Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 2. August 2005

Herzlich willkommen zu Ihren Excel Secrets!

Liebe Leserin, lieber Leser,

nach Aussage von Microsoft-Chef Steve Ballmer arbeitet das Excel-Unternehmen an einer Highend-Version von Office. Wie Ballmer auf einer Analystenkonferenz in der letzten Woche ankündigte, sollen die beiden Produktlinien "Office Standard" und "Office Professional" um eine neue Linie "Office Premium" ergänzt werden. Was das neue Office (in dem dann ja das neue Highend-Excel "Excel Premium" enthalten sein müsste) leisten soll, das ließ der Microsoft-Chef offen.

Ich könnte mir vorstellen, dass zusätzliche Software-Anwendungen in das Paket integriert werden sollen, um vor allem Kunden in mittelgroßen und großen Unternehmen stärker an Microsoft zu binden. Seit längerem plant Microsoft ja, die Vorherrschaft von Unternehmens-Software von Herstellern wie SAP zu brechen.

Noch mehr Funktionen in Excel halte ich nicht für den richtigen Weg, um die Software besser zu machen. Schon jetzt nutzen die meisten Anwender das Software-Paket nur mit einem Bruchteil der möglichen Optionen.

Dass man mit guten Tipps und Tricks aber wirklich mehr aus Excel herausholen kann, das möchte ich Ihnen mit dieser Ausgabe Ihres Newsletters wieder zeigen!

Viel Erfolg wünscht Ihnen Ihr Martin Althaus

Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel_aktuell

P.S. Die nächste Ausgabe Ihrer Excel-Secrets erscheint am 16.8.2005

Verteilte Zellen markieren

Wenn Sie einen Befehl (z.B. eine Formatierung) auf mehrere Zellen anwenden möchten, die sich verteilt in Ihrer Tabelle befinden, können Sie diese Zellen über einen so genannten "diskontinuierlichen Bereich" markieren und anschließend das Kommando aufrufen.

Einen diskontinuierlichen Bereich markieren Sie folgendermaßen:

1. Klicken Sie die erste Zelle, die Sie markieren möchten, mit der linken Maustaste an.
2. Drücken Sie nun die Taste <Strg> und halten Sie diese Taste gedrückt.
3. Klicken Sie jetzt der Reihe nach alle weiteren Zellen an, die Sie markieren möchten. Halten Sie dabei die ganze Zeit die Taste <Strg> gedrückt.
4. Wenn Sie alle Zellen markiert haben, lassen Sie die Taste <Strg> los. Nun sind alle verteilten Zellen markiert.
5. Rufen Sie anschließend das Kommando auf, das Sie auf die Zellen anwenden möchten.

Besonders praktisch: Zwischen den einzelnen Markierungsschritten können Sie über die Rollbalken auch den sichtbaren Bereich Ihres Fensters verschieben, um andere Zellen sichtbar zu machen.

Folgen automatisch berechnen

Kennen Sie die Situation, daß Sie in einen Bereich eine Folge von Zahlen eingeben, die einer bestimmten Regelmäßigkeit folgen (z.B. 2, 4, 6, 8 usw.)? In einem solchen Fall müssen Sie nicht alle Werte einzeln in die Zellen eingeben, sondern können die Folge automatisch berechnen lassen. Das geht so:

1. Markieren den Bereich, der die ersten beiden Werte der Folge enthält (es müssen mindestens zwei Zellen sein).
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste die linke untere Ecke des Bereiches an.
3. Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Mauszeiger über die Zellen, die Sie füllen möchten.
4. Wenn der gesamte Bereich, dem die Werte zugeordnet werden sollen, markiert ist, lassen Sie die Maustaste wieder los.

Anhand der ersten beiden Zellen berechnet EXCEL daraufhin die restlichen Werte des Bereiches und füllt alle markierten Zellen.

Wochentage anzeigen

In vielen Fällen ist es sinnvoll, ein Datum nur als Wochentag darzustellen. Somit läßt sich einfach feststellen, auf welchen Wochentag ein zukünftiges Datum fällt bzw. ein vergangenes fiel. Zwar bietet Excel eine Reihe von Datumsformatierungen an, in denen auch der Wochentag dargestellt wird, ein Format, das nur den Wochentag darstellt, gibt es aber nicht.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Daten als Wochentage darzustellen:

1. Markieren Sie die Zelle, die das Datum enthält.
2. Aktivieren Sie die Funktion "Format – Zellen".
3. Wechseln Sie in das Register "Zahlen".
4. Wählen Sie die Kategorie "Benutzerdefiniert".
5. Klicken Sie das Eingabefeld "Format" an.
6. Geben Sie das folgende Zahlenformat ein: TTTT
7. Betätigen Sie die OK-Schaltfläche.

Wenn Sie diese sieben Schritte durchgeführt haben, erscheint anstelle des kompletten Datums nur der Wochentag des Datums in der Zelle.

Aktuelle Zeit schnell einfügen

Wenn Sie die aktuelle Zeit schnell in eine Zelle Ihres Arbeitsblattes einfügen möchten, bietet Ihnen EXCEL dazu die Tastenkombination <Strg><Shift><.>

Um die aktuelle Zeit als Konstante in eine Zelle einzutragen, klicken Sie die gewünschte Zelle an und betätigen dann die Tastenkombination aus den drei Tasten <Strg><Shift><.>, anschließend drücken Sie die <Enter>-Taste. (Die Taste <Shift> bezeichnet die Hochstelltaste, die Sie auch drücken müssen, um einen Großbuchstaben zu erreichen).

Die Zelle wird mit dem Zahlenformat "hh:mm" formatiert.

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