Infos und Profi-Tipps zu Microsoft PowerPoint, Ausgabe vom 26. Januar 2006

Es gibt bessere Lösungen als eine Excel-Tabelle

Liebe Leserin, lieber Leser,

wenn es darum geht, Zahlen darzustellen, sind Diagramme nicht unbedingt die beste Wahl. Auch Tabellen können – wenn sie nicht mit Daten überfrachtet sind – für Übersicht sorgen. Mit der Tabellenfunktion von PowerPoint können Sie in den meisten Fällen ansprechende Ergebnisse erzielen.

Ein Killer sind natürlich nach wie vor Tabellen, die lieblos aus Excel in Schriftgröße 10 pt eingefügt werden und in PowerPoint schnell noch irgendwie größer gezogen werden. Viele Anwender wissen das und suchen nach Alternativen.

"PowerPoint aktuell" widmet daher dem Thema Tabellen eine zweiteilige Serie. Lesen Sie hier exklusiv Tipps, die wir der morgen erscheinenden Februar-Ausgabe von "PowerPoint aktuell" entnommen haben.

Wissenszuwachs beim Lesen der "PowerPoint-Secrets" wünscht Ihnen auch diesmal

Ihr Dieter Schiecke

Chefredakteur

"PowerPoint aktuell"

"33 professionelle PowerPoint-Vorlagen"

Es geht doch: Die Zeilenhöhe anpassen

Mit einer Tabelle können Sie Informationen schnell neben- und untereinander anordnen. Soweit, so gut. Doch wenn Sie daran gehen, die Bestandteile der Tabelle individuell zu formatieren, stoßen Sie schnell an Grenzen. Die Zeilenhöhe beispielsweise lässt sich nicht festlegen. Mit folgendem Trick sorgen Sie dafür, dass Sie die Höhe der Zeilen nach Ihren Wünschen anpassen können:

• Blenden Sie über das Menü "Ansicht" die "Führungslinien" ein. Bis PowerPoint 2000 können Sie dafür auch die Tastenkombination Strg+G nutzen.
• Ab PowerPoint 2002 wählen Sie die Befehlsfolge "Ansicht – Raster und Führungslinien" und aktivieren "Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen". Schneller geht's hier mit Alt+F9.
• Positionieren Sie eine waagerechte Führungslinie an der Stelle, wo die erste Zeile der Tabelle unten enden soll.
• Erzeugen Sie mit gedrückter Strg+Umschalt-Taste nach unten eine erste Kopie der Führungslinie, beispielsweise im Abstand von 1 cm. Auf diesem Weg setzen Sie die Position der ersten Führungslinie auf 0 und erzeugen eine weitere Führungslinie, die den Abstand zur ersten anzeigt.
• Wiederholen Sie das Kopieren so oft, wie Sie Zeilen in der Tabelle haben.
• Verschieben Sie dann die untere Begrenzung jeder Zeile zu dem so vorbereiteten Gitternetz aus waagerechten Führungslinien.

Wichtig: Da sich die Zeilenhöhe in erster Linie nach der Schriftgröße richtet, können Sie die Zeilenhöhe nicht beliebig verkleinern.

Natürlich können Sie analog zu diesem Vorgehen mithilfe der senkrechten Führungslinien auch die Spaltenbreiten ganz genau bestimmen.

Tabelle oder AutoFormen? So lösen Sie das Problem

Viele Anwender wissen, dass die Tabellenfunktion zwar schnell und leicht zu Ergebnissen führt. Aber wenn es anschließend um das Formatieren und Animieren geht, ist eine aus AutoFormen – meist Rechtecken – zusammengesetzte Tabelle deutlich flexibler in der Weiterbearbeitung. Wenn Sie den Aufwand scheuen, die AutoFormen exakt neben- und untereinander zu einer Tabelle aufzubauen, dann ist der folgende Tipp genau richtig für Sie:

• Entwerfen Sie das Tabellengerüst mit der Tabellenfunktion von PowerPoint.
• Konvertieren Sie anschließend den Entwurf in AutoFormen. So richten Sie die Struktur bequem ein, können aber trotzdem anschließend alle Möglichkeiten der Formatierung und Animation von AutoFormen nutzen.
• Wenn Sie die PowerPoint-Tabelle vollständig formatiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Objektrahmen der Tabelle und wählen im Kontextmenü "Gruppierung aufheben". Bestätigen Sie die anschließende Abfrage.
• Entfernen Sie nicht benötigte Rahmenlinien und Tabellenzellen. Nehmen Sie an der Tabelle nach Belieben weitere Formatierungen wie z. B. Schatten, Füll- und Linienfarbe vor.

Zusatztipp: Diese Technik können Sie auch auf eine eingefügte Excel-Tabelle anwenden. So können Sie aus einem unansehnlichen Zahlengerüst nachträglich doch noch eine zuschauergerechte Tabelle zaubern.

Tabellen animieren, so geht es doch

Tabellen lassen sich normalerweise nur als Ganzes animieren. Das zeilen- oder spaltenweise Einblenden der Informationen ist weder für PowerPoint- noch für importierte Excel- oder Word-Tabellen möglich.

Doch nachdem Sie die Tabelle – wie oben geschildert – in ihre Einzelteile aufgelöst haben, ist es ein Leichtes, die Informationen zeilen- oder spaltenweise erscheinen zu lassen. So gehen Sie vor:

• Sorgen Sie auf jeden Fall dafür, dass nur die die Objekte der Tabelle übrig bleiben, die Sie tatsächlich brauchen.
• Gruppieren Sie die Bestandteile der Tabelle spalten- oder zeilenweise, indem Sie die Umschalt-Taste gedrückt halten und die jeweiligen Bestandteile markieren.
• Wählen Sie dann in der Symbolleiste "Zeichnen" die Befehlsfolge "Zeichnen – Gruppierung".
• Lassen Sie nun die Spalten oder Zeilen der Tabelle nacheinander erscheinen, indem Sie den gruppierten Spalten- oder Zeilenobjekten geeignete Eingangsanimationen zuweisen. Wählen Sie dazu "Bildschirmpräsentation – Benutzerdefinierte Animation" und suchen Sie sich geeignete Effekte aus (z.B. "Wischen" von oben oder von links bzw. "Rollen" von oben oder von links).

Zu guter Letzt ...

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