Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 22. Februar 2005

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

"die meisten Anwender nutzen gerade mal die Hälfte der Möglichkeiten ihres PC." Richtig, werden Sie jetzt vielleicht sagen. Aber schließlich wollen Sie auch nicht jede versteckte Spezial-Funktion kennen. Sie wollen mit Ihrem Word schnell, sicher und zuverlässig arbeiten!

Deswegen lesen Sie in "Word-Secrets" Tipps, die Sie im Alltag weiterbringen und keine Technik-Spielchen zum Selbstzweck.

Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Chefredakteurin "WORD professionell"

Word-Sicherheitsupdates nutzen

Sie haben auf Ihrem PC Word 2003 installiert? Und selbstverständlich auch das Service Pack 1 für Office 2003/Word 2003 bereits installiert? Dies können Sie über das Menü "?", Befehl "Info" abfragen – hier muss am Ende der Versionsangabe der Hinweis "SP1" stehen. Dann sollten Sie auch unbedingt die weiteren Updates für Word 2003 auf Ihrem PC installieren. So schließen Sie Sicherheitslücken im Grafikinterpretationscode, über den ein entsprechend angefertigtes Bild bösartigen Code eines Angreifers auf Ihrem PC ausführen könnte. Und Sie beheben einen potenziellen Fehler, durch den Word 2003 nicht mehr reagiert, wenn Sie eine Datei speichern oder Word eine AutoWiederherstellen-Datei automatisch speichert. Die kostenlosen Updates finden Sie auf der Internetseite

http://office.microsoft.com/ de-de/ officeupdate/ CD010753321031.aspx

Wie Sie Textmarken ganz einfach im Dokument wiederholen

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Textmarken sind ein nützliches Hilfsmittel, um wichtige Textstellen schnell und gezielt auszuwählen. Mit wenigen Mausklicks springen Sie beispielsweise eine Textmarke "Nachname" an, um den Empfänger eines Briefs einzugeben. Nützlich wäre es nun, wenn Sie den Namen nur ein einziges Mal eingeben müssten und den Inhalt der Textmarke automatisch auch an anderen Textstellen ausgeben könnten.

Das Problem: Word kann eine Textmarke immer nur einmal verwenden. Wenn Sie also in der Anschrift eine Textmarke "Nachname" eingefügt haben und das gleiche nun noch einmal in der Zeile für die Anrede versuchen, löscht Word die zuerst angelegte Textmarke und legt sie in der Zeile mit der Anrede neu an.

Mit einem Trick schaffen Sie Abhilfe: Die Feldfunktion "Ref" erlaubt die zusätzliche Ausgabe von Informationen, die Sie bereits an einer anderen Stelle in einer Textmarke eingegeben haben. Und so nutzen Sie diese Feldfunktion, um Nachnamen mehrfach im Dokument auszugeben:

1. Fügen Sie zunächst die Textmarke "Nachname" dort ein, wo der Name das erste Mal erscheinen soll, zum Beispiel in einem Anschriftenfeld.
2. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Inhalt der Textmarke "Nachname" erneut ausgegeben werden soll, beispielsweise in die Zeile mit der Anrede.
3. Wählen Sie das Menü "Einfügen-Feld" und markieren Sie in KATEGORIEN den Eintrag "Verknüpfungen und Verweise". Wählen Sie dann den Feldnamen "Ref".
4. Setzen Sie den Cursor in das Textfeld unter den Listen und geben Sie als Parameter den Namen der Textmarke ein, deren Inhalt ausgegeben werden soll, also zum Beispiel "Nachname".
5. Ab Word 2002 können Sie den Namen der Textmarke direkt in einer Liste "Textmarkenname" markieren.
6. Bestätigen Sie mit "Ok".

Wenn Sie für die Textmarke bereits etwas eingegeben haben, erscheint dieser Text nun an der Stelle, an der Sie das Feld "Ref" eingefügt haben. Füllen Sie die Textmarke erst später aus, wird der Inhalt bei der nächsten Aktualisierung der Feldfunktion ausgelesen.

Beachten Sie: Mit dem "Ref"-Feld können Sie auch mehrmals auf dieselbe Textmarke verweisen und so den Inhalt praktisch beliebig oft innerhalb eines Dokuments wiederholen.

Kostenlose Makro-Sammlung zur Arbeitserleichterung

Das Tool "MakroPlus 2000.3" für Word 2003, 2002 und 2000 besteht aus 52 pfiffigen VBA-Makros, die Ihre Arbeit mit Word stark erleichtern. Einerseits verbessern Makros wie "AktuelleDateiSpeichern" oder "AutoTexteAuflisten" vorhandene Word-Funktionen, anderseits bieten beispielsweise die Makros "DokumentDrucken" oder "Buchstabieren" auch ganz neue Möglichkeiten.

Die Makro-Sammlung ist sehr umfangreich: Funktionen zur Textformatierung, zur Anpassung des Word-Programmfensters, zur Datei- und Anwendungsverwaltung oder zur Adressverwaltung gehören ebenso dazu wie die automatische Konvertierung eines Textes in das E-Mail-Format. Und das Beste: Die Makro-Sammlung steht unter

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