Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 14. Juni 2005

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

Sie kennen das sicher: Alle Wörter, die der Rechtschreibprüfung von Word unbekannt sind, werden automatisch mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Für das normale Arbeiten ist dies ausreichend. Müssen Sie hingegen ein umfangreicheres Dokument überarbeiten, dann fallen die Wellenlinien nicht genügend auf.

Abhilfe schafft das kostenlose Tool "ReError". Das Programm, das als Add-In in Word 2002, 2000 oder 97 eingebunden wird, markiert auf Tastendruck alle unbekannten Wörter zusätzlich mit der gelben Word-Hervorhebung. Das Tool finden Sie im Internet unter:

http://www.pcwelt.de/ downloads/ office/ word-tools/ 20693/ index.html

Viel Spaß beim Lesen der aktuellen Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Chefredakteurin WORD professionell

Wie Sie Text gekonnt um eine Tabelle fließen lassen

Versionen: Word 2000, 2002 und 2003

Nicht immer besteht Ihr Dokument nur aus Textabsätzen. Häufig müssen zum Beispiel Bilder, Grafiken oder Tabellen eingearbeitet werden. Die neueren Word-Versionen ermöglichen es Ihnen, eine Tabelle in Ihrem Dokument automatisch von Text umfließen zu lassen. Ihre Tabellen müssen also nicht zwangsläufig am linken Blattrand stehen und die ganze Seitenbreite einnehmen. So gestalten Sie Ihre Dokumente professioneller:

1. Schalten Sie in die Layout-Ansicht.
2. Nachdem Sie die Tabelle an der gewünschten Stelle eingefügt haben, verkleinern Sie die Spaltenbreiten, sodass die Tabelle nicht mehr über die komplette Seitenbreite reicht. Die Spaltenbreiten verkleinern Sie am schnellsten, indem Sie auf eine rechte, vertikale Spaltenlinie zeigen bis sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil verwandelt. Klicken Sie dann und halten Sie die linke Maustaste gedrückt, während Sie nach links ziehen.
3. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Tabelleneigenschaften".
4. Klicken Sie auf der Registerkarte "Tabelle" im Bereich "Textfluss" auf die Schaltfläche "Umgebend" und anschließend auf "Position" bzw. "Positionierung".
5. Klicken Sie im folgenden Dialogfenster im Bereich "Horizontal" auf den Dropdown-Pfeil des Feldes "Position". Wählen Sie dann den Eintrag "Zentriert".
6. Bestätigen Sie die Dialogfenster jeweils mit "Ok".

Die Tabelle wird jetzt zentriert auf der Seite dargestellt. Sobald Sie weiteren Text eingeben, steht dieser rechts und links neben der Tabelle.

Briefdatum fest einfügen lassen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Sicher nutzen Sie in Ihren Brief- und Fax-Dokumentvorlagen auch das aktuelle Datum in Form der Feldfunktion DATE (Word 2003/2002/2000) bzw. AKTUALDAT (Word 97). So enthält Ihr Schreiben ganz automatisch immer das Datum.

Leider macht Ihnen die Feldfunktion aber auch Probleme: Was passiert, wenn Sie Ihre Briefe zu einem späteren Zeitpunkt öffnen und beispielsweise eine Kopie ausdrucken möchten? Das Datum in dem Brief entspricht nicht wie gewünscht dem tatsächlichen Erstelldatum des Briefes, sondern dem Tag, an dem Sie den Brief zum letzten Mal geöffnet haben!

Sicher, Sie können das Datum nach dem Erstellen eines neuen Briefes festschreiben: Einfach die Feldfunktion markieren und Strg+Umschalt+F9 drücken. Jetzt wird die Feldfunktion zu "normalem" Text.

Komfortabler weil weniger fehleranfällig ist der Einsatz der Feldfunktion CREATEDATE (Word 2003/2002/2000) bzw. ERSTELLDAT (Word 97). Der Trick dabei: Mit dieser Feldfunktion wird das Erstelldatum des Dokuments eingefügt, das beim Schreiben des Briefes mit dem aktuellen Datum übereinstimmt. Danach verändert sich das Erstelldatum nicht mehr, das Datum bleibt immer gleich. Und so gehen Sie dazu vor:

1. Öffnen Sie die Dokumentvorlage, die Sie für Ihre Briefe verwenden, und löschen Sie das bisher verwendete Datums-Feld.
2. Setzen Sie den Cursor an die Textstelle, an der das Datum erscheinen soll und rufen Sie das Menü "Einfügen-Feld" auf.
3. Markieren Sie in der Liste "Kategorien" den Eintrag "Datum und Uhrzeit" und dann "CreateDate" bzw. "ErstellDat" im Listenfeld "Feldnamen".
4. Klicken Sie auf "Optionen" und markieren Sie das gewünschte Datumsformat. Bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit "Ok".
5. Speichern Sie die Dokumentvorlage und schließen Sie sie.

Ab sofort wird das aktuelle Datum wie gewohnt automatisch in jeden neuen Brief eingefügt. Es bleibt auch dann erhalten, wenn Sie das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut öffnen.

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