Von: cinc-geg-akt@vnr-ag.de im Auftrag von Verlag fuer die Deutsche Wirtschaft AG [beratungsletter@vnr-ag.de]
Gesendet: Mittwoch, 6. Juli 2005 16:58
An: stc45@web.de
Betreff: So klappt es mit der Bürogemeinschaft , Herr apitz



So klappt es mit der Bürogemeinschaft , lieber Herr apitz

Lieber Herr apitz,

gerade haben sich zwei Kollegen von mir mit einem gemeinsamen Redaktions- und Textbüro selbstständig gemacht. Auch wenn sie unterschiedliche Themenspektren abdecken - die Bürogemeinschaft hat für beide zahlreiche Vorteile. Denn wer sich gleichberechtigt mit Kollegen zusammentut, spart Kosten für die gemeinsam genutzte Infrastruktur, ist besser erreichbar, profitiert von Netzwerken und Kontakten. Die übliche Rechtsform bei Bürogemeinschaften ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder BGB-Gesellschaft nach §§ 705 ff. BGB.

Geschäftsidee-Redakteurin Monika Schaake zeigt Ihnen heute, worauf es bei Gründung einer Bürogemeinschaft ankommt.

Wer kann eine GbR gründen?
Im Prinzip können Freiberufler und Gewerbetreibende aus allen Fachrichtungen gemeinsam Räume mieten und eine GbR gründen. Zu beachten ist dabei, dass es für freiberuflich tätige Unternehmen keine Begrenzung des erzielten Umsatzes gibt.
Für gewerblich tätige Unternehmen kann ein Umsatz von 350.000 Euro als Richtmaß gelten.

Oberhalb dieses Betrags wird aus der GbR automatisch eine OHG (Offene Handelsgesellschaft), die ins Handelsregister eingetragen werden muss.
Einschränkungen gibt es zudem bei Rechtsanwälten und Ärzten. Anwälte dürfen sich nur mit Anwälten und Steuerberatern zusammentun. Ärzten sind aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht (Stichwort Patientenakten!) nur Praxisgemeinschaften mit Ärzten erlaubt.

So gründen Sie eine GbR
Eine GbR gründet sich praktisch von selbst: Sobald Sie zum Beispiel zusammen mit Ihrem Partner einen Mietvertrag über die gemeinsam genutzten Räume abschließen, haben Sie bereits eine GbR gegründet. Sie brauchen dafür nicht einmal einen schriftlichen Vertrag abzuschließen. Es gelten automatisch die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Keine Bürogemeinschaft in der Rechtsform der GbR liegt vor, wenn Sie ein Büro lediglich untervermieten oder selbst Untermieter sind.

Empfehlenswert: Der Gesellschaftervertrag der GbR
Was auf den ersten Blick so einfach und positiv aussieht, kann sich aber im Laufe der Zusammenarbeit als problematisch erweisen. Es empfiehlt sich deshalb, die Rechte und Pflichten der Gesellschafter schriftlich in einem Vertrag festzuhalten. Ein solcher Vertrag sollte Formalitäten wie den Sitz der GbR, eventuelle Vollmachten oder die Dauer des Geschäftsjahres regeln.

Um Ärger zu vermeiden, sollten Sie zumindest folgende Punkte klären:

1. Aufstellung der Einlagen der Gesellschafter: Hier sollte aufgelistet sein, wer welche Gegenstände (beispielsweise Computer, Schreibtische und andere Ausstattungen der Büros) mitbringt und welchen Wert diese Geräte ungefähr haben.

2. Leistungen der einzelnen Gesellschafter: Wenn Sie die Aufgaben innerhalb der Bürogemeinschaft aufteilen, sollten Sie dies schriftlich festhalten.

3. Anteile am gemeinsamen Vermögen und am Gewinn: Entsprechend der Einlagen und der Leistungen der einzelnen Gesellschafter sollten Sie sich mit Ihrem Partner darüber einigen, wie hoch die Anteile an gemeinsam erwirtschafteten Gewinnen (oder Verlusten) sind.

Tipp: Die IHK Frankfurt a. M. bietet im Internet einen allgemeinen Mustervertrag für eine GbR zum kostenlosen Download an. Sie finden ihn unter: www.frankfurt-main.ihk.de

Als Grundlage für Ihre Zusammenarbeit können Sie ein solches Muster nehmen; es empfiehlt sich aber, es auf Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Hier können eventuell Berufsverbände weiterhelfen.

Ihre GbR darf sich keinen reinen Fantasienamen geben
Wenn Ihre GbR nach außen zum Beispiel gegenüber Ihren Kunden als solche in Erscheinung tritt, braucht sie einen Unternehmensnamen. Der Name muss bei einem gewerblich tätigen Unternehmen die vollen Vor- und Zunamen von mindestens zwei Mitgliedern enthalten, bei Freiberuflern reichen die Nachnamen (Beispiel: Bürogemeinschaft (Hans) Maier & (Franz) Müller GbR).

So behandelt das Finanzamt Ihre GbR
Sie müssen Ihre GbR direkt nach der Gründung bei Ihrem Finanzamt anmelden und erhalten eine Steuernummer. Damit ist Ihre GbR umsatzsteuerpflichtig. Ende des Jahres muss die GbR eine eigene Steuererklärung abgeben. Die GbR selbst kann keine eigenen Gewinne machen und kein eigenes Vermögen bilden. Überschüsse und Rücklagen werden auf die einzelnen Mitglieder umgelegt, die dann jeder für sich Einkommensteuer zahlen.

Wenn Sie sich im Rahmen der Bürogemeinschaft lediglich die Kosten für Miete etc. teilen wollen, geben sich die Finanzämter meist mit einer internen Kostenaufteilung zufrieden. Die GbR stellt dafür jedem einzelnen Gesellschafter eine interne Rechnung über Mietanteil, eventuelle Personalkosten, Verbrauchsmaterialien etc. aus und schlägt Umsatzsteuer auf. Seinen Kostenanteil kann dann jedes Mitglied als Betriebsausgabe in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Sie brauchen einen Steuerberater
Wenn es allerdings komplizierter wird, kommt die GbR nicht um eine so genannte "Einheitliche und Gesonderte Gewinnfeststellung" nach § 180 Abs. 2 AO herum. Sie muss zusätzlich Angaben darüber enthalten, wie der ermittelte Gewinn der GbR auf die einzelnen Mitglieder verteilt wurde. Sie kommen dann nicht umhin, einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Fazit: Mit dem richtigen Partner bietet Ihnen die GbR viele Vorteile
Neben den Synergien und Kostenvorteilen, die sich aus dem gemeinsamen Arbeiten mit Partnern ergeben, ist vor allem die Haftung ein Argument für die Bürogemeinschaft: Sie haften gegenüber dem Vermieter nicht allein für die Miete. Der größte Nachteil der GbR ist das Risiko, sich mit einem unzuverlässigen Partner zusammenzuschließen.

Zum Beispiel kann die Gefahr bestehen, dass ein Partner einen Vertrag im Namen der GbR abschließt, von dem der andere nichts weiß, aber dennoch dafür gerade stehen muss. Ein schriftlicher GbR-Vertrag kann da zwar nicht alle möglichen Streitpunkte erfassen, bietet aber Ihnen und Ihrem Geschäftspartner zumindest eine sichere Basis.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und eine schöne Woche!

Ihre

Sabine Olthof
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