Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 3. Mai 2005

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

kennen Sie das: Sie arbeiten mal am PC und mal am Notebook und stehen dann vor der Aufgabe, einzelne Ordner zu synchronisieren? Das ist per Hand schon recht mühselig. Lassen Sie sich mit dem kostenlosen (bei privatem Einsatz) Programm "Synchredible Standard Edition v1.5" dabei helfen. Damit lassen sich sowohl einzelne Ordner als auch komplette Datenträger abgleichen. Sie finden das nützliche Tool hier:

http://www.ascomp.net/ synchredible.php

Viel Spaß beim Lesen der aktuellen Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Chefredakteurin WORD professionell

So speichern Sie ein Dokument als TIFF-Datei

Version: Word 2003

Für viele Anwendungen – von der Archivierung bis hin zur Weiterverarbeitung in Grafikprogrammen – wäre die Speicherung eines Word-Dokuments als TIFF-Datei wünschenswert. Word bietet dieses Format standardmäßig nicht an, aber ab Office 2003 steht Ihnen ein Hilfsmittel für diese Aufgabe zur Verfügung: der "Document Image Writer".

Dabei handelt es sich um einen Druckertreiber, der beliebige Office-Dokumente in verschiedene Formate konvertieren und das Ergebnis als Datei speichern kann. Um auf diesem Weg ein Word-Dokument im TIFF-Format zu speichern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das im TIFF-Format gespeichert werden soll.
2. Wählen Sie das Menü "Datei-Drucken".
3. Markieren Sie im Drucken-Dialogfenster in der Liste "Name" den Eintrag "Microsoft Office Document Image Writer".
4. Sollte der Eintrag "Microsoft Office Document Image Writer" nicht vorhanden sein, müssen Sie diese Erweiterung über das Office-Setup zunächst nachträglich installieren.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Eigenschaften".
6. Im Dialogfenster "Eigenschaften" wechseln Sie nun auf die Registerkarte "Erweitert".
7. Wählen Sie unter "Ausgabeformat" die Option "Tiff – Monochromes Fax" aus und klicken Sie auf "Ok", um diesen Dialog auszublenden.
8. Klicken Sie im Drucken-Dialog nochmals auf "Ok".
9. Word zeigt nun einen Speichern-Dialog an. Wenn Sie das fertige Dokument noch überarbeiten möchten, aktivieren Sie hier die Option "Dokumentenbild Anzeigen". Klicken Sie dann auf "Ok".

Das Dokument wird daraufhin gespeichert und bei aktivierter Option "Dokumentenbild Anzeigen" im Editor von Microsoft Office Document Imaging zur Bearbeitung geöffnet. Sie können hier noch bei Bedarf Änderungen vornehmen, das Dokument dann abschließend speichern und weitergeben.

Beachten Sie: In Office 2002/2000/97 ist der "Document Image Writer" noch nicht enthalten. Sie können ihn in diesen Versionen aber wie oben erläutert nutzen, wenn parallel dazu Office 2003 installiert ist. Als Alternative bietet die Firma Leadtools eine kommerzielle Lösung an, die nach dem gleichen Konzept arbeitet und zu der Sie weitere Informationen unter der folgenden Adresse finden:

Klicken Sie hier

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So erstellen Sie komfortable Auswahlfelder für AutoTexte

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie mit AutoText-Kategorien arbeiten, dann können Sie mit ihrer Hilfe den Eingabekomfort in Ihren Dokumenten wesentlich erhöhen. Mit wenig Aufwand erstellen Sie mitten im Text ein Feld, das nach dem Anklicken mit der rechten Maustaste automatisch eine bestimmte Liste von AutoTexten zur Auswahl anzeigt. Verwenden Sie dazu eine Feldfunktion mit dem Namen AUTOTEXTLIST (Word 2003/2002/2000) bzw. AUTOTEXTLISTE (Word 97). Die Syntax der Feldfunktion – hier am Beispiel von AUTOTEXTLIST – sieht folgendermaßen aus:

AUTOTEXTLIST "<Eingabeaufforderung>" [\s "<Rubrik>"] [\t "<Tipptext>"]

Die Bedeutung der Parameter:

<Eingabeaufforderung> Diesen Text zeigt Word an der Stelle der Feldfunktion an. In der Regel handelt es sich dabei um eine Aufforderung oder Hilfe für den Anwender zur Nutzung der Auswahlliste.

[\s "<Rubrik>"] Word zeigt standardmäßig die AutoTexte der Rubrik an, die zu der Formatvorlage passen, in der der Absatz der Feldfunktion formatiert ist. In einem Absatz mit der Formatvorlage "Anrede" liefert die Feldfunktion auch die AutoTexte aus dieser Rubrik. Über den Parameter \s können Sie aber unabhängig von der Formatvorlage die AutoTexte einer bestimmten Rubrik anzeigen lassen. Der Parameter ist optional.

[\t "<Tipptext>"] Auf Wunsch legen Sie mit dem dritten optionalen Parameter fest, welcher Text in einem kleinen gelben Kasten angezeigt werden soll, sobald der Anwender den Mauszeiger über die Feldfunktion bewegt.

Zum Einsatz der AutoText-Liste drücken Sie an der gewünschten Textstelle einfach Strg+F9, um eine neue Feldfunktion zu beginnen. Dann geben Sie zwischen den geschweiften Klammern zum Beispiel ein:

AUTOTEXTLIST "Klicken Sie hier mit der rechten Maustaste, um eine Anrede auszuwählen" \s "Anrede"

Nachdem Sie das Feld mit F9 aktualisiert haben, erscheint nur noch die Eingabeaufforderung im Text. Wenn Sie diese mit der rechten Maustaste anklicken, erscheint eine Liste aller AutoTexte aus der Kategorie "Anrede". Sie können daraufhin einen Eintrag auswählen, der dann anstelle der Feldfunktion angezeigt wird.

Beachten Sie: Die Angabe der Rubrik "Anrede" können Sie natürlich weglassen, wenn Sie die Feldfunktion in einen Absatz eingeben, der bereits mit der Formatvorlage "Anrede" formatiert ist.

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