwischen unterschiedlichen Programmen. Der Name ist die Abkürzung für "Comma Separated Values", "kommagetrennte Werte". Ziel von CSV ist es, strukturierte Daten aus Tabellen oder Listen in einem allgemeinen Format zu speichern, das von jedem Programm gelesen und verarbeitet werden kann.

Dazu wird eine einfache ASCII-Datei angelegt. Jede Zeile der Datei entspricht dabei einer Zeile der zu exportierenden Tabelle. Die Werte der einzelnen Felder (also die Spalten der Tabelle) werden normalerweise in Anführungszeichen gesetzt und (wie der Name schon sagt) durch ein Komma getrennt.

Exportiert man etwa ein Adressbuch ins CSV-Format, dann erhält man üblicherweise eine Datei, die ungefähr so aussieht:

"Name","Vorname","Ort"
"Duck","Dagobert","Entenhausen"
"Duck","Donald","Entenhausen"
"Gans","Gustav","Erpelstett"

Eine solche Datei enthält also zum einen die Struktur und die Werte der Tabelle und liegt zum anderen in einem Format vor, das von praktisch jedem Programm auf jedem System gelesen werden kann.

Excel und CSV

Mein Kollege exportierte die Datenbanken also in das universelle CSV-Format, zippte die Dateien zusammen, verschlüsselte sie und schickte sie per Mail auf die Reise. Damit war der Fall für ihn abgeschlossen. Dachte er.

Denn womit er nicht gerechnet hatte, war, dass ausgerechnet die Standard-Tabellenkalkulation Excel ausgerechnet mit dem Standard-Dateiformat CSV ein Problem hat – und damit hatte sein Kunde, der mit den CSV-Dateien nichts anzufangen wusste, ein Problem.

Natürlich kann Excel CSV-Dateien lesen und schreiben und der Dateityp CSV ist nach der Office-Installation automatisch mit Excel verbunden. Bei einem Doppelklick auf eine CSV-Datei startet also Excel und liest die Datei ein. So weit, so gut.

Doch was dann passiert, hängt von der jeweiligen Excel-Version ab und ist alles andere als gut. Denn Excel benutzt von Haus aus eine eigene Abwandlung des CSV-Formats, das erheblich von den sonst üblichen Konventionen abweicht.

Dabei verzichtet Excel zum einen darauf, die einzelnen Werte in Anführungszeichen zu setzen. Zum anderen benutzt die Tabellenkalkulation zur Trennung zweier Werte kein Komma, sondern ein Semikolon. Das obige CSV-Beispiel sieht bei Excel also so aus:

Name;Vorname;Ort
Duck;Dagobert;Entenhausen
Duck;Donald;Entenhausen
Gans;Gustav;Erpelstett

Nur wenn die CSV-Datei in diesem willkürlich veränderten Format vorliegt, kann Excel damit problemlos etwas anfangen.

Diese Besonderheiten von Excel haben weitreichende Konsequenzen. Zum einen müssen die Hersteller anderer Programme nun spezielle CSV-Filter für Excel anbieten. Zum andern schlägt bei Excel der ansonsten so unproblematische CSV-Import fehl.

Sobald Excel eine CSV-Datei einlesen soll, in der die Werte durch ein Komma getrennt werden, erkennt Excel keine einzelnen Werte mehr. Statt dessen wird jede Zeile - also ein kompletter Datensatz - wie einen einzigen Wert behandelt. Konsequenz: Alle Werte einer Zeile werden in die erste Zelle einer Zeile gestopft. Das Ergebnis ist in aller Regel unbrauchbar.

CSV-Dateien in Excel reparieren

Nun kann man sich einerseits seufzend an die Arbeit machen und die von Excel vermurkste Tabelle mühsam per Hand zu reparieren, in dem man die Werte einzeln in die korrekten Felder einträgt.

Man kann diese Arbeit allerdings auch Excel überlassen. Dazu gibt es zwei Wege, die sich sehr ähneln. Ich beschreibe zuerst den wohl häufigsten Fall: Sie haben eine CSV-Datei mit einem Doppelklick geöffnet und stehen nun vor Datensalat.

• Markieren Sie die erste Spalte, in die Excel die Daten importiert hat, indem Sie auf den Spaltenkopf klicken (also normalerweise A).
• Wählen Sie im Menü den Eintrag "Daten / Text in Spalten". Es startet der "Textkonvertierungs-Assistent".
• Wählen Sie unter "Ursprünglicher Datentyp" den Eintrag "Getrennt" und klicken Sie auf "Weiter".
• Legen Sie nun das "Trennzeichen" fest. In der Regel wird dies ein Komma sein.
• Als "Texterkennungszeichen" wählen Sie das Anführungszeichen aus.
• In der "Datenvorschau" können Sie kontrollieren, ob die Eingaben korrekt sind. Sollten Sie hier wider Erwarten keine saubere Tabelle erkennen, müssen Sie mit den Trennzeichen und den Texterkennungszeichen ein wenig herumprobieren.
• Wenn die Vorschau korrekt ist, klicken Sie auf "Weiter".
• Im dritten und letzten Schritt können Sie die Datentypen der einzelnen Spalten festlegen, aber darauf kann man in der Regel verzichten.
• Nach einen Klick auf "Fertig stellen" korrigiert Excel die Tabelle.

Der erwähnte "zweite Weg" führt über den Import von Daten.

• Öffnen Sie ein neues, leeres Arbeitsblatt in Excel
• Wählen Sie im Menü den Eintrag "Daten / Externe Daten importieren / Daten importieren".
• Wählen Sie im Dateidialog die zu importierende CSV-Datei aus und klicken Sie auf "Öffnen"
• Es startet der schon erwähnte "Textkonvertierungs-Assistent", mit dem Sie die CSV-Datei korrekt in Excel importieren können.

Ihr

Dr. Giesbert Damaschke, München

Microsoft sucht die Kommunikation mit der Open Source-Szene

Microsoft und Linux scheinen zwei völlig unterschiedliche Welten zu sein, zwischen denen es keine Berührungspunkte gibt. Doch auch ein Konzern von der Größe und Marktmacht Microsofts kann es sich nicht leisten, Linux und Open Source-Software zu ignorieren. Aus diesem Grund unterhält der Konzern auf seinem Firmengelände in Redmond auch eine eigene Linux-Abteilung, die "Linux Labs". Hier werden die verschiedenen Linux-Distributionen getestet und untersucht und die verschiedenen Open Source-Lösungen unter die Lupe genommen. Sei es, um gegen eine mögliche Konkurrenz gewappnet zu sein, sei es, um die Zusammenarbeit mit eigenen Produkten zu unterstützen, um so die Bedeutung von Windows & Co. in gemischten Systemumgebungen zu stärken.

Nun hat Microsoft seine Linux Labs ein wenig öffentlicher gemacht. Unter dem Namen "Port 25 – Communications form the Open Source Software Lab @ Microsoft" finden sich nun Informationen und Blogs der Lab-Mitarbeiter.

Die Bedeutung des Namens "Port 25" erläutert der Lab Leiter Bill Hilf im ersten Eintrag. Port 25 ist der Standard-Port für SMTP, also den Versand von E-Mail. Für Hilf steht der Name metaphorisch für die Eröffnung der Kommunikation zwischen Microsofts Linux Labs und der Open Source-Community.

Die ersten Reaktionen der Blog-Leser sind gemischt. Einerseits begrüßt man den Schritt Microsofts, andererseits wird er als halbherzig und verpätet kritisiert.

Neuer Virus für Windows und Linux aufgetaucht

Die Virenexperten von Kasperksy haben erstmals einen Virus verzeichnet, der sowohl Windows- als auch Linux-Systeme befallen kann. Bei dem verzeichneten Schädling handelt es sich noch nicht um aktiven Schadenscode, sondern um einen Demonstration, dass es technisch möglich ist einen "Crossplatform Virus" zu schreiben.

Erfahrungsgemäß folgen solchen "Proof of Concept"-Viren früher oder später echte Schädlinge. Der c't-Newsdienst weist allerdings darauf hin, dass es bereits im Jahr 2001 eine ähnliche Demo-Version gegeben habe, ohne dass nennenswerte Schäden zu verzeichnen gewesen wären.

IBM entwickelt Verschlüsselungsfunktionen für CPUs

Unter dem Namen "Secure Blue" hat IBM ein neues Kryptoverfahren vorgestellt, bei dem die Daten direkt von der CPU verschlüsselt werden. So lasse sich ein sehr weit reichender Schutz realisieren, da die Daten im System ausschließlich verschlüsselt vorliegen und zu keinem Moment unverschlüsselt ausgelesen werden können. IBM demonstriert das Verfahren mit den hauseigenen PowerPC-Prozessoren, betont aber, dass es sich auch auf andere CPU-Architekturen übertragen lassen.