Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 16. August 2005

Herzlich willkommen zu Ihren Excel Secrets!

Liebe Leserin, lieber Leser,

wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr PC immer automatisch mit den neusten Sicherheitsupdates verrsorgt wird, dann können Sie das über die automatische Windows-Update-Funktion erreichen. Ärgerlich bislang: Für Excel und die anderen Office-Anwendungen mussten Sie immer manuell nachschauen, ob neue Updates verfügbar sind. Das wird jetzt anders: Der neue Service "Microsoft Update" bezieht automatisch alle aktuellen Windows- und Office-Updates für Sie aus dem Internet.

Um den neuen Service für Ihr System zu aktivieren, rufen Sie die folgenden Internet-Seite auf und folgen den Anweisungen:

http://update.microsoft.com/ microsoftupdate

Bei der Einrichtung wird übrigens auch gleich überprüft, ob Ihre Windows-Version lizenziert ist. Nur dann steht Ihnen der neue Service zur Verfügung.

Nach der Einrichtung wir Ihr PC künftig automatisch über das Internet mit den neuesten Updates versorgt – für Windows, Office, Exchange und dem SQL-Server.

Mit freundlichem Gruß Ihr Martin Althaus

Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel_aktuell

P.S. Die nächste Ausgabe Ihrer Excel-Secrets erscheint am 30.8.2005

Textbausteine als Namen definieren

Falls Sie in einer Arbeitsmappe häufig den selben Text verwenden, können Sie diesen als Namen festlegen.

Dadurch ersparen Sie sich das wiederholte Eingeben des Textes bzw. das Kopieren des Textes in die gewünschten Zellen.

Um einen Textbaustein als Namen festzulegen, gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie die Funktion "Einfügen – Namen – Definieren" auf.
2. Legen Sie im Eingabefeld "Namen in der Arbeitsmappe" einen Namen Ihrer Wahl fest.
3. Schreiben Sie in das Feld "Bezieht sich auf" den Text Ihres Textbausteins.
4. Klicken Sie die Schaltfläche "Hinzufügen" an und verlassen Sie das Dialogfenster über "OK".

Jedesmal wenn Sie diesen Text in der Arbeitsmappe benötigen, brauchen Sie lediglich den Namen des Textbausteins eingeben und anschließend die Taste <Enter> zu bestätigen, und schon erscheint er in der entsprechenden Zelle. um als beispielsweise den Text in eine Zelle einzutragen, den Sie mit dem Textbaustein "Test" verbunden haben, geben Sie in die Zelle ein:

=Test

Wenn Sie verschiedene, mehrmals auftretende Textpassagen auf diese Weise mit einem Namen verbinden, können Sie viel Zeit sparen.

Zellinhalte vertauschen

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einer Tabelle, in der Sie Adressen archivieren. Die Namen haben Sie dort in der Form "Nachname, Vorname" erfaßt. Nun benötigen Sie aber die Anordnung "Vorname Nachname". Statt alle Daten neu einzutragen, können Sie durch die Kombination verschiedener Textfunktionen eine Formel erstellen, die diese Aufgabe automatisch erledigt.

Angenommen, der erste umzuwandelnde Eintrag steht in der Zelle A1. Tragen Sie dann die folgende Formel in die Zelle ein, in der der vertauschte Eintrag erscheinen soll:

=RECHTS(A1;LÄNGE(A1)-FINDEN(",";A1;1)) & " " & LINKS(A1;FINDEN(",";A1;1)-1)

Anschließend erscheint der Name in der gewünschten Reihenfolge. Diese Formel können Sie in die darunterliegenden Zellen kopieren, um auch den Rest Ihrer Tabelle neu zu ordnen.

Hinweise zur Funktion dieser Formel:

Die Excel-Textfunktionen erlauben Ihnen das Selektieren und neue Zusammensetzen von Teilen einer Zeichenkette. Im beschriebenen Beispiel soll zuerst der Teil der Zeichenkette, der nach dem Komma steht, in der Zelle erscheinen und der erste Teil dahinter gesetzt werden.

Zu den Textfunktionen gehören die Funktionen LINKS und RECHTS, mit der die jeweils äußersten Zeichen einer Zeichenkette gelesen werden. Da nicht alle Namen die gleiche Länge haben, reichen diese beiden Funktionen zur Lösung des Problems nicht aus.

Die Funktion FINDEN erlaubt die Suche nach einem bestimmten Zeichen. In der beschriebenen Datenbank ist dies das Komma.

Weiterhin benötigen Sie die Funktion LÄNGE, die den Wert der gesamten Zeichenanzahl der Zeichenkette zurückgibt. Die Verschachtelung dieser vier Funktionen hilft Ihnen bei der Neustrukturierung Ihrer Datenbank.

Aktuelles Datum schnell einfügen

Wenn Sie das aktuelle Datum schnell in eine Zelle Ihres Arbeitsblattes einfügen möchten, bietet Ihnen EXCEL dazu die Tastenkombination <Strg><.>

Klicken Sie eine Zelle Ihrer Wahl an und drücken Sie gleichzeitig die beiden Tasten <Strg> und <.>, um das aktuelle Datum in die Zelle einzutragen. Die Taste <Shift> bezeichnet die Hochstelltaste, die Sie auch drücken müssen, um einen Großbuchstaben zu erreichen.

Nach Eingabe der Tastenkombination drücken Sie die <Enter>-Taste, um die Zeit zu übernehmen.

Die Zelle wird dann mit dem Zahlenformat "TT.MM.JJJJ" formatiert.

Minuszeichen von rechts nach links stellen

Beim Import von Daten in eine Tabelle kann es sein, daß bei negativen Zahlen das Minuszeichen nicht – wie üblich – links, sondern rechts der Zahl steht.

Das ist zum Beispiel bei einigen Datenbanken oder bei Zahlenformaten bestimmter Länder der Fall. Excel ist nicht in der Lage, derartige Zahlen als negative Werte zu interpretieren.

Wenn Sie damit rechnen möchten, müssen Sie also das Minuszeichen nach links stellen.

Bei dieser Aufgabe hilft Ihnen eine Formel, in der die Funktionen WENN, RECHTS, TEIL und LÄNGE miteinander kombiniert werden. Die Umstellung erledigen Sie am besten in einer neuen Spalte, die Sie rechts der umzuwandelnden anlegen. Wenn die umzuwandelnde Zahl in der Zelle A1 steht, tragen Sie in die Zelle B1 die folgende Formel ein:

=WENN(RECHTS(A1;1)="-"; TEIL(A1;1;LÄNGE(A1)-1)*-1;A1)

Füllen Sie die Formel in der neuen Spalte nach unten aus, um alle Zahlen umzuwandeln.

Falls Sie die umgewandelten Zahlen nun als neue Zahlen an der ursprünglichen Position einfügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie den Zellbereich mit den neuen, richtigen Vorzeichen.
2. Kopieren Sie den Bereich über die Funktion "Bearbeiten – Kopieren".
3. Markieren Sie den ursprünglichen Zellbereich mit den Vorzeichen an der falschen Position.
4. Rufen Sie die Funktion "Bearbeiten – Inhalte einfügen" auf und klicken Sie die Option "Werte" an, drücken Sie dann die OK-Schaltfläche.

Anschließend können Sie die zusätzlich eingerichtete Spalte wieder löschen.

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