Infos und Profi-Tipps zu Microsoft PowerPoint, Ausgabe vom 23. Februar 2006

PowerPoint-Ideen, die Sie sofort einsetzen können

Liebe Leserin, lieber Leser,

seit vergangener Woche ist es amtlich: "Office 2007" wird die Bezeichnung der neuen Office-Version von Microsoft sein. Erscheinen soll sie in 7 verschiedenen Editionen und zwar Ende 2006.

Ich übertreibe nicht, wenn ich sage: Mit dem neuen PowerPoint werden Sie Darstellungen zaubern, für die Sie bisher externe Grafik-Spezialisten engagieren mussten.

Auf eine andere PowerPoint-Überraschung müssen Sie nicht bis Ende des Jahres warten: Denn das "PowerPoint-Ideenbuch" ist zu Beginn dieser Woche in die Buchläden gekommen und belegt nach nur zwei Tagen bei amazon.de schon auf einem rekordverdächtigen Verkaufsrang.

Zum PowerPoint-Ideenbuch

Kein Wunder bei dieser Fülle attraktiver Ideen zum Visualisieren von Informationen mit PowerPoint. Einen Teil davon können Sie sich übrigens auf der folgenden Website anschauen.

Zur Website vom "PowerPoint-Ideenbuch"

In dieser Ausgabe der "PowerPoint-Secrets" lesen Sie zwei Tipps, die Ihnen helfen, Probleme mit Schriften zu vermeiden. Zum Abschluss gibt es dann noch einen wichtigen Tipp für den Import von Excel-Tabellen in PowerPoint.

Wissenszuwachs beim Lesen der "PowerPoint-Secrets" wünscht Ihnen auch diesmal

Ihr Dieter Schiecke

Chefredakteur

"PowerPoint aktuell"

"33 professionelle PowerPoint-Vorlagen"

Vermeiden Sie Schriftprobleme durch Einbetten (1)

Da Texte zu den wichtigsten Elementen einer Präsentation gehören, ist es besonders ärgerlich, wenn Schriften beim Vorführen einer Präsentation plötzlich nicht korrekt angezeigt werden. In den meisten Fällen können Sie solche Fehler vermeiden: Betten Sie einfach die Schriften in die Präsentation ein. Und so geht es:

• Wählen Sie in allen PowerPoint-Versionen "Datei – Speichern unter".
• In PowerPoint 97 aktivieren Sie das Kontrollkästchen "TrueType-Schriftarten einbetten". In Version 2000 klicken Sie rechts oben auf "Extras" und dann auf "TrueType-Schriftarten einbetten".
• In PowerPoint 2002 und 2003 klicken Sie ebenfalls auf "Extras". Wählen Sie dann "Optionen speichern". Aktivieren Sie "TrueType-Schriftarten einbetten".

Der Vorteil: Am Vorführ-PC wird alles korrekt dargestellt, auch wenn die in der Präsentation verwendeten Schriften gar nicht installiert sind.

Ein Nachteil dieser Methode soll auch nicht verschwiegen werden: Die Dateigröße der PowerPoint-Präsentation nimmt deutlich zu.

Vermeiden Sie Schriftprobleme durch Einbetten (2)

Um die Dateigröße nicht allzusehr anwachsen zu lassen, können Sie beim Einbetten der TrueType-Schriften noch an einem "Schräubchen" drehen.

• Wählen Sie "Nur verwendete Zeichen einbetten", wenn Sie kleinere PowerPoint-Dateien erzeugen möchten.
• Benutzer, die die eingebettete Schrift nicht auf ihrem Rechner haben, können die Präsentation dann zwar korrekt anzeigen, aber nicht bearbeiten.
• Aktivieren Sie hingegen "Alle Zeichen einbetten", wird die Datei deutlich größer, aber dafür können andere Anwender die Präsentation uneingeschränkt bearbeiten.

Übrigens: Wie Sie Schriften erkennen, die sich nicht einbetten lassen und welches Tool Sie dafür nutzen können, lesen Sie in der März-Ausgabe von "PowerPoint aktuell".

Kostenlose Ausgabe von "PowerPoint aktuell" anfordern

Vermeiden Sie Schriftprobleme durch Ersetzen

Anstelle des Einbettens können Sie natürlich auch die Problem-Schrift durch eine Schriftart ersetzen, die auf jedem Windows-PC verfügbar ist.

• Wählen Sie "Format – Schriftarten ersetzen" und klicken Sie die Problem-Schrift im oberen Listenfeld an.
• Stellen Sie darunter eine Schrift ein, die zu den Standard-Schriften gehört (siehe unten) und klicken Sie auf "Ersetzen".

Auf allen Folien, im Folienmaster, auf Notizseiten und in eingebetteten Objekten – Diagramme und Schematische Darstellungen – wird nun die Problem-Schrift ersetzt.

Zu den Schriften, die standardmäßig auf jedem PC vorhanden sind, gehören u.a. Arial und Arial Black, Comic Sans, Courier New, Impact, Symbol, Tahoma, Times New Roman, Verdana, Wingdings und Webdings.

Schützen Sie vertrauliche Excel-Daten beim Import in PowerPoint

Es geht scheinbar so einfach: Daten in Excel markieren und kopieren, zu PowerPoint wechseln und mit Strg+V einfügen.

Wussten Sie aber, dass bei dieser Methode nicht nur die markierte Tabelle, sondern die komplette Excel-Arbeitsmappe mit importiert wird. Das heißt im Klartext: Ein Doppelklick auf das Tabellenobjekt öffnet die Mappe in Excel und erlaubt damit den Zugriff auf alle Arbeitsblätter der Mappe, auch auf diejenigen, die möglicherweise interne Firmendaten enthalten.

Daher hier die Empfehlung, wenn Sie sicher gehen wollen, dass nur die markierten Excel-Daten nach PowerPoint übertragen werden:

• Wählen Sie "Bearbeiten – Inhalte einfügen"
• Klicken Sie auf den Eintrag "Bild (Eweiterte Metadatei)" und auf OK.

Dieses Bild können Sie anschließend sogar ohne Qualitätsverlust skalieren.

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Zum Schluss noch eine Meldung aus der Excel-Welt. Der Fachverlag für Computerwissen veranstaltet in diesem Jahr:

Die Excel-Anwendertage vom 14. – 16. Mai in Fulda

Wenn Sie Ihr Excel-Wissen auffrischen oder gezielt vertiefen wollen, dann ist das DIE Gelegenheit. Denn: Bei den Excel-Anwendertagen in Fulda erleben Sie 3 Tage lang ein abwechslungsreiches Programm aus 25 Trainings, Workshops und Vorträgen mit 8 hochkarätigen Trainern.

Außerdem gibt es 2 exklusive Abendveranstaltungen und viel Zeit für den intensiven Erfahrungsaustausch mit zahlreichen Excel-Fachleuten – so erhalten Sie Antworten auf Ihre ganz individuellen Excel-Fragen!

Weitere Infos mit dem kompletten Kursprogramm finden Sie hier:

Mehr Details zu den Excel-Anwendertagen

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Der Clou: Als Leser der "PowerPoint-Secrets" bekommen Sie für die Veranstaltung einen Rabatt für 100 Euro. Geben Sie den speziellen Bonus-Code "XLV-AT06" bei der Anmeldung auf der folgenden Internet-Seite ein:

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