Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 24. Januar 2006

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

ein kaum beachteter Klick zur falschen Zeit am falschen Ort und weg sind die Standard-AutoTexte von Word. So schnell wie diese gelöscht sind, sind sie leider nicht wiederherzustellen. Dazu müssen Sie einen wenig bekannten Trick anwenden. Erfahren Sie in diesem Newsletter, wie dieser funktioniert.

Viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

So erhalten Sie automatisch eine Vorschaugrafik zu Ihren Dokumenten

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Word bietet bekanntlich die Möglichkeit, ein Dokument vor dem Öffnen in Form einer kleinen Vorschaugrafik im Dialogfenster "Datei-Öffnen" anzuzeigen. Leider benötigt Word zur Anzeige dieser Vorschaugrafiken teilweise mehrere Sekunden.

Der Grund für dieses Zeit fressende Verhalten bei der Anzeige der Vorschaugrafiken: Word bietet die Möglichkeit, eine Vorschaugrafik direkt im Dokument zu speichern. Beim Öffnen versucht Word diese Vorschaugrafiken auszulesen und anzuzeigen. Ist jedoch keine Vorschaugrafik im Dokument vorhanden, liest Word das Dokument direkt aus und erstellt sozusagen "on the fly" eine Vorschaugrafik und das dauert seine Zeit.

Um nun auch für "normale" Dokumente eine blitzschnell verfügbare Vorschaugrafik anzeigen lassen zu können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Dokument, für das eine Vorschaugrafik verfügbar sein soll.
2. Wählen Sie das Menü "Datei-Eigenschaften" und wechseln Sie auf die Registerkarte "Zusammenfassung" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Datei-Info" (Word 97).
3. Aktivieren Sie die Option "Vorschaugrafik speichern". Beachten Sie, dass die Option "Vorschaugrafik speichern" für jedes Dokument explizit gesetzt werden muss.
4. Übernehmen Sie die Änderungen mit "Ok".

Beim nächsten Speichern des Dokuments fügt Word automatisch eine Vorschaugrafik zum Dokument hinzu, die später im Datei-öffnen-Dialog schnell angezeigt werden kann und so die schnelle und einfache Prüfung des Inhalts erlaubt.

Beachten Sie: Wenn Sie keine Vorschaugrafiken angezeigt bekommen, liegt das vermutlich daran, dass Sie im Datei-öffnen-Dialog eine andere Ansicht eingestellt haben. Sie finden in diesem Dialogfenster in Word 2003/2002/2000 am oberen Fensterrand die Schaltfläche "Ansichten", über die Sie "Vorschau" auswählen. In Word 97 muss das Symbol "Vorschau" am oberen Fensterrand aktiviert sein.

Stellen Sie die verschwundenen Standard-AutoTexte wieder her

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Problem: Sie haben versehentlich einige der Word-eigenen AutoTexte gelöscht, sodass jetzt einige Kategorien leer sind. Die Word-eigenen AutoTexte werden in der NORMAL.DOT – der Standard-Dokumentvorlage – gespeichert. Word legt diese beim erstmaligen Start automatisch an. Über eine Funktion zum späteren Wiederherstellen der Standard-AutoTexte verfügt Word leider nicht.

Lösung: Um die versehentlich gelöschten, Word-eigenen AutoTexte wieder zurückzubekommen, sind einige Schritte notwendig. Denn Sie müssen zuerst Ihre vorhandene NORMAL.DOT sichern, Word eine neue NORMAL.DOT anlegen lassen, die neue Datei umbenennen, Ihre NORMAL.DOT rücksichern und dann die AutoTexte aus der umbenannten Datei in Ihre NORMAL.DOT übernehmen. Und so gehen Sie dazu vor:

Beachten Sie: Word speichert in der NORMAL.DOT nicht nur AutoTexte, sondern auch Makros, Formatvorlagen und eigene Symbolleisten. Wenn Sie Ihre NORMAL.DOT durch eine neue austauschen, müssen Sie deshalb mithilfe der hier beschriebenen Vorgehensweise die Daten aus der alten NORMAL.DOT in die neue übernehmen.

1. Schließen Sie alle zurzeit geöffneten Programme.
2. Öffnen Sie den Windows-Explorer und drücken Sie die Taste "F3". Jetzt öffnet sich das Suchen-Dialogfenster, in dem Sie nach der Datei NORMAL.DOT suchen, die sich standardmäßig in Ihrem Vorlagenordner befindet.
3. Benennen Sie die Datei NORMAL.DOT in NORMAL-ORG.DOT um. Notieren Sie sich außerdem den Pfad zu der Datei.
4. Nachdem Sie Ihre Originalversion der NORMAL.DOT umbenannt haben, starten Sie Word. Anschließend schließen Sie Word gleich wieder. Daraufhin legt Word eine neue NORMAL.DOT an, in der sich wieder alle AutoTexte befinden.
5. Jetzt müssen Sie die in Ihrer Original-NORMAL.DOT gespeicherten eigenen AutoTexte, Makros, Symbolleisten und Formatvorlagen in die neue NORMAL.DOT übernehmen. Starten Sie hierzu Word erneut und rufen Sie das Menü "Extras-Makro-Makros" auf.
6. Klicken Sie in dem Dialogfenster "Makros" auf die Schaltfläche "Organisieren".
7. Jetzt landen Sie im Dialogfenster "Organisieren". Das Dialogfenster ist weitgehend symmetrisch aufgebaut. Im rechten Teil des Listenfeldes "In Normal.Dot" befinden sich die Einträge aus Ihrer neuen NORMAL.DOT.
8. Im linken Teil werden zurzeit die Daten aus dem aktuellen Dokument, beispielsweise aus "Dokument 1" angezeigt. Klicken Sie deshalb im linken Teil auf die Schaltfläche "Datei schließen", die daraufhin in "Datei öffnen" umbenannt wird.
9. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche "Datei Öffnen" klicken, erscheint das Öffnen-Dialogfenster. Hier wechseln Sie in den Ordner, in dem sich Ihre gesicherte Datei NORMAL-ORG.DOT befindet. Wählen Sie die Datei aus und bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf "Öffnen".
10. Word öffnet jetzt die NORMAL-ORG.DOT und zeigt deren Daten in dem Dialogfenster auf der linken Seite an. Um einen AutoText aus der alten, umbenannten NORMAL-ORG.DOT in Ihre neue NORMAL.DOT zu übernehmen, markieren Sie in der Liste auf der linken Seite auf der Registerkarte "AutoText" den gewünschten AutoText und klicken auf die Schaltfläche "Kopieren >>". Daraufhin übernimmt Word den AutoText von links nach rechts in Ihre neue NORMAL.DOT.
11. Beachten Sie insbesondere bei den Einträgen auf der Registerkarte "AutoText", dass Sie nicht versehentlich neue Einträge in der neuen NORMAL.DOT mit alten Einträgen aus der NORMAL-ORG.DOT überschreiben.
12. Wiederholen Sie das Kopieren von allen benötigten Daten gegebenenfalls auf den restlichen drei Registerkarten "Symbolleisten, Makroprojektelemente" und "Formatvorlagen".
13. Wenn Sie alle Daten aus der alten NORMAL-ORG.DOT kopiert haben, verlassen Sie das Dialogfenster "Organisieren" und schließen Word. Beantworten Sie eine eventuell erscheinende Meldung zum Speichern der Änderungen an Ihrer NORMAL.DOT mit JA.

Ab sofort stehen Ihnen die versehentlich gelöschten AutoTexte und alle alten Einstellungen wieder zur Verfügung. Die anfangs gesicherte NORMAL-ORG.DOT können Sie jetzt löschen.

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier:

http://www.computerwissen.de/ ?wwb_5503

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