Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Access, Ausgabe vom 7. Juli 2005

Herzlich Willkommen zu Ihren Access-Secrets

Liebe Leserin, lieber Leser,

früher oder später bekommt es jeder Access-Anwender oder -Entwickler mit einer defekten Datenbank zu tun. Steht Ihnen dann kein Backup zur Verfügung, müssen Sie selber versuchen, möglichst viele Daten zu retten. Microsoft hat zu diesem Thema einige empfehlenswerte Techinfos zusammengestellt, die Sie Schritt für Schritt durch die mögliche Datenrettung führen und außerdem eine Reihe von Tipps zur Vorbeugung künftiger Beschädigungen geben:

Datenrettung für Access 2003 und 2002/XP

Datenrettung für Access 2000

Datenrettung für Access 97

Ihr

Thomas Tai

Chefredakteur

Access-Berater

Access-Aktuell

Kostenlose SQL-Tools für Stress- und Performance-Tests

Versionen: Access 2003, 2002/XP und 2000

Die SQL Server-Spezialisten von Microsoft haben zwei nützliche Tools entwickelt, die nun zum kostenlosen Download bereitstehen: Mit "Read80Trace" werden LOG-Dateien des SQL Servers analysiert und ausgewertet. Die Ergebnisse legt das Tool in einer Tabelle auf einem beliebigen SQL Server ab. Anhand der Informationen können Schwachstellen in der Performance erkannt und eliminiert werden. Beim zweiten Tool namens "OStress" handelt sich um eine Anwendung, mit der über mehrere parallele ODBC-Verbindungen Zugriffe auf den SQL Server erfolgen. So lässt sich die Leistungsgrenze des SQL Servers erkennen und mit entsprechenden Maßnahmen verbessern. Beide Tools werden über die Kommandozeile gesteuert und lassen sich über verschiedene Parameter und Eingabedateien individuell steuern:

Kostenloser Download von SQL-Server-Tools

Word-Dokument in Memofeld einlesen

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Wenn Sie Word-Dokumente in eine Datenbank integrieren möchten, haben Sie zum einen die Möglichkeit, Feldern des Datentyps "OLE" einzusetzen. Abgesehen davon, dass OLE-Felder die Größe Ihrer Datenbanken erheblich wachsen lassen, können Sie außerdem die Inhalte des Dokumentes nicht für Auswertungen und Berichte heranziehen. In vielen Fällen übernehmen Sie die Inhalte eines Word-Dokumentes daher ganz einfach in ein Memofeld. Die Vorgehensweise: Word starten, Dokument öffnen, Text markieren, in die Zwischenablage kopieren, nach Access wechseln und die Zwischenablage in Memofeld einfügen.

Mit Hilfe von Office Automation können Sie diesen Aufwand drastisch reduzieren. Eine kleine VBA-Funktion stellt die Verbindung zu Word her, präsentiert dort den "Datei öffnen"-Dialog zur Auswahl des gewünschten Dokumentes, öffnet die Datei und liefert dessen Inhalt als Ergebnis, das dann in ein Memofeld eingefügt werden kann.

In der neuesten Ausgabe von Access_aktuell haben wir für Sie eine Datenbank vorbereitet, die den entsprechenden VBA-Code und fertiges Beispiel enthält. Testen Sie jetzt Access_aktuell und Sie erhalten kostenlos die neueste Ausgabe mit der VBA-Lösung zum Einlesen von Word-Dokumenten (und vielen weiteren Kniffen und Lösungen) sowie 30 Tage Gratis-Zugriff auf den Online-Service:

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So nutzen Sie die Access-Funktion "BuildCriteria"

Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Nehmen wir an Sie möchten in einer Artikelverwaltung alle Artikel anzeigen, die Sie von einem bestimmten Lieferanten beziehen, wissen aber nur noch, dass der Name des Lieferanten einen bestimmten Begriff (zum Beispiel "Liquids") enthält. Normalerweise müssten Sie dazu über DATENSÄTZE-FILTER-FORMULARBASIERTER FILTER das Feld "Lieferant" mit dem Suchbegriff ausfüllen und den Filter einschalten. Wesentlich einfacher geht das mit Hilfe einer Schaltfläche, einen kleinen Eingabedialog und der wenig bekannten Access-Funktion "BuildCriteria()".

Diese Funktion setzt anhand einer Suchmaske wie "*liquids*" eine Zeichenkette zusammen, die direkt der Eigenschaft "Filter" zugewiesen werden kann. Statt also aufwendig über das Menü und das Formular zu filtern, klicken Sie auf eine Schaltfläche, geben den Suchbegriff ein und drücken Return:

1. Öffnen Sie das Formular, für das Sie eine schnelle Filterung einsetzen möchten, im Entwurfsmodus.
2. Legen Sie im Formularfuß oder an anderer passender Stelle eine Schaltfläche mit einer Beschriftung wie "Lieferant suchen" und dem Namen "btnSuchen" an.
3. Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Klicken" der Schaltfläche auf "[Ereignisprozedur]".
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um den VBA-Editor zu öffnen.
5. Geben Sie die folgenden Anweisungen ein:

Private Sub btnSuch_Click()

Dim strEingabe As String

Dim strFilter As String

strEingabe = InputBox$("Suchbegriff eingeben:", _

"Suchen:", "") If strEingabe = "" Then

Me.Filter = ""

Me.FilterOn = False

Exit Sub

End If strFilter = BuildCriteria("Lieferant", _

dbText, strEingabe)

Me.Filter = strFilter

Me.FilterOn = True

End Sub

"Lieferant" ersetzen Sie dabei durch den Namen des Feldes, das durchsucht werden soll. Handelt es sich dabei um ein numerischen Feld, eine Fließkommazahl, eine Währung, ein Memo oder ein Datum, ersetzen Sie den zweiten Parameter durch eine der Konstanten "dbLong", "dbDouble", "dbCurrency", "dbMemo" oder "dbDate". Diese Anweisungen nehmen den Suchbegriff über "InputBox$()" entgegen, lassen dann über "BuildCriteria()" den Ausdruck für den Filter zusammensetzen und weisen ihn abschließend zu.

Speichern Sie die Änderungen, lassen Sie das Formular einmal über das Menü ANSICHT-FORMULARANSICHT anzeigen und testen Sie die Funktion. Um einen auf diese Art gesetzten Filter wieder aufzuheben, klicken Sie einfach in der Symbolleiste auf das Symbol FILTER ENTFERNEN. Das Formular zeigt dann wieder alle Datensätze an.

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