Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 7. November 2005

Nutzen Sie nur 20 % von Outlook?

Liebe Leserin, lieber Leser,

es ist leider nur zu wahr: 80 % der Anwender nutzen 20 % der Funktionen einer Software. Und bei Outlook scheint es noch schlimmer zu sein.

Denn wie anders wäre es zu erklären, dass etwa 70 % aller User zwar die Kontakte benutzen, sich aber immer wieder über die starren Grenzen des Formulars (der "Eingabemaske") ärgern?

Das ist ungefähr so, als würden die Anwender Word starten und sich ärgern, dass es keine Schaltfläche "Inhaltsverzeichnis eines Berichts erstellen" gibt.

Natürlich gibt es diese Funktion (und sie ist auch kinderleicht zu benutzen), aber eben erst auf den zweiten Blick ...

Wenn Sie zu den Lesern gehören, die das Anpassen der Formulare von Outlook schon kennen, dann wissen Sie, wie einfach das ist.

Wenn Sie zu den Lesern gehören, die es noch nicht kennen, aber Leser von "Outlook optimal nutzen!" sind, empfehle ich die Beiträge F 260 bis F 267. Und dann ärgern Sie sich nicht mehr.

Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche Woche!

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

Sie planen eine Messe? Aber doch mit Outlook!

Prima! Dann haben wir etwas für Sie! Eine professionelle Checkliste "Messeplanung" mit der Sie in Outlook (!) die Messe professionell planen können:

Von Punkt 1.00 (Informationen über die Messe besorgen) bis Punkt 27.10 (Ermittlung der Kennzahlen Kosten pro € Umsatz, Kosten pro Neukunde, Kosten pro Kontakt) und Vergleich mit Vorjahr) finden Sie Sie dort in über 260 einzelnen Punkten alles, was Sie beachten müssen – sowohl im Vorfeld der Planung als auch bei der so wichtigen Messenachbearbeitung.

Diese Checkliste interessiert Sie? Dann können Sie diese Checkliste samt Beitrag hier herunterladen:

Beitrag zur Messeplanung mit Outlook

Die Leser von "Outlook optimal nutzen!" finden diese Checkliste auch in Beitrag C 351 im Internetarchiv vor.

In "Outlook optimal nutzen!" haben wir übrigens nicht nur diese Checkliste für die tägliche Arbeit, sondern auch eine für die "Optimale Konferenz-Planung" und eine Checkliste um das Chaos einer "Renovierung" der Firma zu verhindern. Denn Ihr Outlook kann mit unserer Hilfe mehr, als Sie glauben.

Nur bestellen müssen Sie das Werk noch!

Schwere Sicherheitsmängel in "Skype"

Wir haben mehrfach darüber berichtet: Immer mehr Anwender nutzen die Möglichkeit der preiswerten Internet-Telefonie (VoIP) und das derzeit wohl meist genutzte Programm dafür ist "Skype".

Und da das so ist, müssen wir auch darüber berichten, wenn es – wie im vorliegenden Fall – Sicherheitsmängel gibt. In der Telefoniersoftware wurde nämlich ein Fehler entdeckt, der es den Angreifern leicht macht, in das System einzudringen oder es lahmzulegen (etwa durch einen Pufferüberlauf).

In den firmeneigenen Security-Bulletins beschreibt das Unternehmen die möglichen Szenarien:

Beitrag 1

Beitrag 2

Daher sollten Sie, wenn Sie über "Skype" telefonieren, sofort das Update der neuen Version herunterladen:

Download Skype

Die persönliche Google-Webseite nun auch auf deutsch!

Wenn Sie viel mit Google arbeiten, haben Sie sicher auch schon von der "privaten Webseite" gehört, die sich die Anwender einrichten können.

Auf dieser Seite haben Sie dann neben dem unvermeidlichen Google-Suchfeld alle Links, die Sie ständig benötigen. Außerdem haben Sie Auszüge aus den Neuigkeiten aus aller Welt und die von Ihnen bevorzugten Channels sowie natürlich das Wetter und die Börsenkurse.

Dieses private Portal, das Sie sich in wenigen Minuten nach eigenem Gusto eingerichtet haben, kann dann fortan als Startseite des Browsers fungieren und Sie beim Aufruf mit der Welt verbinden.

Leider gab es das bisher nur in englisch, doch wer Google kennt, weiß, dass die deutschen Versionen der Software schnell folgen (anders als bei so manch anderem Unternehmen). Wenn Sie sich das mal anschauen wollen:

Bitte schön!

Lassen Sie sich nicht ausspähen!

Wenn Sie nicht möchten, dass hinter Ihrem Rücken Hacker sich Ihres Systems bemächtigen, brauchen Sie ein Programm wie den "Security Task Manager".

Das Tool zeigt Ihnen erweiterte Informationen zu Programmen, Prozessen und Diensten, die auf dem Computer ausgeführt werden.

Sie sehen zusätzlich zu jedem Prozess:

• Dateipfad
• sicherheitsrelevante Bewertung
• Beschreibung
• Startzeit
• Diagramm der CPU-Auslastung
• enthaltene versteckte Funktionen z.B. Tastaturaufzeichnung, Browser-Überwachung, Manipulation
• Prozess-Typ z.B. sichtbares Fenster, DLL, in Taskleiste verankert, IE-Plugin, Dienst

Der Security Task Manager erkennt auch Prozesse, die sich vor dem Windows Task-Manager verstecken, sich als virtuelle Treiber tarnen oder als Dienst (also unsichtbar) ausgeführt werden. Der Security Task Manager muss nicht installiert werden. Man kann ihn direkt von USB-Stick, Diskette oder CD-ROM starten.

Mit der Vollversion erhalten Sie zusätzlich den "SpyProtector", der vor Hackern der beschriebenen Art schützt. Die Software

• ... verhindert Tastatur- und Maus-Überwachung und macht so die sog. Keylogger oder andere Hacker-Tools unschädlich.
• ... warnt bei Änderungen oder Ergänzung der Autostart-Einträge oder Registryänderungen und schützt so vor Trojanern, die sich versteckt in die Windows-Systemregistrierung eintragen.
• ... beseitigt Ihre Internet-Spuren z.B. Cookies, Cache, Verlauf, eingetippte Webadressen und temporäre Dateien.
• ... beseitigt die Spuren Ihrer Arbeit am PC insbesondere die Liste der zuletzt benutzen Programme (etwa im Startmenü) und Dokumente (z.B. in Word, ACDSee, PDF, WinZip, Mediaplayer).

Das Programm kostet 29,00 Euro pro Lizenz, Sie als Leser von "Outlook-Secrets" können es für einen Spezialpreis von 26,00 Euro erwerben.

Sie können sich zu dem Tool Informationen Hier abrufen:

Infos anschauen

Wenn Sie bestellen wollen oder eine kostenlose Testversion herunterladen wollen, sollten Sie das unter der folgenden Adresse tun:

Bestellung und Download

Denn nur dort können Sie mit dem vereinbarten Rabatt bezahlen. Sie müssen nur auf der Bestellseite unten den Gutscheincode eingeben:

AXOKT05

Die lästigen Beschränkungen der Anhänge

Outlook hat ab Version 2000 mit SP und ab XP die Angwohnheit, potenziell virenversucheuchte Anhänge zu deaktivieren, also Anhänge, in denen sich ein Angreifer verstecken könnte. Wenn Ihnen also jemand eine EXE-Datei schicken will, so wird Ihnen gemeldet, dass Outlook einen potenziell gefährlichen Anhang blockiert hat.

Nun kann man das (und das ist auch inzwischen allseits bekanntes Wissen) in der Registry deaktivieren:

1. Öffnen Sie den Registrierungs-Editor durch Start > Ausführen und Eingabe von "regedit" und OK.
2. Klicken Sie sich nun auf der linken Seite durch bis zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\ Software \ Microsoft\ Office\10.0 \ Outlook\ Security
3. Dort klicken Sie mit der rechten Maustaste in den unteren rechten (freien) Bereich und legen über "Neu > Zeichenfolge" einen neuen Eintrag an.
4. Vergeben Sie den Namen Level1Remove.
5. Klicken Sie den neuen Eintrag doppelt an und tragen Sie – durch Semikolon getrennt – alle Dateitypen ein, die Sie in Zukunft durchlassen wollen, also etwa exe;pif;bat
6. Nach dem Schließen der Registrierung und einem Neustart von Outlook werden diese Anhänge nicht mehr von Outlook selbstständig ausgefiltert.

Diese Maßnahme hat jedoch meist zur Folge, dass man die Blockade abschaltet und abgeschaltet lässt. Eine vorübergehende Deaktivierung ist so nicht sinnvoll, der zeitliche Aufwand ist einfach zu hoch. Eine derartige Aufhebung der Blockade bleibt nach unseren Erfahrungen meist aktiviert.

Daher empfehlen wir das kostenlose Tool "Attachment Options", mit dem Sie in Outlook über "Extras > Optionen" die Verwaltung mit ein paar Mausklicks erledigen. Das Tool tut nichts anderes als Sie, wenn Sie in die Registry eingreifen, doch tut es dies einfacher und schneller.

Daher sollten Sie sich über dieses Tool informieren:

Info über das Tool "Attachment Options"

Hier können Sie es sofort downloaden und in 16 Sekunden installieren:

Download von "Attachment Options"

Sie wollen Outlook-Wissen vom Profi?

Dann sollten Sie jetzt weiterlesen! Denn wir bieten Ihnen ein Inhouse-Seminar in Ihrem Unternehmen an (mit meiner Wenigkeit als Referent).

Folgende Themen können Sie buchen (die wir natürlich auch vorher individuell abstimmen können):

• Optimale Handhabung von E-Mail ist Wissensmanagement pur!
• Niemand weiß so viel, wie alle: Wissensdatenbanken in Outlook führen
• Damit Sie mit Outlook alles können, was Outlook kann: Tipps und Tricks zu Outlook

Sie wissen es wahrscheinlich schon: Aus der wichtigsten Ressource "Mensch" kann man noch am meisten herausholen. Sorgen Sie

• für mehr Effizienz
• für mehr Transparenz im Wissen der Firma
• für weniger Fehler
• für weniger Verschwendung von Zeit und Geld

Wenn Sie generell interessiert sind, schicken Sie uns mit diesem Link eine E-Mail:

seminare@easytransfer.de

Sie erhalten umgehend eine E-Mail mit den gewünschten Informationen über die niedrigen Preise und die Inhalte der Seminare!

Geheimtipp: Suchen in Outlook mit UND und ODER

Wenn Sie sich in der Microsoft-Hilfe über die Möglichkeiten der Suchfunktion informieren möchten, werden Sie schnell feststellen, dass die Informationen zu diesem Thema dort recht dürftig sind.

Außerdem werden Sie, nachdem Sie unseren Tipp gelesen haben, feststellen, dass dort das Wichtigste auch noch vergessen wurde.

Eine einfache Suche – beispielsweise nach einem Kontakt – ist über die die erweiterte Suche mit [Shift]+[Strg]+[F] schnell eingegeben.

Doch was tun Sie, wenn Sie in der erweiterten Suche Herrn Meier oder Herrn Meyer suchen, weil Ihnen die Schreibweise nicht bekannt ist?

Dann müssen Sie normalerweise im Fenster "Erweiterte Suche" die Registerkarte "Erweitert" nach vorn holen und dieses Feld zweimal erfassen, einmal in der einen und einmal in der anderen Schreibweise. Der Grund: Alle Einträge, die sich auf ein und dasselbe Feld beziehen, sind mit einem logischen ODER verknüpft.

Mit unserem Tipp können Sie Ihre Suche wesentlich schneller durchführen:

Sie schreiben einfach Ihren Such-String in das Standardfeld "Suchen nach" und geben den logischen Operator (in unserem Beispiel ODER) mit an:

Meyer ODER Meier

Wir haben den logischen Operator in Großbuchstaben geschrieben, damit Sie ihn besser erkennen können, er wird aber in jeder Schreibweise erkannt!

Dabei wird die Suche mit UND, ODER sowie der Ausschluss mit dem Schlüsselwort NICHT unterstützt. Bei der Anwendung gelten die Regeln der Booleschen Algebra:

Die Verknüpfungen des Typs UND werden immer vor den Verknüpfungen des Typs ODER ausgewertet.

Probieren Sie es aus und fragen Sie sich (wie wir): Warum steht das nirgends?

Begnügen Sie sich nicht mit 5 %!

Denn wir haben in den "Outlook-Secrets" natürlich nur einen Bruchteil der Informationen, die wir für die Leser von "Outlook optimal nutzen!" in jeder Ausgabe sorgfältig aufbereiten!

Unsere selbst gestellte Aufgabe in diesem Standardwerk:

Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

In dieser Newsletter-Ausgabe haben wir wieder ein paar Tipps für die Nutzung von Outlook. In der neuesten Ausgabe von "Outlook optimal nutzen!" haben wir 24 Seiten "Tipps und Tricks", die nicht umsonst die meist gelesene Rubrik darstellen.

Wenn Sie mehr wissen wollen oder den Berater kostenlos zum Test anfordern möchten: Wir sind einen Mausklick entfernt:

Testanforderung "Outlook optimal nutzen!"

Machen Sie den Test! Sie werden überrascht sein, was Outlook alles kann und was Sie alles mit Outlook machen können. Und wenn etwas mal nicht klappt: Als Bezieher des Praxis-Handbuchs können Sie die kostenlose Hotline nutzen! Ich helfe Ihnen gern weiter.